7 modi in cui le attività manuali ripetitive stanno consumando il tuo budget

Le attività ripetitive sono l'obiettivo di molte strategie per trasformare digitalmente un'azienda.

Quando i responsabili delle decisioni discutono delle opzioni per l'implementazione di soluzioni digitali, in genere sono incentrati sul miglioramento della produttività e della competitività.

Per raggiungere questo obiettivo, è possibile implementare l'automazione e la crescente convenienza della tecnologia automatizzata sta rendendo molto più facile l'adozione da parte delle PMI.

McKinsey stima che nel 60% delle occupazioni, almeno un terzo delle attività costitutive potrebbe essere automatizzato.

La maggior parte dei responsabili delle decisioni delle PMI conoscerà fin troppo la seccatura di razionalizzare i propri reparti e tentare di ridurre al minimo i costi, quindi l'automazione è uno strumento essenziale nell'ambiente aziendale odierno.

Se stai considerando l'automazione ma non sei sicuro di come possa essere d'aiuto, allora questo blog fa per te.

I costi della mancata automazione della tua attività

Oggi daremo un'occhiata a come le attività ripetitive sono una perdita di denaro per le piccole e medie imprese e come l'automazione può aiutare a utilizzare le tue risorse in modo molto migliore.

Processi manuali comuni, come l'utilizzo di fogli di calcolo invece di app di contabilità; utilizzando sistemi cartacei; e dati scritti a mano, possono costare una fortuna.

Sono spesso lasciati irrisolti dai decisori a causa di una mentalità "Se non è rotto, non aggiustarlo". Forse i processi non sono rotti, ma possono essere migliorati drasticamente? Assolutamente.

Uno studio ha rilevato che il 22% del tempo di un dipendente viene dedicato a compiti ripetitivi. Nel corso di un anno, immagina quanto denaro viene sprecato dai lavoratori che trascorrono tempo in attività manuali che ora possono essere automatizzate.

Perché dovresti preoccuparti delle attività ripetitive?

Quando le organizzazioni perseguono un'iniziativa di automazione con un fornitore di servizi come Impact, i consulenti spesso consigliano di mirare a "frutti a bassa quota".

Con questo intendiamo che vedranno se ci sono processi all'interno delle operazioni dell'azienda che possono essere automatizzati con non molto dolore ma molto guadagno.

Nella maggior parte dei casi, si tratta di attività semplici e ripetitive che costano all'organizzazione più tempo e denaro rispetto all'alternativa di implementare un bot software per eseguire il lavoro.

Come abbiamo notato sopra, questi lavori sono solitamente compiti manuali e umili che sono un uso inefficiente del tempo di un dipendente.

Perché ora è diverso?

L'automazione attraverso soluzioni come l'automazione dei processi robotici (RPA) è diventata molto più praticabile per le piccole e medie imprese a causa di una serie di fattori, principalmente costi e disponibilità.

Laddove negli anni precedenti l'automazione dei processi sarebbe stata considerata un'iniziativa fuori dalla portata di una PMI, oggi è qualcosa che può essere adottato, implementato e ridimensionato con relativa facilità, il che significa che i vantaggi dell'automazione stanno rapidamente superando gli aspetti negativi di un punto di vista del rapporto costo-efficacia.

Inoltre, le aziende di tutto il paese vedono i vantaggi dell'automazione come un vantaggio competitivo straordinario in termini di miglioramento della propria efficienza ed efficacia nel modo in cui sfruttano i dati.

Nel 2020, il 78% delle organizzazioni in un sondaggio Deloitte aveva già implementato l'RPA e il 16% prevede di farlo nei tre anni successivi.

Per questo motivo, le aziende di tutti i settori e discipline si trovano in una posizione in cui l'automazione, anche in piccola misura, non è solo bello da avere, ma in realtà è una necessità di un'organizzazione moderna per essere in grado di competere.

1. Errore umano

Che ci piaccia o no, l'errore umano è una certezza nei processi aziendali. Non importa quanto sia bravo un dipendente, di tanto in tanto ci saranno degli errori.

Potrebbe esserci un frammento di dati letto o un tasto sbagliato, gli esseri umani sono suscettibili a errori che i sistemi automatizzati semplicemente non lo sono.

Ad esempio, l'implementazione di un sistema completamente automatizzato per la spedizione significa che puoi ridurre drasticamente le possibilità di un'etichetta stampata in modo errato o qualcosa di più problematico che può costare denaro da risolvere.

Nei casi di errore umano, devi anche tenere conto del tempo perso per risolverlo. Attraverso l'automazione, puoi contribuire a garantire che gli errori prevenibili siano ridotti al minimo e a migliorare sostanzialmente i tuoi profitti.

Un enorme 50% dei processi aziendali sarà completamente automatizzato entro il 2022, rispetto al 30% circa di oggi

Statistiche di errore umano che devi conoscere

• I tassi di precisione per i dati a doppia chiave variano dal 99,963 al 99,995 percento. Per i dati a chiave singola, il tasso di precisione scende al 96%. Ciò si somma a un tasso di errore di 400 per 10.000 voci, un problema significativo e costoso per le aziende che elaborano grandi quantità di dati.
• L'errore umano è un problema persistente: uno studio ha indicato che i metodi di verifica comuni, come il controllo visivo, hanno comportato il 2958% di errori in più rispetto alla doppia immissione. L'automazione riduce il conteggio degli errori praticamente a zero.
• Quando si immettono manualmente i dati in semplici fogli di calcolo, la probabilità di un errore umano era compresa tra il 18% e il 40%.

2. Produttività ridotta

In parole povere, se un dipendente trascorre del tempo a svolgere un lavoro che potrebbe essere facilmente automatizzato, nel mondo di oggi sono soldi buttati via.

Mentre stai pagando un dipendente a tempo pieno per inserire i dati in un foglio di calcolo, il tuo concorrente ha già automatizzato tale processo e lo sta completando rapidamente e con un costo complessivo ridotto.

Il tempo speso in lavori ripetitivi sarebbe meglio speso in compiti più complessi dove il lavoratore è necessario.

Un lavoratore delle risorse umane, ad esempio, potrebbe passare tutto il giorno a inserire manualmente i dati sui benefici per i dipendenti.

Con l'automazione, i lavori noiosi come questi possono essere alleviati e il personale delle risorse umane può invece concentrare le proprie energie su manodopera più qualificata dove è necessaria, come la formazione o l'istruzione dei dipendenti.

Statistiche di produttività che devi conoscere

• Un sondaggio condotto da ServiceNow su oltre 6.000 knowledge worker mostra che il BPA aumenta non solo la produttività ma anche la soddisfazione.
• Il 74% dei dipendenti nelle aziende più automatizzate afferma che l'automazione migliora la soddisfazione sul lavoro, rispetto al 53% nelle aziende altamente manuali.
• I professionisti impiegano in media 18 minuti per individuare manualmente un documento, dal 20% al 40% del loro tempo, e dedicano il 50% del tempo alla ricerca di informazioni.

3. Aumento del costo del lavoro

Questo è il numero uno per molte piccole e medie imprese.

Se c'è un lavoro che può essere facilmente automatizzato e stai pagando un membro del personale per completarlo, stai sprecando i tuoi soldi e il loro tempo.

Ciò è ancora più pertinente se si considera che gli errori possono e verranno commessi, il che può significare che il personale deve tornare indietro e rifare un'attività su cui ha già dedicato del tempo.

L'automazione consente di ridurre il personale necessario per un compito particolare, riducendo i costi e migliorando la redditività.

Puoi quindi utilizzare il personale che è stato liberato e fargli fare qualcosa che sia un uso migliore del loro tempo.

Prendi ad esempio il provisioning dei dispositivi. Se il tuo personale IT sta dedicando una quantità eccessiva di tempo alla preparazione e al provisioning di laptop e PC, è tempo dedicato a un'attività che può essere facilmente automatizzata.

Statistiche sul costo del lavoro per attività manuali che devi conoscere

• Le attività automatizzabili di basso livello consumano il 30% del tempo dei reparti IT.
• Il 47% dei professionisti AP considera l'inserimento manuale dei dati e il costo dei successivi processi inefficienti come la sfida più grande.
• L'elaborazione automatizzata delle schede attività e delle buste paga per ridurre la necessità di 1,5 dipendenti a tempo pieno può consentire alle aziende di riallocare il personale dall'immissione dei dati in ruoli più strategici. Il tempo necessario per creare e gestire i programmi dei dipendenti può essere ridotto del 75% e il problema del pagamento di costose ore di straordinario può essere quasi eliminato grazie all'avviso automatico.

4. Flussi di lavoro imprevedibili

L'automazione dei flussi di lavoro crea una struttura chiara, un senso di routine all'interno della tua azienda e stabilisce la responsabilità.

I processi di reporting manuale hanno ovviamente funzionato in passato, ma per le PMI, in particolare le medie imprese, questo può essere difficile da monitorare nel tempo e, in ogni caso, il reporting manuale può richiedere molto tempo.

La digitalizzazione dei flussi di lavoro aiuta i project manager a utilizzare il software per stabilire le priorità degli incarichi all'interno dei loro team molto più rapidamente.

I lavoratori possono segnalare istantaneamente gli aggiornamenti sui progetti su cui stanno lavorando o avere rapporti software automatici. In ogni caso, velocizza i flussi di lavoro e offre informazioni molto migliori rispetto a prima.

Statistiche sull'automazione del flusso di lavoro che devi conoscere

• La società di ricerche di mercato IDC afferma che le organizzazioni perdono dal 20 al 30% delle entrate ogni anno a causa di processi inefficienti.
• I CEO dedicano quasi il 20% del loro tempo a lavori che potrebbero essere automatizzati, come l'analisi dei dati operativi e la revisione dei rapporti sullo stato.
• Il mercato dell'automazione del flusso di lavoro è stato valutato a 4,26 miliardi di dollari nel 2016 e dovrebbe raggiungere i 18,45 miliardi di dollari entro il 2023, con un CAGR del 23,56% tra il 2017 e il 2023.

5. Rischi di conformità

Questo sarebbe in genere considerato come parte dell'implementazione di soluzioni digitali per rimuovere l'errore umano, ma la conformità è un problema così grande per le PMI che merita una menzione.

Come ogni imprenditore saprà, rimanere dalla parte giusta della conformità è fondamentale per evitare pesanti multe.

Questo è particolarmente il caso di alcuni settori, come quello sanitario o finanziario, in cui il rispetto delle normative è assolutamente cruciale.

Rimuovendo le attività manuali e utilizzando l'automazione, puoi essere sicuro che i tuoi dipendenti seguiranno procedure conformi agli standard del settore e non metteranno a repentaglio le tue esigenze di conformità.

Statistiche di conformità che devi conoscere

• Delle organizzazioni che attualmente utilizzano la tecnologia di governance, rischio e conformità (GRC), il 61% di esse prevede di aumentare la spesa per le piattaforme GRC nei prossimi tre anni.
• Solo il 69% delle aziende utilizza la tecnologia per supportare i propri programmi di conformità.
• Solo il 18% delle organizzazioni dispone di processi automatizzati per la raccolta e il reporting dei dati sui rischi IT, nonostante sia il modo più efficace per mitigare i rischi

6. Agilità aziendale

L'agilità aziendale è una delle tante parole d'ordine nel mondo della trasformazione digitale che ha bisogno di un po' di decifrazione.

In sostanza, si tratta di fornire al proprio personale gli strumenti necessari per portare a termine il proprio lavoro al meglio delle proprie capacità. Inoltre, dare loro i mezzi e l'agenzia per aumentare le capacità dei tuoi dipartimenti e dei tuoi dipendenti è l'obiettivo dell'agilità aziendale.

Questo può manifestarsi in alcuni modi; in particolare l'automazione dei processi robotici (RPA), utilizzata da molte PMI e in genere consiste in:

• Robot RPA: software unico per eseguire un compito specifico
• Software di gestione RPA: software che dirige i bot RPA (robot che gestiscono robot)
• Strumenti di sviluppo RPA: componenti software che gli sviluppatori RPA utilizzano per progettare robot

Statistiche sull'automazione dell'agilità aziendale che devi conoscere

• Si stima che i risparmi sui costi come risultato di una migliore agilità aziendale varino dal 20 al 30%.
• Un sondaggio del Business Agility Institute indica che solo il 27% delle aziende ha quella che può essere considerata un'elevata maturità di agilità aziendale.
• Il 74% dei lavoratori afferma che i datori di lavoro non danno loro accesso alla tecnologia più recente per aiutarli a svolgere il proprio lavoro in modo più efficace ed efficiente.

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7. Mancanza di visibilità sui processi

Infine, abbiamo la mancanza di visibilità, uno degli aspetti più importanti del business di oggi.

Oggigiorno ci sono così tanti dati nel mondo e le PMI vogliono sempre più spesso essere in grado di sfruttare i dati su cui si trovano al fine di ottenere informazioni utili per migliorare i propri processi.

In parole povere, quei compiti manuali ripetitivi che i lavoratori stanno svendendo facendo; non solo stanno intaccando la produttività dei tuoi dipendenti, tra le altre cose, ma sono anche molto difficili da tenere traccia. Ciò significa in pratica che è estremamente difficile per i manager avere una panoramica chiara dei processi e di come possono essere migliorati.

Inoltre, considera la tua capacità di servire meglio i tuoi clienti senza essere in grado di utilizzare i dati per determinare come migliorare la loro esperienza.

Più i processi manuali vengono digitalizzati, più puoi costruire profili e comprendere comportamenti particolari che possono poi essere affrontati. Prendi ad esempio il servizio clienti. Se disponi di un sistema automatizzato basato su ticket, sarai in grado di valutare il volume di determinati argomenti e quali preoccupazioni vengono sollevate frequentemente dai clienti.

L'analisi di questi dati può quindi informare le tue decisioni su come gestire meglio il servizio clienti in futuro.

Asporto

• Le attività manuali richiedono tempo e denaro; se automatizzato, il personale può essere utilizzato meglio per altri lavori più qualificati
• La segnalazione di queste attività è difficile e i dati sui processi manuali sono scarsi, il che rende estremamente difficile per i responsabili delle decisioni valutare con precisione e rimediare ai processi di lavoro interrotti
• L'errore umano è un aspetto costoso e inevitabile delle attività manuali, il che significa che la probabilità di infrangere le normative di conformità è notevolmente aumentata

Impact Networking aiuta le piccole e medie imprese a raggiungere i propri obiettivi di business da oltre 20 anni. Dopo aver portato a termine molti progetti di digitalizzazione di successo sia per i nostri clienti che per noi stessi, riteniamo di essere l'organizzazione meglio posizionata nel paese per aiutare le PMI come te. Dai un'occhiata al nostro approccio alle iniziative digitali e a come possiamo aiutarti qui.