11 principales desafíos de las operaciones de escalamiento explicadas

Negocio. Riesgo.

Estas dos palabras siempre han sido sinónimas entre sí. Incluso los magnates de la industria como Bill Gates dijeron que “los negocios son un juego de dinero con algunas reglas y mucho riesgo”. Esto suena cierto si tienes mucho en juego.

Dirigir un negocio no es el trabajo de oficina habitual de nueve a cinco con un sueldo fijo: invertirá más de su tiempo personal en mantener su negocio a flote. Todo esto por el bien de la independencia, la realización personal, la libertad financiera y, seamos honestos, la oportunidad de convertirse en el próximo Facebook o Twitter.

Según la investigación, el 20 por ciento de las pequeñas empresas fracasan en su primer año; el 30 por ciento falla en su segundo año; El 50 por ciento de las pequeñas empresas fracasan después de cinco años. En el décimo año, solo el 30 por ciento de los dueños de negocios logran hacerlo.

¿Qué hace que la mayoría de estos negocios cierren en un corto período de tiempo?

El objetivo final de los propietarios de agencias es escalar sus operaciones comerciales y maximizar las ganancias. Sin embargo, hay algunos aspectos que pueden obstaculizar la expansión de una agencia. No detectar estos desafíos puede estropear su estrategia o desdibujar su perspectiva sobre el estado actual de su agencia. Lo bueno es que familiarizarse con ellos de antemano puede ayudarlo a prepararse o, mejor aún, evitar experimentar el dolor de cabeza que estos obstáculos pueden traerle.

¿Cuáles son los problemas comunes que enfrentan las agencias al escalar operaciones?

1. Escalar demasiado pronto

El escalamiento prematuro es uno de los principales desafíos por los que la mayoría de las empresas de SEO experimentan dificultades para alcanzar el siguiente nivel.

El objetivo de escalar es crecer de la manera más rentable posible.

Pero, cuando una agencia escala demasiado pronto, ni el producto ni las operaciones están listos para esa expansión. Como resultado, la agencia pierde el control de los aspectos internos y externos del negocio.

Una indicación de escalamiento prematuro es cuando tiene una ganancia más baja en comparación con los costos operativos.

Solución:

Antes de pensar en escalar tu agencia, haz un control de temperatura. Ya sea con el equipo de producto, el equipo de ventas o el equipo de marketing, recopile y analice los datos necesarios con las partes interesadas para determinar si su agencia o empresa está lista para escalar.

Para escalar de manera efectiva, identifique su ventaja competitiva, cree su red y encuentre formas en las que pueda trabajar rápidamente sin comprometer la calidad. La automatización de sus procesos (por ejemplo, nómina, pedidos de ventas o procesamiento de ventas) es una forma; otra es obtener ayuda externa para trabajos que consumen mucho de su tiempo, como externalizar el diseño web o contratar asistentes virtuales para realizar tareas administrativas.

Estas son las nueve métricas que debe considerar antes de escalar sus operaciones:

• Retención de lealtad del cliente
• Tasa de conversión
• Márgenes brutos
• Costo por adquisición de cliente
• Valor del cliente de por vida
• Los ingresos por ventas
• Ganancias y pérdidas mensuales
• Objetivos (metas a corto y largo plazo)
• Resultados de las Metas Fijadas

2. Confundir crecimiento con escalamiento

Hay una gran diferencia entre crecer y escalar. La mayoría de las empresas piensan automáticamente que los dos significan lo mismo.

Pero para tener una comprensión clara de ambos términos, aquí hay una definición rápida del diccionario:

Creciendo – Cada vez más grande durante un período de tiempo; creciente

Escalado: representar en dimensiones proporcionales; reducir o aumentar de tamaño según una escala común

Cuando una empresa crece y gana más clientes, aumenta la necesidad de agregar más personal para atender a estos clientes. En otras palabras, cuando ocurre un aumento en los ingresos, sigue un aumento en los recursos al mismo ritmo.

Escalar un negocio consiste en maximizar las ganancias, pero la demanda de recursos aumenta a un ritmo mucho más lento.

Cuando traduzca 'crecimiento' y 'escala' en el contexto de los negocios, la definición será:

Creciente: cuando ocurre un aumento en los ingresos, sigue un aumento en los recursos al mismo ritmo

Escalamiento: las ganancias se maximizan, pero la demanda de recursos aumenta a un ritmo mucho más lento.

Esto demuestra que crecer no significa necesariamente escalar. Es bueno ver que su negocio se expande, pero en el momento en que su empresa pueda manejar la creciente cantidad de ventas mientras brinda servicios de calidad de manera rentable, entonces su empresa está escalando sus operaciones de manera efectiva. Esta es una indicación de que su empresa se está desempeñando positivamente y está lista para el siguiente nivel: dominio del mercado.

Escalar un negocio no es un paseo por el parque. Se necesita mucho trabajo duro y experiencia, junto con la capacidad de adaptarse al comportamiento del consumidor.

Sin embargo, no se detiene ahí.

La habilidad para comprender la dinámica entre los departamentos de ventas y marketing, además de tener una comprensión sólida de todo el proceso comercial, también es importante para escalar con éxito sus operaciones.

Solución:

El crecimiento también puede verse como un requisito previo para escalar. La etapa de crecimiento es cuando te das cuenta de que ya no eres un equipo de solo cinco, sino una agencia con 10-30 empleados.

El escalamiento es un nivel posterior al crecimiento. Por lo general, se trata de empresas con entre 20 y 300 empleados que pueden manejar un número cada vez mayor de clientes y ventas de manera rentable.

Sabes que estás escalando cuando tienes:

• Ingresos predecibles
• Diversos canales de ingresos
• Alta retención de clientes
• Bajo costo de adquisición de clientes

3. No tener ese encaje producto-mercado

El ajuste producto-mercado es cuando el producto encuentra un mercado con una fuerte demanda. Cuando los clientes quieren el producto que vende una empresa, ha alcanzado el estado ideal para el ajuste del producto al mercado.

Es importante comprender este concepto incluso antes de pensar en escalar o antes de vender un producto. Un estudio mostró que el 42 por ciento de las nuevas empresas fracasan porque lanzaron productos que nadie quería comprar, mientras que el 80 por ciento de los lanzamientos de nuevos productos fracasan para las grandes corporaciones.

Solución:

Contrate a un líder de producto o designe a un especialista de producto sénior. Debe haber coordinación entre este especialista, el Gerente de Producto, el Gerente de Ventas y el Gerente de Marketing para alinear la información sobre el valor del producto, el costo y las tendencias del mercado.

Por ejemplo, existe una gran demanda de servicios de SEO inmobiliario entre los agentes inmobiliarios y las empresas inmobiliarias. Su gerente de producto, gerente de ventas y gerente de marketing deben idear una estrategia que coincida con la demanda de este nicho.

4. Falta de identificación de la voz de la marca y la propuesta de valor

La voz de la marca es su forma de comunicar su producto al mundo. La propuesta de valor es el aspecto que lo diferencia de sus competidores. Si no determina la voz de su marca y la propuesta de valor al principio, su marca quedará oculta bajo miles de otras empresas que ofrecen los mismos productos y servicios. Conocer la voz de su marca y presentarla de manera consistente en todos sus canales de marketing relevantes también puede aumentar los ingresos.

Solución:

Para determinar la voz de la marca de la agencia, tome nota de estos puntos de acción:

• Revise la declaración de la misión de la agencia y hable con los encargados de tomar decisiones de la agencia. Aprenda cómo quieren representar el negocio.
• Revisa contenido, artículos o mensajes anteriores y haz una lista de las palabras que te vinieron a la mente al leerlos.
• Investigación sobre quiénes son los clientes. Elige 3 o 5 y estúdialos. Quiénes son, qué plataformas frecuentan y qué les interesa. Esto te permitirá comunicar a tu público objetivo y si la voz de la marca resuena con ellos.

Ex. "Los clientes de la Agencia X son en su mayoría mujeres profesionales de veintitantos años que con frecuencia miran TedTalks en Youtube o escuchan podcasts en Brain.fm".

• Haga una lista de lo que es la agencia y lo que no es la agencia. Esto te permitirá especificar cuál es exactamente el concepto de la voz.
• Crear la plantilla

Ejemplo:

• Después de finalizar la voz de la marca, establezca el tono. ¿Es profesional, serio, relajado, informal o formal? ¿Lo cambias en relación con el medio? ¿En qué manera?
• Forme una guía que la agencia pueda seguir con una descripción precisa para que todos la usen.

Lea Cómo construir una marca de agencia para comenzar a desarrollar la propuesta de valor de una agencia.

5. No determinar qué canal de marketing está funcionando

Antes de escalar, es importante saber qué canal de marketing funciona para usted. Ya se trate de redes sociales, marketing por correo electrónico, PPC, televisión, radio o catálogo, cada empresa tiene un estilo de venta diferente. La diferencia no solo incluye el producto o los servicios ofrecidos, sino que también se extiende a la ubicación y al público objetivo. Esto significa que una estrategia de marketing particular que aumenta el ROI de una empresa podría no funcionar para otra.

Si no determina qué plataforma de marketing funciona para su negocio, no solo perderá su tiempo, sino que también desperdiciará sus recursos.

Solución:

Una palabra: experimentar.

Los experimentos te permiten saber qué funciona y qué no. No tenga miedo de realizar pruebas y gastar en investigación. Esto le ahorrará más dinero que si hiciera a ciegas lo que ha visto hacer a la competencia.

Sea inteligente y subcontrate cualquiera de sus esfuerzos de marketing si es necesario. Esto no solo le ahorrará tiempo, sino que también aumentará su productividad. Manténgase al día con los informes de progreso y obtenga consejos de los gerentes de proyecto que saben cómo ejecutar campañas exitosas. Analiza tus datos. Esto le permitirá saber qué canales necesita optimizar y qué canales debe dejar ir.

6. Escasez de talento

Conseguir el talento adecuado para su agencia en expansión no es fácil en esta industria cada vez más competitiva. Las investigaciones muestran que el 45 por ciento de los empleadores tienen dificultades para encontrar las habilidades que necesitan. Necesita personas que tengan el conjunto de habilidades que está buscando y que se adapten perfectamente a su empresa.

Solución:

El objetivo es avanzar, y ninguna empresa puede hacerlo sin la mano de obra adecuada. Existen numerosas soluciones a este dilema. Aquí están nuestros dos mejores:

• Desarrollar talento: invierta en desarrollar los talentos y capacite a los empleados existentes para ocupar el puesto que su empresa necesita.
• Subcontratar: teniendo en cuenta los costos de contratar y reemplazar el talento, a menudo es más práctico subcontratar a un proveedor. Esto elimina la necesidad de capacitar al personal interno, lo que puede costarle tiempo y dinero.

7. Falta de adaptación al cambio

En los negocios, siempre es adaptarse o fallar.

La mayoría de las veces, lo que hizo que una agencia tuviera éxito cuando se construyó no será necesariamente el factor que la mantendrá en funcionamiento. A medida que las personas y la tecnología se desarrollan y avanzan, no hace falta decir que las empresas y la forma en que trabajan las personas deben cambiar y adaptarse a ese desarrollo.

Las razones por las que las agencias no logran adaptarse varían, desde una mala planificación por parte de su equipo de liderazgo hasta medidas que escapan a su control, como la falta de recursos.

1. Mala planificación

Una mala planificación conducirá no solo a que su equipo pierda la confianza y la moral, sino también al fracaso del proyecto.

2. Falta de recursos

Todo plan brillante tiene un costo. Adaptarse al cambio y mantenerlo no es gratis. Esto es algo que los líderes deben saber y para lo que deben prepararse. No termina solo con la implementación del plan: las empresas deben perfeccionar y volver a implementar sus planes si es necesario. Reducción de costos si es necesario. Subcontratar si es necesario. Por ejemplo, si existe la necesidad de optimizar el marketing digital y aumentar la clasificación en los motores de búsqueda, pero el presupuesto no es suficiente para contratar a un experto interno, entonces la subcontratación a una agencia de marca blanca de SEO de buena reputación es el movimiento de poder definitivo. Ahorra tiempo, esfuerzo y dinero en efectivo mientras hace de manera efectiva lo que se debe hacer.

3. Miedo al cambio

El momento del cambio puede llegar a una agencia en cualquier momento. Incluso varias empresas exitosas y líderes de la industria han dejado de crecer debido a su resistencia al cambio. No es la falta de habilidades para planificar o los recursos para implementar uno, sino la sobreprecocidad lo que les impide probar algo nuevo y necesario.

Solución:

Para saber si es hora de hacer algún cambio, consulta el informe de ventas e ingresos. Estos son los principales indicadores si estás en el camino correcto o si tu empresa necesita cambiar de estrategia. Reúnase con el equipo de liderazgo de su empresa para determinar su mejor movimiento.

8. Descuida la experimentación

¿Por qué son importantes los experimentos?

Simple: disminuye la incertidumbre y proporciona datos sólidos que puede utilizar como base para la toma de decisiones. Ya sea que se trate de una nueva estrategia, producto o diseño, esta es la mejor manera para que cualquier negocio reduzca el riesgo y descubra nuevas oportunidades en el camino.

Es posible que los experimentos no siempre tengan éxito, pero esto le brinda la oportunidad de ajustar lo que debe ajustarse antes de implementarlo a escala.

Solución:

Ya sea que se trate de algo tan estratégico como un programa de capacitación o algo táctico como establecer su precio de SEO, es mejor realizar un experimento sobre su efectividad en lugar de descubrir que no funciona después de gastar en él. Asegúrese de que el equipo de liderazgo de la agencia conozca bien el proceso de prueba y que se comunique a toda su organización.

Ejemplo: una agencia tenía pocos clientes potenciales.

El objetivo: encontrar el método más eficaz para generar clientes potenciales.

El experimento: para aumentar su estado actual, crearon una página de destino con un imán de prospectos para atraer más prospectos. Para probar cuál funciona mejor en la promoción de esta página, establecieron dos estrategias. Durante el primer mes, promocionaron la página de destino en las redes sociales. En el segundo mes, realizaron una campaña de remarketing que llevará a sus visitantes a la página de destino.

Resultado: al comparar los resultados del primer y segundo mes, pudieron ver la diferencia en la cantidad de clientes potenciales que estaban obteniendo y decidir qué campaña de marketing y canal utilizar.

Para obtener más información sobre cómo mejorar las experiencias de los clientes y experimentar con el desarrollo de nuevos productos, consulte:

• La hipótesis del innovador de Michael Schrage
• The Lean Product Playbook de Dan Olsen, aborda una metodología claramente definida sobre cómo implementar la gestión de productos lean para una variedad de productos.
• Lean UX de Jeff Gothelf y Josh Seiden es una lectura útil si está buscando información para identificar sus obstáculos más importantes y desarrollar experimentos que ayuden a su equipo de operaciones y productos a aislar los éxitos clave.
• The Lean Startup de Eric Ries si está buscando estrategias que se centren en utilizar la creatividad humana para impulsar el éxito.

9. No tener un proceso sólido para conseguir nuevos clientes

La mitad del proceso de escalamiento consiste en adquirir nuevos clientes. Sí, hay docenas de estrategias que puede usar para cerrar nuevos clientes: SEO, marketing por correo electrónico, anuncios pagados, asociaciones en línea y más. Pero, si su negocio no tiene ese proceso sólido para adquirir clientes estables, puede interrumpir la capacidad de su empresa para crecer y escalar. Eso sería como probar lo que se te presente

Quiere que su negocio prospere, no solo que sobreviva.

Solución:

Nada viene fácil. Incluso las empresas más grandes de hoy comenzaron siendo su propio publicista. Esto significa que ya sea que sea una empresa nueva o una agencia en crecimiento, debe ser su propio experto en relaciones públicas. Asegúrese de que la marca de su agencia esté justo donde sus prospectos puedan verla: revistas, periódicos o artículos en línea. Siempre hay escritores o grupos editoriales que buscan historias relevantes; como ProfNet.com o helpareporter.com son ejemplos de sitios web donde puede enviar artículos de relaciones públicas para que los reporteros los publiquen.

Aproveche el poder de las redes sociales. Este es un consejo usado en exceso, pero por una razón: funciona. Cree una campaña en las redes sociales que promueva su contenido y actualice regularmente. De tres a cinco veces de publicaciones sociales al día puede ser un buen comienzo para hacer que su marca sea visible en los canales sociales.

10. Falta de definición y comprensión del flujo de efectivo

La falta de comprensión del flujo de efectivo puede llevar al colapso de su empresa por lo siguiente:

1. Aumento de la deuda
2. Falta de control de inventario
3. Cuentas por cobrar defectuosas o lentas

Solución:

Conocer su flujo de caja le dará la perspectiva y el conocimiento de cómo posicionar los recursos de su empresa, lo que le permitirá diseñar estrategias de manera más eficaz.

Ejemplo de Estado de Flujo de Caja para Operaciones:

La tabla muestra cuánto efectivo inicial tenía la empresa a principios de enero y cuánto queda al final. La salida de efectivo tomó el 55,48 por ciento de la entrada de efectivo. Esto indica que la empresa necesita implementar medidas de reducción de costos para reducir la cantidad de salidas de efectivo.

Si desea familiarizarse con el análisis de flujo de efectivo, agregue lo siguiente a su lista de lectura:

• Cuadrante de flujo de caja por Robert Kiyosaki
• Análisis y Pronósticos de Flujo de Caja por Timothy Jury.

11. La gente no conoce los valores fundamentales

Los valores fundamentales pueden verse como el principio rector para los empleados. Ya sea que se trate de integridad, audacia, honestidad, pasión o compromiso con los clientes, su empresa debe tener una sólida comprensión de sus valores fundamentales. Estos guiarán a sus empleados de cada departamento siempre que estén tratando con colegas o clientes.

¿Qué sucede si una empresa carece de valores fundamentales? La falta de estos no solo afecta la forma en que trabaja su equipo, sino que también se extenderá a una cultura empresarial desordenada.

Solución:

Un estudio mostró que las personas con mejor desempeño conectan conscientemente valores y operaciones . Esto da como resultado una configuración de operaciones comerciales más alineada y escalable. Entonces, ¿cómo se determinan los valores fundamentales?

1. Cree una lista de valores que resuenen con su empresa. Reúnase con el equipo de liderazgo de su empresa y pídales que enumeren los valores existentes que creen que definen a su gente (valores personales), productos y cultura de la empresa en su conjunto. También pueden pedirles a los miembros de su equipo que ayuden con esto.
2. Puede obtener hasta 50 o incluso más valores en la lista. El siguiente paso es agrupar valores que se relacionan entre sí, como 'responsabilidad', 'puntualidad', 'rendición de cuentas', y luego categorizarlos y compilarlos en una lista maestra.
3. Resalte el tema principal de cada grupo o categoría y elija la mejor palabra que crea que describe mejor esa lista.
4. Redúzcalo a los tres primeros y dé a sus valores personales un contexto más profundo. Sea realmente creativo en este caso. Hágalo memorable e inspirador para que se adhiera a las personas rápidamente.
5. Asigne tiempo para probar el efecto de cada valor. ¿Te hace sentir bien y empoderado? ¿Siente que resuena con la empresa, sus productos y empleados? ¿Son consistentes o inconsistentes con la identidad de marca de la empresa? ¿Qué valor viene primero?

Determinar los valores centrales no solo establece claridad dentro de la organización, sino que también amplifica las capacidades estratégicas de la empresa.

Supere estos desafíos

Los retos no paran de llegar. Incluso después de haber alcanzado el siguiente nivel, habrá un nuevo conjunto de obstáculos. Esto no significa el fin de su agencia. Estos desafíos ayudan a las agencias a convertirse en el nivel de potencia que pretenden ser.

Ahora es tu turno.

¿Está listo para enfrentar estos desafíos al escalar las operaciones de su agencia? Si es así, estamos aquí para ayudar.