7 formas en que las tareas repetitivas manuales están consumiendo su presupuesto

Las tareas repetitivas son el objetivo de muchas estrategias para transformar digitalmente un negocio.

Cuando los tomadores de decisiones analizan las opciones para implementar soluciones digitales, generalmente se centran en mejorar la productividad y la competitividad.

Para lograr esto, se puede implementar la automatización, y la creciente asequibilidad de la tecnología automática hace que sea mucho más fácil de adoptar para las PYMES.

McKinsey estima que en el 60% de las ocupaciones, al menos un tercio de las actividades constitutivas podrían automatizarse.

La mayoría de los responsables de la toma de decisiones de las PYMES estarán demasiado familiarizados con la molestia de optimizar sus departamentos e intentar mantener los costos al mínimo, por lo que la automatización es una herramienta esencial en el entorno empresarial actual.

Si está considerando la automatización pero no está seguro de cómo puede ayudar exactamente, entonces este blog es para usted.

Los costos de no automatizar su negocio

Hoy vamos a echar un vistazo a cómo las tareas repetitivas son una pérdida de dinero para las pequeñas y medianas empresas y cómo la automatización puede ayudar a que sus recursos se utilicen mucho mejor.

Procesos manuales comunes, como usar hojas de cálculo en lugar de aplicaciones de contabilidad; utilizando sistemas basados ​​en papel; y datos escritos a mano, puede costar una fortuna.

A menudo, los responsables de la toma de decisiones los dejan sin resolver debido a la mentalidad de "si no está roto, no lo arregles". Quizás los procesos no estén rotos, pero ¿pueden mejorarse drásticamente? Absolutamente.

Un estudio encontró que el 22% del tiempo de un empleado se dedica a tareas repetitivas. En el transcurso de un año, imagine cuánto dinero se desperdicia cuando los trabajadores dedican tiempo a tareas manuales que ahora se pueden automatizar.

¿Por qué debería preocuparse por las tareas repetitivas?

Cuando las organizaciones persiguen una iniciativa de automatización con un proveedor de servicios como Impact, los consultores a menudo recomendarán apuntar a "frutos al alcance de la mano".

Con esto queremos decir que verán si hay procesos dentro de las operaciones de la empresa que se pueden automatizar sin mucho dolor pero con muchas ganancias.

En la mayoría de los casos, estos implican tareas simples y repetitivas que le cuestan a la organización más tiempo y dinero que la alternativa de implementar un bot de software para realizar el trabajo.

Como señalamos anteriormente, estos trabajos suelen ser tareas manuales y serviles que representan un uso ineficiente del tiempo de un empleado.

¿Por qué es diferente ahora?

La automatización a través de soluciones como la automatización robótica de procesos (RPA) se ha vuelto significativamente más viable para las pequeñas y medianas empresas debido a una serie de factores, principalmente el costo y la disponibilidad.

Mientras que en años anteriores, la automatización de procesos se consideraba una iniciativa que estaba fuera del alcance de una PYME, hoy es algo que se puede adoptar, implementar y escalar con relativa facilidad, lo que significa que las ventajas de la automatización superan rápidamente las desventajas de una punto de vista de la rentabilidad.

Además, las empresas de todo el país ven los beneficios de la automatización como una ventaja competitiva destacada en términos de mejorar su eficiencia y eficacia en la forma en que aprovechan los datos.

En 2020, el 78 % de las organizaciones en una encuesta de Deloitte ya había implementado RPA y el 16 % planea hacerlo en los próximos tres años.

Debido a esto, las empresas de todas las industrias y disciplinas se encuentran en una posición en la que la automatización, incluso en un grado pequeño, no solo es agradable, sino que en realidad es una necesidad de una organización moderna para poder competir.

1. Error humano

Nos guste o no, el error humano es una certeza en los procesos de negocio. No importa cuán bueno sea un empleado, habrá errores de vez en cuando.

Puede haber una pieza de datos mal leída o una pulsación de tecla incorrecta, los humanos son susceptibles a fallas que los sistemas automatizados simplemente no son.

Por ejemplo, la implementación de un sistema completamente automatizado para el envío significa que puede reducir drásticamente las posibilidades de una etiqueta mal impresa, o algo más problemático que puede costar dinero en el futuro para resolverlo.

En casos de error humano, también debe tener en cuenta el tiempo perdido para solucionarlo. A través de la automatización, puede ayudar a garantizar que los errores prevenibles se mantengan en un mínimo absoluto y mejorar sustancialmente sus resultados.

La friolera de 50% de los procesos comerciales estarán completamente automatizados para 2022, en comparación con alrededor del 30% actual

Estadísticas de errores humanos que necesita saber

• Las tasas de precisión para los datos de doble clave varían de 99,963 a 99,995 por ciento. Para datos de una sola clave, la tasa de precisión cae al 96%. Esto se suma a una tasa de error de 400 por cada 10 000 entradas, un problema importante y costoso para las empresas que procesan grandes cantidades de datos.
• El error humano es un problema persistente: un estudio indicó que los métodos comunes de verificación, como la verificación visual, dieron como resultado un 2958 % más de errores que la doble entrada. La automatización reduce el recuento de errores prácticamente a cero.
• Al ingresar datos manualmente en hojas de cálculo simples, la probabilidad de un error humano estaba entre el 18% y el 40%.

2. Productividad reducida

En pocas palabras, si un empleado dedica su tiempo a realizar un trabajo que podría automatizarse fácilmente, en el mundo de hoy es dinero que se desperdicia.

Mientras le paga a un empleado de tiempo completo para ingresar datos en una hoja de cálculo, su competidor ya ha automatizado ese proceso y lo está completando rápidamente y con un costo general reducido.

El tiempo dedicado a trabajos repetitivos se emplearía mejor en tareas más complejas en las que se necesita al trabajador.

Un trabajador de recursos humanos, por ejemplo, podría pasar todo el día ingresando manualmente los datos de beneficios de los empleados.

Con la automatización, los trabajos tediosos como estos pueden aliviarse y el personal de recursos humanos puede concentrar sus energías en mano de obra más calificada donde se necesitan, como la capacitación o educación de los empleados.

Estadísticas de productividad que necesita saber

• Una encuesta realizada por ServiceNow a más de 6000 trabajadores del conocimiento muestra que BPA no solo aumenta la productividad sino también la satisfacción.
• El 74 % de los empleados de las empresas más automatizadas dice que la automatización mejora la satisfacción laboral, en comparación con el 53 % de las empresas altamente manuales.
• Los profesionales tardan de media 18 minutos en localizar un documento de forma manual (del 20 % al 40 % de su tiempo) y dedican el 50 % de su tiempo a buscar información.

3. Aumento de los costos laborales

Este es el número uno para muchas pequeñas y medianas empresas.

Si hay un trabajo que se puede automatizar fácilmente y le está pagando a un miembro del personal para que lo complete, entonces está desperdiciando su dinero y su tiempo.

Esto es aún más pertinente cuando se considera que se pueden cometer y se cometerán errores, lo que puede significar que el personal tenga que regresar y volver a hacer una tarea en la que ya ha dedicado tiempo.

La automatización le permite reducir el personal necesario para una tarea en particular, reduciendo costos y mejorando la rentabilidad.

Luego puede usar el personal que está liberado y hacer que haga algo que sea un mejor uso de su tiempo.

Tome el aprovisionamiento de dispositivos, por ejemplo. Si su personal de TI dedica una cantidad excesiva de tiempo a preparar y aprovisionar computadoras portátiles y de escritorio, ese es el tiempo que dedica a una tarea que se puede automatizar fácilmente.

Estadísticas de costos laborales de tareas manuales que necesita saber

• Las tareas automatizables de bajo nivel consumen el 30 % del tiempo de los departamentos de TI.
• El 47 % de los profesionales de AP considera que la entrada manual de datos y el costo de los procesos ineficientes posteriores son su mayor desafío.
• El procesamiento automatizado de hojas de horas y nóminas para reducir la necesidad de 1,5 empleados a tiempo completo puede permitir que las empresas reasignen personal desde la entrada de datos a funciones más estratégicas. El tiempo que lleva crear y administrar los horarios de los empleados puede reducirse en un 75 %, y el problema de pagar costosas horas extra puede eliminarse por completo gracias a las advertencias automáticas.

4. Flujos de trabajo impredecibles

La automatización de los flujos de trabajo crea una estructura clara, una sensación de rutina dentro de su empresa y establece la responsabilidad.

Por supuesto, los procesos de informes manuales han funcionado en el pasado, pero para las PYMES, especialmente las medianas empresas, esto puede ser difícil de monitorear con el tiempo y, en cualquier caso, los informes manuales pueden consumir mucho tiempo.

La digitalización de sus flujos de trabajo ayuda a los gerentes de proyectos a usar el software para priorizar las tareas dentro de sus equipos mucho más rápido.

Los trabajadores pueden informar instantáneamente sobre las actualizaciones de los proyectos en los que están trabajando, o hacer que el software informe automáticamente. De cualquier manera, acelera los flujos de trabajo y brinda una visión mucho mejor que antes.

Estadísticas de automatización del flujo de trabajo que necesita saber

• La firma de investigación de mercado IDC dice que las organizaciones pierden del 20 al 30 % de los ingresos cada año debido a procesos ineficientes.
• Los directores ejecutivos dedican casi el 20 % de su tiempo a tareas que podrían automatizarse, como analizar datos operativos y revisar informes de estado.
• El mercado de la automatización del flujo de trabajo se valoró en 4260 millones de dólares en 2016 y se espera que alcance los 18 450 millones de dólares para 2023, con una CAGR del 23,56 % entre 2017 y 2023.

5. Riesgos de cumplimiento

Esto normalmente se consideraría como parte de la implementación de soluciones digitales para eliminar el error humano, pero el cumplimiento es un problema tan grande para las PYMES que merece su propia mención.

Como sabrá cualquier dueño de negocio, mantenerse en el lado correcto del cumplimiento es crucial para evitar multas elevadas.

Este es particularmente el caso de ciertas industrias, como la atención médica o las finanzas, donde cumplir con las regulaciones es absolutamente crucial.

Al eliminar las tareas manuales y utilizar la automatización, puede estar seguro de que sus empleados seguirán procedimientos que cumplen con los estándares de la industria y no ponen en peligro sus necesidades de cumplimiento.

Estadísticas de cumplimiento que necesita saber

• De las organizaciones que actualmente utilizan la tecnología de Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento (GRC), el 61% de ellas planea aumentar su gasto en plataformas GRC en los próximos tres años.
• Solo el 69% de las empresas utilizan tecnología para respaldar sus programas de cumplimiento.
• Solo el 18% de las organizaciones tienen procesos automatizados para la recopilación y el informe de datos de riesgos de TI, a pesar de que es la forma más efectiva de mitigar el riesgo.

6. Agilidad empresarial

La agilidad empresarial es una de las muchas palabras de moda dentro del mundo de la transformación digital que necesita un poco de desciframiento.

En esencia, de lo que estamos hablando es de brindarle a su personal las herramientas necesarias para completar su trabajo de la mejor manera posible. Además, brindarles los medios y la agencia para aumentar la capacidad de sus departamentos y trabajadores es de lo que se trata la agilidad empresarial.

Esto puede manifestarse de varias maneras; en particular, la automatización de procesos robóticos (RPA), que es utilizada por muchas PYMES y generalmente consiste en:

• Robot RPA: pieza única de software para ejecutar una tarea específica
• Software de gestión RPA: Software que dirige bots RPA (robots gestores de robots)
• Herramientas de desarrollo de RPA: componentes de software que los desarrolladores de RPA utilizan para diseñar robots

Estadísticas de automatización de Business Agility que necesita saber

• Se estima que los ahorros de costos como resultado de la mejora de la agilidad comercial oscilan entre el 20 y el 30 %.
• Una encuesta realizada por el Business Agility Institute indica que solo el 27 % de las empresas tienen lo que se puede considerar una madurez de alta agilidad empresarial.
• El 74% de los trabajadores dicen que los empleadores no les dan acceso a la última tecnología para ayudarlos a hacer su trabajo de manera más efectiva y eficiente.

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7. Falta de visibilidad de los procesos

Finalmente, tenemos la falta de visibilidad, uno de los aspectos más importantes de los negocios hoy en día.

Hay tantos datos en el mundo hoy en día, y las PYMES con más frecuencia quieren poder aprovechar los datos en los que están sentados para obtener información procesable para mejorar sus procesos.

En pocas palabras, esas tareas manuales repetitivas que los trabajadores están haciendo como esclavos; no solo están afectando la productividad de sus empleados, entre otras cosas, sino que también son muy difíciles de controlar. Lo que esto significa en la práctica es que es extremadamente difícil para los gerentes tener una visión general clara de los procesos y cómo se pueden mejorar.

Además, considere su capacidad para servir mejor a sus clientes sin poder usar datos para determinar cómo mejorar su experiencia.

Cuantos más procesos manuales se digitalicen, más podrá crear perfiles y comprensión sobre comportamientos particulares que luego se pueden abordar. Tomemos por ejemplo el servicio al cliente. Si tiene un sistema automatizado basado en tickets, podrá evaluar el volumen de ciertos temas y qué inquietudes plantean con frecuencia los clientes.

El análisis de estos datos puede informar sus decisiones sobre cómo tratar mejor con el servicio al cliente en el futuro.

comida para llevar

• Las tareas manuales consumen mucho tiempo y son costosas; cuando se automatiza, el personal se puede utilizar mejor para realizar otros trabajos más calificados
• La generación de informes sobre estas tareas es difícil y los datos sobre los procesos manuales son escasos, lo que hace que sea extremadamente difícil para los responsables de la toma de decisiones evaluar y remediar con precisión los procesos de trabajo defectuosos.
• El error humano es un aspecto costoso e inevitable de las tareas manuales, lo que significa que la probabilidad de incumplir las normas de cumplimiento aumenta sustancialmente.

Impact Networking ha ayudado a las pequeñas y medianas empresas a alcanzar sus objetivos comerciales durante más de 20 años. Habiendo pasado por muchos proyectos de digitalización exitosos tanto para nuestros clientes como para nosotros mismos, creemos que somos la organización mejor ubicada en el país para ayudar a las PYMES como usted. Eche un vistazo a nuestro enfoque de las iniciativas digitales y cómo podemos ayudarlo aquí.