7 причин, по которым повторяющиеся вручную задачи съедают ваш бюджет

Повторяющиеся задачи являются целью многих стратегий цифровой трансформации бизнеса.

Когда лица, принимающие решения, обсуждают варианты внедрения цифровых решений, обычно речь идет о повышении производительности и конкурентоспособности.

Для этого можно внедрить автоматизацию, а растущая доступность автоматизированных технологий значительно упрощает их внедрение для малого и среднего бизнеса.

По оценкам McKinsey, в 60% профессий можно автоматизировать не менее одной трети составляющих их деятельности.

Большинство лиц, принимающих решения в малом и среднем бизнесе, слишком хорошо знакомы с трудностями оптимизации своих отделов и попытками свести затраты к минимуму, поэтому автоматизация является важным инструментом в современной бизнес-среде.

Если вы подумываете об автоматизации, но не знаете, как именно она может помочь, то этот блог для вас.

Затраты на отсутствие автоматизации вашего бизнеса

Сегодня мы рассмотрим, как повторяющиеся задачи отнимают деньги у малого и среднего бизнеса, и как автоматизация может помочь более эффективно использовать ваши ресурсы.

Общие ручные процессы, такие как использование электронных таблиц вместо бухгалтерских приложений; использование бумажных систем; и рукописные данные могут стоить целое состояние.

Они часто остаются нерешенными лицами, принимающими решения, из-за менталитета «Если это не сломано, не чини это». Возможно, процессы не нарушены, но можно ли их радикально улучшить? Абсолютно.

Исследование показало, что 22% рабочего времени сотрудников тратится на повторяющиеся задачи. Представьте, сколько денег в течение года тратят работники, тратящие время на выполнение ручных задач, которые теперь можно автоматизировать.

Почему вы должны заботиться о повторяющихся задачах?

Когда организации реализуют инициативу по автоматизации с поставщиком услуг, таким как Impact, консультанты часто советуют ориентироваться на «легко висящие плоды».

Под этим мы подразумеваем, что они увидят, есть ли процессы в рамках операций компании, которые можно автоматизировать без особых усилий, но с большой выгодой.

В большинстве случаев они включают в себя простые повторяющиеся задачи, которые требуют от организации больше времени и денег, чем альтернатива внедрения программного бота для выполнения работы.

Как мы отмечали выше, эти работы обычно представляют собой ручную и черную работу, которая является неэффективным использованием времени сотрудника.

Почему сейчас все по-другому?

Автоматизация с помощью таких решений, как роботизированная автоматизация процессов (RPA), стала значительно более жизнеспособной для малого и среднего бизнеса благодаря ряду факторов, в первую очередь стоимости и доступности.

Если в предыдущие годы автоматизация процессов считалась инициативой, которая была недоступна для малого и среднего бизнеса, то сегодня это то, что можно относительно легко принять, развернуть и масштабировать, а это означает, что преимущества автоматизации быстро перевешивают недостатки от точки зрения экономической эффективности.

Более того, предприятия по всей стране рассматривают преимущества автоматизации как выдающееся конкурентное преимущество с точки зрения повышения эффективности и результативности использования данных.

В 2020 году 78% организаций, участвовавших в опросе Deloitte, уже внедрили RPA, а 16% планируют сделать это в ближайшие три года.

Из-за этого предприятия из всех отраслей и дисциплин оказываются в положении, когда автоматизация — даже в небольшой степени — не просто приятна, но фактически необходима современной организации, чтобы быть в состоянии конкурировать.

1. Человеческая ошибка

Нравится нам это или нет, человеческая ошибка неизбежна в бизнес-процессах. Неважно, насколько хорош сотрудник, время от времени будут ошибки.

Может быть неправильно прочитанный фрагмент данных или неправильное нажатие клавиши, люди подвержены ошибкам, которых автоматизированные системы просто не имеют.

Например, внедрение полностью автоматизированной системы доставки означает, что вы можете значительно снизить вероятность опечатки этикетки или чего-то более проблематичного, решение которого может стоить денег в будущем.

В случаях человеческой ошибки вы также должны учитывать потерянное время на ее исправление. С помощью автоматизации вы можете помочь свести предотвратимые ошибки к абсолютному минимуму и существенно повысить свою прибыль.

К 2022 году колоссальные 50% бизнес-процессов будут полностью автоматизированы по сравнению с примерно 30% сегодня.

Статистика человеческих ошибок, которую вам нужно знать

• Показатели точности для данных с двойным ключом варьируются от 99,963 до 99,995 процентов. Для данных с одним ключом точность падает до 96%. В сумме это составляет 400 ошибок на 10 000 записей — серьезная и дорогостоящая проблема для предприятий, обрабатывающих большие объемы данных.
• Человеческая ошибка — постоянная проблема: исследование показало, что обычные методы проверки, такие как визуальная проверка, приводят к ошибкам на 2958 % больше, чем двойная запись. Автоматизация сводит количество ошибок практически к нулю.
• При ручном вводе данных в простые электронные таблицы вероятность человеческой ошибки составляла от 18% до 40%.

2. Снижение производительности

Проще говоря, если сотрудник тратит время на работу, которую можно легко автоматизировать, в современном мире это деньги на ветер.

В то время как вы платите штатному сотруднику за ввод данных в электронную таблицу, ваш конкурент уже автоматизировал этот процесс и выполняет его быстро и с меньшими общими затратами.

Время, затрачиваемое на повторяющиеся работы, лучше потратить на более сложные задачи, где нужен работник.

Например, сотрудник отдела кадров может целый день вводить данные о вознаграждениях сотрудников вручную.

Благодаря автоматизации утомительная работа, подобная этой, может быть облегчена, а сотрудники отдела кадров могут вместо этого сосредоточить свои усилия на более квалифицированном труде, где он необходим, например, на обучении или обучении сотрудников.

Статистика производительности, которую вам нужно знать

• Опрос более 6000 работников умственного труда, проведенный ServiceNow, показывает, что BPA повышает не только производительность, но и удовлетворение.
• 74% сотрудников в наиболее автоматизированных компаниях говорят, что автоматизация повышает удовлетворенность работой, по сравнению с 53% в компаниях с высоким уровнем ручного труда.
• Профессионалы в среднем тратят 18 минут на поиск документа вручную — от 20% до 40% своего времени — и тратят 50% своего времени на поиск информации.

3. Увеличение затрат на рабочую силу

Это номер один для многих малых и средних предприятий.

Если есть работа, которую можно легко автоматизировать, и вы платите сотруднику за ее выполнение, то вы тратите впустую свои деньги и их время.

Это еще более уместно, если учесть, что ошибки могут быть и будут допущены, что может означать, что сотрудникам придется вернуться и заново выполнить задачу, на которую они уже потратили время.

Автоматизация позволяет сократить необходимый персонал для выполнения конкретной задачи, снижая затраты и повышая рентабельность.

Затем вы можете использовать высвобожденный персонал и поручить ему сделать то, что лучше использует его время.

Возьмем, к примеру, подготовку устройств. Если ваш ИТ-персонал тратит чрезмерное количество времени на подготовку и инициализацию ноутбуков и ПК, это время тратится на задачу, которую можно легко автоматизировать.

Статистика затрат на рабочую силу, выполняемая вручную, которую вам нужно знать

• Низкоуровневые, автоматизируемые задачи занимают 30% времени ИТ-отделов.
• 47% специалистов AP считают ручной ввод данных и стоимость последующих неэффективных процессов своей самой большой проблемой.
• Автоматизированная обработка табелей учета рабочего времени и заработной платы для сокращения потребности в 1,5 штатных сотрудниках может позволить бизнесу перераспределить персонал от ввода данных к более стратегическим ролям. Время, необходимое для создания и управления графиками сотрудников, может быть сокращено на 75%, а проблема оплаты дорогостоящих сверхурочных часов может быть практически устранена благодаря автоматизированному предупреждению.

4. Непредсказуемые рабочие процессы

Автоматизация рабочих процессов создает четкую структуру, ощущение рутины в вашем бизнесе и устанавливает ответственность.

Ручные процессы отчетности, конечно, работали в прошлом, но для малого и среднего бизнеса, особенно среднего бизнеса, это может быть трудно отслеживать с течением времени, и в любом случае ручная отчетность может занимать очень много времени.

Оцифровка рабочих процессов помогает менеджерам проектов использовать программное обеспечение для более быстрой расстановки приоритетов в своих командах.

Работники могут мгновенно сообщать об изменениях в проектах, над которыми они работают, или получать автоматические отчеты о программном обеспечении. В любом случае, это ускоряет рабочие процессы и дает гораздо лучшее представление, чем раньше.

Статистика автоматизации рабочего процесса, которую вам нужно знать

• Исследовательская компания IDC утверждает, что организации ежегодно теряют от 20 до 30% доходов из-за неэффективных процессов.
• Руководители тратят почти 20% своего времени на работу, которую можно автоматизировать, например, на анализ операционных данных и просмотр отчетов о состоянии.
• Рынок автоматизации рабочих процессов оценивался в 4,26 миллиарда долларов в 2016 году и, как ожидается, достигнет 18,45 миллиарда долларов к 2023 году при среднегодовом темпе роста в 23,56% в период с 2017 по 2023 год.

5. Комплаенс-риски

Обычно это рассматривается как часть внедрения цифровых решений для устранения человеческих ошибок, но соблюдение требований является настолько серьезной проблемой для малого и среднего бизнеса, что заслуживает отдельного упоминания.

Как известно любому владельцу бизнеса, соблюдение правил имеет решающее значение для того, чтобы избежать огромных штрафов.

Это особенно касается определенных отраслей, таких как здравоохранение или финансы, где соблюдение правил абсолютно необходимо.

Убрав ручные задачи и используя автоматизацию, вы можете быть уверены, что ваши сотрудники будут следовать процедурам, соответствующим отраслевым стандартам и не ставя под угрозу ваши требования соответствия.

Статистика соответствия, которую вам нужно знать

• Из организаций, которые в настоящее время используют технологию управления, управления рисками и соответствия требованиям (GRC), 61% планируют увеличить свои расходы на платформы GRC в следующие три года.
• Только 69% предприятий используют технологии для поддержки своих программ соответствия.
• Только 18 % организаций имеют автоматизированные процессы сбора данных о ИТ-рисках и составления отчетов, несмотря на то, что это самый эффективный способ снижения рисков.

6. Бизнес-гибкость

Гибкость бизнеса — одно из многих модных словечек в мире цифровой трансформации, которое нуждается в небольшой расшифровке.

По сути, мы говорим о предоставлении вашим сотрудникам инструментов, необходимых для выполнения их работы в меру своих возможностей. Кроме того, предоставление им средств и свободы действий для расширения возможностей ваших отделов и сотрудников — вот в чем заключается оперативность бизнеса.

Это может проявляться несколькими способами; в первую очередь роботизированная автоматизация процессов (RPA), которая используется многими малыми и средними предприятиями и обычно состоит из:

• Робот RPA: отдельная часть программного обеспечения для выполнения конкретной задачи.
• Программное обеспечение для управления RPA: программное обеспечение, которое управляет ботами RPA (роботы, управляющие роботами).
• Инструменты разработки RPA: программные компоненты, которые разработчики RPA используют для разработки роботов.

Статистика автоматизации бизнес-гибкости, которую вам нужно знать

• Экономия затрат в результате повышения гибкости бизнеса оценивается в диапазоне от 20 до 30%.
• Опрос, проведенный Институтом бизнес-гибкости, показывает, что только 27% предприятий имеют то, что можно считать высокой зрелостью бизнес-гибкости.
• 74% работников говорят, что работодатели не предоставляют им доступ к новейшим технологиям, чтобы помочь им выполнять свою работу более эффективно и результативно.

Связанный пост: 25 Agile Business Stats, которые должны знать малые и средние предприятия

7. Отсутствие видимости процессов

Наконец, у нас есть недостаток видимости, один из самых важных аспектов бизнеса сегодня.

Сегодня в мире так много данных, и малые и средние предприятия все чаще хотят иметь возможность использовать данные, с которыми они работают, чтобы получить полезную информацию для улучшения своих процессов.

Проще говоря, те ручные повторяющиеся задачи, над выполнением которых работники работают в поте лица; Помимо прочего, они не только снижают производительность ваших сотрудников — их также очень трудно отслеживать. На практике это означает, что менеджерам чрезвычайно сложно иметь четкое представление о процессах и о том, как их можно улучшить.

Кроме того, рассмотрите свою способность лучше обслуживать своих клиентов, не имея возможности использовать данные, чтобы определить, как улучшить их опыт.

Чем больше ручных процессов оцифровываются, тем больше вы можете создавать профили и понимать конкретные модели поведения, которые затем можно устранить. Возьмем, к примеру, обслуживание клиентов. Если у вас есть автоматизированная система на основе тикетов, вы сможете оценить объем определенных тем и то, какие проблемы часто возникают у клиентов.

Анализ этих данных может затем помочь вам принять решение о том, как лучше справляться с обслуживанием клиентов в будущем.

Выводы

• Ручные задачи требуют много времени и средств; при автоматизации персонал может быть лучше использован для выполнения других более высококвалифицированных работ.
• Отчетность по этим задачам затруднена, а данные о ручных процессах скудны, поэтому лицам, принимающим решения, крайне сложно точно оценить и исправить нарушенные рабочие процессы.
• Человеческая ошибка является дорогостоящим и неизбежным аспектом ручных задач, а это означает, что вероятность нарушения правил соответствия значительно возрастает.

Impact Networking уже более 20 лет помогает малым и средним организациям достигать своих бизнес-целей. Осуществив множество успешных проектов по оцифровке как для наших клиентов, так и для нас самих, мы считаем, что являемся лучшей организацией в стране, которая может помочь таким малым и средним предприятиям, как вы. Взгляните на наш подход к цифровым инициативам и на то, как мы можем вам помочь.