7 moduri în care sarcinile repetitive manuale vă afectează bugetul

Sarcinile repetitive sunt ținta multor strategii pentru transformarea digitală a unei afaceri.

Atunci când factorii de decizie discută opțiunile de implementare a soluțiilor digitale, de obicei se concentrează pe îmbunătățirea productivității și a competitivității.

Pentru a realiza acest lucru, automatizarea poate fi implementată, iar accesibilitatea din ce în ce mai mare a tehnologiei automate face mult mai ușor de adoptat de către IMM-uri.

McKinsey estimează că în 60% din ocupații, cel puțin o treime din activitățile constitutive ar putea fi automatizate.

Majoritatea factorilor de decizie IMM-uri vor fi prea familiarizați cu necazul de a-și eficientiza departamentele și de a încerca să mențină costurile la minimum, astfel încât automatizarea este un instrument esențial pentru mediul de afaceri de astăzi.

Dacă vă gândiți la automatizare, dar nu sunteți sigur cu ce anume vă poate ajuta, atunci acest blog este pentru dvs.

Costurile de a nu vă automatiza afacerea

Astăzi vom arunca o privire asupra modului în care sarcinile repetitive sunt o scurgere de bani pentru întreprinderile mici și mijlocii și cum automatizarea vă poate ajuta să vă folosiți mult mai bine resursele.

Procese manuale obișnuite, cum ar fi utilizarea foilor de calcul în loc de aplicații de contabilitate; utilizarea sistemelor pe hârtie; și datele scrise de mână, pot costa o avere.

Ele sunt adesea lăsate nerezolvate de factorii de decizie din cauza mentalității „Dacă nu este stricat, nu o repara”. Poate că procesele nu sunt întrerupte, dar pot fi îmbunătățite drastic? Absolut.

Un studiu a constatat că 22% din timpul unui angajat este petrecut pe sarcini repetitive. Pe parcursul unui an, imaginați-vă câți bani irosesc lucrătorii care petrec timp pe sarcini manuale care pot fi acum automatizate.

De ce ar trebui să vă pese de sarcinile repetitive?

Atunci când organizațiile urmăresc o inițiativă de automatizare cu un furnizor de servicii precum Impact, consultanții vor sfătui deseori să vizeze „fructele care nu acționează”.

Prin aceasta ne referim că vor vedea dacă există procese în cadrul operațiunilor companiei care pot fi automatizate nu cu multă durere, ci cu mult câștig.

În cele mai multe cazuri, acestea implică sarcini simple, repetitive, care costă organizația mai mult timp și bani decât alternativa de implementare a unui bot software pentru a îndeplini sarcina.

După cum am menționat mai sus, aceste locuri de muncă sunt de obicei sarcini manuale și ușoare care reprezintă o utilizare ineficientă a timpului angajatului.

De ce este diferit acum?

Automatizarea prin soluții precum automatizarea proceselor robotizate (RPA) a devenit semnificativ mai viabilă pentru întreprinderile mici și mijlocii, datorită unui număr de factori, în primul rând costul și disponibilitatea.

În cazul în care în anii precedenți, automatizarea proceselor era considerată o inițiativă care nu era la îndemâna unui IMM, astăzi este ceva care poate fi adoptat, implementat și scalat cu relativă ușurință, ceea ce înseamnă că avantajele automatizării depășesc rapid negativele unui punct de vedere al rentabilității.

În plus, companiile din toată țara văd beneficiile automatizării ca pe un avantaj competitiv remarcabil în ceea ce privește îmbunătățirea eficienței și eficacității lor în modul în care folosesc datele.

În 2020, 78% dintre organizațiile dintr-un sondaj Deloitte au implementat deja RPA și 16% plănuiesc să facă acest lucru în următorii trei ani.

Din acest motiv, companiile din toate industriile și disciplinele se găsesc într-o poziție în care automatizarea – chiar și într-o măsură mică – nu este doar plăcut să existe, ci de fapt o necesitate a unei organizații moderne pentru a putea concura.

1. Eroare umană

Fie că ne place sau nu, eroarea umană este o certitudine în procesele de afaceri. Nu contează cât de bun este un angajat, vor fi greșeli din când în când.

Poate exista o bucată de date citită greșit sau o atingere greșită a tastei, oamenii sunt susceptibili la defecțiuni pe care sistemele automate pur și simplu nu sunt.

De exemplu, implementarea unui sistem complet automatizat pentru expediere înseamnă că puteți reduce drastic șansele unei etichete tipărite greșit sau ceva mai problematic, care poate costa bani pe linie de rezolvare.

În cazurile de eroare umană, trebuie să luați în considerare și timpul pierdut pentru remedierea acesteia. Prin automatizare, puteți contribui la asigurarea faptului că greșelile care pot fi prevenite sunt menținute la un minim absolut și vă îmbunătățiți substanțial profitul.

50% dintre procesele de afaceri vor fi complet automatizate până în 2022, comparativ cu aproximativ 30% în prezent.

Statistici ale erorilor umane pe care trebuie să le știți

• Ratele de acuratețe pentru datele cu două chei variază de la 99,963 la 99,995 la sută. Pentru datele cu o singură cheie, rata de precizie scade la 96%. Aceasta se adaugă la o rată de eroare de 400 la 10.000 de intrări — o problemă semnificativă și costisitoare pentru companiile care procesează cantități mari de date.
• Eroarea umană este o problemă persistentă – un studiu a indicat că metodele obișnuite de verificare, cum ar fi verificarea vizuală, au dus la 2958% mai multe erori decât intrarea dublă. Automatizarea reduce numărul de erori practic la zero.
• La introducerea manuală a datelor în foi de calcul simple, probabilitatea unei erori umane era între 18% și 40%.

2. Productivitate redusă

Mai simplu spus, dacă un angajat își petrece timpul făcând o muncă care ar putea fi ușor automatizată, în lumea de azi este vorba de bani la scurgere.

În timp ce plătiți un angajat cu normă întreagă pentru a introduce date într-o foaie de calcul, concurentul a automatizat deja acest proces și îl finalizează rapid și la un cost global redus.

Timpul petrecut pe locuri de muncă repetitive ar fi mai bine petrecut pe sarcini mai complexe în care este nevoie de muncitor.

Un lucrător în resurse umane, de exemplu, ar putea petrece toată ziua introducând manual datele despre beneficiile angajaților.

Cu automatizarea, locurile de muncă obositoare ca acestea pot fi atenuate, iar personalul de HR își poate concentra energia pe forță de muncă mai calificată acolo unde este nevoie de ele, cum ar fi pregătirea sau educația angajaților.

Statistici de productivitate pe care trebuie să le cunoașteți

• Un sondaj efectuat de ServiceNow pe mai mult de 6.000 de lucrători ai cunoștințelor arată că acel BPA crește nu numai productivitatea, ci și satisfacția.
• 74% dintre angajații din cele mai automate companii spun că automatizarea îmbunătățește satisfacția în muncă, comparativ cu 53% din companiile extrem de manuale.
• Profesioniștii au nevoie în medie de 18 minute pentru a localiza manual un document - 20% până la 40% din timp - și își petrec 50% din timp căutând informații.

3. Costuri crescute cu forța de muncă

Acesta este numărul unu pentru multe întreprinderi mici și mijlocii.

Dacă există o lucrare care poate fi automatizată cu ușurință și plătiți un membru al personalului pentru a o finaliza, atunci vă pierdeți banii și timpul.

Acest lucru este și mai pertinent atunci când considerați că greșelile pot și vor fi făcute, ceea ce poate însemna că personalul trebuie să se întoarcă și să refacă o sarcină pentru care a petrecut deja timp.

Automatizarea vă permite să reduceți personalul necesar pentru o anumită sarcină, reducând costurile și îmbunătățind profitabilitatea.

Apoi, puteți folosi personalul care este eliberat și îi puteți pune să facă ceva care este o mai bună utilizare a timpului lor.

Luați aprovizionarea dispozitivelor, de exemplu. Dacă personalul dumneavoastră IT petrece o cantitate excesivă de timp pregătind și furnizând laptop-uri și PC-uri, acesta este timpul petrecut pe o sarcină care poate fi automatizată cu ușurință.

Statistici despre costul forței de muncă pe care trebuie să le cunoașteți

• Sarcinile automatizate de nivel scăzut consumă 30% din timpul departamentelor IT.
• 47% dintre profesioniștii AP consideră că introducerea manuală a datelor și costul proceselor ineficiente ulterioare reprezintă cea mai mare provocare a lor.
• Procesarea automată a foilor de pontaj și a salariilor pentru a reduce nevoia de 1,5 angajați cu normă întreagă poate permite afacerilor să realoceze personalul de la introducerea datelor în roluri mai strategice. Timpul necesar pentru crearea și gestionarea programelor angajaților poate fi redus cu 75%, iar problema plății orelor suplimentare costisitoare poate fi aproape eliminată datorită avertismentului automat.

4. Fluxuri de lucru imprevizibile

Automatizarea fluxurilor de lucru creează o structură clară, un sentiment de rutină în cadrul afacerii dvs. și stabilește responsabilitatea.

Procesele de raportare manuală au funcționat, desigur, în trecut, dar pentru IMM-uri, în special pentru întreprinderile mijlocii, acest lucru poate fi dificil de monitorizat în timp și, în orice caz, raportarea manuală poate consuma foarte mult timp.

Digitalizarea fluxurilor de lucru îi ajută pe managerii de proiect să folosească software pentru a prioritiza sarcinile în cadrul echipelor lor mult mai rapid.

Lucrătorii pot raporta instantaneu actualizările proiectelor la care lucrează sau pot avea un raport software automat. În orice caz, accelerează fluxurile de lucru și oferă o perspectivă mult mai bună decât înainte.

Statistici de automatizare a fluxului de lucru pe care trebuie să le cunoașteți

• Firma de cercetare de piață IDC spune că organizațiile pierd între 20 și 30% din venituri în fiecare an din cauza proceselor ineficiente.
• Directorii generali își petrec aproape 20% din timp pe activități care ar putea fi automatizate, cum ar fi analizarea datelor operaționale și revizuirea rapoartelor de stare.
• Piața de automatizare a fluxului de lucru a fost evaluată la 4,26 miliarde USD în 2016 și este de așteptat să ajungă la 18,45 miliarde USD până în 2023, la un CAGR de 23,56% între 2017 și 2023.

5. Riscuri de conformitate

Acest lucru ar fi de obicei considerat ca parte a implementării soluțiilor digitale pentru a elimina eroarea umană, dar conformitatea este o problemă atât de mare pentru IMM-uri încât merită propria sa mențiune.

După cum știe orice proprietar de afaceri, a rămâne pe partea potrivită a conformității este esențial pentru a evita amenzile mari.

Acesta este în special cazul anumitor industrii, cum ar fi asistența medicală sau finanțele, în care respectarea reglementărilor este absolut crucială.

Prin eliminarea sarcinilor manuale și prin utilizarea automatizării, puteți fi în siguranță știind că angajații dvs. vor urma proceduri care respectă standardele din industrie și nu vă pun în pericol nevoile de conformitate.

Statistici de conformitate pe care trebuie să le cunoașteți

• Dintre organizațiile care utilizează în prezent tehnologia de guvernare, risc și conformitate (GRC), 61% dintre ele intenționează să-și crească cheltuielile pe platformele GRC în următorii trei ani.
• Doar 69% dintre companii folosesc tehnologia pentru a-și susține programele de conformitate.
• Doar 18% dintre organizații au procese automatizate pentru colectarea și raportarea datelor despre riscurile IT, în ciuda faptului că este cea mai eficientă modalitate de a atenua riscul.

6. Agilitatea afacerii

Agilitatea afacerilor este unul dintre multele cuvinte la modă din lumea transformării digitale care necesită puțină descifrare.

În esență, ceea ce vorbim este de a oferi personalului dumneavoastră instrumentele necesare pentru a-și îndeplini sarcinile cât mai bine. În plus, oferindu-le mijloacele și agenția pentru a crește capacitatea departamentelor și angajaților dvs. este ceea ce înseamnă agilitatea afacerii.

Acest lucru se poate manifesta în câteva moduri; în special automatizarea proceselor robotizate (RPA) — care este utilizată de multe IMM-uri și constă de obicei din:

• Robot RPA: o singură bucată de software pentru a executa o anumită sarcină
• Software de management RPA: software care direcționează roboții RPA (roboți care gestionează roboți)
• Instrumente de dezvoltare RPA: componente software pe care dezvoltatorii RPA le folosesc pentru a proiecta roboți

Statistici de automatizare a agilității afacerii pe care trebuie să le cunoașteți

• Se estimează că economiile de costuri ca urmare a îmbunătățirii agilității afacerii variază între 20 și 30%.
• Un sondaj realizat de Business Agility Institute indică faptul că doar 27% dintre companii au ceea ce poate fi considerat o maturitate ridicată de agilitate în afaceri.
• 74% dintre lucrători spun că angajatorii nu le oferă acces la cea mai recentă tehnologie pentru a-i ajuta să-și facă treaba mai eficient și mai eficient.

Postare conexă: 25 de statistici de afaceri agile pe care IMM-urile trebuie să le cunoască

7. Lipsa de vizibilitate asupra proceselor

În sfârșit, avem o lipsă de vizibilitate, unul dintre cele mai importante aspecte ale afacerii de astăzi.

Există atât de multe date în lume astăzi, iar IMM-urile doresc mai frecvent să poată valorifica datele pe care se află pentru a obține informații utile pentru a-și îmbunătăți procesele.

Mai simplu, acele sarcini manuale repetitive pe care lucrătorii le eliberează; nu numai că afectează productivitatea angajaților tăi, printre altele, ci sunt și foarte greu de urmărit. În practică, aceasta înseamnă că este extrem de dificil pentru manageri să aibă o imagine de ansamblu clară asupra proceselor și asupra modului în care acestea pot fi îmbunătățite.

De asemenea, luați în considerare capacitatea dvs. de a vă servi mai bine clienții fără a putea folosi datele pentru a determina cum să le îmbunătățiți experiența.

Cu cât procesele manuale sunt digitizate mai multe, cu atât puteți construi mai multe profiluri și înțelegerea anumitor comportamente care pot fi apoi abordate. Luați de exemplu serviciul pentru clienți. Dacă aveți un sistem automat bazat pe bilete, veți putea evalua volumul anumitor subiecte și ce preocupări sunt adesea aduse de clienți.

Analizarea acestor date vă poate informa apoi asupra deciziilor dumneavoastră cu privire la cum să vă ocupați mai bine de serviciul pentru clienți în viitor.

Concluzii

• Sarcinile manuale sunt consumatoare de timp și costisitoare; atunci când este automatizat, personalul poate fi mai bine utilizat în alte locuri de muncă mai înalt calificate
• Raportarea acestor sarcini este dificilă, iar datele despre procesele manuale sunt rare, ceea ce face extrem de dificil pentru factorii de decizie să evalueze și să remedieze cu acuratețe procesele de lucru întrerupte.
• Eroarea umană este un aspect costisitor și inevitabil al sarcinilor manuale, ceea ce înseamnă că probabilitatea de a încălca reglementările de conformitate este substanțial crescută.

Impact Networking a ajutat organizațiile mici și mijlocii să-și atingă obiectivele de afaceri de peste 20 de ani. După ce am trecut prin multe proiecte de digitalizare de succes, atât pentru clienții noștri, cât și pentru noi înșine, credem că suntem organizația cel mai bine plasată din țară pentru a ajuta IMM-urile ca tine. Aruncă o privire la abordarea noastră față de inițiativele digitale și la modul în care te putem ajuta aici.