수동 반복 작업이 예산을 낭비하는 7가지 방법

반복적인 작업은 비즈니스를 디지털 방식으로 전환하기 위한 많은 전략의 대상입니다.

의사 결정권자가 디지털 솔루션을 구현하기 위한 옵션을 논의할 때 일반적으로 생산성과 경쟁력 향상에 중점을 둡니다.

이를 달성하기 위해 자동화를 구현할 수 있으며 자동화 기술의 경제성이 높아짐에 따라 중소기업이 훨씬 쉽게 채택할 수 있습니다.

McKinsey는 직업의 60%에서 구성 활동의 최소 1/3이 자동화될 수 있다고 추정합니다.

대부분의 SMB 의사 결정권자는 부서를 간소화하고 비용을 최소화하려고 시도하는 번거로움에 너무나 익숙할 것이므로 자동화는 오늘날의 비즈니스 환경에서 필수적인 도구입니다.

자동화를 고려하고 있지만 정확히 어떻게 도움이 되는지 잘 모르겠다면 이 블로그가 적합합니다.

비즈니스를 자동화하지 않을 때의 비용

오늘 우리는 반복적인 작업이 중소기업에서 어떻게 돈을 낭비하고 자동화가 리소스를 훨씬 더 잘 활용하는 데 도움이 될 수 있는지 살펴볼 것입니다.

회계 앱 대신 스프레드시트를 사용하는 것과 같은 일반적인 수동 프로세스 종이 기반 시스템 사용; 손으로 쓴 데이터는 막대한 비용이 들 수 있습니다.

그들은 종종 "고장난 것이 아니라면 고치지 말라"는 사고방식 때문에 의사 결정권자들에 의해 해결되지 않은 채 남겨집니다. 아마도 프로세스가 중단되지는 않았지만 크게 개선될 수 있습니까? 전적으로.

한 연구에 따르면 직원의 시간 중 22%가 반복적인 작업에 사용됩니다. 1년 동안 작업자가 이제 자동화할 수 있는 수동 작업에 시간을 할애하여 얼마나 많은 돈을 낭비하는지 상상해 보십시오.

반복적인 작업에 신경을 써야 하는 이유는 무엇입니까?

조직이 Impact와 같은 서비스 제공업체와 함께 자동화 이니셔티브를 추구할 때 컨설턴트는 종종 "낮은 성과"를 목표로 하도록 조언합니다.

이것은 그들이 회사의 운영 내에서 그다지 고통스럽지는 않지만 많은 이득을 가져오는 자동화될 수 있는 프로세스가 있는지 확인한다는 것을 의미합니다.

대부분의 경우 이러한 작업에는 소프트웨어 봇을 구현하여 작업을 수행하는 것보다 조직에 더 많은 시간과 비용이 소요되는 단순하고 반복적인 작업이 포함됩니다.

위에서 언급했듯이 이러한 작업은 일반적으로 직원의 시간을 비효율적으로 사용하는 수동적이고 사소한 작업입니다.

지금은 왜 달라졌습니까?

RPA(로봇 프로세스 자동화)와 같은 솔루션을 통한 자동화는 주로 비용 및 가용성과 같은 여러 요인으로 인해 중소기업에서 훨씬 더 실행 가능하게 되었습니다.

이전에는 프로세스 자동화가 SMB가 도달할 수 없는 이니셔티브로 간주되었지만 오늘날에는 비교적 쉽게 채택, 배포 및 확장할 수 있습니다. 비용 효율성 관점.

또한, 미국 전역의 기업은 데이터 활용 방식의 효율성과 효율성을 개선한다는 점에서 자동화의 이점을 탁월한 경쟁 우위로 보고 있습니다.

2020년에 Deloitte 설문조사에 따르면 조직의 78%가 이미 RPA를 구현했으며 16%는 향후 3년 동안 이를 구현할 계획입니다.

이 때문에 모든 산업과 분야의 기업은 자동화가(조금만이라도) 있으면 좋을 뿐만 아니라 실제로 현대 조직이 경쟁할 수 있어야 하는 위치에 있습니다.

1. 인적 오류

좋든 싫든 인적 오류는 비즈니스 프로세스의 확실성입니다. 직원이 아무리 훌륭해도 때때로 실수가 있을 수 있습니다.

잘못 읽은 데이터 조각이나 잘못된 키 히트가 있을 수 있습니다. 인간은 자동화 시스템이 아닌 실수에 취약합니다.

예를 들어, 배송을 위해 완전히 자동화된 시스템을 구현하면 라벨이 잘못 인쇄되거나 해결하는 데 비용이 많이 들 수 있는 더 문제가 될 가능성을 크게 줄일 수 있습니다.

인적 오류가 발생한 경우 이를 수정하는 데 시간을 낭비해야 합니다. 자동화를 통해 예방 가능한 실수를 최소화하고 수익을 크게 개선할 수 있습니다.

2022년까지 비즈니스 프로세스의 50%가 완전히 자동화될 것이며, 이는 현재 약 30%입니다.

알아야 할 인적 오류 통계

• 이중 키 데이터의 정확도 비율은 99.963%에서 99.995%까지 다양합니다. 단일 키 데이터의 경우 정확도가 96%로 떨어집니다. 이로 인해 10,000개 항목당 최대 400개의 오류율이 추가되며, 이는 대량의 데이터를 처리하는 기업에 중요하고 비용이 많이 드는 문제입니다.
• 인적 오류는 지속적인 문제입니다. 한 연구에 따르면 시각적 확인과 같은 일반적인 확인 방법은 이중 입력보다 2958% 더 많은 오류를 발생시켰습니다. 자동화는 오류 수를 거의 0으로 줄입니다.
• 간단한 스프레드시트에 데이터를 수동으로 입력할 때 사람이 실수할 확률은 18%에서 40% 사이였습니다.

2. 생산성 감소

간단히 말해서 직원이 쉽게 자동화할 수 있는 작업을 하는 데 시간을 할애한다면 오늘날의 세상에서 낭비되는 돈입니다.

스프레드시트에 데이터를 입력하기 위해 정규직 직원에게 비용을 지불하는 동안 경쟁업체는 이미 해당 프로세스를 자동화하여 전체 비용을 낮추고 신속하게 완료하고 있습니다.

반복적인 작업에 소요되는 시간은 작업자가 필요한 보다 복잡한 작업에 더 잘 사용됩니다.

예를 들어 HR 직원은 직원 혜택 데이터를 수동으로 입력하는 데 하루 종일 보낼 수 있습니다.

자동화를 사용하면 이와 같은 지루한 작업을 완화할 수 있고 대신 HR 직원은 직원 교육이나 교육과 같이 필요한 곳에서 보다 숙련된 노동력에 에너지를 집중할 수 있습니다.

알아야 할 생산성 통계

• ServiceNow가 6,000명 이상의 지식 근로자를 대상으로 한 설문 조사에 따르면 BPA는 생산성뿐만 아니라 만족도도 높여줍니다.
• 가장 자동화된 회사의 직원 중 74%는 자동화가 작업 만족도를 높인다고 답한 반면 고도로 수동적인 회사의 직원은 53%입니다.
• 전문가는 문서를 수동으로 찾는 데 평균 18분(시간의 20%~40%)을 사용하고 시간의 50%는 정보 검색에 사용합니다.

3. 인건비 증가

이것은 많은 중소기업에서 1위입니다.

쉽게 자동화할 수 있는 작업이 있고 이를 완료하기 위해 직원에게 비용을 지불한다면 돈과 시간을 낭비하는 것입니다.

이는 실수가 발생할 수 있고 발생할 것이라는 점을 고려할 때 훨씬 더 적절하며, 이는 직원이 이미 시간을 투자한 작업으로 돌아가 다시 수행해야 함을 의미할 수 있습니다.

자동화를 통해 특정 작업에 필요한 직원을 줄여 비용을 절감하고 수익성을 높일 수 있습니다.

그런 다음 시간을 보다 효율적으로 사용할 수 있는 직원을 고용할 수 있습니다.

예를 들어 장치 프로비저닝을 사용하십시오. IT 직원이 랩톱과 PC를 준비하고 프로비저닝하는 데 지나치게 많은 시간을 소비하고 있다면 바로 자동화할 수 있는 작업에 소요되는 시간입니다.

알아야 할 수동 작업 인건비 통계

• 자동화 가능한 낮은 수준의 작업은 IT 부서의 시간 중 30%를 차지합니다.
• AP 전문가의 47%는 수동 데이터 입력을 고려하며 이후의 비효율적인 프로세스 비용이 가장 큰 문제입니다.
• 1.5명의 정규직 직원에 대한 필요성을 줄이기 위한 자동화된 작업표 및 급여 처리를 통해 기업은 데이터 입력에서 보다 전략적인 역할로 직원을 재할당할 수 있습니다. 직원 일정을 만들고 관리하는 데 걸리는 시간을 75%까지 줄일 수 있으며 자동 경고 덕분에 값비싼 초과 근무 시간에 대한 지불 문제를 거의 제거할 수 있습니다.

4. 예측할 수 없는 워크플로

워크플로를 자동화하면 비즈니스 내에서 명확한 구조, 일상적인 느낌을 만들고 책임감을 확립할 수 있습니다.

물론 과거에는 수동 보고 프로세스가 작동했지만 SMB, 특히 중견기업의 경우 시간이 지남에 따라 모니터링하기 어려울 수 있으며 어떤 경우에도 수동 보고는 시간이 많이 소요될 수 있습니다.

워크플로를 디지털화하면 프로젝트 관리자가 소프트웨어를 사용하여 팀 내 할당의 우선 순위를 훨씬 더 빠르게 지정할 수 있습니다.

작업자는 작업 중인 프로젝트에 대한 업데이트를 즉시 보고하거나 소프트웨어가 자동으로 보고하도록 할 수 있습니다. 어느 쪽이든 워크플로를 가속화하고 이전보다 훨씬 더 나은 통찰력을 제공합니다.

알아야 할 워크플로 자동화 통계

• 시장 조사 기관 IDC에 따르면 조직은 비효율적인 프로세스로 인해 매년 매출의 20~30%가 손실됩니다.
• CEO는 운영 데이터 분석 및 상태 보고서 검토와 같이 자동화할 수 있는 작업에 거의 20%의 시간을 보냅니다.
• 워크플로 자동화 시장은 2016년에 42억 6천만 달러로 평가되었으며 2017년에서 2023년 사이에 23.56%의 CAGR로 2023년에는 184억 5천만 달러에 이를 것으로 예상됩니다.

5. 규정 준수 위험

이는 일반적으로 인적 오류를 제거하기 위한 디지털 솔루션 구현의 일부로 간주되지만 규정 준수는 SMB에게 있어 자체적으로 언급할 가치가 있는 매우 큰 문제입니다.

사업주라면 누구나 알겠지만, 과중한 벌금을 피하려면 규정을 준수하는 것이 중요합니다.

특히 규제 준수가 절대적으로 중요한 의료 또는 금융과 같은 특정 산업의 경우에 그렇습니다.

수동 작업을 제거하고 자동화를 활용하면 직원이 업계 표준을 준수하고 규정 준수 요구 사항을 위태롭게 하지 않는 절차를 따를 것이라는 사실을 알고 안심할 수 있습니다.

알아야 할 규정 준수 통계

• 현재 GRC(거버넌스, 위험 및 규정 준수) 기술을 사용하는 조직 중 61%가 향후 3년 동안 GRC 플랫폼에 대한 지출을 늘릴 계획입니다.
• 기업의 69%만이 규정 준수 프로그램을 지원하기 위해 기술을 활용하고 있습니다.
• 조직의 18%만이 위험을 완화하는 가장 효과적인 방법임에도 불구하고 IT 위험 데이터 수집 및 보고를 위한 자동화된 프로세스를 보유하고 있습니다.

6. 비즈니스 민첩성

비즈니스 민첩성은 디지털 혁신의 세계에서 약간의 해독이 필요한 많은 유행어 중 하나입니다.

본질적으로, 우리가 말하는 것은 직원들이 능력을 최대한 발휘하여 업무를 완료하는 데 필요한 도구를 제공하는 것입니다. 또한 부서와 직원의 역량을 강화할 수 있는 수단과 대리인을 제공하는 것이 비즈니스 민첩성의 핵심입니다.

이것은 몇 가지 방법으로 나타날 수 있습니다. 특히 로봇 프로세스 자동화(RPA)는 많은 SMB에서 사용되며 일반적으로 다음으로 구성됩니다.

• RPA 로봇: 특정 작업을 실행하는 단일 소프트웨어
• RPA 관리 소프트웨어: RPA 봇(로봇을 관리하는 로봇)을 지시하는 소프트웨어
• RPA 개발 도구: RPA 개발자가 로봇을 설계하는 데 사용하는 소프트웨어 구성 요소

알아야 할 비즈니스 민첩성 자동화 통계

• 비즈니스 민첩성 향상으로 인한 비용 절감 효과는 20~30%로 추정됩니다.
• Business Agility Institute의 설문 조사에 따르면 기업의 27%만이 높은 비즈니스 민첩성 성숙도를 보유하고 있습니다.
• 근로자의 74%는 고용주가 작업을 보다 효과적이고 효율적으로 수행하는 데 도움이 되는 최신 기술에 대한 액세스 권한을 부여하지 않는다고 말합니다.

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7. 프로세스에 대한 가시성 부족

마지막으로 오늘날 비즈니스의 가장 중요한 측면 중 하나인 가시성이 부족합니다.

오늘날 세상에는 너무나 많은 데이터가 있으며 SMB는 프로세스를 개선하기 위해 실행 가능한 통찰력을 얻기 위해 보유하고 있는 데이터를 활용할 수 있기를 더 자주 원합니다.

간단히 말해서, 노동자들이 노예처럼 하는 수동 반복 작업; 그것들은 무엇보다도 직원 생산성에 영향을 미칠 뿐만 아니라 추적하기 매우 어렵습니다. 이것이 실제로 의미하는 바는 관리자가 프로세스와 프로세스를 개선할 수 있는 방법에 대한 명확한 개요를 갖는 것이 극히 어렵다는 것입니다.

또한 데이터를 사용하여 고객 경험을 개선할 수 있는 방법을 결정하지 않고도 고객에게 더 나은 서비스를 제공할 수 있는 능력을 고려하십시오.

수동 프로세스가 더 많이 디지털화될수록 프로필을 더 많이 구축하고 해결할 수 있는 특정 행동에 대한 이해를 높일 수 있습니다. 고객 서비스를 예로 들어 보겠습니다. 자동 티켓 기반 시스템이 있는 경우 특정 주제의 양과 고객이 자주 제기하는 우려 ​​사항을 평가할 수 있습니다.

이 데이터를 분석하면 향후 고객 서비스를 더 잘 처리하는 방법에 대한 결정을 내릴 수 있습니다.

테이크아웃

• 수동 작업은 시간과 비용이 많이 듭니다. 자동화되면 직원은 다른 고급 작업을 수행하는 데 더 잘 활용될 수 있습니다.
• 이러한 작업에 대한 보고가 어렵고 수동 프로세스에 대한 데이터가 드물기 때문에 의사 결정자가 손상된 작업 프로세스를 정확하게 평가하고 수정하기가 매우 어렵습니다.
• 인적 오류는 수동 작업의 비용이 많이 들고 피할 수 없는 측면이므로 규정 준수를 위반할 가능성이 상당히 높아집니다.

Impact Networking은 20년 넘게 중소기업이 비즈니스 목표를 달성할 수 있도록 지원해 왔습니다. 고객과 우리 모두를 위해 성공적인 디지털화 프로젝트를 여러 번 거쳤기 때문에 우리는 귀하와 같은 SMB를 도울 수 있는 미국 최고의 조직이라고 믿습니다. 여기에서 디지털 이니셔티브에 대한 당사의 접근 방식과 귀하를 도울 수 있는 방법을 살펴보십시오.