7 façons dont les tâches répétitives manuelles grignotent votre budget

Les tâches répétitives sont la cible de nombreuses stratégies de transformation numérique d'une entreprise.

Lorsque les décideurs discutent des options de mise en œuvre de solutions numériques, ils sont généralement centrés sur l'amélioration de la productivité et de la compétitivité.

Pour y parvenir, l'automatisation peut être mise en œuvre, et l'abordabilité croissante de la technologie automatisée facilite grandement son adoption par les PME.

McKinsey estime que dans 60 % des professions, au moins un tiers des activités constituantes pourraient être automatisées.

La plupart des décideurs des PME ne connaissent que trop bien les tracas liés à la rationalisation de leurs départements et à la tentative de réduire les coûts au minimum. L'automatisation est donc un outil essentiel dans l'environnement commercial d'aujourd'hui.

Si vous envisagez l'automatisation mais que vous ne savez pas exactement comment cela peut vous aider, alors ce blog est fait pour vous.

Les coûts de ne pas automatiser votre entreprise

Aujourd'hui, nous allons examiner comment les tâches répétitives sont une perte d'argent pour les petites et moyennes entreprises et comment l'automatisation peut aider à mieux utiliser vos ressources.

Processus manuels courants, comme l'utilisation de feuilles de calcul au lieu d'applications de comptabilité ; utiliser des systèmes sur papier; et les données manuscrites, peuvent coûter une fortune.

Ils sont souvent laissés en suspens par les décideurs en raison d'une mentalité « Si ce n'est pas cassé, ne le répare pas ». Peut-être que les processus ne sont pas cassés, mais peuvent-ils être radicalement améliorés ? Absolument.

Une étude a révélé que 22 % du temps d'un employé est consacré à des tâches répétitives. Au cours d'une année, imaginez combien d'argent est gaspillé par les travailleurs qui consacrent du temps à des tâches manuelles qui peuvent désormais être automatisées.

Pourquoi devriez-vous vous soucier des tâches répétitives ?

Lorsque les organisations poursuivent une initiative d'automatisation avec un fournisseur de services comme Impact, les consultants conseillent souvent de cibler les «fruits à portée de main».

Nous entendons par là qu'ils verront s'il existe des processus au sein des opérations de l'entreprise qui peuvent être automatisés sans trop de peine mais avec beaucoup de gain.

Dans la plupart des cas, il s'agit de tâches simples et répétitives qui coûtent plus de temps et d'argent à l'organisation que l'alternative consistant à mettre en œuvre un robot logiciel pour effectuer le travail.

Comme nous l'avons noté ci-dessus, ces emplois sont généralement des tâches manuelles et subalternes qui constituent une utilisation inefficace du temps d'un employé.

Pourquoi est-ce différent maintenant ?

L'automatisation via des solutions telles que l'automatisation robotique des processus (RPA) est devenue beaucoup plus viable pour les petites et moyennes entreprises en raison d'un certain nombre de facteurs, principalement le coût et la disponibilité.

Alors qu'au cours des années précédentes, l'automatisation des processus était considérée comme une initiative hors de portée pour une PME, aujourd'hui, c'est quelque chose qui peut être adopté, déployé et mis à l'échelle avec une relative facilité, ce qui signifie que les avantages de l'automatisation l'emportent rapidement sur les inconvénients d'un point de vue coût-efficacité.

De plus, les entreprises de tout le pays voient les avantages de l'automatisation comme un avantage concurrentiel remarquable en termes d'amélioration de leur efficacité et de leur efficacité dans la manière dont elles exploitent les données.

En 2020, 78 % des organisations interrogées dans une enquête Deloitte avaient déjà mis en œuvre la RPA et 16 % prévoient de le faire dans les trois années à venir.

Pour cette raison, les entreprises de tous les secteurs et disciplines se retrouvent dans une position où l'automatisation, même dans une faible mesure, n'est pas seulement agréable à avoir, mais en fait une nécessité d'une organisation moderne pour pouvoir être compétitive.

1. Erreur humaine

Qu'on le veuille ou non, l'erreur humaine est une certitude dans les processus d'affaires. Peu importe la qualité d'un employé, il y aura des erreurs de temps en temps.

Il peut y avoir une donnée mal lue ou une mauvaise touche, les humains sont susceptibles de faire des erreurs que les systèmes automatisés ne sont tout simplement pas.

Par exemple, la mise en œuvre d'un système entièrement automatisé pour l'expédition signifie que vous pouvez réduire considérablement les risques d'une étiquette mal imprimée ou de quelque chose de plus problématique qui peut coûter de l'argent à résoudre.

En cas d'erreur humaine, vous devez également prendre en compte le temps perdu à le réparer. Grâce à l'automatisation, vous pouvez vous assurer que les erreurs évitables sont réduites au minimum absolu et améliorer considérablement vos résultats.

50 % des processus métier seront entièrement automatisés d'ici 2022, contre environ 30 % aujourd'hui

Statistiques d'erreur humaine que vous devez connaître

• Les taux de précision des données à double saisie varient de 99,963 à 99,995 %. Pour les données à clé unique, le taux de précision chute à 96 %. Cela s'ajoute à un taux d'erreur de 400 pour 10 000 entrées, un problème important et coûteux pour les entreprises qui traitent de grandes quantités de données.
• L'erreur humaine est un problème persistant - une étude a indiqué que les méthodes de vérification courantes, comme la vérification visuelle, entraînaient 2 958 % d'erreurs en plus que la double saisie. L'automatisation réduit le nombre d'erreurs à pratiquement zéro.
• Lors de la saisie manuelle des données dans des feuilles de calcul simples, la probabilité d'une erreur humaine se situait entre 18 % et 40 %.

2. Productivité réduite

En termes simples, si un employé passe du temps à faire un travail qui pourrait facilement être automatisé, c'est de l'argent gaspillé dans le monde d'aujourd'hui.

Alors que vous payez un employé à temps plein pour saisir des données dans une feuille de calcul, votre concurrent a déjà automatisé ce processus et le termine rapidement et à un coût global réduit.

Le temps consacré à des tâches répétitives serait mieux consacré à des tâches plus complexes où le travailleur est nécessaire.

Un employé des RH, par exemple, peut passer toute la journée à saisir manuellement les données sur les avantages sociaux des employés.

Grâce à l'automatisation, les tâches fastidieuses comme celles-ci peuvent être atténuées et le personnel des RH peut plutôt concentrer ses énergies sur une main-d'œuvre plus qualifiée là où elle est nécessaire, comme la formation ou l'éducation des employés.

Statistiques de productivité que vous devez connaître

• Une enquête menée auprès de plus de 6 000 travailleurs du savoir par ServiceNow montre que le BPA augmente non seulement la productivité, mais aussi la satisfaction.
• 74 % des employés des entreprises les plus automatisées déclarent que l'automatisation améliore la satisfaction au travail, contre 53 % dans les entreprises très manuelles.
• Les professionnels mettent en moyenne 18 minutes pour localiser un document manuellement, soit 20 à 40 % de leur temps, et passent 50 % de leur temps à rechercher des informations.

3. Augmentation des coûts de main-d'œuvre

C'est le numéro un pour de nombreuses petites et moyennes entreprises.

S'il existe un travail qui peut être facilement automatisé et que vous payez un membre du personnel pour le terminer, vous perdez votre argent et son temps.

Ceci est encore plus pertinent lorsque vous considérez que des erreurs peuvent être commises et le seront, ce qui peut signifier que le personnel doit revenir en arrière et refaire une tâche sur laquelle il a déjà passé du temps.

L'automatisation vous permet de réduire le personnel nécessaire à une tâche particulière, de réduire les coûts et d'améliorer la rentabilité.

Vous pouvez alors utiliser le personnel qui est libéré et lui faire faire quelque chose qui est une meilleure utilisation de son temps.

Prenez le provisionnement des appareils, par exemple. Si votre personnel informatique consacre un temps excessif à la préparation et à l'approvisionnement des ordinateurs portables et des PC, ce temps est consacré à une tâche qui peut être facilement automatisée.

Statistiques sur le coût de la main-d'œuvre des tâches manuelles que vous devez connaître

• Les tâches de bas niveau et automatisables consomment 30 % du temps des services informatiques.
• 47 % des professionnels de la comptabilité fournisseurs considèrent que la saisie manuelle des données et le coût des processus ultérieurs inefficaces sont leur plus grand défi.
• Le traitement automatisé des feuilles de temps et de la paie pour réduire le besoin de 1,5 employé à temps plein peut permettre aux entreprises de réaffecter le personnel de la saisie de données à des rôles plus stratégiques. Le temps nécessaire pour créer et gérer les horaires des employés peut être réduit de 75 %, et le problème du paiement des heures supplémentaires coûteuses peut pratiquement être éliminé grâce à l'avertissement automatisé.

4. Flux de travail imprévisibles

L'automatisation des flux de travail crée une structure claire, un sens de la routine au sein de votre entreprise et établit la responsabilité.

Les processus de reporting manuels ont bien sûr fonctionné dans le passé, mais pour les PME, en particulier les entreprises de taille moyenne, cela peut être difficile à surveiller dans le temps, et dans tous les cas, les rapports manuels peuvent prendre beaucoup de temps.

La numérisation de vos flux de travail aide les chefs de projet à utiliser un logiciel pour hiérarchiser les affectations au sein de leurs équipes beaucoup plus rapidement.

Les travailleurs peuvent signaler instantanément les mises à jour sur les projets sur lesquels ils travaillent ou obtenir un rapport logiciel automatiquement. Quoi qu'il en soit, cela accélère les flux de travail et donne un bien meilleur aperçu qu'auparavant.

Statistiques d'automatisation du flux de travail que vous devez connaître

• Selon le cabinet d'études de marché IDC, les organisations perdent 20 à 30 % de leurs revenus chaque année en raison de processus inefficaces.
• Les PDG consacrent près de 20 % de leur temps à des tâches qui pourraient être automatisées, telles que l'analyse de données opérationnelles et l'examen de rapports de situation.
• Le marché de l'automatisation des flux de travail était évalué à 4,26 milliards de dollars en 2016 et devrait atteindre 18,45 milliards de dollars d'ici 2023, avec un TCAC de 23,56 % entre 2017 et 2023.

5. Risques de conformité

Cela serait généralement considéré comme faisant partie de la mise en œuvre de solutions numériques pour éliminer les erreurs humaines, mais la conformité est un problème tellement important pour les PME qu'il mérite sa propre mention.

Comme tout propriétaire d'entreprise le sait, il est essentiel de rester du bon côté de la conformité afin d'éviter de lourdes amendes.

C'est notamment le cas de certaines industries, comme la santé ou la finance, où le respect de la réglementation est absolument crucial.

En supprimant les tâches manuelles et en utilisant l'automatisation, vous pouvez être sûr que vos employés suivront des procédures conformes aux normes de l'industrie et ne compromettront pas vos besoins de conformité.

Statistiques de conformité que vous devez connaître

• Parmi les organisations qui utilisent actuellement la technologie Gouvernance, Risque et Conformité (GRC), 61 % d'entre elles prévoient d'augmenter leurs dépenses sur les plateformes GRC au cours des trois prochaines années.
• Seulement 69 % des entreprises utilisent la technologie pour soutenir leurs programmes de conformité.
• Seulement 18 % des organisations disposent de processus automatisés pour la collecte et la création de rapports sur les risques informatiques, bien qu'il s'agisse du moyen le plus efficace d'atténuer les risques.

6. Agilité commerciale

L'agilité commerciale est l'un des nombreux mots à la mode dans le monde de la transformation numérique qui doit être un peu déchiffré.

Essentiellement, il s'agit de donner à votre personnel les outils nécessaires pour accomplir son travail au mieux de ses capacités. De plus, leur donner les moyens et l'agence nécessaires pour renforcer la capacité de vos départements et de vos employés est l'essence même de l'agilité commerciale.

Cela peut se manifester de plusieurs façons ; plus particulièrement l'automatisation des processus robotiques (RPA) - qui est utilisée par de nombreuses PME et consiste généralement en :

• Robot RPA : logiciel unique pour exécuter une tâche spécifique
• Logiciel de gestion RPA : Logiciel qui dirige les bots RPA (robots gérant des robots)
• Outils de développement RPA : composants logiciels que les développeurs RPA utilisent pour concevoir des robots

Statistiques d'automatisation de l'agilité commerciale que vous devez connaître

• Les économies de coûts résultant de l'amélioration de l'agilité de l'entreprise sont estimées entre 20 et 30 %.
• Une enquête du Business Agility Institute indique que seulement 27 % des entreprises ont ce que l'on peut considérer comme une maturité d'agilité commerciale élevée.
• 74 % des travailleurs déclarent que les employeurs ne leur donnent pas accès aux dernières technologies pour les aider à faire leur travail de manière plus efficace et efficiente.

Article connexe : 25 statistiques commerciales agiles que les PME doivent connaître

7. Manque de visibilité sur les processus

Enfin, nous manquons de visibilité, l'un des aspects les plus importants des affaires aujourd'hui.

Il y a tellement de données dans le monde aujourd'hui, et les PME veulent plus souvent pouvoir exploiter les données sur lesquelles elles sont assises afin d'obtenir des informations exploitables pour améliorer leurs processus.

En termes simples, ces tâches manuelles répétitives que les travailleurs s'acharnent à accomplir ; non seulement ils rongent la productivité de vos employés, mais ils sont également très difficiles à suivre. Concrètement, cela signifie qu'il est extrêmement difficile pour les managers d'avoir une vue d'ensemble claire des processus et de la manière dont ils peuvent être améliorés.

Tenez également compte de votre capacité à mieux servir vos clients sans pouvoir utiliser les données pour déterminer comment améliorer leur expérience.

Plus les processus manuels sont numérisés, plus vous pouvez créer des profils et comprendre des comportements particuliers qui peuvent ensuite être traités. Prenons par exemple le service client. Si vous disposez d'un système automatisé basé sur des tickets, vous serez en mesure d'évaluer le volume de certains sujets et les préoccupations fréquemment soulevées par les clients.

L'analyse de ces données peut ensuite éclairer vos décisions concernant la manière de mieux gérer le service client à l'avenir.

Plats à emporter

• Les tâches manuelles sont chronophages et coûteuses ; lorsqu'il est automatisé, le personnel peut être mieux utilisé pour d'autres tâches plus qualifiées
• Il est difficile de rendre compte de ces tâches et les données sur les processus manuels sont rares, ce qui rend extrêmement difficile pour les décideurs d'évaluer avec précision et de corriger les processus de travail défectueux.
• L'erreur humaine est un aspect coûteux et inévitable des tâches manuelles, ce qui signifie que la probabilité d'enfreindre les réglementations de conformité est considérablement augmentée

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