7 Cara Tugas Berulang Manual Memakan Anggaran Anda

Tugas yang berulang adalah target dari banyak strategi untuk mentransformasi bisnis secara digital.

Ketika pengambil keputusan mendiskusikan opsi untuk mengimplementasikan solusi digital, biasanya dipusatkan pada peningkatan produktivitas dan daya saing.

Untuk mencapai hal ini, otomatisasi dapat diterapkan, dan semakin terjangkaunya teknologi otomasi membuat UKM lebih mudah untuk mengadopsi.

McKinsey memperkirakan bahwa dalam 60% pekerjaan, setidaknya sepertiga dari aktivitas konstituen dapat diotomatisasi.

Sebagian besar pengambil keputusan UKM akan terbiasa dengan kerumitan merampingkan departemen mereka dan berusaha menekan biaya seminimal mungkin, jadi otomatisasi adalah alat penting untuk lingkungan bisnis saat ini.

Jika Anda mempertimbangkan otomatisasi tetapi tidak yakin bagaimana tepatnya itu dapat membantu, maka blog ini cocok untuk Anda.

Biaya Tidak Mengotomatiskan Bisnis Anda

Hari ini kita akan melihat bagaimana tugas yang berulang dapat menghabiskan uang untuk usaha kecil dan menengah dan bagaimana otomatisasi dapat membantu menempatkan sumber daya Anda untuk penggunaan yang lebih baik.

Proses manual umum, seperti menggunakan spreadsheet alih-alih aplikasi akuntansi; menggunakan sistem berbasis kertas; dan data tulisan tangan, bisa menghabiskan banyak uang.

Mereka sering dibiarkan tidak terselesaikan oleh pengambil keputusan karena mentalitas "Jika tidak rusak, jangan perbaiki". Mungkin proses tidak rusak, tetapi dapatkah ditingkatkan secara drastis? Sangat.

Sebuah studi menemukan bahwa 22% dari waktu karyawan dihabiskan untuk tugas yang berulang. Selama setahun, bayangkan berapa banyak uang yang terbuang oleh pekerja yang menghabiskan waktu untuk tugas-tugas manual yang sekarang dapat diotomatisasi.

Mengapa Anda Harus Peduli Tentang Tugas yang Berulang?

Ketika organisasi mengejar inisiatif otomatisasi dengan penyedia layanan seperti Impact, konsultan akan sering menyarankan penargetan "buah yang menggantung rendah".

Maksud kami, mereka akan melihat apakah ada proses dalam operasi perusahaan yang dapat diotomatisasi dengan tidak banyak kesulitan tetapi banyak keuntungan.

Dalam kebanyakan kasus, ini melibatkan tugas-tugas sederhana dan berulang yang menghabiskan lebih banyak waktu dan uang bagi organisasi daripada alternatif penerapan bot perangkat lunak untuk melakukan pekerjaan itu.

Seperti yang kami sebutkan di atas, pekerjaan ini biasanya merupakan tugas manual dan kasar yang merupakan penggunaan waktu karyawan yang tidak efisien.

Mengapa Sekarang Berbeda?

Otomatisasi melalui solusi seperti otomatisasi proses robot (RPA) telah menjadi jauh lebih layak untuk usaha kecil dan menengah karena sejumlah faktor—terutama biaya dan ketersediaan.

Di mana di tahun-tahun sebelumnya, otomatisasi proses akan dianggap sebagai inisiatif yang tidak terjangkau oleh UKM, sekarang ini adalah sesuatu yang dapat diadopsi, digunakan, dan ditingkatkan dengan relatif mudah, yang berarti sisi positif otomatisasi dengan cepat melebihi sisi negatifnya. sudut pandang efektivitas biaya.

Selain itu, bisnis di seluruh negeri melihat manfaat otomatisasi sebagai keunggulan kompetitif yang menonjol dalam hal meningkatkan efisiensi dan efektivitas mereka dalam memanfaatkan data.

Pada tahun 2020, 78% organisasi dalam survei Deloitte telah menerapkan RPA dan 16% berencana untuk melakukannya dalam tiga tahun berikutnya.

Karena itu, bisnis dari semua industri dan disiplin menemukan diri mereka dalam posisi di mana otomatisasi—bahkan untuk tingkat kecil—tidak hanya bagus untuk dimiliki, tetapi sebenarnya merupakan kebutuhan organisasi modern untuk dapat bersaing.

1. Kesalahan Manusia

Suka atau tidak suka, human error adalah suatu kepastian dalam proses bisnis. Tidak peduli seberapa baik seorang karyawan, akan ada kesalahan dari waktu ke waktu.

Mungkin ada bagian data yang salah membaca atau salah menekan tombol, manusia rentan terhadap penyimpangan yang tidak terjadi pada sistem otomatis.

Misalnya, menerapkan sistem pengiriman yang sepenuhnya otomatis berarti Anda dapat secara drastis mengurangi kemungkinan salah cetak label, atau sesuatu yang lebih bermasalah yang dapat menghabiskan biaya untuk menyelesaikannya.

Dalam kasus kesalahan manusia, Anda juga harus memperhitungkan waktu yang hilang untuk memperbaikinya. Melalui otomatisasi, Anda dapat membantu memastikan bahwa kesalahan yang dapat dicegah dijaga seminimal mungkin dan secara substansial meningkatkan laba Anda.

Sebuah kekalahan 50% dari proses bisnis akan sepenuhnya otomatis pada tahun 2022, dibandingkan dengan sekitar 30% hari ini

Statistik Kesalahan Manusia yang Perlu Anda Ketahui

• Tingkat akurasi untuk data dengan kunci ganda bervariasi dari 99,963 hingga 99,995 persen. Untuk data dengan kunci tunggal, tingkat akurasi turun menjadi 96%. Ini menambahkan hingga tingkat kesalahan 400 per 10.000 entri—masalah yang signifikan dan mahal bagi bisnis yang memproses data dalam jumlah besar.
• Kesalahan manusia adalah masalah yang terus-menerus—sebuah penelitian menunjukkan bahwa metode verifikasi umum, seperti pemeriksaan visual, menghasilkan 2958% lebih banyak kesalahan daripada entri ganda. Otomatisasi mengurangi jumlah kesalahan menjadi hampir nol.
• Saat memasukkan data secara manual ke dalam spreadsheet sederhana, kemungkinan kesalahan manusia adalah antara 18% dan 40%.

2. Produktivitas Berkurang

Sederhananya, jika seorang karyawan menghabiskan waktu melakukan pekerjaan yang dapat dengan mudah diotomatisasi, itu adalah uang yang terbuang sia-sia di dunia saat ini.

Saat Anda membayar karyawan penuh waktu untuk memasukkan data ke dalam spreadsheet, pesaing Anda telah mengotomatiskan proses itu dan menyelesaikannya dengan cepat dan dengan biaya keseluruhan yang lebih rendah.

Waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan yang berulang akan lebih baik dihabiskan untuk tugas yang lebih kompleks di mana pekerja dibutuhkan.

Seorang pekerja SDM, misalnya, mungkin menghabiskan sepanjang hari untuk memasukkan data tunjangan karyawan secara manual.

Dengan otomatisasi, pekerjaan yang membosankan seperti ini dapat dikurangi dan staf SDM dapat memfokuskan energi mereka pada tenaga kerja yang lebih terampil di mana mereka dibutuhkan seperti pelatihan atau pendidikan karyawan.

Statistik Produktivitas yang Perlu Anda Ketahui

• Sebuah survei terhadap lebih dari 6.000 pekerja pengetahuan oleh ServiceNow menunjukkan bahwa BPA tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi juga kepuasan.
• 74% karyawan di sebagian besar perusahaan otomatis mengatakan otomatisasi meningkatkan kepuasan kerja, dibandingkan dengan 53% di perusahaan yang sangat manual.
• Para profesional rata-rata membutuhkan waktu 18 menit untuk menemukan dokumen secara manual—20% hingga 40% dari waktu mereka—dan menghabiskan 50% waktu mereka untuk mencari informasi.

3. Peningkatan Biaya Tenaga Kerja

Ini adalah nomor satu untuk banyak usaha kecil dan menengah.

Jika ada pekerjaan yang dapat dengan mudah diotomatisasi dan Anda membayar anggota staf untuk menyelesaikannya, maka Anda membuang-buang uang dan waktu mereka.

Ini bahkan lebih relevan ketika Anda mempertimbangkan bahwa kesalahan dapat dan akan dibuat, yang dapat berarti bahwa staf harus kembali dan melakukan kembali tugas yang telah mereka habiskan.

Otomatisasi memungkinkan Anda untuk mengurangi staf yang diperlukan untuk tugas tertentu, mengurangi biaya dan meningkatkan profitabilitas.

Anda kemudian dapat menggunakan staf yang dibebaskan dan meminta mereka melakukan sesuatu yang lebih baik menggunakan waktu mereka.

Ambil penyediaan perangkat, misalnya. Jika staf TI Anda menghabiskan banyak waktu untuk menyiapkan dan menyediakan laptop dan PC, itu adalah waktu yang dihabiskan untuk tugas yang dapat dengan mudah diotomatisasi.

Statistik Biaya Tenaga Kerja Tugas Manual yang Perlu Anda Ketahui

• Tugas tingkat rendah yang dapat diotomatisasi menghabiskan 30% waktu departemen TI.
• 47% profesional AP menganggap entri data manual dan biaya proses selanjutnya yang tidak efisien adalah tantangan terbesar mereka.
• Pemrosesan absen dan penggajian otomatis untuk mengurangi kebutuhan 1,5 karyawan tetap dapat memungkinkan bisnis untuk mengalokasikan kembali personel dari entri data ke peran yang lebih strategis. Waktu yang diperlukan untuk membuat dan mengelola jadwal karyawan dapat dikurangi hingga 75%, dan masalah membayar jam lembur yang mahal dapat dihilangkan karena peringatan otomatis.

4. Alur Kerja yang Tidak Dapat Diprediksi

Mengotomatiskan alur kerja menciptakan struktur yang jelas, rasa rutinitas dalam bisnis Anda, dan menetapkan akuntabilitas.

Proses pelaporan manual tentu saja berhasil di masa lalu, tetapi untuk UKM, terutama bisnis menengah, ini bisa sulit untuk dipantau dari waktu ke waktu, dan dalam kasus apa pun pelaporan manual bisa sangat memakan waktu.

Mendigitalkan alur kerja Anda membantu manajer proyek menggunakan perangkat lunak untuk memprioritaskan tugas dalam tim mereka jauh lebih cepat.

Pekerja dapat langsung melaporkan pembaruan pada proyek yang sedang mereka kerjakan—atau memiliki laporan perangkat lunak secara otomatis. Either way, itu mempercepat alur kerja dan memberikan wawasan yang jauh lebih baik dari sebelumnya.

Statistik Otomatisasi Alur Kerja yang Perlu Anda Ketahui

• Firma riset pasar IDC mengatakan bahwa organisasi kehilangan 20 hingga 30% pendapatan setiap tahun karena proses yang tidak efisien.
• CEO menghabiskan hampir 20% waktunya untuk pekerjaan yang dapat diotomatisasi, seperti menganalisis data operasional dan meninjau laporan status.
• Pasar otomatisasi alur kerja bernilai $4,26 Miliar pada 2016 dan diperkirakan akan mencapai USD 18,45 Miliar pada 2023, dengan CAGR 23,56% antara 2017 dan 2023.

5. Risiko Kepatuhan

Ini biasanya dianggap sebagai bagian dari penerapan solusi digital untuk menghapus kesalahan manusia, tetapi kepatuhan adalah masalah besar bagi UKM yang layak disebutkan sendiri.

Seperti yang diketahui oleh pemilik bisnis mana pun, tetap berada di sisi kepatuhan yang benar sangat penting untuk menghindari denda yang besar.

Hal ini terutama terjadi pada industri tertentu, seperti perawatan kesehatan atau keuangan, di mana kepatuhan terhadap peraturan sangat penting.

Dengan menghapus tugas manual dan menggunakan otomatisasi, Anda dapat merasa aman karena mengetahui bahwa karyawan Anda akan mengikuti prosedur yang sesuai dengan standar industri dan tidak membahayakan kebutuhan kepatuhan Anda.

Statistik Kepatuhan yang Perlu Anda Ketahui

• Dari organisasi yang saat ini menggunakan teknologi Tata Kelola, Risiko, dan Kepatuhan (GRC), 61% di antaranya berencana untuk meningkatkan pengeluaran mereka untuk platform GRC dalam tiga tahun ke depan.
• Hanya 69% bisnis yang memanfaatkan teknologi untuk mendukung program kepatuhan mereka.
• Hanya 18% organisasi yang memiliki proses otomatis untuk pengumpulan dan pelaporan data risiko TI, meskipun ini merupakan cara paling efektif untuk mengurangi risiko

6. Kelincahan Bisnis

Kelincahan bisnis adalah salah satu dari banyak kata kunci dalam dunia transformasi digital yang perlu sedikit diuraikan.

Intinya, apa yang kita bicarakan adalah memberi staf Anda alat yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka dengan kemampuan terbaik mereka. Selain itu, memberi mereka sarana dan agensi untuk meningkatkan kemampuan departemen dan pekerja Anda adalah inti dari kelincahan bisnis.

Ini dapat terwujud dalam beberapa cara; terutama robotic process automation (RPA)—yang digunakan oleh banyak UKM dan biasanya terdiri dari:

• Robot RPA: Satu perangkat lunak untuk menjalankan tugas tertentu
• Perangkat lunak manajemen RPA: Perangkat lunak yang mengarahkan bot RPA (robot yang mengelola robot)
• Alat pengembangan RPA: Komponen perangkat lunak yang digunakan pengembang RPA untuk mendesain robot

Statistik Otomasi Kelincahan Bisnis yang Perlu Anda Ketahui

• Penghematan biaya sebagai hasil dari peningkatan kelincahan bisnis diperkirakan berkisar antara 20 hingga 30%.
• Sebuah survei oleh Business Agility Institute menunjukkan bahwa hanya 27% bisnis yang memiliki apa yang dapat dianggap sebagai kematangan kelincahan bisnis yang tinggi.
• 74% pekerja mengatakan bahwa majikan tidak memberi mereka akses ke teknologi terbaru untuk membantu mereka melakukan pekerjaan mereka secara lebih efektif dan efisien.

Posting Terkait: 25 Statistik Bisnis Agile yang Harus Diketahui UKM

7. Kurangnya Visibilitas Ke Dalam Proses

Akhirnya, kami memiliki kurangnya visibilitas, salah satu aspek terpenting dari bisnis saat ini.

Ada begitu banyak data di dunia saat ini, dan UKM lebih sering ingin dapat memanfaatkan data yang mereka gunakan untuk mendapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan proses mereka.

Sederhananya, tugas-tugas manual berulang yang dilakukan para pekerja dengan susah payah; mereka tidak hanya memakan produktivitas karyawan Anda di antara hal-hal lain—mereka juga sangat sulit untuk dilacak. Apa artinya ini dalam praktiknya adalah sangat sulit bagi manajer untuk memiliki gambaran yang jelas tentang proses dan bagaimana mereka dapat ditingkatkan.

Selain itu, pertimbangkan kemampuan Anda untuk melayani pelanggan dengan lebih baik tanpa dapat menggunakan data untuk menentukan cara meningkatkan pengalaman mereka.

Semakin banyak proses manual yang didigitalkan, semakin Anda dapat membangun profil dan pemahaman tentang perilaku tertentu yang kemudian dapat diatasi. Ambil contoh layanan pelanggan. Jika Anda memiliki sistem berbasis tiket otomatis, Anda akan dapat menilai volume topik tertentu dan masalah apa yang sering diajukan oleh pelanggan.

Menganalisis data ini kemudian dapat menginformasikan keputusan Anda tentang cara menangani layanan pelanggan dengan lebih baik di masa mendatang.

Bawa pulang

• Tugas manual memakan waktu dan biaya; ketika otomatis, staf dapat dimanfaatkan dengan lebih baik untuk melakukan pekerjaan lain yang lebih terampil
• Pelaporan tugas-tugas ini sulit dan data tentang proses manual jarang, sehingga sangat sulit bagi pengambil keputusan untuk secara akurat menilai dan memperbaiki proses kerja yang rusak
• Kesalahan manusia adalah aspek tugas manual yang mahal dan tak terhindarkan, yang berarti kemungkinan pelanggaran peraturan kepatuhan meningkat secara substansial

Impact Networking telah membantu organisasi kecil dan menengah mencapai tujuan bisnis mereka selama lebih dari 20 tahun. Setelah melalui banyak proyek digitalisasi yang sukses baik untuk klien kami dan kami sendiri, kami yakin kami adalah organisasi dengan posisi terbaik di negara ini untuk membantu UKM seperti Anda. Lihatlah pendekatan kami terhadap inisiatif digital dan bagaimana kami dapat membantu Anda di sini.