7 maneiras de tarefas repetitivas manuais estão consumindo seu orçamento

Tarefas repetitivas são alvo de muitas estratégias para transformar digitalmente um negócio.

Quando os tomadores de decisão discutem opções para implementar soluções digitais, geralmente se concentram em melhorar a produtividade e a competitividade.

Para conseguir isso, a automação pode ser implementada, e a acessibilidade cada vez maior da tecnologia automotiva está tornando muito mais fácil para as pequenas e médias empresas adotarem.

A McKinsey estima que em 60% das ocupações, pelo menos um terço das atividades constituintes poderiam ser automatizadas.

A maioria dos tomadores de decisão de pequenas e médias empresas estará muito familiarizada com o incômodo de simplificar seus departamentos e tentar manter os custos baixos, portanto, a automação é uma ferramenta essencial no ambiente de negócios atual.

Se você está pensando em automação, mas não tem certeza de como exatamente isso pode ajudar, então este blog é para você.

Os custos de não automatizar seu negócio

Hoje vamos dar uma olhada em como as tarefas repetitivas são um dreno de dinheiro para pequenas e médias empresas e como a automação pode ajudar a usar seus recursos muito melhor.

Processos manuais comuns, como usar planilhas em vez de aplicativos de contabilidade; usando sistemas baseados em papel; e dados manuscritos, podem custar uma fortuna.

Eles são muitas vezes deixados sem solução pelos tomadores de decisão por causa de uma mentalidade “Se não está quebrado, não conserte”. Talvez os processos não sejam quebrados, mas eles podem ser melhorados drasticamente? Absolutamente.

Um estudo descobriu que 22% do tempo de um funcionário é gasto em tarefas repetitivas. Ao longo de um ano, imagine quanto dinheiro é desperdiçado pelos trabalhadores que gastam tempo em tarefas manuais que agora podem ser automatizadas.

Por que você deve se preocupar com tarefas repetitivas?

Quando as organizações buscam uma iniciativa de automação com um provedor de serviços como o Impact, os consultores geralmente aconselham a segmentação de “frutas fáceis”.

Com isso queremos dizer que eles verão se há processos dentro das operações da empresa que podem ser automatizados sem muita dor, mas com muito ganho.

Na maioria dos casos, isso envolve tarefas simples e repetitivas que custam mais tempo e dinheiro à organização do que a alternativa de implementar um bot de software para realizar o trabalho.

Como observamos acima, esses trabalhos geralmente são tarefas manuais e servis que são um uso ineficiente do tempo de um funcionário.

Por que é diferente agora?

A automação por meio de soluções como automação de processos robóticos (RPA) tornou-se significativamente mais viável para pequenas e médias empresas devido a vários fatores, principalmente custo e disponibilidade.

Onde nos anos anteriores, a automação de processos era considerada uma iniciativa que estava fora do alcance de uma PME, hoje é algo que pode ser adotado, implantado e dimensionado com relativa facilidade, o que significa que as vantagens da automação estão superando rapidamente os negativos de um ponto de vista de custo-benefício.

Além disso, empresas de todo o país estão vendo os benefícios da automação como uma vantagem competitiva de destaque em termos de melhoria de sua eficiência e eficácia na forma como aproveitam os dados.

Em 2020, 78% das organizações em uma pesquisa da Deloitte já haviam implementado RPA e 16% planejam fazê-lo nos próximos três anos.

Por causa disso, empresas de todos os setores e disciplinas encontram-se em uma posição em que a automação - mesmo em pequeno grau - não é apenas boa de se ter, mas na verdade uma necessidade de uma organização moderna para poder competir.

1. Erro Humano

Gostemos ou não, o erro humano é uma certeza nos processos de negócios. Não importa quão bom seja um funcionário, haverá erros de tempos em tempos.

Pode haver um dado mal interpretado ou uma tecla errada, os humanos são suscetíveis a lapsos que os sistemas automatizados simplesmente não são.

Por exemplo, implementar um sistema totalmente automatizado para envio significa que você pode reduzir drasticamente as chances de uma etiqueta com impressão incorreta ou algo mais problemático que pode custar dinheiro para resolver.

Em casos de erro humano, você também deve considerar o tempo perdido corrigindo-o. Por meio da automação, você pode ajudar a garantir que os erros evitáveis ​​sejam reduzidos ao mínimo absoluto e melhorar substancialmente seus resultados.

50% dos processos de negócios serão totalmente automatizados até 2022, em comparação com cerca de 30% hoje

Estatísticas de erro humano que você precisa saber

• As taxas de precisão para dados de chave dupla variam de 99,963 a 99,995%. Para dados de chave única, a taxa de precisão cai para 96%. Isso resulta em uma taxa de erro de 400 por 10.000 entradas — um problema significativo e caro para empresas que processam grandes quantidades de dados.
• O erro humano é um problema persistente - um estudo indicou que métodos comuns de verificação, como a verificação visual, resultaram em 2.958% mais erros do que a entrada dupla. A automação reduz a contagem de erros para praticamente zero.
• Ao inserir dados manualmente em planilhas simples, a probabilidade de erro humano ficou entre 18% e 40%.

2. Produtividade Reduzida

Simplificando, se um funcionário está gastando tempo fazendo um trabalho que poderia ser facilmente automatizado, é dinheiro pelo ralo no mundo de hoje.

Enquanto você paga um funcionário em tempo integral para inserir dados em uma planilha, seu concorrente já automatizou esse processo e o está concluindo rapidamente e com um custo geral reduzido.

O tempo gasto em trabalhos repetitivos seria melhor gasto em tarefas mais complexas onde o trabalhador é necessário.

Um funcionário de RH, por exemplo, pode passar o dia todo inserindo dados de benefícios de funcionários manualmente.

Com a automação, trabalhos tediosos como esses podem ser aliviados e a equipe de RH pode concentrar suas energias em mão de obra mais qualificada, onde são necessárias, como treinamento ou educação de funcionários.

Estatísticas de produtividade que você precisa saber

• Uma pesquisa da ServiceNow com mais de 6.000 profissionais do conhecimento mostra que o BPA aumenta não apenas a produtividade, mas também a satisfação.
• 74% dos funcionários nas empresas mais automatizadas dizem que a automação melhora a satisfação no trabalho, em comparação com 53% em empresas altamente manuais.
• Os profissionais levam, em média, 18 minutos para localizar um documento manualmente—20% a 40% do tempo—e gastam 50% do tempo procurando informações.

3. Aumento dos custos trabalhistas

Este é o número um para muitas pequenas e médias empresas.

Se há um trabalho que pode ser facilmente automatizado e você está pagando a um membro da equipe para concluí-lo, está desperdiçando seu dinheiro e o tempo dele.

Isso é ainda mais pertinente quando você considera que erros podem e serão cometidos, o que pode significar que a equipe precisa voltar e refazer uma tarefa na qual já despendeu tempo.

A automação permite reduzir a equipe necessária para uma determinada tarefa, reduzindo custos e melhorando a lucratividade.

Você pode então usar os funcionários que estão liberados e fazer com que eles façam algo que seja um melhor uso de seu tempo.

Por exemplo, o provisionamento de dispositivos. Se sua equipe de TI está gastando muito tempo preparando e provisionando laptops e PCs, esse é o tempo gasto em uma tarefa que pode ser facilmente automatizada.

Estatísticas de custo de mão de obra de tarefa manual que você precisa saber

• Tarefas automatizáveis ​​de baixo nível consomem 30% do tempo dos departamentos de TI.
• 47% dos profissionais de AP consideram a entrada manual de dados e o custo de processos ineficientes subsequentes como seu maior desafio.
• O processamento automatizado de planilhas de horas e folha de pagamento para reduzir a necessidade de 1,5 funcionários em tempo integral pode permitir que as empresas realoquem pessoal da entrada de dados para funções mais estratégicas. O tempo necessário para criar e gerenciar os horários dos funcionários pode ser reduzido em 75%, e o problema de pagar horas extras caras pode ser eliminado devido ao aviso automatizado.

4. Fluxos de trabalho imprevisíveis

A automatização de fluxos de trabalho cria uma estrutura clara, um senso de rotina dentro do seu negócio e estabelece a responsabilidade.

É claro que os processos de relatórios manuais funcionaram no passado, mas para pequenas e médias empresas, especialmente empresas de médio porte, isso pode ser difícil de monitorar ao longo do tempo e, em qualquer caso, os relatórios manuais podem consumir muito tempo.

A digitalização de seus fluxos de trabalho ajuda os gerentes de projeto a usar o software para priorizar as atribuições dentro de suas equipes com muito mais rapidez.

Os funcionários podem relatar instantaneamente as atualizações dos projetos em que estão trabalhando ou fazer com que o software relate automaticamente. De qualquer forma, ele acelera os fluxos de trabalho e oferece uma visão muito melhor do que antes.

Estatísticas de automação de fluxo de trabalho que você precisa conhecer

• A empresa de pesquisa de mercado IDC diz que as organizações perdem de 20 a 30% da receita todos os anos devido a processos ineficientes.
• Os CEOs gastam quase 20% do tempo em trabalhos que podem ser automatizados, como analisar dados operacionais e revisar relatórios de status.
• O mercado de automação de fluxo de trabalho foi avaliado em US$ 4,26 bilhões em 2016 e deve atingir US$ 18,45 bilhões até 2023, com um CAGR de 23,56% entre 2017 e 2023.

5. Riscos de Conformidade

Isso normalmente seria considerado como parte da implementação de soluções digitais para remover erros humanos, mas a conformidade é um problema tão grande para as PMEs que merece sua própria menção.

Como qualquer empresário sabe, ficar do lado certo da conformidade é crucial para evitar multas pesadas.

Este é particularmente o caso de certos setores, como saúde ou finanças, onde o cumprimento dos regulamentos é absolutamente crucial.

Ao remover tarefas manuais e utilizar a automação, você pode ter certeza de que seus funcionários seguirão procedimentos que estão em conformidade com os padrões do setor e não comprometem suas necessidades de conformidade.

Estatísticas de conformidade que você precisa saber

• Das organizações que atualmente usam a tecnologia de Governança, Risco e Conformidade (GRC), 61% delas planejam aumentar seus gastos com plataformas GRC nos próximos três anos.
• Apenas 69% das empresas estão utilizando a tecnologia para apoiar seus programas de conformidade.
• Apenas 18% das organizações têm processos automatizados para coleta e geração de relatórios de dados de risco de TI, apesar de ser a maneira mais eficaz de mitigar o risco

6. Agilidade nos Negócios

Agilidade nos negócios é uma das muitas palavras-chave no mundo da transformação digital que precisa de um pouco de decifração.

Em essência, estamos falando de fornecer à sua equipe as ferramentas necessárias para concluir seus trabalhos da melhor maneira possível. Além disso, dar a eles os meios e a agência para aumentar a capacidade de seus departamentos e funcionários é o objetivo da agilidade nos negócios.

Isso pode se manifestar de algumas maneiras; mais notavelmente a automação de processos robóticos (RPA) - que é usada por muitas SMBs e normalmente consiste em:

• Robô RPA: Software único para executar uma tarefa específica
• Software de gerenciamento de RPA: Software que direciona bots de RPA (robôs gerenciando robôs)
• Ferramentas de desenvolvimento de RPA: componentes de software que os desenvolvedores de RPA usam para projetar robôs

Estatísticas de automação de agilidade de negócios que você precisa conhecer

• Estima-se que a economia de custos como resultado da maior agilidade dos negócios varie de 20 a 30%.
• Uma pesquisa do Business Agility Institute indica que apenas 27% das empresas têm o que pode ser considerado maturidade de alta agilidade nos negócios.
• 74% dos trabalhadores dizem que os empregadores não lhes dão acesso à tecnologia mais recente para ajudá-los a fazer seu trabalho de forma mais eficaz e eficiente.

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7. Falta de visibilidade dos processos

Por fim, temos a falta de visibilidade, um dos aspectos mais importantes dos negócios hoje.

Há tantos dados no mundo hoje, e as PMEs com mais frequência querem poder aproveitar os dados em que estão para obter insights acionáveis ​​para melhorar seus processos.

Simplificando, aquelas tarefas manuais repetitivas que os trabalhadores estão fazendo; eles não apenas estão consumindo a produtividade de seus funcionários, entre outras coisas, como também são muito difíceis de acompanhar. O que isso significa na prática é que é extremamente difícil para os gerentes ter uma visão clara dos processos e como eles podem ser melhorados.

Além disso, considere sua capacidade de atender melhor seus clientes sem poder usar dados para determinar como melhorar a experiência deles.

Quanto mais processos manuais forem digitalizados, mais você poderá criar perfis e entender comportamentos específicos que podem ser abordados. Tomemos por exemplo o atendimento ao cliente. Se você tiver um sistema automatizado baseado em tickets, poderá avaliar o volume de determinados tópicos e quais preocupações são frequentemente levantadas pelos clientes.

A análise desses dados pode informar suas decisões sobre como lidar melhor com o atendimento ao cliente no futuro.

Aprendizado

• As tarefas manuais são demoradas e caras; quando automatizada, a equipe pode ser melhor utilizada em outros trabalhos mais qualificados
• O relatório dessas tarefas é difícil e os dados sobre processos manuais são escassos, tornando extremamente difícil para os tomadores de decisão avaliar e corrigir com precisão os processos de trabalho interrompidos
• O erro humano é um aspecto caro e inevitável das tarefas manuais, o que significa que a probabilidade de infringir os regulamentos de conformidade aumenta substancialmente

A Impact Networking tem ajudado organizações de pequeno e médio porte a atingir suas metas de negócios há mais de 20 anos. Tendo passado por muitos projetos de digitalização bem-sucedidos tanto para nossos clientes quanto para nós mesmos, acreditamos que somos a organização mais bem colocada no país para ajudar pequenas e médias empresas como você. Dê uma olhada em nossa abordagem para iniciativas digitais e como podemos ajudá-lo aqui.