نصائح العلاقات العامة للشركات الصغيرة عند التعامل مع وسائل الإعلام

تمت كتابة هذا المقال بواسطة:
Noelle Fauver ، محرر مساهم لـ 365 Business.

نعلم جميعًا أنه لا يوجد شيء أكثر ضررًا للعلامة التجارية أو الشركة من كارثة العلاقات العامة. في حين أن العديد من حوادث العلاقات العامة يمكن أن تتفاوت من حيث الضرر الذي يحدث ، فإن الاستعداد للتعامل مع الوسائط يمكن أن يساعد في منع أو تخفيف التعرض الضار المحتمل. إذا كانت شركتك قد ارتكبت بالفعل خطأً في العلاقات العامة ، فالأخبار السارة هي أنه من المحتمل أن تكون قصيرة العمر نسبيًا. على الرغم من ذلك ، يمكن أن تؤدي بعض الأخطاء إلى أضرار طويلة الأجل وربما حتى الإفلاس.

عندما تكون شركة صغيرة بدون ممثل علاقات عامة أو شركة تعمل بدوام كامل ، فإن امتلاك مجموعة أدوات علاقات عامة أساسية يمكن أن يمنع علامتك التجارية من التعرض للوسائط التي قد تكون ضارة. احبط الحوادث المستقبلية عن طريق حفظ هذه النصائح واعتمادها ككتابك للعلاقات العامة.

النصيحة رقم 1: "غير قابل للحفظ" غير موجود

لا يوجد شيء مثل "غير قابل للنشر". إذا كنت لا تريد أن يعرف جمهورك شيئًا عن عملك ، فلا تدعه يترك شفتيك. لا يوجد لدى العديد من الولايات تشريعات تتطلب أن يدرك الطرفان أنه يتم تسجيلهما ، وسوف يواصل العديد من أطقم التصوير التصوير بمجرد انتهاء المقابلة. يبحث الصحفيون عن قصة ما وغالبًا ما تكون هذه القصة متجذرة في الجدل. إذا كان التعليق غير الرسمي يزودهم بقصة ، فسيستخدمونها. إن كونك "غير رسمي" يتجاوز التحدث مع المراسل. إذا كنت في استوديو أو بالقرب من مراسل أو مصور أو في أي مكان بجانب الخصوصية المطلقة لمنزلك ، فاحذر من مشاهدتك. تم القبض على مقطع الفيديو هذا للمدير التنفيذي لشركة Sainsbury وهو يغني لنفسه "نحن في المال" قبل أن تثبت مقابلة دمج Asda ذلك تمامًا. حتى في الحالة التي تشعر فيها أنه يمكنك الوثوق بالمراسل ؛ أفضل الممارسات هي عدم قول أو فعل أي شيء لا ترغب في الكشف عنه علنًا.

نصيحة احترافية عبر ليو فريدمان ، الرئيس التنفيذي ومؤسس iPromo:

"يمكن دائمًا حل المواقف الصعبة عند التداول بشأن حقائق حدث ما. اعرض حقائق عن الحقيقة لتبديد أي تكهنات خاطئة. ليست هناك حاجة للتحدث بعمق عن الافتراضات أو الظلال. استمر في التركيز على الحقائق ، بدلاً من إثارة القدر وإنكار أو قبول أي جدل. ابتعد عن إطعام الطُعم الذي قد تنتجه الوسائط. إذا كنت مرنًا ومتسقًا مع إجابتك القائمة على الحقائق ، فليس هناك مجال كبير لعدم التصديق ".

نصيحة رقم 2: ابق دائمًا بعيدًا عن الدين والسياسة والجنس

من المهم أن تتذكر أنه بدونك ، لا توجد قصة لوسائل الإعلام. أنت تتحكم في السرد. سيحاول الصحفيون والعاملون في وسائل الإعلام توجيهك بعيدًا عن رسالتك. ابق في منطقة الراحة الخاصة بك واعلم دائمًا أنه ليس عليك قول أي شيء لا تريده. تعلم Chik-fil-a هذا الدرس بشكل مباشر عندما ناقش الرئيس التنفيذي دان كاثي وجهات نظره المحافظة حول مؤسسة الزواج في عرض كين كولمان. تعرض Chik-fil-A لعاصفة إعلامية بعد هذه التعليقات. قطع شركاء الأعمال العلاقات مع سلسلة مطاعم الوجبات السريعة وعمل النشطاء على مقاطعة المطاعم. حتى إذا كنت لا تتعامل بشكل مباشر مع وسائل الإعلام ، فمن المهم أن تحافظ على خصوصية آرائك السياسية والاجتماعية. لا تشاركها على قنوات التواصل الاجتماعي أو تناقشها في المناسبات العامة. بغض النظر عمن تشاركه وجهات نظرك الشخصية أو أين تشاركها ، فإنها ستكون مثيرة للانقسام. بالإضافة إلى ذلك ، يجب ألا يكون لآرائك السياسية والاجتماعية أي علاقة بخدمتك أو منتجك. في النهاية ، لا تعرف الشركات دائمًا من هو جمهورها بالضبط. العبها بأمان ، واعمل لصالح نفسك وعملك ، وحافظ على خصوصية هذه الآراء.

نصيحة رقم 3: تعرف على رسالتك وابق على الموضوع

تعرف على النقاط التي تريد توضيحها وتعرف على الرسالة التي تريد إرسالها. تذكر أن جمهورك يريدك أن تنجح. هل سبق لك أن شاهدت مقابلة خاطئة؟ إنه مؤلم وغير سار للمشاهد. عند تحضير رسالتك ضع في اعتبارك من هو جمهورك. هناك ثلاثة جماهير تريد تلبية رسالتك من أجلها.

1. الأشخاص الموجودون بالداخل - الموظفون لديك لا يقلون أهمية عن عملائك ، ففكر في كيفية تأثير رسالتك عليهم.
2. الأشخاص في الخارج - فهم يرون أن المستهلكين الحاليين والمستقبليين يؤثرون على مفهوم علامتك التجارية ، فكر في كيفية تفسيرهم لرسالتك.
3. المستقبل - ماذا تقول هذه الرسالة عن مستقبل علامتك التجارية وموظفيك وعملائك.

بمجرد تحديد جمهورك ، سيكون من الأسهل إنشاء الرسالة التي تريد إرسالها. بمجرد تحديد رسالتك ، اختر ثلاثة مواضيع ستحتاج إلى التركيز عليها لنقل هذه الرسالة. التزم بإثبات ثلاث نقاط فقط ، فلن يتذكر جمهورك أي شيء يتجاوز ذلك. بالإضافة إلى جمهورك ، هناك بعض العناصر الأخرى التي يجب مراعاتها. ماذا تفعل شركتك؟ لماذا فعلت ذلك؟ ماذا لديك لتكسب من رسالتك؟ وماذا بعد ذلك؟ كن دائمًا مرتاحًا لرسالة العميل / الشركة. إذا لم تكن كذلك ، فلا تتحدث إلى وسائل الإعلام.

نصيحة احترافية عبر مات إيدستروم ، كبير مسؤولي التسويق بشركة GoodLife Home Loans:

"تعرف على كيفية الرد على الأسئلة التي لا تريدها أو لا تعرف كيف تجيب عليها. إذا كنت لا تعرف إجابة السؤال ، فكن شفافًا. أخبر المراسل أنك بحاجة إلى إجراء محادثة مع الشخص الأفضل تجهيزًا للإجابة على هذا السؤال لتقديم إجابة مناسبة أو أنك بحاجة إلى وقت إضافي للإجابة على السؤال. إذا كنت الشخص الذي يجب أن يكون لديه إجابة على السؤال ، فلا تعترف أنك لا تفعل ذلك. خيار آخر هو الإجابة على جزء فقط من السؤال ، الجزء الذي تعرف إجابته أو الجزء الذي لن يضر بعلامتك التجارية. خيار آخر هو إعادة توجيه السؤال بأمان وذكاء من خلال التوضيح بعبارة "أعتقد أن ما تسألني عنه هو ...". اعلم أن هناك فرصة جيدة لأن يُعرض عليك سؤال غير مريح وأن تظل هادئًا عندما يحدث ".

نصيحة رقم 4 تعرف على متى تستخدم ومتى لا تستخدم اسم شركتك / منتجك

عندما تناقش منتج شركتك أو شركتك ، تأكد دائمًا من استخدام اسم الشركة أو المنتج. سيسمح هذا بإخراج أي عبارة تدلي بها من سياقها ولا تزال منطقية. هذا مهم لإعادة إنشاء المحتوى من تعرضك لوسائل الإعلام. بالإضافة إلى ذلك ، كلما زاد استخدامك لاسم شركتك أو منتجك ، زاد تعرضها له. إذا قام شخص ما بضبط مقابلتك في منتصف الطريق ولم تستخدم اسم شركتك إلا مرة واحدة ، فكيف يمكن للمشاهد معرفة ما تتحدث عنه؟ بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت ترغب في عرض مقاطع صوتية أو مقاطع صوتية من المقطع ، فستكون فرصة أفضل للعلامة التجارية إذا تم استخدام اسم شركتك أو منتجك.

من ناحية أخرى ، إذا كنت تعالج مشكلات سلبية ، فلا تستخدم ، تحت أي ظرف من الظروف ، اسم شركتك أو منتجك. إذا تمت مواجهتك بظرف سلبي ، سواء أكان ذلك مراجعة من العميل أو شكوى من العميل ، أو خطأ ارتكبه موظف حالي أو سابق أو حتى اتهام لا أساس له - ابذل قصارى جهدك لإعادة توجيه المحادثة وعدم استخدام شركتك اسم. بمجرد استخدام اسم شركتك ، فإنك تربط علامتك التجارية بالظروف السلبية. بالإضافة إلى عدم الإشارة إلى علامتك التجارية فيما يتعلق بمواقف أقل من مثالية ، لا تستخدم أو تكرر اللغة السلبية عند مناقشة الظروف المذكورة.

نصيحة رقم 5 تدرب وكن مستعدًا

هناك احتمالات إذا كنت شركة صغيرة ، فقد تحصل على لقطة واحدة فقط في الحصول على عرض إعلامي. يمكن أن يؤثر التعرض لوسائل الإعلام بشكل كبير على نجاح أو فشل علامتك التجارية. هذا هو أحد الأسباب العديدة التي تجعل من المهم للغاية التدرب والاستعداد. بغض النظر عن مدى استعدادك ، هناك فرصة لأن يتم إلقاء كرة منحنى ، لذا استعد لذلك أيضًا. كلما شعرت بمزيد من الراحة والاستعداد ، كلما تمكنت من التعامل مع الظروف غير المتوقعة بشكل أفضل. قُم ببيانك ، وادعمه بأمثلة ، واختتم أفكارك ، وتوقف عن الحديث. لا تشعر بالحاجة إلى مواصلة الحديث. ابحث عن شخص يمكنك إجراء مقابلات وهمية معه وتذكر هذه النصائح.

نصيحة احترافية عبر Jason Yau ، نائب رئيس التجارة الإلكترونية والمدير العام لـ CanvasPeople:

"كن مستعدًا للتحدث إلى وسائل الإعلام. لا يوجد شيء أسوأ من أن تفاجأ بسؤال. التحضير والتحضير والإعداد مرة أخرى. إذا كنت تعتقد أنك مستعد لمخاطبة وسائل الإعلام ، فأنت لست كذلك. حدد كل زاوية يمكن الحديث عنها وكن خبيرًا. إن القيام بتمرين فعلي حيث يسألك شخص ما أسئلة يعد أيضًا مساعدة كبيرة أيضًا. سيساعدك هذا التكتيك على الشعور بمزيد من الراحة والثقة في إجاباتك. حتى إذا كنت لا تعرف تمامًا ما الذي تتحدث عنه ، فإن التحدث بثقة سيقطع شوطًا طويلاً. افتخر بالتحضير ، والصفقة الحقيقية يجب أن تكون نسيمًا ".

Noelle Fauver هي محرر مساهم لـ 365 Business. حصلت على بكالوريوس في دراسات الاتصالات من جامعة ولاية كاليفورنيا ، نورثريدج. لديها خبرة في التسويق والتمويل وإدارة الأعمال الصغيرة.