Wskazówki PR dla małych firm w kontaktach z mediami

Ten artykuł został napisany przez:
Noelle Fauver, współredaktorka 365 Business.

Wszyscy wiemy, że nie ma nic bardziej szkodliwego dla marki lub firmy niż katastrofa PR. Podczas gdy wiele wpadek związanych z PR może mieć różny stopień wyrządzonych szkód, przygotowanie się do obsługi mediów może pomóc w zapobieganiu lub złagodzeniu potencjalnie szkodliwego narażenia. Jeśli Twoja firma popełniła już PR-owe faux pau, dobrą wiadomością jest to, że prawdopodobnie będzie to stosunkowo krótkotrwałe. Mimo to niektóre błędy mogą prowadzić do długotrwałych szkód, a nawet bankructwa.

Jeśli prowadzisz małą firmę bez przedstawiciela PR lub firmy zatrudnionej na pełny etat, posiadanie podstawowego zestawu narzędzi PR może uchronić Twoją markę przed potencjalnie szkodliwą ekspozycją w mediach. Uniknij przyszłych wpadek, zapamiętując te wskazówki i przyjmując je jako swoją biblię PR.

Wskazówka nr 1: „Nieoficjalne” nie istnieje

Nie ma czegoś takiego jak „nieoficjalnie”. Jeśli nie chcesz, aby Twoi odbiorcy wiedzieli coś o Twojej firmie, nie pozwól, aby opuściło to Twoje usta. W wielu stanach nie ma przepisów wymagających, aby obie strony były świadome, że są nagrywane, a wiele ekip filmowych będzie nawet kontynuować filmowanie po zakończeniu wywiadu. Reporterzy szukają historii, a ta historia często będzie zakorzeniona w kontrowersjach. Jeśli nieoficjalny komentarz przedstawia im historię, wykorzystają ją. Bycie „poza protokołem” wykracza poza rozmowę z reporterem. Jeśli jesteś w studiu lub w pobliżu reportera lub kamerzysty lub gdziekolwiek poza absolutną prywatnością swojego domu, miej świadomość, że jesteś obserwowany. Ten klip z dyrektorem generalnym Sainsbury's przyłapanym na śpiewaniu sobie „We're in the Money” przed wywiadem dotyczącym fuzji Asda właśnie to udowadnia. Nawet w przypadku, gdy czujesz, że możesz zaufać reporterowi; najlepszą praktyką jest nie mówić ani nie robić niczego, czego nie chciałbyś publicznie ujawnić.

Porada od Leo Friedmana, CEO i założyciela iPromo:

„Przejście przez trudną sytuację zawsze można rozwiązać, rozważając fakty dotyczące wydarzenia. Pokaż fakty dotyczące prawdy, aby rozwiać wszelkie błędne spekulacje. Nie ma potrzeby mówić dogłębnie o hipotezach lub stycznych. Skoncentruj się na faktach, zamiast mieszać w garnku i zaprzeczać lub akceptować wszelkie kontrowersje. Trzymaj się z dala od karmienia przynętą, którą mogą produkować media. Jeśli jesteś odporny i konsekwentny w swoich odpowiedziach opartych na faktach, nie ma miejsca na niedowierzanie”.

Wskazówka nr 2: Zawsze trzymaj się z dala od religii, polityki i płci

Ważne jest, aby pamiętać, że bez ciebie media nie mają historii. Ty kontrolujesz narrację. Reporterzy i pracownicy mediów będą próbowali odciągnąć cię od twojego przesłania. Pozostań w swojej strefie komfortu i zawsze wiedz, że nie musisz mówić niczego, czego nie chcesz. Chik-fil-a nauczył się tego z pierwszej ręki, kiedy dyrektor generalny Dan Cathy omawiał swoje konserwatywne poglądy na temat instytucji małżeństwa w programie The Ken Coleman show. Po tych komentarzach Chik-fil-A przeszedł burzę medialną. Partnerzy biznesowi zerwali więzi z siecią fast foodów, a działacze działali na rzecz bojkotu restauracji. Nawet jeśli nie masz do czynienia bezpośrednio z mediami, ważne jest, aby zachować prywatność swoich opinii politycznych i społecznych. Nie udostępniaj ich w mediach społecznościowych ani nie omawiaj ich podczas wydarzeń publicznych. Bez względu na to, z kim lub gdzie dzielisz się swoimi osobistymi poglądami, będą one dzielić. Ponadto Twoje poglądy polityczne i społeczne nie powinny mieć nic wspólnego z Twoją usługą lub produktem. Ostatecznie firmy nie zawsze dokładnie wiedzą, kim są ich odbiorcy. Graj bezpiecznie, zrób sobie i swojej firmie przysługę i zachowaj te opinie dla siebie.

Wskazówka nr 3: Poznaj swoją wiadomość i pozostań na temacie

Dowiedz się, jakie punkty chcesz przekazać i zapoznaj się z wiadomością, którą chcesz wysłać. Pamiętaj, że twoi odbiorcy chcą, abyś odniósł sukces. Czy kiedykolwiek widziałeś, że wywiad poszedł nie tak? To bolesne i nieprzyjemne dla widza. Przygotowując wiadomość, zastanów się, kim są Twoi odbiorcy. Istnieją trzy grupy odbiorców, do których chcesz skierować swoją wiadomość.

1. ludzie w środku – Twoi pracownicy są tak samo ważni jak Twoi konsumenci, zastanów się, jak wpłynie na nich Twój przekaz.
2. ludzie na zewnątrz – to, jak obecni i przyszli konsumenci postrzegają Twoją firmę, wpływa na postrzeganie Twojej marki, zastanów się, jak zinterpretują Twój przekaz.
3. the future – co ta wiadomość mówi o przyszłości Twojej marki, Twoich pracowników i Twoich klientów.

Po zidentyfikowaniu odbiorców łatwiej będzie skonstruować wiadomość, którą chcesz wysłać. Po zidentyfikowaniu wiadomości wybierz trzy tematy, na których musisz się skoncentrować, aby ją przekazać. Trzymaj się tylko trzech punktów, twoi odbiorcy nie będą pamiętać niczego poza tym. Oprócz odbiorców należy wziąć pod uwagę kilka innych elementów. Czym zajmuje się twoja firma? Czemu to robisz? Co możesz zyskać dzięki swojej wiadomości? A co będzie dalej? Zawsze bądź wygodny w przekazywaniu wiadomości od klienta/firmy. Jeśli nie, nie rozmawiaj z mediami.

Pro Tip za pośrednictwem Matta Edstroma, CMO GoodLife Home Loans:

„Wiedz, jak odpowiadać na pytania, na które nie chcesz lub nie wiesz, jak odpowiedzieć. Jeśli nie znasz odpowiedzi na pytanie, bądź przejrzysty. Powiedz reporterowi, że musisz odbyć rozmowę z osobą, która najlepiej odpowie na to pytanie, aby udzielić odpowiedniej odpowiedzi, lub że potrzebujesz dodatkowego czasu, aby odpowiedzieć na to pytanie. Jeśli jesteś osobą, która powinna znać odpowiedź na pytanie, nie przyznawaj, że jej nie masz. Inną opcją jest udzielenie odpowiedzi tylko na część pytania, część, na którą znasz odpowiedź, lub część, która nie będzie szkodliwa dla Twojej marki. Inną opcją jest bezpieczne i inteligentne przekierowanie pytania poprzez wyjaśnienie: „Myślę, że to, o co mnie pytasz, to…”. Wiedz, że istnieje duża szansa, że ​​otrzymasz niewygodne pytanie i zachowaj spokój, kiedy to się stanie”.

Porada nr 4 Wiedz, kiedy używać, a kiedy nie używać nazwy firmy/produktu

Ilekroć omawiasz swoją firmę lub produkt firmy, pamiętaj, aby zawsze używać nazwy firmy lub produktu. Dzięki temu każde Twoje stwierdzenie zostanie wyrwane z kontekstu i nadal będzie miało sens. Jest to ważne przy odtwarzaniu treści z ekspozycji w mediach. Dodatkowo, im częściej używasz nazwy swojej firmy lub produktu, tym bardziej jest ona eksponowana. Jeśli ktoś włączy Twój wywiad w połowie i użyłeś nazwy swojej firmy tylko raz, skąd widz może wiedzieć, o czym mówisz? Ponadto, jeśli chcesz zaprezentować klipy lub dźwięk z tego segmentu, wykorzystanie nazwy Twojej firmy lub produktu będzie o wiele lepszą okazją do promowania marki.

Z drugiej strony, jeśli zajmujesz się negatywnymi kwestiami, pod żadnym pozorem nie używaj nazwy swojej firmy ani produktu. Jeśli zdarzy się, że zwrócono się do Ciebie z negatywną okolicznością, czy to będzie recenzja klienta, skarga klienta, błąd popełniony przez obecnego lub byłego pracownika, czy nawet bezpodstawne oskarżenie – postaraj się przekierować rozmowę i nie wykorzystuj swojej firmy Nazwa. Gdy tylko użyjesz nazwy swojej firmy, kojarzysz swoją markę z negatywną okolicznością. Oprócz nieodnoszenia się do Twojej marki w sytuacjach, które nie są idealne, nie używaj ani nie powtarzaj negatywnego języka podczas omawiania takich okoliczności.

Porada nr 5 Ćwicz i bądź przygotowany

Są szanse, że jeśli jesteś małą firmą, możesz mieć tylko jedną szansę na uzyskanie ekspozycji w mediach. Ta ekspozycja w mediach może mieć ogromny wpływ na sukces lub porażkę Twojej marki. Jest to jeden z wielu powodów, dla których tak ważne jest, aby ćwiczyć i być przygotowanym. Bez względu na to, jak bardzo się przygotujesz, istnieje szansa, że ​​​​zostaniesz rzucony podkręconą piłką, więc przygotuj się również na to. Im bardziej czujesz się komfortowo i jesteś przygotowany, tym lepiej będziesz w stanie poradzić sobie z nieoczekiwanymi okolicznościami. Złóż oświadczenie, poprzyj je przykładami, zakończ swoje przemyślenia i przestań mówić. Nie odczuwaj potrzeby kontynuowania rozmowy. Znajdź kogoś, z kim możesz przeprowadzić pozorowane wywiady i zapamiętaj te wskazówki.

Pro Tip od Jasona Yau, wiceprezesa ds. handlu elektronicznego i dyrektora generalnego CanvasPeople:

„Bądź przygotowany na rozmowy z mediami. Nie ma nic gorszego niż zaskoczenie pytaniem. Przygotowanie, przygotowanie i jeszcze raz przygotowanie. Jeśli myślisz, że jesteś gotowy, aby przemawiać do mediów, nie jesteś. Nakreśl każdy kąt, o którym można mówić i zostań ekspertem. Ogromną pomocą jest również przeprowadzenie rzeczywistego biegu próbnego, w którym ktoś zadaje ci pytania. Ta taktyka pomoże ci poczuć się bardziej komfortowo i pewnie w swoich odpowiedziach. Nawet jeśli nie do końca wiesz, o czym mówisz, mówienie z pewnością zajdzie daleko. Bądź dumny z przygotowań, a prawdziwa okazja powinna być dziecinnie prosta”.

Noelle Fauver jest współredaktorem 365 Business. Uzyskała tytuł licencjata w dziedzinie komunikacji na California State University w Northridge. Ma doświadczenie w marketingu, finansach i zarządzaniu małymi firmami.