Conseils de relations publiques pour les petites entreprises lorsqu'elles traitent avec les médias

Cet article a été rédigé par :
Noelle Fauver, rédactrice en chef pour 365 Business.

Nous savons tous qu'il n'y a rien de plus dommageable pour une marque ou une entreprise qu'un désastre de relations publiques. Bien que de nombreux incidents de relations publiques puissent varier en dommages causés, être prêt à gérer les médias peut aider à prévenir ou à atténuer une exposition potentiellement préjudiciable. Si votre entreprise a déjà commis un faux pau de relations publiques, la bonne nouvelle est qu'il sera probablement de relativement courte durée. Malgré cela, certaines erreurs peuvent entraîner des dommages à long terme et peut-être même la faillite.

Lorsque vous êtes une petite entreprise sans représentant en relations publiques ou entreprise embauchée à temps plein, disposer d'une boîte à outils de base en relations publiques peut empêcher votre marque d'être exposée aux médias potentiellement nuisibles. Contrecarrez les mésaventures futures en mémorisant ces conseils et en les adoptant comme votre bible de relations publiques.

Conseil n° 1 : « Off the Record » n'existe pas

Le "off the record" n'existe pas. Si vous ne voulez pas que votre public sache quelque chose sur votre entreprise, ne le laissez pas sortir de vos lèvres. De nombreux États n'ont pas de législation exigeant que les deux parties soient conscientes qu'elles sont enregistrées et de nombreuses équipes de tournage continueront même à filmer une fois l'interview terminée. Les journalistes recherchent une histoire et cette histoire va souvent être enracinée dans la controverse. Si votre commentaire officieux leur fournit une histoire, ils vont l'utiliser. Être "off record" va au-delà de parler avec un journaliste. Si vous êtes dans un studio ou à proximité d'un journaliste ou d'un caméraman ou n'importe où en dehors de l'intimité absolue de votre maison, sachez que vous êtes surveillé. Ce clip du PDG de Sainsbury surpris en train de chanter "Nous sommes dans l'argent" pour lui-même avant l'interview de fusion d'Asda le prouve. Même dans le cas où vous pensez pouvoir faire confiance au journaliste ; la meilleure pratique consiste à ne rien dire ni faire que vous ne voudriez pas voir publiquement.

Conseil de pro via Leo Friedman, PDG et fondateur d'iPromo :

"Traverser une position difficile peut toujours être résolu en délibérant sur les faits d'un événement. Affichez des faits sur la vérité pour dissiper toute spéculation erronée. Il n'est pas nécessaire de parler en profondeur d'hypothèses ou de tangentes. Restez concentré sur les faits, au lieu de remuer le pot et de nier ou d'accepter toute controverse. Éloignez-vous de nourrir les appâts que les médias peuvent produire. Si vous êtes résilient et cohérent avec votre réponse factuelle, il n'y a pas beaucoup de place pour l'incrédulité.

Conseil n° 2 : restez toujours à l'écart de la religion, de la politique et du genre

Il est important de se rappeler que sans vous, les médias n'ont pas d'histoire. Vous contrôlez le récit. Les journalistes et le personnel des médias essaieront de vous détourner de votre message. Restez dans votre zone de confort et sachez toujours que vous n'êtes pas obligé de dire ce que vous ne voulez pas. Chik-fil-a a appris cette leçon de première main lorsque le PDG Dan Cathy a discuté de ses opinions conservatrices sur l'institution du mariage dans l'émission The Ken Coleman. Chik-fil-A a subi une tempête médiatique suite à ces commentaires. Les partenaires commerciaux ont rompu les liens avec la chaîne de restauration rapide et les militants ont œuvré pour boycotter les restaurants. Même si vous ne traitez pas directement avec les médias, il est important de garder confidentielles vos opinions politiques et sociales. Ne les partagez pas sur les réseaux sociaux et n'en discutez pas lors d'événements publics. Peu importe avec qui ou où vous partagez vos opinions personnelles, elles seront source de division. De plus, vos opinions politiques et sociales ne doivent rien avoir à voir avec votre service ou produit. En fin de compte, les entreprises ne savent pas toujours exactement qui est leur public. Jouez la sécurité, rendez service à vous-même et à votre entreprise et gardez ces opinions privées.

Conseil n° 3 : Connaissez votre message et restez sur le sujet

Sachez quels points vous voulez faire valoir et familiarisez-vous avec le message que vous voulez envoyer. N'oubliez pas que votre public veut que vous réussissiez. Avez-vous déjà regardé une interview qui a mal tourné ? C'est douloureux et désagréable pour le spectateur. Lors de la préparation de votre message, considérez qui est votre public. Il y a trois publics pour lesquels vous voudrez diffuser votre message.

1. les personnes à l'intérieur - vos employés sont tout aussi importants que vos consommateurs, réfléchissez à la façon dont votre message les affectera.
2. les gens à l'extérieur - la façon dont les consommateurs actuels et futurs perçoivent votre entreprise influence la perception de votre marque, réfléchissez à la façon dont ils interpréteront votre message.
3. l'avenir – que dit ce message sur l'avenir de votre marque, de vos employés et de vos clients.

Une fois que vous avez identifié votre public, il sera plus facile de construire le message que vous souhaitez envoyer. Une fois que vous avez identifié votre message, choisissez trois sujets sur lesquels vous devrez vous concentrer pour transmettre ce message. Tenez-vous-en à ne faire que trois points, votre public ne se souviendra de rien après cela. En plus de votre public, il y a quelques autres éléments à considérer. Que fait votre entreprise ? Pourquoi fais-tu cela? Qu'avez-vous à gagner de votre message ? Et qu'est-ce qui vient ensuite? Soyez toujours à l'aise avec le message de votre client/entreprise. Si vous ne l'êtes pas, ne parlez pas aux médias.

Conseil de pro via Matt Edstrom, CMO de GoodLife Home Loans :

« Sachez répondre aux questions que vous ne voulez pas ou auxquelles vous ne savez pas répondre. Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, soyez transparent. Dites au journaliste que vous auriez besoin d'avoir une conversation avec la personne la mieux équipée pour répondre à cette question afin de fournir une réponse adéquate ou que vous avez besoin de plus de temps pour répondre à la question. Si vous êtes la personne qui devrait avoir la réponse à la question, n'admettez pas que vous ne l'avez pas. Une autre option consiste à ne répondre qu'à une partie de la question, la partie dont vous connaissez la réponse ou la partie qui ne nuira pas à votre marque. Une autre option consiste à rediriger la question en toute sécurité et intelligemment en clarifiant par "Je pense que ce que vous me demandez est…". Sachez qu'il y a de fortes chances que l'on vous pose une question inconfortable et restez calme quand cela se produit.

Astuce #4 Sachez quand utiliser et quand ne pas utiliser le nom de votre entreprise/produit

Chaque fois que vous discutez de votre entreprise ou du produit de votre entreprise, assurez-vous de toujours utiliser le nom de l'entreprise ou du produit. Cela permettra à toute déclaration que vous faites d'être sortie de son contexte et d'avoir toujours un sens. Ceci est important pour recréer du contenu à partir de votre exposition aux médias. De plus, plus vous utilisez souvent le nom de votre entreprise ou de votre produit, plus il est exposé. Si quelqu'un écoute votre entretien à mi-parcours et que vous n'avez utilisé le nom de votre entreprise qu'une seule fois, comment le téléspectateur peut-il savoir de quoi vous parlez ? De plus, si vous souhaitez présenter des clips ou de l'audio du segment, ce sera une bien meilleure opportunité de marque si votre entreprise ou le nom de votre produit sont utilisés.

D'un autre côté, si vous traitez des problèmes négatifs, n'utilisez en aucun cas le nom de votre entreprise ou de votre produit. S'il vous arrive d'être confronté à une circonstance négative, qu'il s'agisse d'un avis ou d'une plainte d'un client, d'une erreur commise par un employé actuel ou ancien ou même d'une accusation infondée, faites de votre mieux pour rediriger la conversation et n'utilisez pas votre entreprise. Nom. Dès que vous utilisez le nom de votre entreprise, vous associez votre marque à la circonstance négative. En plus de ne pas faire référence à votre marque par rapport à des situations moins qu'idéales, n'utilisez pas ou ne répétez pas un langage négatif lorsque vous discutez de ces circonstances.

Astuce # 5 Entraînez-vous et préparez-vous

Si vous êtes une petite entreprise, il y a de fortes chances que vous n'obteniez qu'une seule chance d'obtenir une exposition médiatique. Cette exposition médiatique pourrait grandement influencer le succès ou l'échec de votre marque. C'est l'une des nombreuses raisons pour lesquelles il est si important de pratiquer et d'être préparé. Peu importe à quel point vous vous préparez, il y a une chance que vous receviez une balle courbe, alors préparez-vous également à cela. Plus vous vous sentirez à l'aise et préparé, mieux vous serez en mesure de gérer les circonstances imprévues. Faites votre déclaration, étayez-la par des exemples, concluez vos pensées et arrêtez de parler. Ne ressentez pas le besoin de continuer à parler. Trouvez quelqu'un avec qui vous pouvez mener des simulations d'entretiens et souvenez-vous de ces conseils.

Conseil de pro via Jason Yau, vice-président du commerce électronique et directeur général de CanvasPeople :

« Soyez prêt à parler aux médias. Il n'y a rien de pire que d'être pris au dépourvu par une question. Préparez, préparez et préparez encore. Si vous pensez que vous êtes prêt à vous adresser aux médias, vous ne l'êtes pas. Décrivez tous les angles dont on peut parler et devenez un expert. Faire une séance d'entraînement réelle où quelqu'un vous pose des questions est également d'une grande aide. Cette tactique vous aidera à vous sentir plus à l'aise et confiant dans vos réponses. Même si vous ne savez pas exactement de quoi vous parlez, parler avec assurance vous aidera beaucoup. Soyez fier de la préparation, et la vraie affaire devrait être un jeu d'enfant.

Noelle Fauver est rédactrice en chef pour 365 Business. Elle est titulaire d'un BA en études de communication de la California State University, Northridge. Elle a de l'expérience en marketing, en finance et en gestion de petites entreprises.