11 Tantangan Utama Operasi Penskalaan Dijelaskan

Bisnis. Mempertaruhkan.

Kedua kata ini selalu sinonim satu sama lain. Bahkan maestro industri seperti Bill Gates mengatakan bahwa "Bisnis adalah permainan uang dengan beberapa aturan dan banyak risiko." Ini benar jika Anda memiliki banyak hal yang dipertaruhkan.

Menjalankan bisnis bukanlah pekerjaan kantor yang biasa dari pukul sembilan sampai lima sore dengan gaji tetap—Anda akan menginvestasikan lebih banyak waktu pribadi Anda untuk menjaga bisnis Anda tetap di atas air. Semua ini demi kemerdekaan, pemenuhan pribadi, kebebasan finansial, dan, jujur ​​​​saja, peluang menjadi Facebook atau Twitter berikutnya.

Menurut penelitian, 20 persen usaha kecil gagal di tahun pertama mereka; 30 persen gagal di tahun kedua mereka; 50 persen usaha kecil gagal setelah lima tahun. Pada tahun ke-10, hanya 30 persen pemilik usaha yang berhasil membuatnya.

Apa yang menyebabkan sebagian besar bisnis ini tutup dalam waktu singkat?

Tujuan akhir bagi pemilik agensi adalah untuk meningkatkan operasi bisnis mereka dan memaksimalkan keuntungan. Namun, ada beberapa aspek yang dapat menghambat ekspansi suatu instansi. Kegagalan untuk mendeteksi tantangan ini dapat mengacaukan strategi Anda atau mengaburkan perspektif Anda tentang keadaan agensi Anda saat ini. Hal yang hebat adalah membiasakan diri Anda dengan mereka sebelumnya dapat membantu Anda mempersiapkan diri atau, lebih baik lagi, menghindari mengalami sakit kepala yang dapat ditimbulkan oleh hambatan-hambatan ini kepada Anda.

Apa masalah umum yang dihadapi lembaga saat menskalakan operasi?

1. Penskalaan terlalu dini

Penskalaan prematur adalah salah satu tantangan utama mengapa sebagian besar perusahaan SEO mengalami kesulitan untuk mencapai level berikutnya.

Inti dari penskalaan adalah untuk tumbuh seefektif mungkin dari segi biaya.

Namun, ketika sebuah agensi melakukan penskalaan terlalu dini, baik produk maupun operasinya tidak siap untuk ekspansi itu. Akibatnya, agensi kehilangan kendali atas aspek internal dan eksternal bisnis.

Salah satu indikasi penskalaan prematur adalah ketika Anda memiliki keuntungan yang lebih rendah dibandingkan dengan biaya operasional.

Larutan:

Sebelum berpikir tentang penskalaan agensi Anda, lakukan pemeriksaan suhu. Baik itu dengan tim produk, tim penjualan, atau tim pemasaran, kumpulkan dan analisis data yang diperlukan dengan pemangku kepentingan Anda untuk menentukan apakah agensi atau perusahaan Anda siap untuk penskalaan.

Untuk menskalakan secara efektif, identifikasi keunggulan kompetitif Anda, bangun jaringan Anda, dan temukan cara agar Anda dapat bekerja dengan cepat tanpa mengurangi kualitas. Mengotomatiskan proses Anda (mis. penggajian, pesanan penjualan, atau pemrosesan penjualan) adalah salah satu cara; lainnya adalah mendapatkan bantuan eksternal untuk pekerjaan yang menghabiskan banyak waktu Anda, seperti outsourcing desain web atau mendapatkan asisten virtual untuk melakukan tugas administratif.

Berikut adalah sembilan metrik yang perlu Anda pertimbangkan sebelum menskalakan operasi Anda:

• Retensi Loyalitas Pelanggan
• Tingkat konversi
• Keuntungan kotor
• Biaya Per Akuisisi Pelanggan
• Nilai Pelanggan Seumur Hidup
• Pendapatan penjualan
• Keuntungan dan kerugian bulanan
• Tujuan (tujuan jangka pendek dan jangka panjang)
• Hasil dari Tujuan yang Ditetapkan

2. Salah mengira pertumbuhan untuk penskalaan

Ada perbedaan besar antara tumbuh dan berkembang biak. Sebagian besar perusahaan secara otomatis menganggap keduanya memiliki arti yang sama.

Tetapi untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang kedua istilah tersebut, berikut definisi singkat dari kamus:

Tumbuh – Menjadi lebih besar selama periode waktu tertentu; meningkat

Scaling – Mewakili dalam dimensi proporsional; mengurangi atau menambah ukuran sesuai dengan skala umum

Ketika bisnis tumbuh dan mendapatkan lebih banyak klien, kebutuhan untuk menambah lebih banyak staf untuk melayani klien ini meningkat. Dengan kata lain, ketika peningkatan pendapatan terjadi, peningkatan sumber daya mengikuti pada tingkat yang sama.

Menskalakan bisnis adalah tentang memaksimalkan keuntungan, tetapi permintaan akan sumber daya meningkat dengan kecepatan yang jauh lebih lambat.

Ketika Anda menerjemahkan 'tumbuh' dan 'menskalakan' ke dalam konteks bisnis, definisinya akan menjadi:

Tumbuh – Ketika peningkatan pendapatan terjadi, peningkatan sumber daya mengikuti pada tingkat yang sama

Penskalaan – Keuntungan dimaksimalkan namun permintaan akan sumber daya meningkat dengan kecepatan yang jauh lebih lambat

Ini menunjukkan bahwa tumbuh tidak selalu berarti penskalaan. Adalah baik untuk melihat bisnis Anda berkembang, tetapi saat perusahaan Anda mampu menangani peningkatan jumlah penjualan sambil memberikan layanan berkualitas dengan cara yang hemat biaya, maka perusahaan Anda secara efektif meningkatkan skala operasinya. Ini merupakan indikasi bahwa kinerja perusahaan Anda positif dan siap untuk tingkat berikutnya: penguasaan pasar.

Menskalakan bisnis bukanlah berjalan-jalan di taman. Dibutuhkan banyak kerja keras dan pengalaman, ditambah dengan kemampuan beradaptasi dengan perilaku konsumen.

Itu tidak berhenti di situ.

Keterampilan untuk memahami dinamika antara departemen penjualan dan pemasaran, ditambah memiliki pemahaman yang kuat tentang keseluruhan proses bisnis juga penting untuk meningkatkan skala operasi Anda dengan sukses.

Larutan:

Tumbuh juga dapat dilihat sebagai prasyarat penskalaan. Tahap pertumbuhan adalah ketika Anda menyadari bahwa Anda bukan lagi tim yang hanya terdiri dari lima orang, tetapi sebuah agensi dengan 10-30 karyawan

Scaling adalah level pasca-pertumbuhan. Ini biasanya perusahaan dengan 20 hingga 300 karyawan yang mampu menangani peningkatan jumlah klien dan penjualan dengan biaya efektif.

Anda tahu bahwa Anda sedang menskalakan ketika Anda memiliki:

• Pendapatan yang dapat diprediksi
• Saluran pendapatan yang beragam
• Retensi pelanggan yang tinggi
• Biaya akuisisi pelanggan rendah

3. Tidak memiliki kesesuaian produk-pasar

Product-market fit adalah ketika produk menemukan pasar dengan permintaan yang kuat untuk itu. Ketika pelanggan menginginkan produk yang dijual bisnis, Anda telah mencapai kondisi ideal untuk kesesuaian pasar produk.

Sangat penting untuk memahami konsep ini bahkan sebelum berpikir tentang penskalaan, atau sebelum menjual produk. Sebuah studi menunjukkan bahwa 42 persen startup gagal karena mereka merilis produk yang tidak ingin dibeli siapa pun, sementara 80 persen peluncuran produk baru gagal untuk perusahaan besar.

Larutan:

Pekerjakan Pemimpin Produk atau tunjuk Spesialis Produk Senior. Harus ada koordinasi antara spesialis ini, Manajer Produk, Manajer Penjualan dan Manajer Pemasaran untuk menyelaraskan informasi tentang nilai produk, biaya, dan tren pasar.

Misalnya, ada permintaan besar untuk layanan SEO real estat di antara agen penjual dan perusahaan real estat. Manajer Produk, Manajer Penjualan, dan Manajer Pemasaran Anda harus membuat strategi yang sesuai dengan permintaan untuk ceruk ini.

4. Kegagalan mengidentifikasi suara merek dan proposisi nilai

Suara merek adalah cara Anda mengkomunikasikan produk Anda kepada dunia. Proposisi nilai adalah aspek yang membedakan Anda dari pesaing Anda. Mengabaikan untuk menentukan suara merek dan proposisi nilai Anda pada awalnya akan mengubur merek Anda di bawah ribuan bisnis lain yang menawarkan produk dan layanan yang sama. Mengetahui suara merek Anda dan menyajikannya secara konsisten di semua saluran pemasaran Anda yang relevan juga dapat meningkatkan pendapatan.

Larutan:

Untuk menentukan suara merek agensi, perhatikan poin tindakan berikut:

• Tinjau pernyataan misi agensi dan bicarakan dengan pembuat keputusan agensi. Pelajari bagaimana mereka ingin menggambarkan bisnis.
• Periksa konten, artikel, atau pesan sebelumnya dan buat daftar kata-kata yang terlintas dalam pikiran saat membacanya.
• Penelitian tentang siapa pelanggannya. Pilih 3 atau 5 dan pelajarilah. Siapa mereka, platform apa yang sering mereka kunjungi, dan apa yang mereka minati. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengomunikasikan audiens target Anda dan jika suara merek beresonansi dengan mereka.

Mantan. 'Klien Agensi X sebagian besar adalah profesional wanita berusia pertengahan 20-an yang sering menonton TedTalks di Youtube atau mendengarkan podcast di Brain.fm.'

• Buat daftar apa itu agensi dan apa yang bukan agensi. Ini akan memungkinkan Anda untuk menentukan apa sebenarnya konsep suara itu.
• Buat templatenya

Contoh:

• Setelah menyelesaikan suara merek, atur nadanya. Apakah profesional, serius, santai, informal atau formal? Apakah Anda mengubahnya dalam kaitannya dengan media? Dengan cara apa?
• Bentuklah pedoman yang dapat diikuti oleh agensi dengan deskripsi yang akurat untuk digunakan semua orang.

Baca Cara Membangun Merek Agensi untuk mulai mengembangkan proposisi nilai agensi.

5. Kegagalan untuk menentukan saluran pemasaran mana yang berkinerja

Sebelum penskalaan, penting untuk mengetahui saluran pemasaran mana yang cocok untuk Anda. Baik itu media sosial, pemasaran email, PPC, TV, radio, atau katalog – setiap bisnis memiliki gaya penjualan yang berbeda. Perbedaannya tidak hanya mencakup produk atau layanan yang ditawarkan, tetapi juga meluas ke lokasi dan target audiens. Ini berarti strategi pemasaran tertentu yang meningkatkan ROI satu perusahaan mungkin tidak berhasil untuk perusahaan lain.

Kegagalan untuk menentukan platform pemasaran mana yang sesuai untuk bisnis Anda tidak hanya akan membuang waktu Anda, tetapi juga akan membuang sumber daya Anda.

Larutan:

Satu kata: percobaan.

Eksperimen memungkinkan Anda mengetahui apa yang berhasil dan apa yang tidak. Jangan takut untuk menjalankan tes dan menghabiskan untuk penelitian. Ini akan menghemat lebih banyak uang daripada jika Anda secara membabi buta melakukan apa yang Anda lihat dilakukan oleh kompetisi.

Jadilah cerdas dan lakukan outsourcing upaya pemasaran Anda jika diperlukan. Ini tidak hanya akan menghemat waktu Anda, tetapi juga meningkatkan produktivitas Anda. Ikuti perkembangan laporan kemajuan dan dapatkan saran dari Manajer Proyek yang tahu cara menjalankan kampanye yang sukses. Analisis data Anda. Ini akan memberi tahu Anda saluran mana yang perlu Anda optimalkan dan saluran mana yang perlu Anda lepaskan.

6. Kekurangan bakat

Mendapatkan bakat yang tepat untuk biro iklan Anda yang sedang berkembang tidak mudah dalam industri yang semakin kompetitif ini. Penelitian menunjukkan bahwa 45 persen pengusaha berjuang untuk menemukan keterampilan yang mereka butuhkan. Anda membutuhkan orang-orang yang memiliki keahlian yang Anda cari dan sangat cocok untuk perusahaan Anda.

Larutan:

Tujuannya adalah untuk bergerak maju, dan tidak ada perusahaan yang dapat melakukannya tanpa tenaga kerja yang memadai. Ada banyak solusi untuk dilema ini. Inilah dua teratas kami:

• Kembangkan Bakat – Berinvestasi dalam mengembangkan bakat dan melatih karyawan yang ada untuk mengisi posisi yang dibutuhkan perusahaan Anda.
• Outsource – Mempertimbangkan biaya untuk merekrut dan mengganti talenta, seringkali lebih praktis untuk melakukan outsourcing ke penyedia. Ini menghilangkan kebutuhan untuk melatih staf internal, yang dapat menghabiskan waktu dan uang Anda.

7. Gagal beradaptasi dengan perubahan

Dalam bisnis, selalu beradaptasi atau gagal.

Sebagian besar waktu, apa yang membuat biro iklan berhasil ketika didirikan belum tentu menjadi faktor yang akan mempertahankannya. Ketika manusia dan teknologi berkembang dan maju, tidak perlu dikatakan lagi bahwa bisnis dan cara orang bekerja harus berubah dan memenuhi perkembangan itu.

Alasan lembaga gagal beradaptasi bervariasi – mulai dari perencanaan yang buruk oleh tim kepemimpinan mereka hingga tindakan di luar kendali mereka seperti kurangnya sumber daya.

1. Perencanaan yang buruk

Perencanaan yang buruk akan menyebabkan tidak hanya tim Anda kehilangan kepercayaan diri dan moral, tetapi juga kegagalan proyek.

2. Kurangnya sumber daya

Setiap rencana brilian memiliki biaya. Beradaptasi dengan perubahan dan mempertahankannya tidak gratis. Ini adalah sesuatu yang harus diketahui dan harus dipersiapkan oleh para pemimpin. Itu tidak berakhir hanya dengan implementasi rencana—perusahaan harus memperbaiki dan mengimplementasikan kembali rencana mereka jika perlu. Pemotongan biaya jika perlu. Outsource jika diperlukan. Misalnya, jika ada kebutuhan untuk mengoptimalkan pemasaran digital dan meningkatkan peringkat di mesin telusur tetapi anggaran tidak cukup untuk menyewa seorang ahli internal, maka outsourcing ke agensi label putih SEO yang bereputasi adalah langkah kekuatan utama. Ini menghemat waktu, tenaga, dan uang sambil secara efektif melakukan apa yang perlu dilakukan.

3. Takut akan perubahan

Momen perubahan bisa datang ke sebuah agensi kapan saja. Bahkan sejumlah perusahaan dan pemimpin industri yang sukses berhenti tumbuh karena penolakan mereka terhadap perubahan. Bukan kurangnya keterampilan untuk merencanakan atau sumber daya untuk mengimplementasikannya, tetapi terlalu dewasa sebelum waktunya yang menghentikan mereka dari mencoba sesuatu yang baru dan sesuatu yang diperlukan.

Larutan:

Untuk mengetahui apakah sudah waktunya untuk membuat perubahan, periksa laporan penjualan dan pendapatan. Ini adalah indikator utama jika Anda berada di jalur yang benar atau perusahaan Anda perlu mengubah strategi. Temui tim kepemimpinan perusahaan Anda untuk menentukan langkah terbaik Anda.

8. Mengabaikan eksperimen

Mengapa eksperimen penting?

Sederhana— ini mengurangi ketidakpastian dan menyediakan data yang solid yang dapat Anda gunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Mungkin itu tentang strategi, produk, atau desain baru, ini adalah cara terbaik bagi bisnis apa pun untuk mengurangi risiko dan menemukan peluang baru di sepanjang jalan.

Eksperimen mungkin tidak selalu berhasil, tetapi ini memberi Anda kesempatan untuk menyesuaikan apa yang perlu disesuaikan sebelum Anda menerapkan dalam skala besar.

Larutan:

Entah itu sesuatu yang strategis seperti program pelatihan atau sesuatu yang taktis seperti menetapkan harga SEO Anda, lebih baik menjalankan eksperimen tentang efektivitasnya daripada mengetahui bahwa itu tidak berhasil setelah menghabiskannya. Pastikan tim kepemimpinan agensi berpengalaman dengan proses pengujian dan dikomunikasikan ke seluruh organisasi Anda.

Contoh: Sebuah biro iklan memiliki prospek yang rendah.

Tujuannya: Untuk menemukan metode yang paling efektif dalam menghasilkan lead.

Eksperimen: Untuk meningkatkan status mereka saat ini, mereka membuat halaman arahan dengan magnet utama untuk menarik lebih banyak prospek. Untuk menguji mana yang paling berhasil dalam mempromosikan halaman ini, mereka menyiapkan dua strategi. Selama bulan pertama, mereka mempromosikan halaman arahan di media sosial. Pada bulan kedua, mereka menjalankan kampanye pemasaran ulang yang akan mengarahkan pengunjung ke laman landas.

Hasil: Membandingkan hasil bulan pertama dan kedua, mereka dapat melihat perbedaan jumlah prospek yang mereka peroleh, dan memutuskan kampanye pemasaran dan saluran mana yang akan digunakan.

Untuk bacaan lebih lanjut tentang meningkatkan pengalaman pelanggan dan bereksperimen dalam mengembangkan produk baru, bacalah:

• Hipotesis Inovator oleh Michael Schrage
• The Lean Product Playbook oleh Dan Olsen, ini membahas metodologi yang didefinisikan dengan jelas tentang cara menerapkan manajemen produk lean untuk berbagai produk
• Lean UX oleh Jeff Gothelf dan Josh Seiden adalah bacaan yang bermanfaat jika Anda mencari wawasan untuk mengidentifikasi hambatan paling signifikan Anda dan mengembangkan eksperimen yang membantu operasi dan tim produk Anda mengisolasi kesuksesan utama.
• The Lean Startup oleh Eric Ries jika Anda mencari strategi yang berfokus pada pemanfaatan kreativitas manusia untuk mendorong kesuksesan.

9. Tidak memiliki proses yang solid untuk mendapatkan klien baru

Setengah dari proses penskalaan adalah memperoleh klien baru. Ya, ada lusinan strategi yang dapat Anda gunakan untuk menutup pelanggan baru – SEO, pemasaran email, iklan berbayar, kemitraan online, dan banyak lagi. Namun, jika bisnis Anda tidak memiliki satu proses yang solid untuk mendapatkan pelanggan tetap, hal itu dapat mengganggu kemampuan perusahaan Anda untuk tumbuh dan berkembang. Itu seperti mencoba apa pun yang Anda hadapi

Anda ingin bisnis Anda berkembang, bukan hanya bertahan.

Larutan:

Tidak ada yang datang dengan mudah. Bahkan perusahaan terbesar saat ini mulai dengan menjadi humas mereka sendiri. Artinya, apakah Anda seorang startup atau agensi yang sedang berkembang, Anda harus menjadi ahli PR Anda sendiri. Pastikan merek biro iklan Anda tepat di tempat yang dapat dilihat oleh prospek Anda – majalah, surat kabar, atau artikel online. Selalu ada penulis atau grup penerbit yang mencari cerita yang relevan; seperti ProfNet.com atau helpareporter.com adalah contoh situs web tempat Anda dapat mengirimkan artikel PR untuk dipublikasikan oleh reporter.

Manfaatkan kekuatan media sosial. Ini adalah nasihat yang terlalu sering digunakan, tetapi karena suatu alasan – ini berhasil. Buat kampanye media sosial yang mempromosikan konten dan pembaruan Anda secara teratur. Tiga sampai lima kali posting sosial sehari bisa menjadi awal yang baik untuk membuat merek Anda terlihat di saluran sosial.

10. Kegagalan untuk mendefinisikan dan memahami arus kas

Kegagalan untuk memahami arus kas dapat menyebabkan runtuhnya perusahaan Anda dari hal-hal berikut:

1. Bertambahnya hutang
2. Kurangnya kontrol inventaris
3. Piutang yang cacat atau lambat

Larutan:

Mengetahui arus kas Anda akan memberi Anda wawasan dan pengetahuan tentang bagaimana memposisikan sumber daya perusahaan Anda, memungkinkan Anda untuk menyusun strategi dengan lebih efektif.

Contoh Laporan Arus Kas untuk Operasi:

Tabel menunjukkan berapa banyak uang tunai awal yang dimiliki perusahaan pada awal Januari dan berapa banyak yang tersisa pada akhir. Arus kas keluar mengambil 55,48 persen dari arus kas masuk. Hal ini menunjukkan perusahaan perlu menerapkan langkah-langkah pemotongan biaya untuk mengurangi jumlah arus kas keluar.

Jika Anda ingin membiasakan diri dengan analisis arus kas, tambahkan yang berikut ini ke dalam daftar bacaan Anda:

• Kuadran Arus Kas oleh Robert Kiyosaki
• Analisis dan Peramalan Arus Kas oleh Timothy Jury.

11. Nilai-nilai inti tidak diketahui orang

Nilai-nilai inti dapat dilihat sebagai prinsip panduan bagi karyawan. Baik itu integritas, keberanian, kejujuran, semangat, atau komitmen kepada klien – bisnis Anda harus memiliki pemahaman yang kuat tentang nilai-nilai intinya. Ini akan memandu karyawan Anda dari setiap departemen setiap kali mereka berurusan dengan sesama rekan kerja atau klien.

Apa yang terjadi jika sebuah perusahaan tidak memiliki nilai-nilai inti? Kekurangan ini tidak hanya mempengaruhi cara kerja tim Anda, tetapi juga akan meluas ke budaya perusahaan yang kacau.

Larutan:

Sebuah studi menunjukkan bahwa orang-orang yang berkinerja terbaik secara sadar menghubungkan nilai-nilai dan operasi-operasi . Ini menghasilkan pengaturan operasi bisnis yang lebih selaras dan skalabel. Jadi bagaimana Anda menentukan nilai-nilai inti?

1. Buat daftar nilai yang sesuai dengan perusahaan Anda. Temui tim kepemimpinan perusahaan Anda dan minta mereka menuliskan nilai-nilai yang ada yang menurut mereka menentukan orang-orang Anda (nilai pribadi), produk, dan budaya perusahaan secara keseluruhan. Mereka juga dapat meminta anggota tim mereka untuk membantu dalam hal ini.
2. Anda bisa mendapatkan hingga 50 atau bahkan lebih nilai dalam daftar. Langkah selanjutnya adalah mengelompokkan nilai-nilai yang berhubungan satu sama lain seperti 'tanggung jawab', 'tepat waktu', 'akuntabilitas', kemudian mengkategorikan dan menyusunnya ke dalam daftar induk.
3. Sorot tema utama setiap kelompok atau kategori dan pilih kata terbaik yang menurut Anda paling menggambarkan daftar itu.
4. Persempit ke tiga teratas dan berikan nilai pribadi Anda konteks yang lebih dalam. Dapatkan benar-benar kreatif yang satu ini. Jadikan itu berkesan dan menginspirasi sehingga cepat melekat pada orang-orang.
5. Alokasikan waktu untuk menguji pengaruh setiap nilai. Apakah itu membuat Anda merasa baik dan berdaya? Apakah Anda merasa itu beresonansi dengan perusahaan, produk, dan karyawannya? Apakah mereka konsisten atau tidak konsisten dengan identitas merek perusahaan? Nilai mana yang lebih dulu?

Menentukan nilai-nilai inti tidak hanya membangun kejelasan dalam organisasi, tetapi juga memperkuat kemampuan strategis perusahaan.

Atasi Tantangan Ini

Tantangan tidak berhenti datang. Bahkan setelah Anda mencapai level berikutnya, serangkaian penghalang jalan baru akan ada di sana. Ini tidak berarti akhir dari agensi Anda. Tantangan-tantangan ini membantu lembaga membentuk diri mereka menjadi tingkat pembangkit tenaga listrik yang mereka tuju.

Sekarang, giliran Anda.

Apakah Anda siap menghadapi tantangan ini dalam meningkatkan skala operasi agensi Anda? Jika ya, kami di sini untuk membantu.