手動重複任務消耗預算的 7 種方式

重複性任務是許多企業數字化轉型戰略的目標。

當決策者討論實施數字解決方案的選項時，通常以提高生產力和競爭力為中心。

為了實現這一點，可以實施自動化，並且自動化技術的日益可承受性使得中小型企業更容易採用。

麥肯錫估計，在 60% 的職業中，至少有三分之一的構成活動可以實現自動化。

大多數 SMB 決策者都非常熟悉精簡部門並試圖將成本降至最低的麻煩，因此自動化是當今商業環境中必不可少的工具。

如果您正在考慮自動化，但不確定它究竟能提供什麼幫助，那麼此博客適合您。

不使您的業務自動化的成本

今天，我們將看看重複性任務如何成為中小型企業的資金流失，以及自動化如何幫助您更好地利用資源。

常見的手動流程，例如使用電子表格而不是會計應用程序； 使用紙質系統； 和手寫數據，可能要花一大筆錢。

由於“如果它沒有壞，就不要修復它”的心態，決策者經常沒有解決這些問題。 也許流程沒有被破壞，但它們可以大幅改進嗎？ 絕對地。

一項研究發現，員工 22% 的時間花在重複性任務上。 在一年的時間裡，想像一下工人花時間在現在可以自動化的手動任務上浪費了多少金錢。

為什麼要關心重複性任務？

當組織與 Impact 這樣的服務提供商一起尋求自動化計劃時，顧問通常會建議瞄準“容易實現的目標”。

我們的意思是，他們將看看公司運營中是否有可以自動化的流程，不會帶來太多痛苦，而是會收穫很多。

在大多數情況下，這些涉及簡單的重複性任務，與實施軟件機器人來執行工作的替代方案相比，這些任務會花費組織更多的時間和金錢。

正如我們上面提到的，這些工作通常是體力勞動和瑣碎的任務，對員工時間的利用效率低下。

為什麼現在不一樣了？

由於多種因素——主要是成本和可用性，通過機器人流程自動化 (RPA) 等解決方案實現的自動化對於中小型企業來說變得更加可行。

在前幾年，流程自動化被認為是 SMB 遙不可及的舉措，而如今，它可以相對輕鬆地採用、部署和擴展，這意味著自動化的好處正在迅速超過成本效益的角度。

此外，全國各地的企業都將自動化的好處視為一項突出的競爭優勢，可以提高其利用數據的效率和有效性。

2020 年，德勤調查中 78% 的組織已經實施了 RPA，16% 的組織計劃在接下來的三年內實施。

正因為如此，所有行業和學科的企業都發現自己處於自動化的位置——即使是在很小的程度上——不僅是好的，而且實際上是現代組織能夠競爭的必要條件。

1. 人為錯誤

不管我們喜不喜歡，人為錯誤在業務流程中是必然的。 不管員工有多好，都會時不時出現錯誤。

可能存在誤讀的數據或錯誤的按鍵，人類很容易出現自動化系統根本不會出現的失誤。

例如，實施一個完全自動化的運輸系統意味著您可以大大減少錯誤打印標籤的機會，或者可能會花費更多資金來解決的問題。

在出現人為錯誤的情況下，您還必須考慮修復它所浪費的時間。 通過自動化，您可以幫助確保將可預防的錯誤保持在絕對最低限度，並顯著提高您的底線。

到 2022 年，高達 50% 的業務流程將完全自動化，而今天這一比例約為 30%

您需要知道的人為錯誤統計

• 雙鍵數據的準確率從 99.963% 到 99.995% 不等。 對於單鍵數據，準確率下降到 96%。 這增加了每 10,000 個條目 400 個錯誤率——對於處理大量數據的企業來說，這是一個重大且代價高昂的問題。
• 人為錯誤是一個長期存在的問題——一項研究表明，常見的驗證方法（如目視檢查）導致的錯誤比重複輸入多 2958%。 自動化將錯誤計數減少到幾乎為零。
• 當手動將數據輸入簡單的電子表格時，人為錯誤的概率在 18% 到 40% 之間。

2. 生產力下降

簡而言之，如果員工花時間從事可以輕鬆實現自動化的工作，那麼在當今世界，這筆錢就白白浪費了。

當您支付全職員工將數據輸入電子表格的費用時，您的競爭對手已經實現了該流程的自動化，並且正在以較低的總體成本快速完成該流程。

花在重複性工作上的時間最好花在需要工人的更複雜的任務上。

例如，人力資源工作者可能整天都在手動輸入員工福利數據。

借助自動化，可以減輕此類繁瑣的工作，而人力資源人員可以將精力集中在需要他們的技能更高的勞動力上，例如員工培訓或教育。

您需要知道的生產力統計數據

• ServiceNow 對 6,000 多名知識工作者進行的一項調查表明，BPA 不僅可以提高生產力，還可以提高滿意度。
• 在自動化程度最高的公司中，74% 的員工表示自動化提高了工作滿意度，而在高度手動的公司中這一比例為 53%。
• 專業人員平均需要 18 分鐘手動查找文檔（佔他們時間的 20% 到 40%），並花費 50% 的時間搜索信息。

3.勞動力成本增加

這是許多中小型企業的第一名。

如果有一項工作可以輕鬆實現自動化，而你付錢給員工來完成它，那麼你就是在浪費你的錢和他們的時間。

當您考慮到可以並且將會犯錯誤時，這一點就更加相關，這可能意味著員工必須返回並重新執行他們已經花費時間完成的任務。

自動化使您可以減少執行特定任務所需的人員，從而降低成本並提高盈利能力。

然後，您可以使用被釋放的員工並讓他們做一些更好地利用他們的時間的事情。

以設備配置為例。 如果您的 IT 員工花費大量時間準備和配置筆記本電腦和 PC，那麼這些時間就花在了可以輕鬆自動化的任務上。

您需要知道的手動任務人工成本統計

• 低級、可自動化的任務佔用了 IT 部門 30% 的時間。
• 47% 的 AP 專業人士認為手動數據輸入和後續低效流程的成本是他們面臨的最大挑戰。
• 自動化時間表和工資單處理以減少對 1.5 名全職員工的需求，可以讓企業將人員從數據輸入重新分配到更具戰略性的角色。 創建和管理員工時間表所需的時間可以減少 75%，並且由於自動警告，支付昂貴的加班時間的問題幾乎可以完全消除。

4. 不可預測的工作流程

自動化工作流程可以在您的業務中創建一個清晰的結構、一種常規感，並建立問責制。

手動報告流程在過去當然有效，但對於中小型企業，尤其是中型企業而言，隨著時間的推移，這可能難以監控，而且在任何情況下手動報告都可能非常耗時。

將您的工作流程數字化有助於項目經理使用軟件更快地在其團隊中確定任務的優先級。

工作人員可以立即報告他們正在進行的項目的更新，或者讓軟件自動報告。 無論哪種方式，它都可以加快工作流程並提供比以前更好的洞察力。

您需要了解的工作流自動化統計信息

• 市場研究公司 IDC 表示，由於流程效率低下，組織每年會損失 20% 到 30% 的收入。
• CEO 將近 20% 的時間花在可以自動化的工作上，例如分析運營數據和查看狀態報告。
• 2016 年工作流自動化市場價值 42.6 億美元，預計到 2023 年將達到 184.5 億美元，2017 年至 2023 年的複合年增長率為 23.56%。

5. 合規風險

這通常被視為實施數字解決方案以消除人為錯誤的一部分，但合規性對於中小型企業來說是一個巨大的問題，值得一提。

正如任何企業主都知道的那樣，為了避免巨額罰款，保持合規性至關重要。

某些行業尤其如此，例如醫療保健或金融，在這些行業中，遵守法規絕對至關重要。

通過消除手動任務並利用自動化，您可以放心，您的員工將遵循符合行業標準且不會危及您的合規需求的程序。

您需要了解的合規性統計數據

• 在目前使用治理、風險和合規 (GRC) 技術的組織中，有 61% 的組織計劃在未來三年內增加在 GRC 平台上的支出。
• 只有 69% 的企業正在利用技術來支持他們的合規計劃。
• 儘管 IT 風險數據收集和報告是降低風險的最有效方式，但只有 18% 的組織擁有自動化流程

6. 業務敏捷性

業務敏捷性是數字化轉型領域的眾多流行語之一，需要稍加解讀。

從本質上講，我們所說的是為您的員工提供必要的工具，以盡其所能完成工作。 此外，為他們提供提高部門和員工能力的手段和機構是業務敏捷性的全部意義所在。

這可以通過幾種方式表現出來； 最值得注意的是機器人流程自動化 (RPA)——許多 SMB 都在使用它，通常包括：

• RPA 機器人：執行特定任務的單個軟件
• RPA 管理軟件：指導 RPA 機器人（機器人管理機器人）的軟件
• RPA 開發工具： RPA 開發人員用於設計機器人的軟件組件

您需要了解的業務敏捷性自動化統計信息

• 由於業務敏捷性的提高，成本節省估計在 20% 到 30% 之間。
• 業務敏捷性研究所的一項調查表明，只有 27% 的企業具有可以被視為高度業務敏捷性成熟度的水平。
• 74% 的員工表示，雇主沒有讓他們獲得最新技術來幫助他們更有效地完成工作。

相關文章：中小型企業必須知道的 25 個敏捷業務統計

7. 缺乏對流程的可見性

最後，我們缺乏可見性，這是當今業務最重要的方面之一。

當今世界上有如此多的數據，中小型企業更頻繁地希望能夠利用他們所掌握的數據來獲得可行的見解來改進他們的流程。

簡而言之，就是那些工人苦苦完成的手工重複性任務； 它們不僅會影響員工的工作效率，而且還很難跟踪。 這在實踐中意味著管理人員很難清楚地了解流程以及如何改進流程。

此外，請考慮您在無法使用數據來確定如何改善客戶體驗的情況下更好地為客戶服務的能力。

手動流程數字化越多，您就越能建立檔案並了解可以解決的特定行為。 以客戶服務為例。 如果您有一個基於票證的自動系統，您將能夠評估某些主題的數量以及客戶經常提出的問題。

然後，分析這些數據可以為您提供有關未來如何更好地處理客戶服務的決策。

外賣

• 手動任務耗時且成本高； 當自動化時，可以更好地利用員工從事其他更高技能的工作
• 報告這些任務很困難，手動流程的數據很少，決策者很難準確評估和修復損壞的工作流程
• 人為錯誤是手動任務代價高昂且不可避免的方面，這意味著違反合規性法規的可能性大大增加

Impact Networking 20 多年來一直在幫助中小型組織實現其業務目標。 在為我們的客戶和我們自己完成了許多成功的數字化項目之後，我們相信我們是該國最適合幫助像您這樣的中小企業的組織。 看看我們的數字計劃方法以及我們如何在這里為您提供幫助。