手动重复任务消耗预算的 7 种方式

重复性任务是许多企业数字化转型战略的目标。

当决策者讨论实施数字解决方案的选项时，通常以提高生产力和竞争力为中心。

为了实现这一点，可以实施自动化，并且自动化技术的日益可承受性使得中小型企业更容易采用。

麦肯锡估计，在 60% 的职业中，至少有三分之一的构成活动可以实现自动化。

大多数 SMB 决策者都非常熟悉精简部门并试图将成本降至最低的麻烦，因此自动化是当今商业环境中必不可少的工具。

如果您正在考虑自动化，但不确定它究竟能提供什么帮助，那么此博客适合您。

不使您的业务自动化的成本

今天，我们将看看重复性任务如何成为中小型企业的资金流失，以及自动化如何帮助您更好地利用资源。

常见的手动流程，例如使用电子表格而不是会计应用程序； 使用纸质系统； 和手写数据，可能要花一大笔钱。

由于“如果它没有坏，就不要修复它”的心态，决策者经常没有解决这些问题。 也许流程没有被破坏，但它们可以大幅改进吗？ 绝对地。

一项研究发现，员工 22% 的时间花在重复性任务上。 在一年的时间里，想象一下工人花时间在现在可以自动化的手动任务上浪费了多少金钱。

为什么要关心重复性任务？

当组织与 Impact 这样的服务提供商一起寻求自动化计划时，顾问通常会建议瞄准“容易实现的目标”。

我们的意思是，他们将看看公司运营中是否有可以自动化的流程，不会带来太多痛苦，而是会收获很多。

在大多数情况下，这些涉及简单的重复性任务，与实施软件机器人来执行工作的替代方案相比，这些任务会花费组织更多的时间和金钱。

正如我们上面提到的，这些工作通常是体力劳动和琐碎的任务，对员工时间的利用效率低下。

为什么现在不一样了？

由于多种因素——主要是成本和可用性，通过机器人流程自动化 (RPA) 等解决方案实现的自动化对于中小型企业来说变得更加可行。

在前几年，流程自动化被认为是 SMB 遥不可及的举措，而如今，它可以相对轻松地采用、部署和扩展，这意味着自动化的好处正在迅速超过成本效益的角度。

此外，全国各地的企业都将自动化的好处视为一项突出的竞争优势，可以提高其利用数据的效率和有效性。

2020 年，德勤调查中 78% 的组织已经实施了 RPA，16% 的组织计划在接下来的三年内实施。

正因为如此，所有行业和学科的企业都发现自己处于自动化的位置——即使是在很小的程度上——不仅是好的，而且实际上是现代组织能够竞争的必要条件。

1. 人为错误

不管我们喜不喜欢，人为错误在业务流程中是必然的。 不管员工有多好，都会时不时出现错误。

可能存在误读的数据或错误的按键，人类很容易出现自动化系统根本不会出现的失误。

例如，实施一个完全自动化的运输系统意味着您可以大大减少错误打印标签的机会，或者可能会花费更多资金来解决的问题。

在出现人为错误的情况下，您还必须考虑修复它所浪费的时间。 通过自动化，您可以帮助确保将可预防的错误保持在绝对最低限度，并显着提高您的底线。

到 2022 年，高达 50% 的业务流程将完全自动化，而今天这一比例约为 30%

您需要知道的人为错误统计

• 双键数据的准确率从 99.963% 到 99.995% 不等。 对于单键数据，准确率下降到 96%。 这增加了每 10,000 个条目 400 个错误率——对于处理大量数据的企业来说，这是一个重大且代价高昂的问题。
• 人为错误是一个长期存在的问题——一项研究表明，常见的验证方法（如目视检查）导致的错误比重复输入多 2958%。 自动化将错误计数减少到几乎为零。
• 当手动将数据输入简单的电子表格时，人为错误的概率在 18% 到 40% 之间。

2. 生产力下降

简而言之，如果员工花时间从事可以轻松实现自动化的工作，那么在当今世界，这笔钱就白白浪费了。

当您支付全职员工将数据输入电子表格的费用时，您的竞争对手已经实现了该流程的自动化，并且正在以较低的总体成本快速完成该流程。

花在重复性工作上的时间最好花在需要工人的更复杂的任务上。

例如，人力资源工作者可能整天都在手动输入员工福利数据。

借助自动化，可以减轻此类繁琐的工作，而人力资源人员可以将精力集中在需要他们的技能更高的劳动力上，例如员工培训或教育。

您需要知道的生产力统计数据

• ServiceNow 对 6,000 多名知识工作者进行的一项调查表明，BPA 不仅可以提高生产力，还可以提高满意度。
• 在自动化程度最高的公司中，74% 的员工表示自动化提高了工作满意度，而在高度手动的公司中这一比例为 53%。
• 专业人员平均需要 18 分钟手动查找文档（占他们时间的 20% 到 40%），并花费 50% 的时间搜索信息。

3.劳动力成本增加

这是许多中小型企业的第一名。

如果有一项工作可以轻松实现自动化，而你付钱给员工来完成它，那么你就是在浪费你的钱和他们的时间。

当您考虑到可以并且将会犯错误时，这一点就更加相关，这可能意味着员工必须返回并重新执行他们已经花费时间完成的任务。

自动化使您可以减少执行特定任务所需的人员，从而降低成本并提高盈利能力。

然后，您可以使用被释放的员工并让他们做一些更好地利用他们的时间的事情。

以设备配置为例。 如果您的 IT 员工花费大量时间准备和配置笔记本电脑和 PC，那么这些时间就花在了可以轻松自动化的任务上。

您需要知道的手动任务人工成本统计

• 低级、可自动化的任务占用了 IT 部门 30% 的时间。
• 47% 的 AP 专业人士认为手动数据输入和后续低效流程的成本是他们面临的最大挑战。
• 自动化时间表和工资单处理以减少对 1.5 名全职员工的需求，可以让企业将人员从数据输入重新分配到更具战略性的角色。 创建和管理员工时间表所需的时间可以减少 75%，并且由于自动警告，支付昂贵的加班时间的问题几乎可以完全消除。

4. 不可预测的工作流程

自动化工作流程可以在您的业务中创建一个清晰的结构、一种常规感，并建立问责制。

手动报告流程在过去当然有效，但对于中小型企业，尤其是中型企业而言，随着时间的推移，这可能难以监控，而且在任何情况下手动报告都可能非常耗时。

将您的工作流程数字化有助于项目经理使用软件更快地在其团队中确定任务的优先级。

工作人员可以立即报告他们正在进行的项目的更新，或者让软件自动报告。 无论哪种方式，它都可以加快工作流程并提供比以前更好的洞察力。

您需要了解的工作流自动化统计信息

• 市场研究公司 IDC 表示，由于流程效率低下，组织每年会损失 20% 到 30% 的收入。
• CEO 将近 20% 的时间花在可以自动化的工作上，例如分析运营数据和查看状态报告。
• 2016 年工作流自动化市场价值 42.6 亿美元，预计到 2023 年将达到 184.5 亿美元，2017 年至 2023 年的复合年增长率为 23.56%。

5. 合规风险

这通常被视为实施数字解决方案以消除人为错误的一部分，但合规性对于中小型企业来说是一个巨大的问题，值得一提。

正如任何企业主都知道的那样，为了避免巨额罚款，保持合规性至关重要。

某些行业尤其如此，例如医疗保健或金融，在这些行业中，遵守法规绝对至关重要。

通过消除手动任务并利用自动化，您可以放心，您的员工将遵循符合行业标准且不会危及您的合规需求的程序。

您需要了解的合规性统计数据

• 在目前使用治理、风险和合规 (GRC) 技术的组织中，有 61% 的组织计划在未来三年内增加在 GRC 平台上的支出。
• 只有 69% 的企业正在利用技术来支持他们的合规计划。
• 尽管 IT 风险数据收集和报告是降低风险的最有效方式，但只有 18% 的组织拥有自动化流程

6. 业务敏捷性

业务敏捷性是数字化转型领域的众多流行语之一，需要稍加解读。

从本质上讲，我们所说的是为您的员工提供必要的工具，以尽其所能完成工作。 此外，为他们提供提高部门和员工能力的手段和机构是业务敏捷性的全部意义所在。

这可以通过几种方式表现出来； 最值得注意的是机器人流程自动化 (RPA)——许多 SMB 都在使用它，通常包括：

• RPA 机器人：执行特定任务的单个软件
• RPA 管理软件：指导 RPA 机器人（机器人管理机器人）的软件
• RPA 开发工具： RPA 开发人员用于设计机器人的软件组件

您需要了解的业务敏捷性自动化统计信息

• 由于业务敏捷性的提高，成本节省估计在 20% 到 30% 之间。
• 业务敏捷性研究所的一项调查表明，只有 27% 的企业具有可以被视为高度业务敏捷性成熟度的水平。
• 74% 的员工表示，雇主没有让他们获得最新技术来帮助他们更有效地完成工作。

相关文章：中小型企业必须知道的 25 个敏捷业务统计

7. 缺乏对流程的可见性

最后，我们缺乏可见性，这是​​当今业务最重要的方面之一。

当今世界上有如此多的数据，中小型企业更频繁地希望能够利用他们所掌握的数据来获得可行的见解来改进他们的流程。

简而言之，就是那些工人苦苦完成的手工重复性任务； 它们不仅会影响员工的工作效率，而且还很难跟踪。 这在实践中意味着管理人员很难清楚地了解流程以及如何改进流程。

此外，请考虑您在无法使用数据来确定如何改善客户体验的情况下更好地为客户服务的能力。

手动流程数字化越多，您就越能建立档案并了解可以解决的特定行为。 以客户服务为例。 如果您有一个基于票证的自动系统，您将能够评估某些主题的数量以及客户经常提出的问题。

然后，分析这些数据可以为您提供有关未来如何更好地处理客户服务的决策。

外卖

• 手动任务耗时且成本高； 当自动化时，可以更好地利用员工从事其他更高技能的工作
• 报告这些任务很困难，手动流程的数据很少，决策者很难准确评估和修复损坏的工作流程
• 人为错误是手动任务代价高昂且不可避免的方面，这意味着违反合规性法规的可能性大大增加

Impact Networking 20 多年来一直在帮助中小型组织实现其业务目标。 在为我们的客户和我们自己完成了许多成功的数字化项目之后，我们相信我们是该国最适合帮助像您这样的中小企业的组织。 看看我们的数字计划方法以及我们如何在这里为您提供帮助。