7 Wege, wie manuelle sich wiederholende Aufgaben Ihr Budget belasten

Sich wiederholende Aufgaben sind das Ziel vieler Strategien zur digitalen Transformation eines Unternehmens.

Wenn Entscheidungsträger Optionen zur Implementierung digitaler Lösungen diskutieren, dreht sich das meist um die Verbesserung von Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit.

Um dies zu erreichen, kann eine Automatisierung implementiert werden, und die zunehmende Erschwinglichkeit der Automatisierungstechnologie erleichtert KMUs die Einführung erheblich.

McKinsey schätzt, dass in 60 % der Berufe mindestens ein Drittel der Tätigkeiten automatisiert werden könnte.

Die meisten Entscheidungsträger in kleinen und mittleren Unternehmen sind nur allzu vertraut mit der Mühe, ihre Abteilungen zu rationalisieren und zu versuchen, die Kosten auf ein Minimum zu reduzieren, sodass die Automatisierung in der heutigen Geschäftsumgebung ein unverzichtbares Werkzeug ist.

Wenn Sie Automatisierung in Betracht ziehen, sich aber nicht sicher sind, wie genau sie helfen kann, dann ist dieser Blog genau das Richtige für Sie.

Die Kosten, wenn Sie Ihr Geschäft nicht automatisieren

Heute werfen wir einen Blick darauf, wie sich wiederholende Aufgaben kleinen und mittleren Unternehmen Geld kosten und wie Automatisierung dazu beitragen kann, Ihre Ressourcen viel besser zu nutzen.

Gängige manuelle Prozesse, wie die Verwendung von Tabellenkalkulationen anstelle von Buchhaltungs-Apps; Verwendung papierbasierter Systeme; und handschriftliche Daten können ein Vermögen kosten.

Sie werden von Entscheidungsträgern aufgrund einer „Wenn es nicht kaputt ist, repariere es nicht“-Mentalität oft ungelöst gelassen. Vielleicht sind Prozesse nicht kaputt, aber können sie drastisch verbessert werden? Unbedingt.

Eine Studie ergab, dass 22 % der Zeit eines Mitarbeiters mit sich wiederholenden Aufgaben verbracht wird. Stellen Sie sich vor, wie viel Geld im Laufe eines Jahres verschwendet wird, wenn Mitarbeiter Zeit für manuelle Aufgaben aufwenden, die jetzt automatisiert werden können.

Warum sollten Sie sich um sich wiederholende Aufgaben kümmern?

Wenn Unternehmen eine Automatisierungsinitiative mit einem Dienstleister wie Impact verfolgen, raten Berater häufig dazu, „Low Hanging Fruits“ anzustreben.

Damit meinen wir, dass sie sehen werden, ob es Prozesse innerhalb der Betriebsabläufe des Unternehmens gibt, die ohne großen Aufwand, aber mit großem Gewinn automatisiert werden können.

In den meisten Fällen handelt es sich dabei um einfache, sich wiederholende Aufgaben, die das Unternehmen mehr Zeit und Geld kosten als die Alternative, einen Software-Bot zur Ausführung der Aufgabe zu implementieren.

Wie oben erwähnt, handelt es sich bei diesen Jobs in der Regel um manuelle und niedere Aufgaben, die eine ineffiziente Nutzung der Zeit eines Mitarbeiters darstellen.

Warum ist es jetzt anders?

Die Automatisierung durch Lösungen wie Robotic Process Automation (RPA) ist für kleine und mittlere Unternehmen aufgrund einer Reihe von Faktoren – vor allem Kosten und Verfügbarkeit – erheblich praktikabler geworden.

Während in früheren Jahren die Prozessautomatisierung als eine Initiative angesehen wurde, die für ein KMU unerreichbar war, ist sie heute etwas, das relativ einfach übernommen, bereitgestellt und skaliert werden kann, was bedeutet, dass die Vorteile der Automatisierung schnell die Nachteile von a überwiegen Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkt.

Darüber hinaus sehen Unternehmen im ganzen Land die Vorteile der Automatisierung als herausragenden Wettbewerbsvorteil in Bezug auf die Verbesserung ihrer Effizienz und Effektivität bei der Nutzung von Daten.

Im Jahr 2020 hatten 78 % der Organisationen in einer Deloitte-Umfrage bereits RPA implementiert und 16 % planen dies in den kommenden drei Jahren.

Aus diesem Grund befinden sich Unternehmen aller Branchen und Disziplinen in einer Position, in der Automatisierung – auch in geringem Maße – nicht nur „nice to have“, sondern tatsächlich eine Notwendigkeit einer modernen Organisation ist, um im Wettbewerb bestehen zu können.

1. Menschliches Versagen

Ob es uns gefällt oder nicht, menschliches Versagen ist in Geschäftsprozessen an der Tagesordnung. Es spielt keine Rolle, wie gut ein Mitarbeiter ist, es werden von Zeit zu Zeit Fehler passieren.

Es kann ein falsch gelesenes Datenelement oder einen falschen Tastendruck geben, Menschen sind anfällig für Fehler, die automatisierte Systeme einfach nicht sind.

Die Implementierung eines vollautomatischen Systems für den Versand bedeutet beispielsweise, dass Sie die Wahrscheinlichkeit eines falsch gedruckten Etiketts oder etwas Problematischeres, dessen Lösung später Geld kosten kann, drastisch reduzieren können.

Bei menschlichen Fehlern müssen Sie auch die verlorene Zeit für die Behebung einkalkulieren. Durch die Automatisierung können Sie dazu beitragen, dass vermeidbare Fehler auf ein absolutes Minimum reduziert und Ihr Endergebnis erheblich verbessert werden.

Satte 50 % der Geschäftsprozesse werden bis 2022 vollständig automatisiert sein, verglichen mit rund 30 % heute

Menschliche Fehlerstatistiken, die Sie kennen müssen

• Die Genauigkeitsraten für doppelt verschlüsselte Daten variieren zwischen 99,963 und 99,995 Prozent. Bei Einzelschlüsseldaten sinkt die Genauigkeitsrate auf 96 %. Dies summiert sich zu einer Fehlerquote von 400 pro 10.000 Einträgen – ein erhebliches und kostspieliges Problem für Unternehmen, die große Datenmengen verarbeiten.
• Menschliches Versagen ist ein hartnäckiges Problem – eine Studie ergab, dass gängige Überprüfungsmethoden, wie die visuelle Überprüfung, zu 2958 % mehr Fehlern führten als doppelte Eingaben. Die Automatisierung reduziert die Fehlerzahl praktisch auf null.
• Bei der manuellen Eingabe von Daten in einfache Tabellenkalkulationen lag die Wahrscheinlichkeit eines menschlichen Fehlers zwischen 18 % und 40 %.

2. Reduzierte Produktivität

Einfach ausgedrückt: Wenn ein Mitarbeiter Zeit mit einer Arbeit verbringt, die leicht automatisiert werden könnte, ist das Geld in der heutigen Welt den Bach runter.

Während Sie einen Vollzeitmitarbeiter dafür bezahlen, Daten in eine Tabelle einzugeben, hat Ihr Konkurrent diesen Prozess bereits automatisiert und führt ihn schnell und zu geringeren Gesamtkosten durch.

Die Zeit, die für sich wiederholende Aufgaben aufgewendet wird, sollte besser für komplexere Aufgaben verwendet werden, bei denen der Arbeitnehmer benötigt wird.

Beispielsweise verbringt ein Personaler möglicherweise den ganzen Tag damit, Daten zu Sozialleistungen manuell einzugeben.

Durch die Automatisierung können mühsame Jobs wie diese erleichtert werden, und HR-Mitarbeiter können ihre Energie stattdessen auf qualifiziertere Arbeitskräfte konzentrieren, wo sie benötigt werden, z. B. Mitarbeiterschulung oder -ausbildung.

Produktivitätsstatistiken, die Sie kennen müssen

• Eine Umfrage von ServiceNow unter mehr als 6.000 Wissensarbeitern zeigt, dass BPA nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit steigert.
• 74 % der Mitarbeiter in den am stärksten automatisierten Unternehmen geben an, dass die Automatisierung die Arbeitszufriedenheit verbessert, verglichen mit 53 % in stark manuellen Unternehmen.
• Fachleute benötigen durchschnittlich 18 Minuten, um ein Dokument manuell zu finden – 20 % bis 40 % ihrer Zeit – und verbringen 50 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen.

3. Erhöhte Arbeitskosten

Dies ist die Nummer eins für viele kleine und mittelständische Unternehmen.

Wenn es einen Job gibt, der leicht automatisiert werden kann und Sie einen Mitarbeiter dafür bezahlen, verschwenden Sie Ihr Geld und seine Zeit.

Dies gilt umso mehr, wenn Sie bedenken, dass Fehler gemacht werden können und werden, was dazu führen kann, dass Mitarbeiter zurückgehen und eine Aufgabe erneut erledigen müssen, für die sie bereits Zeit aufgewendet haben.

Die Automatisierung ermöglicht es Ihnen, das erforderliche Personal für eine bestimmte Aufgabe zu reduzieren, die Kosten zu senken und die Rentabilität zu verbessern.

Sie können dann die frei werdenden Mitarbeiter einsetzen und sie etwas tun lassen, das ihre Zeit besser nutzt.

Nehmen Sie zum Beispiel die Gerätebereitstellung. Wenn Ihre IT-Mitarbeiter übermäßig viel Zeit mit der Vorbereitung und Bereitstellung von Laptops und PCs verbringen, wird diese Zeit für eine Aufgabe aufgewendet, die sich leicht automatisieren lässt.

Arbeitskostenstatistiken für manuelle Aufgaben, die Sie kennen müssen

• Automatisierbare Aufgaben auf niedriger Ebene verschlingen 30 % der Zeit von IT-Abteilungen.
• 47 % der Kreditorenbuchhalter betrachten die manuelle Dateneingabe und die Kosten nachfolgender ineffizienter Prozesse als ihre größte Herausforderung.
• Automatisierte Arbeitszeittabellen- und Gehaltsabrechnungsverarbeitung zur Reduzierung des Bedarfs an 1,5 Vollzeitmitarbeitern kann es Unternehmen ermöglichen, Personal von der Dateneingabe in strategischere Rollen umzuverteilen. Die Zeit, die zum Erstellen und Verwalten von Mitarbeiterplänen benötigt wird, kann um 75 % reduziert werden, und das Problem der Bezahlung kostspieliger Überstunden kann durch automatische Warnungen praktisch beseitigt werden.

4. Unvorhersehbare Arbeitsabläufe

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen schafft eine klare Struktur, ein Gefühl von Routine in Ihrem Unternehmen und schafft Verantwortlichkeit.

Manuelle Berichtsprozesse haben in der Vergangenheit natürlich funktioniert, aber für KMUs, insbesondere mittelständische Unternehmen, kann dies im Laufe der Zeit schwierig zu überwachen sein, und in jedem Fall kann die manuelle Berichterstellung sehr zeitaufwändig sein.

Die Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe hilft Projektmanagern, Software zu verwenden, um Aufgaben innerhalb ihrer Teams viel schneller zu priorisieren.

Mitarbeiter können sofort Updates zu Projekten melden, an denen sie arbeiten – oder Software automatisch melden lassen. In jedem Fall beschleunigt es die Arbeitsabläufe und bietet weitaus bessere Einblicke als zuvor.

Statistiken zur Workflow-Automatisierung, die Sie kennen müssen

• Das Marktforschungsunternehmen IDC sagt, dass Organisationen jedes Jahr 20 bis 30 % ihres Umsatzes aufgrund ineffizienter Prozesse verlieren.
• CEOs verbringen fast 20 % ihrer Zeit mit Aufgaben, die automatisiert werden könnten, wie z. B. der Analyse von Betriebsdaten und der Überprüfung von Statusberichten.
• Der Markt für Workflow-Automatisierung wurde 2016 auf 4,26 Milliarden US-Dollar geschätzt und wird voraussichtlich bis 2023 18,45 Milliarden US-Dollar erreichen, bei einer CAGR von 23,56 % zwischen 2017 und 2023.

5. Compliance-Risiken

Dies würde normalerweise als Teil der Implementierung digitaler Lösungen zur Beseitigung menschlicher Fehler angesehen, aber Compliance ist für KMUs ein so großes Problem, dass es eine eigene Erwähnung verdient.

Wie jeder Geschäftsinhaber wissen wird, ist es entscheidend, auf der richtigen Seite der Compliance zu bleiben, um saftige Bußgelder zu vermeiden.

Dies gilt insbesondere für bestimmte Branchen wie das Gesundheitswesen oder das Finanzwesen, in denen die Einhaltung von Vorschriften absolut entscheidend ist.

Indem Sie manuelle Aufgaben eliminieren und Automatisierung nutzen, können Sie sicher sein, dass Ihre Mitarbeiter Verfahren befolgen, die den Industriestandards entsprechen und Ihre Compliance-Anforderungen nicht gefährden.

Compliance-Statistiken, die Sie kennen müssen

• Von den Unternehmen, die derzeit Governance-, Risiko- und Compliance-Technologie (GRC) einsetzen, planen 61 % von ihnen, ihre Ausgaben für GRC-Plattformen in den nächsten drei Jahren zu erhöhen.
• Nur 69 % der Unternehmen nutzen Technologie zur Unterstützung ihrer Compliance-Programme.
• Nur 18 % der Unternehmen verfügen über automatisierte Prozesse für die Erfassung und Berichterstattung von IT-Risikodaten, obwohl dies der effektivste Weg zur Risikominderung ist

6. Geschäftsagilität

Business Agilität ist eines der vielen Schlagworte in der Welt der digitalen Transformation, das ein wenig entschlüsselt werden muss.

Im Wesentlichen geht es darum, Ihren Mitarbeitern die notwendigen Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, um ihre Aufgaben bestmöglich zu erledigen. Darüber hinaus geht es bei geschäftlicher Agilität darum, ihnen die Mittel und Handlungsmöglichkeiten zu geben, um die Fähigkeiten Ihrer Abteilungen und Mitarbeiter zu steigern.

Dies kann sich auf verschiedene Weise manifestieren; vor allem Robotic Process Automation (RPA) – die von vielen KMUs verwendet wird und typischerweise aus Folgendem besteht:

• RPA-Roboter: Einzelne Software zur Ausführung einer bestimmten Aufgabe
• RPA-Verwaltungssoftware: Software, die RPA-Bots steuert (Roboter, die Roboter verwalten)
• RPA-Entwicklungstools: Softwarekomponenten, die RPA-Entwickler zum Entwerfen von Robotern verwenden

Statistiken zur Business Agility-Automatisierung, die Sie kennen müssen

• Die Kosteneinsparungen durch verbesserte geschäftliche Agilität werden auf 20 bis 30 % geschätzt.
• Eine Umfrage des Business Agility Institute zeigt, dass nur 27 % der Unternehmen eine hohe Business-Agilitätsreife aufweisen.
• 74 % der Arbeitnehmer geben an, dass Arbeitgeber ihnen keinen Zugang zu den neuesten Technologien gewähren, um ihnen zu helfen, ihre Arbeit effektiver und effizienter zu erledigen.

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7. Mangelnde Transparenz der Prozesse

Schließlich haben wir einen Mangel an Transparenz, einer der wichtigsten Aspekte der heutigen Geschäftswelt.

Heutzutage gibt es so viele Daten auf der Welt, und KMU möchten immer häufiger in der Lage sein, die Daten, auf denen sie sitzen, zu nutzen, um umsetzbare Erkenntnisse zur Verbesserung ihrer Prozesse zu gewinnen.

Einfach gesagt, diese manuellen, sich wiederholenden Aufgaben, die die Arbeiter versklaven; Sie beeinträchtigen nicht nur die Produktivität Ihrer Mitarbeiter, sondern sind auch sehr schwer zu überblicken. In der Praxis bedeutet dies, dass es für Manager äußerst schwierig ist, einen klaren Überblick über Prozesse und Verbesserungsmöglichkeiten zu haben.

Berücksichtigen Sie auch Ihre Fähigkeit, Ihre Kunden besser zu bedienen, ohne Daten verwenden zu können, um festzustellen, wie Sie ihre Erfahrung verbessern können.

Je mehr manuelle Prozesse digitalisiert werden, desto mehr können Sie Profile und Verständnis für bestimmte Verhaltensweisen erstellen, die dann angesprochen werden können. Nehmen Sie zum Beispiel den Kundenservice. Wenn Sie ein automatisiertes ticketbasiertes System haben, können Sie den Umfang bestimmter Themen und die häufig von Kunden geäußerten Bedenken einschätzen.

Die Analyse dieser Daten kann dann Ihre Entscheidungen darüber beeinflussen, wie Sie in Zukunft besser mit dem Kundenservice umgehen können.

Imbiss

• Manuelle Aufgaben sind zeitaufwändig und kostspielig; Wenn es automatisiert ist, kann das Personal besser für andere, höher qualifizierte Aufgaben eingesetzt werden
• Die Berichterstattung über diese Aufgaben ist schwierig und Daten zu manuellen Prozessen sind spärlich, was es für Entscheidungsträger äußerst schwierig macht, fehlerhafte Arbeitsprozesse genau zu bewerten und zu beheben
• Menschliche Fehler sind ein kostspieliger und unvermeidlicher Aspekt manueller Aufgaben, was bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit, gegen Compliance-Vorschriften zu verstoßen, erheblich erhöht wird

Impact Networking unterstützt seit über 20 Jahren kleine und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Geschäftsziele zu erreichen. Nachdem wir sowohl für unsere Kunden als auch für uns selbst viele erfolgreiche Digitalisierungsprojekte durchgeführt haben, glauben wir, dass wir die am besten aufgestellte Organisation im Land sind, um KMUs wie Ihnen zu helfen. Sehen Sie sich hier unseren Ansatz für digitale Initiativen an und wie wir Ihnen helfen können.