7 sposobów, w jakie ręczne powtarzalne zadania pochłaniają Twój budżet

Powtarzalne zadania są celem wielu strategii cyfrowej transformacji biznesu.

Kiedy decydenci omawiają opcje wdrażania rozwiązań cyfrowych, zwykle koncentruje się to na poprawie produktywności i konkurencyjności.

Aby to osiągnąć, można wdrożyć automatyzację, a rosnąca przystępność technologii automatyzacji znacznie ułatwia wdrożenie przez małe i średnie firmy.

McKinsey szacuje, że w 60% zawodów co najmniej jedna trzecia czynności składowych może zostać zautomatyzowana.

Większość decydentów w małych i średnich firmach jest zbyt zaznajomiona z problemami związanymi z usprawnianiem swoich działów i próbą ograniczenia kosztów do minimum, więc automatyzacja jest niezbędnym narzędziem w dzisiejszym środowisku biznesowym.

Jeśli zastanawiasz się nad automatyzacją, ale nie masz pewności, w jaki sposób może ona pomóc, ten blog jest dla Ciebie.

Koszty niezautomatyzowania firmy

Dzisiaj przyjrzymy się, w jaki sposób powtarzalne zadania pochłaniają pieniądze dla małych i średnich firm oraz w jaki sposób automatyzacja może pomóc w lepszym wykorzystaniu zasobów.

Typowe procesy ręczne, takie jak używanie arkuszy kalkulacyjnych zamiast aplikacji księgowych; korzystanie z systemów papierowych; i odręczne dane mogą kosztować fortunę.

Często pozostają one nierozwiązane przez decydentów z powodu mentalności „Jeśli coś nie jest zepsute, nie naprawiaj tego”. Może procesy nie są zepsute, ale czy można je drastycznie poprawić? Absolutnie.

Badanie wykazało, że 22% czasu pracownika przeznacza się na powtarzalne zadania. W ciągu roku wyobraź sobie, ile pieniędzy marnują pracownicy poświęcający czas na ręczne zadania, które można teraz zautomatyzować.

Dlaczego powinieneś dbać o powtarzające się zadania?

Gdy organizacje podejmują inicjatywę automatyzacji z dostawcą usług, takim jak Impact, konsultanci często doradzają, aby skupić się na „nisko wiszących owocach”.

Rozumiemy przez to, że zobaczą, czy istnieją procesy w działalności firmy, które można zautomatyzować bez większego bólu, ale z dużym zyskiem.

W większości przypadków wiążą się one z prostymi, powtarzalnymi zadaniami, które kosztują organizację więcej czasu i pieniędzy niż alternatywa polegająca na wdrożeniu bota programowego do wykonania zadania.

Jak zauważyliśmy powyżej, prace te są zazwyczaj zadaniami manualnymi i służalczymi, które są nieefektywnym wykorzystaniem czasu pracownika.

Dlaczego teraz jest inaczej?

Automatyzacja dzięki rozwiązaniom takim jak zautomatyzowana automatyzacja procesów (RPA) stała się znacznie bardziej opłacalna dla małych i średnich firm ze względu na szereg czynników — przede wszystkim koszty i dostępność.

Podczas gdy w poprzednich latach automatyzacja procesów była uważana za inicjatywę nieosiągalną dla małych i średnich firm, dziś jest to coś, co można stosunkowo łatwo przyjąć, wdrożyć i skalować, co oznacza, że ​​zalety automatyzacji szybko przeważają nad negatywami z punktu widzenia opłacalności.

Co więcej, firmy w całym kraju dostrzegają korzyści płynące z automatyzacji jako wyjątkową przewagę konkurencyjną pod względem poprawy wydajności i efektywności wykorzystania danych.

W 2020 r. 78% organizacji w badaniu Deloitte wdrożyło już ZAP, a 16% planuje to zrobić w ciągu kolejnych trzech lat.

Z tego powodu firmy ze wszystkich branż i dyscyplin znajdują się w sytuacji, w której automatyzacja – nawet w niewielkim stopniu – jest nie tylko fajna, ale wręcz niezbędna, aby nowoczesna organizacja była w stanie konkurować.

1. Błąd ludzki

Czy nam się to podoba, czy nie, błąd ludzki jest pewnikiem w procesach biznesowych. Nie ma znaczenia, jak dobry jest pracownik, od czasu do czasu będą popełniane błędy.

Może dojść do błędnie odczytanego fragmentu danych lub niewłaściwego trafienia klawisza, ludzie są podatni na błędy, których zautomatyzowane systemy po prostu nie są.

Na przykład wdrożenie w pełni zautomatyzowanego systemu do wysyłki oznacza, że ​​możesz drastycznie zmniejszyć ryzyko błędnego wydrukowania etykiety lub czegoś bardziej problematycznego, którego rozwiązanie może kosztować pieniądze.

W przypadku błędu ludzkiego należy również uwzględnić stracony czas na jego naprawienie. Dzięki automatyzacji możesz zapewnić, że możliwe do uniknięcia błędy są ograniczone do absolutnego minimum i znacznie poprawić wynik finansowy.

Aż 50% procesów biznesowych zostanie w pełni zautomatyzowanych do 2022 r., w porównaniu do około 30% obecnie

Statystyki błędów ludzkich, które musisz znać

• Dokładność danych z podwójnym kluczem waha się od 99,963 do 99,995 procent. W przypadku danych z jednym kluczem wskaźnik dokładności spada do 96%. Daje to wskaźnik błędów 400 na 10 000 wpisów — poważny i kosztowny problem dla firm przetwarzających duże ilości danych.
• Błąd ludzki to uporczywy problem — badanie wykazało, że popularne metody weryfikacji, takie jak sprawdzanie wizualne, powodowały o 2958% więcej błędów niż podwójne wpisy. Automatyzacja zmniejsza liczbę błędów praktycznie do zera.
• Podczas ręcznego wprowadzania danych do prostych arkuszy kalkulacyjnych prawdopodobieństwo błędu ludzkiego wynosiło od 18% do 40%.

2. Zmniejszona produktywność

Mówiąc prościej, jeśli pracownik spędza czas wykonując pracę, którą można łatwo zautomatyzować, to w dzisiejszym świecie są to pieniądze wyrzucone w błoto.

Podczas gdy płacisz pracownikowi pełnoetatowemu za wprowadzanie danych do arkusza kalkulacyjnego, konkurencja zautomatyzowała już ten proces i wykonuje go szybko oraz przy obniżonych kosztach ogólnych.

Czas spędzony na powtarzalnych zadaniach lepiej byłoby poświęcić na bardziej złożone zadania, w których potrzebny jest pracownik.

Na przykład pracownik HR może spędzać cały dzień na ręcznym wprowadzaniu danych dotyczących świadczeń pracowniczych.

Dzięki automatyzacji takie żmudne zadania mogą zostać złagodzone, a personel HR może zamiast tego skupić swoją energię na bardziej wykwalifikowanej pracy tam, gdzie jest potrzebna, na przykład na szkoleniu pracowników lub edukacji.

Statystyki produktywności, które musisz znać

• Ankieta przeprowadzona przez ServiceNow wśród ponad 6000 pracowników wiedzy pokazuje, że BPA zwiększa nie tylko produktywność, ale także satysfakcję.
• 74% pracowników w najbardziej zautomatyzowanych firmach twierdzi, że automatyzacja poprawia satysfakcję z pracy, w porównaniu z 53% w wysoce manualnych firmach.
• Profesjonaliści potrzebują średnio 18 minut na ręczne zlokalizowanie dokumentu — od 20% do 40% swojego czasu — i spędzają 50% czasu na wyszukiwaniu informacji.

3. Zwiększone koszty pracy

Jest to numer jeden dla wielu małych i średnich firm.

Jeśli istnieje zadanie, które można łatwo zautomatyzować i płacisz pracownikowi za jego wykonanie, marnujesz swoje pieniądze i czas.

Jest to jeszcze bardziej istotne, gdy weźmie się pod uwagę, że błędy mogą i będą popełniane, co może oznaczać, że pracownicy będą musieli wrócić i ponownie wykonać zadanie, nad którym już spędzili czas.

Automatyzacja pozwala zredukować niezbędny personel do konkretnego zadania, zmniejszając koszty i poprawiając rentowność.

Następnie możesz skorzystać z uwolnionych pracowników i poprosić ich o zrobienie czegoś, co pozwoli lepiej wykorzystać ich czas.

Weźmy na przykład udostępnianie urządzeń. Jeśli Twój personel IT spędza zbyt dużo czasu na przygotowywaniu i udostępnianiu laptopów i komputerów PC, jest to czas poświęcony na zadanie, które można łatwo zautomatyzować.

Ręczne statystyki dotyczące kosztów pracy, które musisz znać

• Zadania niskopoziomowe, które można zautomatyzować, pochłaniają 30% czasu działów IT.
• 47% specjalistów AP uważa, że ​​ich największym wyzwaniem jest ręczne wprowadzanie danych, a koszt kolejnych nieefektywnych procesów.
• Zautomatyzowane przetwarzanie grafików i płac w celu zmniejszenia zapotrzebowania na 1,5 pełnoetatowych pracowników może umożliwić firmie przeniesienie personelu z wprowadzania danych do bardziej strategicznych ról. Czas potrzebny na tworzenie i zarządzanie harmonogramami pracowników można skrócić o 75%, a problem płacenia za kosztowne nadgodziny można prawie wyeliminować dzięki automatycznemu ostrzeganiu.

4. Nieprzewidywalne przepływy pracy

Automatyzacja przepływów pracy tworzy przejrzystą strukturę, poczucie rutyny w firmie i ustanawia odpowiedzialność.

Ręczne procesy raportowania oczywiście działały w przeszłości, ale w przypadku małych i średnich firm, zwłaszcza średnich firm, monitorowanie tego może z czasem być trudne, aw każdym razie ręczne raportowanie może być bardzo czasochłonne.

Cyfryzacja przepływów pracy pomaga kierownikom projektów używać oprogramowania do znacznie szybszego ustalania priorytetów zadań w swoich zespołach.

Pracownicy mogą natychmiast zgłaszać aktualizacje projektów, nad którymi pracują — lub automatycznie otrzymywać raporty dotyczące oprogramowania. Tak czy inaczej, przyspiesza to przepływ pracy i zapewnia znacznie lepszy wgląd niż wcześniej.

Statystyki automatyzacji przepływu pracy, które musisz znać

• Firma badawcza IDC twierdzi, że organizacje tracą co roku od 20 do 30% przychodów z powodu nieefektywnych procesów.
• Dyrektorzy generalni poświęcają prawie 20% swojego czasu na pracę, którą można by zautomatyzować, taką jak analiza danych operacyjnych i przeglądanie raportów o stanie.
• Rynek automatyzacji przepływu pracy został wyceniony na 4,26 mld USD w 2016 r. i oczekuje się, że osiągnie 18,45 mld USD do 2023 r., przy CAGR 23,56% w latach 2017-2023.

5. Ryzyka związane ze zgodnością

Jest to zwykle uważane za część wdrażania rozwiązań cyfrowych w celu usunięcia błędów ludzkich, ale zgodność jest tak ogromnym problemem dla małych i średnich firm, że zasługuje na osobną wzmiankę.

Jak wie każdy właściciel firmy, pozostawanie po właściwej stronie zgodności jest kluczowe, aby uniknąć wysokich grzywien.

Dzieje się tak zwłaszcza w przypadku niektórych branż, takich jak opieka zdrowotna czy finanse, gdzie przestrzeganie przepisów jest absolutnie kluczowe.

Usuwając zadania wykonywane ręcznie i wykorzystując automatyzację, możesz mieć pewność, że Twoi pracownicy będą przestrzegać procedur zgodnych ze standardami branżowymi i nie będą zagrażać Twoim potrzebom w zakresie zgodności.

Statystyki zgodności, które musisz znać

• Spośród organizacji, które obecnie korzystają z technologii Governance, Risk and Compliance (GRC), 61% planuje zwiększyć wydatki na platformy GRC w ciągu najbliższych trzech lat.
• Tylko 69% firm wykorzystuje technologię do wspierania swoich programów zgodności.
• Tylko 18% organizacji posiada zautomatyzowane procesy gromadzenia i raportowania danych o ryzyku IT, mimo że jest to najskuteczniejszy sposób ograniczania ryzyka

6. Sprawność biznesowa

Sprawność biznesowa to jedno z wielu modnych słów w świecie cyfrowej transformacji, które wymaga trochę rozszyfrowania.

W gruncie rzeczy mówimy o zapewnieniu pracownikom narzędzi niezbędnych do wykonywania ich pracy najlepiej, jak potrafią. Ponadto zapewnienie im środków i agencji w celu zwiększenia zdolności Twoich działów i pracowników jest tym, na czym polega sprawność biznesowa.

Może się to objawiać na kilka sposobów; przede wszystkim zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) — używana przez wiele małych i średnich firm i zazwyczaj składa się z:

• Robot RPA: Pojedynczy program do wykonania określonego zadania
• Oprogramowanie do zarządzania RPA: Oprogramowanie, które kieruje botami RPA (roboty zarządzające robotami)
• Narzędzia programistyczne RPA: komponenty oprogramowania używane przez programistów RPA do projektowania robotów

Statystyki automatyzacji sprawności biznesowej, które musisz znać

• Szacuje się, że oszczędności kosztów w wyniku poprawy sprawności biznesowej wyniosą od 20 do 30%.
• Badanie przeprowadzone przez Business Agility Institute wskazuje, że zaledwie 27% firm ma coś, co można uznać za wysoką dojrzałość zwinności biznesowej.
• 74% pracowników twierdzi, że pracodawcy nie dają im dostępu do najnowszych technologii, aby mogli wykonywać swoją pracę bardziej efektywnie i wydajnie.

Powiązany post: 25 statystyk Agile Business, które muszą wiedzieć małe i średnie firmy

7. Brak wglądu w procesy

Wreszcie brak widoczności, jeden z najważniejszych aspektów dzisiejszego biznesu.

Obecnie na świecie jest tak wiele danych, a małe i średnie firmy coraz częściej chcą mieć możliwość wykorzystania danych, na których się znajdują, aby uzyskać przydatne wglądy w poprawę swoich procesów.

Mówiąc prościej, te ręczne, powtarzalne zadania, które pracownicy wykonują niewolniczo; nie tylko wpływają one m.in. na produktywność pracowników — są również bardzo trudne do śledzenia. W praktyce oznacza to, że menedżerom niezwykle trudno jest mieć jasny obraz procesów i sposobów ich ulepszenia.

Weź również pod uwagę swoją zdolność do lepszej obsługi klientów bez możliwości wykorzystania danych do określenia, jak poprawić ich obsługę.

Im więcej procesów ręcznych jest zdigitalizowanych, tym więcej można budować profile i zrozumienie konkretnych zachowań, którymi można się następnie zająć. Weźmy na przykład obsługę klienta. Jeśli posiadasz zautomatyzowany system oparty na biletach, będziesz w stanie ocenić ilość niektórych tematów i jakie obawy są często zgłaszane przez klientów.

Analiza tych danych może następnie pomóc w podjęciu decyzji o tym, jak lepiej radzić sobie z obsługą klienta w przyszłości.

Na wynos

• Zadania ręczne są czasochłonne i kosztowne; po zautomatyzowaniu personel może być lepiej wykorzystany do wykonywania innych, bardziej wymagających zadań
• Raportowanie tych zadań jest trudne, a dane dotyczące procesów ręcznych są skąpe, co sprawia, że ​​decydentom niezwykle trudno jest dokładnie ocenić i naprawić niesprawne procesy robocze
• Błąd ludzki jest kosztownym i nieuniknionym aspektem zadań wykonywanych ręcznie, co oznacza, że ​​prawdopodobieństwo naruszenia przepisów dotyczących zgodności jest znacznie zwiększone

Impact Networking od ponad 20 lat pomaga małym i średnim organizacjom w osiąganiu ich celów biznesowych. Po przejściu wielu udanych projektów digitalizacji zarówno dla naszych klientów, jak i dla nas, wierzymy, że jesteśmy najlepiej przygotowaną organizacją w kraju, aby pomóc małym i średnim firmom takim jak Ty. Zobacz, jak podchodzimy do inicjatyw cyfrowych i jak możemy Ci tutaj pomóc.