11 principais desafios das operações de dimensionamento explicados

O negócio. Risco.

Essas duas palavras sempre foram sinônimas uma da outra. Até mesmo magnatas da indústria como Bill Gates diziam que “os negócios são um jogo de dinheiro com algumas regras e muito risco”. Isso soa verdadeiro se você tem muito em jogo.

Administrar um negócio não é o trabalho normal de escritório das nove às cinco com um salário fixo – você estará investindo mais do seu tempo pessoal para manter seus negócios acima da água. Tudo isso por uma questão de independência, realização pessoal, liberdade financeira e, sejamos honestos, a chance de se tornar o próximo Facebook ou Twitter.

De acordo com a pesquisa, 20% das pequenas empresas falham em seu primeiro ano; 30 por cento falham em seu segundo ano; 50 por cento das pequenas empresas falham após cinco anos. No 10º ano, apenas 30% dos empresários conseguem fazê-lo.

O que faz com que a maioria dessas empresas feche em um curto período de tempo?

O objetivo final dos proprietários de agências é dimensionar suas operações comerciais e maximizar os lucros. No entanto, existem alguns aspectos que podem obstruir a expansão de uma agência. A falha em detectar esses desafios pode atrapalhar sua estratégia ou borrar sua perspectiva sobre o estado atual de sua agência. O melhor é que se familiarizar com eles de antemão pode ajudá-lo a se preparar ou, melhor ainda, evitar a dor de cabeça que esses obstáculos podem lhe trazer.

Quais são os problemas comuns que as agências enfrentam ao dimensionar as operações?

1. Dimensionamento muito cedo

O dimensionamento prematuro é um dos principais desafios por que a maioria das empresas de SEO enfrenta dificuldades para alcançar o próximo nível.

O objetivo principal do dimensionamento é crescer com a melhor relação custo-benefício possível.

Mas, quando uma agência escala muito cedo, nem o produto nem as operações estão prontos para essa expansão. Como resultado, a agência perde o controle dos aspectos internos e externos do negócio.

Uma indicação de dimensionamento prematuro é quando você tem um lucro menor em comparação com os custos operacionais.

Solução:

Antes de pensar em escalar sua agência, faça uma verificação de temperatura. Seja com a equipe de produto, equipe de vendas ou equipe de marketing, reúna e analise os dados necessários com seus stakeholders para determinar se sua agência ou empresa está pronta para escalar.

Para dimensionar com eficiência, identifique sua vantagem competitiva, construa sua rede e encontre maneiras de trabalhar rapidamente sem comprometer a qualidade. Automatizar seus processos (ex. folha de pagamento, ordem de venda ou processamento de vendas) é uma maneira; outra é obter ajuda externa para trabalhos que consomem muito do seu tempo, como terceirizar o design da web ou obter assistentes virtuais para realizar tarefas administrativas.

Aqui estão as nove métricas que você precisa considerar antes de dimensionar suas operações:

• Retenção de fidelidade do cliente
• Taxa de conversão
• Margens Brutas
• Custo por aquisição de cliente
• Valor do cliente vitalício
• Receita das vendas
• Lucro e prejuízo mensal
• Objetivos (metas de curto e longo prazo)
• Resultados das Metas Definidas

2. Confundir crescimento com dimensionamento

Há uma enorme diferença entre crescer e escalar. A maioria das empresas pensa automaticamente que os dois significam a mesma coisa.

Mas para ter uma compreensão clara de ambos os termos, aqui está uma definição rápida do dicionário:

Crescer – Tornar-se maior ao longo de um período de tempo; aumentando

Escala – Representar em dimensões proporcionais; reduzir ou aumentar de tamanho de acordo com uma escala comum

Quando uma empresa cresce e ganha mais clientes, a necessidade de adicionar mais funcionários para atender esses clientes aumenta. Em outras palavras, quando ocorre um aumento de receita, segue-se um aumento de recursos na mesma proporção.

Escalar um negócio é maximizar os lucros, mas a demanda por recursos aumenta em um ritmo muito mais lento.

Quando você traduz 'crescimento' e 'escalonamento' no contexto de negócios, a definição será:

Crescendo – Quando ocorre um aumento de receita, segue-se um aumento de recursos na mesma proporção

Escala – Os lucros são maximizados, mas a demanda por recursos aumenta em um ritmo muito mais lento

Isso mostra que crescer não significa necessariamente escalar. É bom ver seu negócio se expandir, mas no momento em que sua empresa é capaz de lidar com o volume crescente de vendas enquanto fornece serviços de qualidade de maneira econômica, sua empresa está efetivamente escalando suas operações. Isso é uma indicação de que sua empresa está com um desempenho positivo e pronta para o próximo nível: dominar o mercado.

Escalar um negócio não é um passeio no parque. É preciso muito trabalho e experiência, juntamente com a capacidade de se adaptar ao comportamento do consumidor.

Não para por aí, no entanto.

A habilidade de entender a dinâmica entre os departamentos de vendas e marketing, além de ter uma sólida compreensão de todo o processo de negócios também é importante para dimensionar suas operações com sucesso.

Solução:

O crescimento também pode ser visto como um pré-requisito da escala. O estágio de crescimento é quando você percebe que não é mais uma equipe de apenas cinco, mas uma agência com 10 a 30 funcionários

A escala é um nível pós-crescimento. Geralmente, são empresas com 20 a 300 funcionários, capazes de lidar com um número crescente de clientes e vendas de forma econômica.

Você sabe que está escalando quando tem:

• Receita previsível
• Diversos canais de renda
• Alta retenção de clientes
• Baixo custo de aquisição de clientes

3. Não ter esse ajuste de produto ao mercado

Product-market fit é quando o produto encontra um mercado com forte demanda por ele. Quando os clientes querem o produto que uma empresa está vendendo, você atingiu o estado ideal para o ajuste do produto ao mercado.

É importante entender esse conceito antes mesmo de pensar em dimensionamento ou antes de vender um produto. Um estudo mostrou que 42% das startups falham porque lançaram produtos que ninguém queria comprar, enquanto 80% do lançamento de novos produtos falham para grandes corporações.

Solução:

Contrate um Líder de Produto ou nomeie um Especialista de Produto Sênior. Deve haver coordenação entre este especialista, o Gerente de Produto, Gerente de Vendas e Gerente de Marketing para alinhar as informações sobre o valor do produto, custo e tendências de mercado.

Por exemplo, há uma grande demanda por serviços de SEO imobiliário entre corretores de imóveis e empresas imobiliárias. Seu gerente de produto, gerente de vendas e gerente de marketing devem criar uma estratégia que corresponda à demanda desse nicho.

4. Falha em identificar a voz da marca e a proposta de valor

A voz da marca é a sua maneira de comunicar seu produto para o mundo. A proposta de valor é o aspecto que o diferencia de seus concorrentes. Negligenciar a determinação da voz da sua marca e da proposta de valor no início irá enterrá-la sob milhares de outras empresas que oferecem os mesmos produtos e serviços. Conhecer a voz da sua marca e apresentá-la de forma consistente em todos os seus canais de marketing relevantes também pode aumentar a receita.

Solução:

Para determinar a voz da marca da agência, observe estes pontos de ação:

• Revise a declaração de missão da agência e converse com os tomadores de decisão da agência. Saiba como eles querem retratar o negócio.
• Verifique o conteúdo, artigos ou mensagens anteriores e liste as palavras que vieram à mente ao lê-los.
• Pesquise quem são os clientes. Escolha 3 ou 5 e estude-os. Quem são eles, quais plataformas eles freqüentam e em que estão interessados. Isso permitirá que você comunique seu público-alvo e se a voz da marca ressoa com eles.

Ex. 'Os clientes da Agência X são, em sua maioria, profissionais do sexo feminino em seus 20 e poucos anos que frequentemente assistem a TedTalks no Youtube ou ouvem podcasts no Brain.fm.'

• Liste o que a agência é e o que a agência não é. Isso permitirá que você especifique qual é exatamente o conceito da voz.
• Crie o modelo

Exemplo:

• Depois de finalizar a voz da marca, defina o tom. É profissional, sério, descontraído, informal ou formal? Você o altera em relação ao meio? De que maneira?
• Forme uma diretriz que a agência possa seguir com uma descrição precisa para que todos possam usar.

Leia Como construir uma marca de agência para começar a desenvolver a proposta de valor de uma agência.

5. Falha em determinar qual canal de marketing está funcionando

Antes de dimensionar, é importante saber qual canal de marketing funciona para você. Quer se trate de mídia social, e-mail marketing, PPC, TV, rádio ou catálogo – cada empresa tem um estilo diferente de venda. A diferença não inclui apenas o produto ou serviços oferecidos, mas também se estende ao local e ao público-alvo. Isso significa que uma estratégia de marketing específica que aumenta o ROI de uma empresa pode não funcionar para outra.

A falha em determinar qual plataforma de marketing funciona para sua empresa não apenas desperdiçará seu tempo, mas também desperdiçará seus recursos.

Solução:

Uma palavra: experimentar.

Experimentos permitem que você saiba o que funciona e o que não funciona. Não tenha medo de fazer testes e gastar em pesquisas. Isso economizará mais dinheiro do que se você passasse cegamente pelo que viu a concorrência fazer.

Seja inteligente e terceirize qualquer um de seus esforços de marketing, se necessário. Isso não apenas economizará seu tempo, mas também aumentará sua produtividade. Mantenha-se atualizado com relatórios de progresso e obtenha conselhos de gerentes de projeto que sabem como executar campanhas bem-sucedidas. Analise seus dados. Isso permitirá que você saiba quais canais você precisa otimizar e quais canais você precisa deixar de lado.

6. Escassez de talentos

Conseguir o talento certo para sua agência em expansão não é fácil neste setor cada vez mais competitivo. Pesquisas mostram que 45% dos empregadores estão lutando para encontrar as habilidades de que precisam. Você precisa de pessoas que tenham o conjunto de habilidades que você procura e que se encaixem perfeitamente na sua empresa.

Solução:

O objetivo é avançar, e nenhuma empresa pode fazê-lo sem mão de obra adequada. Existem inúmeras soluções para este dilema. Aqui estão os nossos dois principais:

• Desenvolver Talentos – Invista no desenvolvimento de talentos e treine os funcionários existentes para preencher a posição que sua empresa precisa.
• Terceirizar – Considerando os custos de contratação e substituição de talentos, geralmente é mais prático terceirizar para um provedor. Isso elimina a necessidade de treinar funcionários internos, o que pode custar tempo e dinheiro.

7. Falha em se adaptar à mudança

Nos negócios, é sempre adaptar ou falhar.

Na maioria das vezes, o que fez uma agência bem-sucedida quando foi construída não será necessariamente o fator que a manterá funcionando. À medida que as pessoas e a tecnologia se desenvolvem e avançam, nem é preciso dizer que as empresas e a maneira como as pessoas trabalham devem mudar e atender a esse desenvolvimento.

As razões pelas quais as agências não se adaptam variam – desde um planejamento ruim por sua equipe de liderança até medidas além de seu controle, como falta de recursos.

1. Planejamento ruim

Um planejamento ruim levará não apenas à perda de confiança e moral da sua equipe, mas também ao fracasso do projeto.

2. Falta de recursos

Todo plano brilhante tem um custo. Adaptar-se à mudança e mantê-la não vem de graça. Isso é algo que os líderes devem saber e para o qual devem se preparar. Não termina apenas com a implementação do plano – as empresas precisam refinar e reimplementar seus planos, se necessário. Corte de custos se necessário. Terceirize se necessário. Por exemplo, se houver necessidade de otimizar o marketing digital e aumentar a classificação nos mecanismos de pesquisa, mas o orçamento não for suficiente para contratar um especialista interno, a terceirização para uma agência de marca branca de SEO respeitável é a melhor jogada de poder. Economiza tempo, esforço e dinheiro enquanto efetivamente faz o que precisa ser feito.

3. Medo da mudança

O momento da mudança pode chegar a uma agência a qualquer momento. Até mesmo várias empresas e líderes do setor de sucesso pararam de crescer por causa de sua resistência à mudança. Não é a falta de habilidades para planejar ou os recursos para implementá-los, mas a precocidade excessiva que os impede de tentar algo novo e necessário.

Solução:

Para saber se é hora de fazer alguma alteração, verifique o relatório de vendas e receita. Esses são os principais indicadores se você está no caminho certo ou se sua empresa precisa mudar de estratégia. Reúna-se com a equipe de liderança da sua empresa para determinar sua melhor jogada.

8. Negligencia a experimentação

Por que os experimentos são importantes?

Simples — diminui a incerteza e fornece dados sólidos que você pode usar como base para a tomada de decisões. Seja sobre uma nova estratégia, produto ou design, esta é a melhor maneira de qualquer negócio reduzir riscos e descobrir novas oportunidades ao longo do caminho.

Os experimentos nem sempre são bem-sucedidos, mas isso oferece a oportunidade de ajustar o que precisa ser ajustado antes de implementar em escala.

Solução:

Seja algo tão estratégico quanto um programa de treinamento ou algo tático como definir seus preços de SEO, é melhor fazer um experimento sobre sua eficácia em vez de descobrir que não funciona depois de gastar com isso. Certifique-se de que a equipe de liderança da agência esteja bem versada no processo de teste e seja comunicado em toda a sua organização.

Exemplo: Uma agência estava com poucos leads.

O objetivo: Encontrar o método mais eficaz na geração de leads.

O experimento: para aumentar seu estado atual, eles criaram uma página de destino com uma isca digital para atrair mais clientes em potencial. Para testar o que funciona melhor na promoção desta página, eles montam duas estratégias. Durante o primeiro mês, eles promoveram a landing page nas redes sociais. No segundo mês, eles executaram uma campanha de remarketing que direcionará seus visitantes para a página de destino.

Resultado: Comparando os resultados do primeiro e do segundo mês, eles puderam ver a diferença no número de leads que estão recebendo e decidir qual campanha de marketing e canal usar.

Para ler mais sobre como melhorar as experiências do cliente e experimentar o desenvolvimento de novos produtos, confira:

• A Hipótese do Inovador de Michael Schrage
• O Lean Product Playbook de Dan Olsen, aborda uma metodologia claramente definida sobre como implementar o gerenciamento de produtos enxutos para uma variedade de produtos
• Lean UX de Jeff Gothelf e Josh Seiden é uma leitura útil se você estiver procurando por insights para identificar seus obstáculos mais significativos e desenvolver experimentos que ajudem sua equipe de operações e produtos a isolar os principais sucessos.
• The Lean Startup de Eric Ries se você estiver procurando por estratégias focadas na utilização da criatividade humana para impulsionar o sucesso.

9. Não ter um processo sólido para conseguir novos clientes

Metade do processo de dimensionamento é adquirir novos clientes. Sim, existem dezenas de estratégias que você pode usar para fechar novos clientes – SEO, email marketing, anúncios pagos, parcerias online e muito mais. Mas, se sua empresa não tiver esse processo sólido para adquirir clientes estáveis, isso pode atrapalhar a capacidade de sua empresa de crescer e escalar. Isso seria como tentar o que vier no seu caminho

Você quer que seu negócio prospere, não apenas sobreviva.

Solução:

Nada vem fácil. Até as maiores empresas de hoje começaram sendo suas próprias publicitárias. Isso significa que, seja você uma startup ou uma agência em crescimento, você precisa ser seu próprio especialista em relações públicas. Certifique-se de que a marca da sua agência esteja exatamente onde seus clientes potenciais possam vê-la – revistas, jornais ou artigos online. Há sempre escritores ou grupos editoriais em busca de histórias relevantes; como ProfNet.com ou helpareporter.com são exemplos de sites onde você pode enviar artigos de relações públicas para os repórteres publicarem.

Aproveite o poder das mídias sociais. Este é um conselho usado em demasia, mas por uma razão – funciona. Crie uma campanha de mídia social que promova seu conteúdo e atualize regularmente. Três a cinco postagens sociais por dia podem ser um bom começo para tornar sua marca visível nos canais sociais.

10. Falha na definição e compreensão do fluxo de caixa

A falta de compreensão do fluxo de caixa pode levar ao colapso da sua empresa a partir do seguinte:

1. Aumento da dívida
2. Falta de controle de estoque
3. Contas a receber defeituosas ou lentas

Solução:

Conhecer seu fluxo de caixa lhe dará a visão e o conhecimento de como posicionar os recursos da sua empresa, permitindo que você crie estratégias de forma mais eficaz.

Exemplo de Demonstração de Fluxo de Caixa para Operações:

A tabela mostra quanto caixa inicial a empresa tinha no início de janeiro e quanto resta no final. A saída de caixa tomou 55,48% da entrada de caixa. Isso indica que a empresa precisa implementar medidas de corte de custos para reduzir o número de saídas de caixa.

Se você quiser se familiarizar com a análise de fluxo de caixa, adicione o seguinte à sua lista de leitura:

• Quadrante de fluxo de caixa por Robert Kiyosaki
• Análise e previsão de fluxo de caixa por Timothy Jury.

11. Os valores fundamentais não são conhecidos pelas pessoas

Os valores centrais podem ser vistos como o princípio orientador para os funcionários. Seja integridade, ousadia, honestidade, paixão ou compromisso com os clientes – sua empresa precisa ter uma compreensão sólida de seus valores fundamentais. Eles orientarão seus funcionários de cada departamento sempre que estiverem lidando com colegas ou clientes.

O que acontece se uma empresa não tem valores essenciais? A falta deles não afeta apenas a forma como sua equipe trabalha, mas também se estende a uma cultura de empresa desordenada.

Solução:

Um estudo mostrou que os melhores desempenhos conectam conscientemente valores e operações . Isso resulta em uma configuração de operações de negócios mais alinhada e escalável. Então, como você determina os valores fundamentais?

1. Crie uma lista de valores que ressoam com sua empresa. Reúna-se com a equipe de liderança da sua empresa e peça-lhes que listem os valores existentes que eles acham que definem seu pessoal (valores pessoais), produto e cultura da empresa como um todo. Eles podem pedir aos membros de sua equipe para ajudar com isso também.
2. Você pode obter até 50 ou mais valores na lista. O próximo passo é agrupar valores que se relacionam entre si, como 'responsabilidade', 'pontualidade', 'responsabilidade' e, em seguida, categorizá-los e compilá-los em uma lista mestra.
3. Destaque o tema principal de cada grupo ou categoria e escolha a melhor palavra que você acha que descreve mais essa lista.
4. Restrinja-o aos três primeiros e dê um contexto mais profundo aos seus valores pessoais. Seja realmente criativo neste. Torná-lo memorável e inspirador para que ele grude nas pessoas rapidamente.
5. Aloque tempo para testar o efeito de cada valor. Faz você se sentir bem e empoderado? Você sente que isso ressoa com a empresa, seus produtos e funcionários? Eles são consistentes ou inconsistentes com a identidade da marca da empresa? Qual valor vem primeiro?

Determinar valores centrais não apenas estabelece clareza dentro da organização, mas também amplia as capacidades estratégicas da empresa.

Supere esses desafios

Os desafios não param de chegar. Mesmo depois de atingir o próximo nível, um novo conjunto de obstáculos estará lá. Isso não significa o fim da sua agência. Esses desafios ajudam as agências a se moldarem no nível de potência que pretendem ser.

Agora é sua vez.

Você está pronto para enfrentar esses desafios ao dimensionar as operações de sua agência? Se sim, estamos aqui para ajudar.