Manuel Tekrarlanan Görevlerin Bütçenizi Beslemesinin 7 Yolu

Tekrarlayan görevler, bir işi dijital olarak dönüştürmek için birçok stratejinin hedefidir.

Karar vericiler dijital çözümleri uygulama seçeneklerini tartışırken, genellikle üretkenliği ve rekabet gücünü artırmaya odaklanır.

Bunu başarmak için otomasyon uygulanabilir ve otomotiv teknolojisinin artan satın alınabilirliği, KOBİ'lerin benimsemesini çok daha kolay hale getiriyor.

McKinsey, mesleklerin %60'ında, kurucu faaliyetlerin en az üçte birinin otomatikleştirilebileceğini tahmin ediyor.

Çoğu KOBİ karar vericisi, departmanlarını düzene sokma ve maliyetleri minimumda tutmaya çalışma zorluğuna fazlasıyla aşina olacaktır, bu nedenle otomasyon günümüzün iş ortamında önemli bir araçtır.

Otomasyonu düşünüyorsanız ancak tam olarak nasıl yardımcı olabileceğinden emin değilseniz, bu blog tam size göre.

İşinizi Otomatikleştirmemenin Maliyetleri

Bugün, tekrarlayan görevlerin küçük ve orta ölçekli işletmeler için nasıl bir para tahliyesi olduğuna ve otomasyonun kaynaklarınızı çok daha iyi kullanmaya nasıl yardımcı olabileceğine bir göz atacağız.

Muhasebe uygulamaları yerine elektronik tabloları kullanmak gibi yaygın manuel işlemler; kağıt tabanlı sistemlerin kullanılması; ve el yazısı veriler bir servete mal olabilir.

“Bozuk değilse tamir etmeyin” zihniyeti nedeniyle genellikle karar vericiler tarafından çözümsüz bırakılırlar. Belki süreçler bozulmamıştır, ancak büyük ölçüde iyileştirilebilirler mi? Kesinlikle.

Bir çalışma, bir çalışanın zamanının %22'sinin tekrarlayan görevlere harcandığını buldu. Bir yıl boyunca, artık otomatikleştirilebilen manuel görevlere zaman harcayan işçiler tarafından ne kadar para harcandığını hayal edin.

Neden Tekrarlayan Görevleri Önemsiyorsunuz?

Kuruluşlar Impact gibi bir hizmet sağlayıcı ile bir otomasyon girişimi yürüttüğünde, danışmanlar genellikle "düşük kalıcı meyve"yi hedeflemeyi tavsiye edeceklerdir.

Bununla kastedilen, şirketin operasyonlarında çok fazla acıyla değil, çok fazla kazançla otomatikleştirilebilecek süreçler olup olmadığını göreceklerdir.

Çoğu durumda bunlar, işi gerçekleştirmek için bir yazılım botu uygulama alternatifinden daha fazla zaman ve paraya mal olan basit, tekrarlayan görevleri içerir.

Yukarıda belirttiğimiz gibi, bu işler genellikle bir çalışanın zamanının verimsiz kullanımı olan manuel ve önemsiz işlerdir.

Neden Şimdi Farklı?

Robotik süreç otomasyonu (RPA) gibi çözümler aracılığıyla otomasyon, başta maliyet ve kullanılabilirlik olmak üzere bir dizi faktör nedeniyle küçük ve orta ölçekli işletmeler için önemli ölçüde daha uygulanabilir hale geldi.

Önceki yıllarda süreç otomasyonu bir KOBİ için erişilemeyen bir girişim olarak kabul edilirken, bugün bu, kolaylıkla benimsenebilen, dağıtılabilen ve ölçeklenebilen bir şeydir; maliyet-etkililik bakış açısı.

Ayrıca, ülkenin her yerindeki işletmeler, otomasyonun faydalarını, veriden nasıl yararlandıkları konusunda verimliliklerini ve etkinliklerini artırma açısından göze çarpan bir rekabet avantajı olarak görüyorlar.

2020'de bir Deloitte anketine katılan kuruluşların %78'i RPA'yı zaten uygulamıştı ve %16'sı önümüzdeki üç yıl içinde bunu yapmayı planlıyor.

Bu nedenle, tüm sektörlerden ve disiplinlerden işletmeler, kendilerini otomasyonun - küçük bir dereceye kadar - sadece sahip olmanın güzel değil, aynı zamanda rekabet edebilmek için modern bir organizasyonun bir gereği olduğu bir konumda buluyorlar.

1. İnsan Hatası

Beğensek de beğenmesek de iş süreçlerinde insan hatası kesindir. Bir çalışan ne kadar iyi olursa olsun, zaman zaman hatalar olacaktır.

Yanlış okunan bir veri parçası veya yanlış bir tuş vuruşu olabilir, insanlar otomatik sistemlerin basitçe yapmadığı gecikmelere karşı hassastır.

Örneğin, nakliye için tam otomatik bir sistem uygulamak, yanlış yazdırılmış bir etiket veya daha problemli bir sorunun çözülmesi olasılığını büyük ölçüde azaltabileceğiniz anlamına gelir.

İnsan hatası durumlarında, düzeltmek için kaybedilen zamanı da hesaba katmanız gerekir. Otomasyon sayesinde, önlenebilir hataların mutlak minimumda tutulmasına yardımcı olabilir ve kârlılığınızı önemli ölçüde iyileştirebilirsiniz.

Bugün yaklaşık %30 olan iş süreçlerinin %50'si, 2022 yılına kadar tamamen otomatik hale getirilecek.

Bilmeniz Gereken İnsan Hata İstatistikleri

• Çift anahtarlı veriler için doğruluk oranları yüzde 99.963 ile yüzde 99.995 arasında değişmektedir. Tek anahtarlı veriler için doğruluk oranı %96'ya düşer. Bu, 10.000 giriş başına 400 hata oranına kadar eklenir; bu, büyük miktarda veri işleyen işletmeler için önemli ve maliyetli bir sorundur.
• İnsan hatası kalıcı bir sorundur - bir çalışma, görsel kontrol gibi yaygın doğrulama yöntemlerinin, çift girişten %2958 daha fazla hatayla sonuçlandığını göstermiştir. Otomasyon, hata sayısını neredeyse sıfıra indirir.
• Basit elektronik tablolara manuel olarak veri girerken, insan hatası olasılığı %18 ile %40 arasındaydı.

2. Azaltılmış Verimlilik

Basitçe söylemek gerekirse, bir çalışan kolayca otomatikleştirilebilecek bir iş yapmak için zaman harcıyorsa, günümüz dünyasında boşa giden paradır.

Bir elektronik tabloya veri girmesi için tam zamanlı bir çalışana ödeme yaparken, rakibiniz bu süreci zaten otomatikleştirdi ve hızlı ve düşük bir toplam maliyetle tamamlıyor.

Tekrarlayan işlere harcanan zaman, işçiye ihtiyaç duyulan daha karmaşık görevlere harcansa daha iyi olur.

Örneğin bir İK çalışanı, tüm gününü çalışanlara sağlanan fayda verilerini manuel olarak girerek geçiriyor olabilir.

Otomasyonla, bunun gibi sıkıcı işler hafifletilebilir ve İK personeli bunun yerine enerjilerini, çalışanların eğitimi veya eğitimi gibi ihtiyaç duydukları yerlerde daha vasıflı iş gücüne odaklayabilir.

Bilmeniz Gereken Verimlilik İstatistikleri

• ServiceNow tarafından 6.000'den fazla bilgi çalışanıyla yapılan bir anket, BPA'nın yalnızca üretkenliği değil aynı zamanda memnuniyeti de artırdığını gösteriyor.
• En otomatik şirketlerdeki çalışanların %74'ü, otomasyonun iş memnuniyetini artırdığını söylerken, bu oran son derece manuel şirketlerde %53'tür.
• Profesyonellerin bir belgeyi manuel olarak bulmaları ortalama 18 dakika sürer (zamanlarının %20 ila %40'ı) ve zamanlarının %50'sini bilgi aramak için harcarlar.

3. Artan İşçilik Maliyetleri

Bu, birçok küçük ve orta ölçekli işletme için bir numaradır.

Kolayca otomatikleştirilebilecek bir iş varsa ve bunu tamamlaması için bir personel üyesine ödeme yapıyorsanız, paranızı ve onların zamanını boşa harcıyorsunuz demektir.

Bu, hataların yapılabileceğini ve yapılacağını düşündüğünüzde daha da geçerlidir; bu, personelin geri dönüp zaten zaman harcadıkları bir görevi yeniden yapmaları gerektiği anlamına gelebilir.

Otomasyon, belirli bir görev için gerekli personeli azaltmanıza, maliyeti düşürmenize ve karlılığı artırmanıza olanak tanır.

Daha sonra serbest kalan personeli kullanabilir ve zamanlarını daha iyi kullanmak için bir şeyler yapmalarını sağlayabilirsiniz.

Örneğin, cihaz sağlama alın. BT personeliniz dizüstü bilgisayarları ve PC'leri hazırlamak ve sağlamak için aşırı miktarda zaman harcıyorsa, bu, kolayca otomatikleştirilebilen bir görev için harcanan zamandır.

Bilmeniz Gereken Manuel Görev İşçilik Maliyeti İstatistikleri

• Düşük seviyeli, otomatikleştirilebilir görevler, BT departmanlarının zamanının %30'unu tüketir.
• AP uzmanlarının %47'si manuel veri girişini düşünüyor ve müteakip verimsiz süreçlerin maliyeti en büyük zorluk.
• 1,5 tam zamanlı çalışan ihtiyacını azaltmak için otomatikleştirilmiş zaman çizelgesi ve bordro işleme, işletmenin personeli veri girişinden daha stratejik rollere yeniden tahsis etmesine izin verebilir. Çalışan çizelgelerini oluşturmak ve yönetmek için gereken süre %75 oranında azaltılabilir ve maliyetli fazla mesai saatleri için ödeme yapma sorunu, otomatik uyarı sayesinde neredeyse tamamen ortadan kaldırılabilir.

4. Öngörülemeyen İş Akışları

İş akışlarını otomatikleştirmek, işinizde net bir yapı, rutin bir his yaratır ve hesap verebilirliği sağlar.

Manuel raporlama süreçleri elbette geçmişte işe yaradı, ancak KOBİ'ler, özellikle orta ölçekli işletmeler için bunu zaman içinde izlemek zor olabilir ve her durumda manuel raporlama çok zaman alıcı olabilir.

İş akışlarınızı dijitalleştirmek, proje yöneticilerinin ekiplerindeki atamaları çok daha hızlı bir şekilde önceliklendirmek için yazılımları kullanmasına yardımcı olur.

Çalışanlar, üzerinde çalıştıkları projelerle ilgili güncellemeleri anında raporlayabilir veya otomatik olarak yazılım raporu alabilir. Her iki durumda da, iş akışlarını hızlandırır ve eskisinden çok daha iyi içgörü sağlar.

Bilmeniz Gereken İş Akışı Otomasyon İstatistikleri

• Pazar araştırması firması IDC, kuruluşların verimsiz süreçler nedeniyle her yıl gelirlerinin %20 ila %30'unu kaybettiğini söylüyor.
• CEO'lar zamanlarının neredeyse %20'sini operasyonel verileri analiz etmek ve durum raporlarını gözden geçirmek gibi otomatikleştirilebilecek işlere harcıyor.
• İş akışı otomasyon pazarı 2016 yılında 4,26 Milyar Dolar değerindeydi ve 2017 ile 2023 yılları arasında %23,56'lık bir CAGR ile 2023 yılına kadar 18,45 Milyar ABD Dolarına ulaşması bekleniyor.

5. Uyum Riskleri

Bu, genellikle insan hatasını ortadan kaldırmak için dijital çözümlerin uygulanmasının bir parçası olarak kabul edilir, ancak uyumluluk, KOBİ'ler için o kadar büyük bir sorun ki, kendi anılmayı hak ediyor.

Herhangi bir işletme sahibinin bileceği gibi, yüksek cezalardan kaçınmak için uyumluluğun doğru tarafında kalmak çok önemlidir.

Bu, özellikle, düzenlemelere uymanın kesinlikle çok önemli olduğu sağlık veya finans gibi belirli endüstrilerde geçerlidir.

Manuel görevleri kaldırarak ve otomasyondan yararlanarak, çalışanlarınızın endüstri standartlarına uygun ve uyumluluk ihtiyaçlarınızı tehlikeye atmayan prosedürleri izleyeceğini bilerek güvende olabilirsiniz.

Bilmeniz Gereken Uyumluluk İstatistikleri

• Şu anda Yönetişim, Risk ve Uyumluluk (GRC) teknolojisini kullanan kuruluşların %61'i önümüzdeki üç yıl içinde GRC platformlarına yönelik harcamalarını artırmayı planlıyor.
• İşletmelerin sadece %69'u uyumluluk programlarını desteklemek için teknolojiyi kullanıyor.
• Kuruluşların yalnızca %18'i, riski azaltmanın en etkili yolu olmasına rağmen, BT risk verilerinin toplanması ve raporlanması için otomatik süreçlere sahiptir.

6. İş Çevikliği

İş çevikliği, dijital dönüşüm dünyasında biraz deşifre edilmesi gereken birçok moda kelimeden biridir.

Özünde, bahsettiğimiz şey, personelinize işlerini ellerinden gelen en iyi şekilde tamamlamaları için gerekli araçları sağlamaktır. Ayrıca, departmanlarınızın ve çalışanlarınızın kapasitesini artırmaları için onlara araç ve temsilcilik vermek, iş çevikliği demektir.

Bu birkaç şekilde tezahür edebilir; en önemlisi, birçok KOBİ tarafından kullanılan ve tipik olarak aşağıdakilerden oluşan robotik süreç otomasyonu (RPA):

• RPA robotu: Belirli bir görevi yürütmek için tek parça yazılım
• RPA yönetim yazılımı: RPA botlarını yöneten yazılım (robotları yöneten robotlar)
• RPA geliştirme araçları: RPA geliştiricilerinin robot tasarlamak için kullandığı yazılım bileşenleri

Bilmeniz Gereken İş Çevikliği Otomasyonu İstatistikleri

• Gelişmiş iş çevikliğinin bir sonucu olarak maliyet tasarruflarının %20 ila %30 arasında değiştiği tahmin edilmektedir.
• Business Agility Institute tarafından yapılan bir anket, işletmelerin sadece %27'sinin yüksek iş çevikliği olgunluğu olarak kabul edilebilecek özelliklere sahip olduğunu gösteriyor.
• Çalışanların %74'ü, işverenlerin işlerini daha etkin ve verimli bir şekilde yapmalarına yardımcı olacak en son teknolojiye erişim sağlamadığını söylüyor.

İlgili Mesaj: KOBİ'lerin Bilmesi Gereken 25 Çevik İş İstatistikleri

7. Süreçlerde Görünürlük Eksikliği

Son olarak, günümüz iş dünyasının en önemli yönlerinden biri olan görünürlük eksikliğimiz var.

Bugün dünyada çok fazla veri var ve KOBİ'ler, süreçlerini iyileştirmek için eyleme geçirilebilir içgörüler elde etmek için oturdukları verilerden daha fazla yararlanmak istiyor.

Basitçe söylemek gerekirse, işçilerin yapmaktan vazgeçtiği, elle tekrarlanan işler; sadece diğer şeylerin yanı sıra çalışan üretkenliğinizi tüketmekle kalmaz, aynı zamanda takip edilmesi de çok zordur. Bunun pratikte anlamı, yöneticiler için süreçlere ve bunların nasıl iyileştirilebileceğine dair net bir genel bakışa sahip olmasının son derece zor olmasıdır.

Ayrıca, deneyimlerini nasıl iyileştireceğinizi belirlemek için verileri kullanmadan müşterilerinize daha iyi hizmet verme yeteneğinizi de göz önünde bulundurun.

Manuel süreçler ne kadar dijitalleştirilirse, o kadar çok profil oluşturabilir ve daha sonra ele alınabilecek belirli davranışlar hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz. Örneğin müşteri hizmetlerini ele alalım. Bilet tabanlı otomatik bir sisteminiz varsa, belirli konuların hacmini ve müşteriler tarafından sıklıkla hangi endişelerin dile getirildiğini değerlendirebileceksiniz.

Bu verileri analiz etmek, gelecekte müşteri hizmetleriyle nasıl daha iyi ilgileneceğinize ilişkin kararlarınızı bilgilendirebilir.

paket servisler

• Manuel görevler zaman alıcı ve maliyetlidir; otomatikleştirildiğinde, personel diğer daha yüksek vasıflı işleri yaparken daha iyi kullanılabilir
• Bu görevlerin raporlanması zordur ve manuel süreçlerle ilgili veriler azdır, bu da karar vericilerin bozuk iş süreçlerini doğru bir şekilde değerlendirmesini ve düzeltmesini son derece zorlaştırır.
• İnsan hatası, manuel görevlerin maliyetli ve kaçınılmaz bir yönüdür; bu, uyumluluk düzenlemelerinin ihlal edilme olasılığının önemli ölçüde arttığı anlamına gelir.

Impact Networking, 20 yılı aşkın süredir küçük ve orta ölçekli kuruluşların iş hedeflerine ulaşmalarına yardımcı oluyor. Hem müşterilerimiz hem de kendimiz için birçok başarılı dijitalleştirme projesinden geçerek, sizin gibi KOBİ'lere yardımcı olmak için ülkedeki en iyi konumdaki kuruluş olduğumuza inanıyoruz. Dijital girişimlere yaklaşımımıza ve size nasıl yardımcı olabileceğimize buradan bir göz atın.