Recursos limitados? 13 práticas fáceis para uma melhor integração de funcionários

As pequenas empresas têm vários benefícios em relação às grandes empresas, mas os recursos geralmente não são um deles. Essa limitação pode afetar significativamente a maneira como uma pequena empresa lida com novas contratações. Enquanto uma empresa maior pode dedicar semanas ou meses para treinar um novo funcionário sob uma equipe experiente, as empresas menores nem sempre têm esse luxo. O resultado é que essas empresas menores precisam ser mais criativas com sua integração. Abaixo, 13 profissionais do Young Entrepreneur Council (YEC) se aprofundam nesse tema respondendo a seguinte pergunta:

“Quando você tem uma equipe pequena, nem sempre tem todos os recursos para integrar e treinar um novo contratado como faria em uma empresa maior. Então, qual é uma prática que as pequenas empresas podem implementar para melhorar os funcionários a bordo?”

Siga os conselhos deles para integrar de maneira mais eficaz (e eficiente) seus novos contratados.

1. Garantir uma comunicação constante

“Muita comunicação é fundamental. Leva cinco minutos para fazer o check-in via chat, telefone, texto ou e-mail e verificar se você está na mesma página. Outra coisa a considerar é trabalhar em procedimentos operacionais padrão (SOPs) documentados. Sim, é um trabalho inicial, mas pode fazer uma grande diferença para acompanhar os processos. Além disso, a outra pessoa pode encontrar um atalho ou uma nova abordagem para fazer as coisas, o que é sempre legal.” ~ Sean Ogle, Rebelde Local

2. Documento e Sombra

“Documentar os aspectos mais integrais do trabalho e empregar o shadowing durante as primeiras semanas. Instituições financeiras e outras corporações também contam com o emparelhamento de novos funcionários, fazendo com que sigam seus passos de perto desde o início. Assim que eles atenderem, peça que ajudem a documentar as etapas para as próximas contratações e repitam de acordo.” ~ Mario Peshev, DevriX

3. Tenha um plano sólido para a primeira semana

“Certifique-se de que você tenha um plano sólido para a primeira semana de um novo contratado e que ele também conheça esse plano. Envie um e-mail antes da data de início com o que eles farão naquela semana e com quem eles farão, aliviando seus nervos e fazendo com que tudo corra bem. Quando você é uma pequena empresa, seus melhores ativos são seus funcionários existentes. Junte-os a um novo contratado para ensiná-los as cordas.” ~ Mark Stallings, Casely, Inc

4. Defina os objetivos desde o início

“Definir objetivos e metas desde o início é o ideal. Portanto, se você puder criar algumas entregas principais para a pessoa que está integrando e tiver uma boa ideia geral do que ela pode fazer, talvez esteja dando a ela a melhor compreensão possível do que ela precisa fazer para que tudo funcione .” ~ Nicole Munoz, Nicole Munoz Consulting, Inc.

5. Expresse sua visão e cultura

“É importante expressar claramente a visão e a cultura da sua empresa desde o primeiro dia. Deixe seus novos contratados saberem exatamente como sua empresa está trabalhando para atingir metas, por que essas metas são importantes para sua marca e como sua equipe está trabalhando individual e coletivamente para alcançá-las. Dê a eles as ferramentas de que precisam para contribuir positivamente e certifique-se de que a comunicação seja sempre aberta e forte.” ~ Blair Thomas, eMerchantBroker

6. Aproveite as verificações semanais

“As verificações semanais são ótimas maneiras de baixo custo para melhorar a integração de novos funcionários. Pode parecer intimidador trabalhar em casa se você tiver um senso de direção limitado sobre o que precisa acontecer a seguir. As reuniões semanais nos permitem trabalhar em pequenas metas e aumentar lentamente ao longo do primeiro trimestre em que estão na empresa.” ~ Chris Christoff, MonsterInsights

7. Implemente a automação

“Você pode melhorar o processo de integração implementando a automação. Isso economiza seu tempo a longo prazo e ajuda a quebrar o processo de encontrar a contratação certa. Treinamento, formulários e educação em políticas são áreas que podem ser concluídas por meio da automação, para que você não precise se preocupar com isso e possa continuar a ter uma experiência de integração tranquila.” ~ Jared Atchison, WPForms

8. Crie Manuais do Funcionário

“Os processos de integração podem ser exaustivos. Portanto, facilite isso mantendo um manual do funcionário pronto com todas as informações relevantes nele. Com base nas diferentes funções, você pode ter manuais diferentes para cada nova contratação. Adicione cada pequeno detalhe que você deseja que seu funcionário saiba sobre sua função. Em seguida, atribua a eles um supervisor que possa orientar e treinar o novo funcionário para sua posição.” ~ Thomas Griffin, OptinMonster

9. Use gravações de tela

“Temos a experiência divertida de ser uma pequena equipe que trabalha remotamente. Uma de nossas soluções mais práticas tem sido gravar a tela onde pudermos e fazer o upload para o Slack e nosso sistema wiki durante a marcação. Isso nos dá a capacidade de mostrar, falar e compartilhar para o futuro.” ~ Sean Hsieh, Concreto

10. Recicle materiais de treinamento antigos

“Quando comecei meu primeiro negócio e tinha tempo e recursos limitados, reciclava materiais de treinamento antigos, como apresentações de slides, modelos e vídeos para cargos semelhantes, para tornar o processo de integração mais eficiente. Isso me economizou muito tempo na criação de novos vídeos, modelos e apresentações.” ~ Kristin Kimberly Marquet, Marquet Media, LLC

11. Use listas de verificação

“Você precisa ter checklists específicos para que nenhum detalhe seja perdido. Mesmo que leve um mês inteiro para passar por todos eles devido ao tempo, você ainda precisa tê-los no lugar. O treinamento pode levar muito tempo e, se variar de acordo com o candidato, você pode perder alguma coisa. Então tenha um checklist que padronize tudo.” ~ Peter Boyd, PaperStreet Web Design

12. Envolva toda a sua equipe

“Envolva toda a sua equipe no treinamento. As chances são de que, se você for uma equipe pequena, esteja contratando para uma função integral que pode precisar ser um operador estilo canivete suíço, ajudando várias outras funções. Acompanhe cada equipe ou membro da equipe cuja função você precisa que o novo contratado entenda para a arquitetura de sua pequena empresa. Desta forma, eles entendem a dinâmica, bem como o seu lugar.” ~ Mateus Capala, Alphametic

13. Faça com que um funcionário experiente assuma a liderança

“Minha equipe local é pequena. Nossa prática é ter um funcionário superior, geralmente mais experiente, para lidar com o processo de uma nova contratação em seu departamento. Eles guiarão a pessoa pelo básico por alguns dias, sempre estarão disponíveis para perguntas e valores e deixarão que comecem com pequenas tarefas antes de desafiá-las. Isso dá ao novo contratado confiança e conhecimento de nossos sistemas.” ~ Duran Inci, Optimum7

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