Wyjaśnienie 11 głównych wyzwań związanych ze skalowaniem operacji

Biznes. Ryzyko.

Te dwa słowa zawsze były dla siebie synonimami. Nawet potentaci branżowi, tacy jak Bill Gates, powiedzieli, że „Biznes to gra pieniężna z kilkoma zasadami i dużym ryzykiem”. To brzmi prawdziwie, jeśli masz dużo do stracenia.

Prowadzenie firmy nie jest zwykłą pracą biurową od 9 do 5 ze stałą wypłatą — będziesz inwestować więcej swojego czasu osobistego w utrzymanie firmy nad wodą. Wszystko to w trosce o niezależność, spełnienie osobiste, wolność finansową i, bądźmy szczerzy, szansę na zostanie kolejnym Facebookiem czy Twitterem.

Według badań 20 procent małych firm upada w pierwszym roku; 30 procent upada w drugim roku; 50 procent małych firm upada po pięciu latach. W dziesiątym roku tylko 30 procent właścicieli firm udaje się to zrobić.

Co powoduje, że większość z tych firm zamyka się w krótkim czasie?

Ostatecznym celem właścicieli agencji jest skalowanie działalności i maksymalizacja zysków. Istnieją jednak pewne aspekty, które mogą utrudnić rozwój agencji. Niewykrycie tych wyzwań może zepsuć Twoją strategię lub zamazać perspektywę na obecny stan Twojej agencji. Wspaniałą rzeczą jest to, że wcześniejsze zapoznanie się z nimi może pomóc ci się przygotować lub, jeszcze lepiej, uniknąć bólu głowy, jaki te przeszkody mogą ci przynieść.

Jakie są najczęstsze problemy, z jakimi borykają się agencje podczas skalowania działalności?

1. Skalowanie za wcześnie

Przedwczesne skalowanie jest jednym z głównych wyzwań, przez które większość firm SEO ma trudności z osiągnięciem następnego poziomu.

Cały sens skalowania polega na tym, aby rozwijać się tak oszczędnie, jak to tylko możliwe.

Ale gdy agencja skaluje się zbyt wcześnie, ani produkt, ani działalność nie są gotowe na taką ekspansję. W efekcie agencja traci kontrolę zarówno nad wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi aspektami działalności.

Jedną z oznak przedwczesnego skalowania jest niższy zysk w porównaniu z kosztami operacyjnymi.

Rozwiązanie:

Zanim pomyślisz o skalowaniu swojej agencji, sprawdź temperaturę. Niezależnie od tego, czy jest to zespół produktowy, zespół sprzedaży czy zespół marketingu, zbierz i przeanalizuj niezbędne dane z interesariuszami, aby określić, czy Twoja agencja lub firma jest gotowa do skalowania.

Aby skutecznie skalować, określić swoją przewagę nad konkurencją, zbudować sieć i znaleźć sposoby na szybką pracę bez utraty jakości. Automatyzacja procesów (np. listy płac, zlecenia sprzedaży lub przetwarzania sprzedaży) to jedna droga; innym jest uzyskanie pomocy z zewnątrz w przypadku pracy, która zajmuje dużo czasu, na przykład outsourcingu projektowania stron internetowych lub zatrudniania wirtualnych asystentów do wykonywania zadań administracyjnych.

Oto dziewięć wskaźników, które należy wziąć pod uwagę przed skalowaniem operacji:

• Utrzymanie lojalności klientów
• Współczynnik konwersji
• Marże brutto
• Koszt pozyskania klienta
• Dożywotnia wartość klienta
• Przychody ze sprzedaży
• Miesięczny zysk i strata
• Cele (cele krótko- i długoterminowe)
• Wyniki ustalonych celów

2. Mylenie wzrostu ze skalowaniem

Istnieje ogromna różnica między uprawą a skalowaniem. Większość firm automatycznie myśli, że te dwa znaczenia oznaczają to samo.

Ale aby mieć jasne zrozumienie obu terminów, oto krótka definicja ze słownika:

Rosnące – Stawanie się większe z upływem czasu; wzrastający

Skalowanie – Reprezentuj w proporcjonalnych wymiarach; zmniejszyć lub zwiększyć rozmiar zgodnie ze wspólną skalą

Gdy firma rozwija się i zdobywa więcej klientów, wzrasta potrzeba dodania większej liczby pracowników do obsługi tych klientów. Innymi słowy, gdy następuje wzrost przychodów, wzrost zasobów następuje w tym samym tempie.

Skalowanie biznesu polega na maksymalizacji zysków, ale zapotrzebowanie na zasoby rośnie znacznie wolniej.

Kiedy przetłumaczysz „wzrost” i „skalowanie” na kontekst biznesu, definicja będzie taka:

Rosnące – Kiedy następuje wzrost przychodów, wzrost zasobów następuje w tym samym tempie

Skalowanie – Zyski są maksymalizowane, ale zapotrzebowanie na zasoby rośnie w znacznie wolniejszym tempie

To pokazuje, że uprawa niekoniecznie oznacza skalowanie. Dobrze, że Twój biznes się rozwija, ale w momencie, gdy Twoja firma jest w stanie obsłużyć rosnącą sprzedaż przy jednoczesnym świadczeniu wysokiej jakości usług w sposób efektywny kosztowo, Twoja firma skutecznie skaluje swoją działalność. To znak, że Twoja firma radzi sobie pozytywnie i jest gotowa na kolejny poziom: dominację na rynku.

Rozwijanie biznesu to nie spacer po parku. Wymaga to dużo ciężkiej pracy i doświadczenia, w połączeniu z umiejętnością dostosowania się do zachowań konsumenckich.

Na tym się jednak nie kończy.

Umiejętność zrozumienia dynamiki między działami sprzedaży i marketingu oraz solidne zrozumienie całego procesu biznesowego są również ważne dla skutecznego skalowania działań.

Rozwiązanie:

Uprawa może być również postrzegana jako warunek wstępny skalowania. Etap rozwoju to moment, w którym zdajesz sobie sprawę, że nie jesteś już pięcioosobowym zespołem, ale agencją zatrudniającą 10-30 pracowników

Skalowanie to poziom postwzrostu. Są to zazwyczaj firmy zatrudniające od 20 do 300 pracowników, które są w stanie efektywnie obsłużyć rosnącą liczbę klientów i sprzedaż.

Wiesz, że skalujesz się, gdy masz:

• Przewidywalne przychody
• Zróżnicowane kanały dochodów
• Wysoka retencja klientów
• Niski koszt pozyskania klienta

3. Brak dopasowania produktu do rynku

Dopasowanie produktu do rynku ma miejsce wtedy, gdy produkt znajduje rynek, na którym jest na niego duży popyt. Kiedy klienci chcą produktu, który sprzedaje firma, osiągnąłeś idealny stan dopasowania produktu do rynku.

Ważne jest, aby zrozumieć tę koncepcję, zanim nawet pomyślisz o skalowaniu lub przed sprzedażą produktu. Badanie wykazało, że 42 procent startupów upada , ponieważ wypuszczają produkty, których nikt nie chciał kupować, podczas gdy 80 procent wprowadzanych na rynek nowych produktów kończy się niepowodzeniem w przypadku dużych korporacji.

Rozwiązanie:

Zatrudnij Lidera Produktu lub wyznacz Starszego Specjalistę ds. Produktu. Powinna istnieć koordynacja pomiędzy tym specjalistą, kierownikiem produktu, kierownikiem sprzedaży i kierownikiem marketingu, aby dostosować informacje dotyczące wartości produktu, kosztów i trendów rynkowych.

Na przykład, istnieje duże zapotrzebowanie na usługi pozycjonowania nieruchomości wśród pośredników i firm zajmujących się obrotem nieruchomościami. Twój Product Manager, Sales Manager i Marketing Manager powinni wymyślić strategię, która odpowiada potrzebom tej niszy.

4. Brak identyfikacji głosu marki i propozycji wartości

Głos marki to Twój sposób na zakomunikowanie swojego produktu światu. Propozycja wartości to aspekt, który odróżnia Cię od konkurencji. Zaniedbanie określenia głosu marki i propozycji wartości na początku spowoduje, że Twoja marka zostanie pochowana pod tysiącami innych firm oferujących te same produkty i usługi. Znajomość głosu marki i konsekwentne prezentowanie jej we wszystkich odpowiednich kanałach marketingowych również może zwiększyć przychody.

Rozwiązanie:

Aby określić głos agencji, zwróć uwagę na następujące czynności:

• Przejrzyj misję agencji i porozmawiaj z decydentami agencji. Dowiedz się, jak chcą przedstawić firmę.
• Sprawdź poprzednie treści, artykuły lub wiadomości i wypisz słowa, które przyszły ci do głowy podczas ich czytania.
• Zbadaj, kim są klienci. Wybierz 3 lub 5 i przestudiuj je. Kim są, jakie platformy odwiedzają i czym się interesują. To pozwoli Ci komunikować się z grupą docelową i czy głos marki rezonuje z nimi.

Były. „Klientami Agencji X są głównie kobiety w wieku około 20 lat, które często oglądają TedTalks na Youtube lub słuchają podcastów na Brain.fm”.

• Wypisz, czym jest agencja, a czym nie. To pozwoli ci określić, czym dokładnie jest koncepcja głosu.
• Utwórz szablon

Przykład:

• Po sfinalizowaniu głosu marki ustaw ton. Czy jest profesjonalny, poważny, wyluzowany, nieformalny czy formalny? Czy zmieniasz to w stosunku do medium? W jaki sposób?
• Stwórz wytyczne, do których agencja może się zastosować, z dokładnym opisem, z którego każdy może skorzystać.

Przeczytaj , jak zbudować markę agencji , aby rozpocząć opracowywanie propozycji wartości agencji.

5. Brak określenia, który kanał marketingowy działa

Przed skalowaniem ważne jest, aby wiedzieć, który kanał marketingowy jest dla Ciebie odpowiedni. Niezależnie od tego, czy są to media społecznościowe, marketing e-mailowy, PPC, telewizja, radio czy katalog – każda firma ma inny styl sprzedaży. Różnica obejmuje nie tylko oferowany produkt lub usługi, ale obejmuje również lokalizację i grupę docelową. Oznacza to, że określona strategia marketingowa, która zwiększa ROI jednej firmy, może nie działać w przypadku innej.

Brak określenia, która platforma marketingowa działa dla Twojej firmy, nie tylko zmarnuje Twój czas, ale także zmarnuje Twoje zasoby.

Rozwiązanie:

Jedno słowo: eksperyment.

Eksperymenty pozwalają dowiedzieć się, co działa, a co nie. Nie bój się przeprowadzać testów i wydawać na badania. Dzięki temu zaoszczędzisz więcej pieniędzy, niż gdybyś ślepo przeszedł przez to, co robiła konkurencja.

Bądź mądry i w razie potrzeby zlecaj wszelkie działania marketingowe. To nie tylko zaoszczędzi Twój czas, ale także zwiększy Twoją produktywność. Bądź na bieżąco dzięki raportom z postępów i uzyskaj porady od kierowników projektów, którzy wiedzą, jak prowadzić skuteczne kampanie. Analizuj swoje dane. Dzięki temu dowiesz się, które kanały należy zoptymalizować, a które należy odpuścić.

6. Niedobór talentów

Zdobycie odpowiedniego talentu dla rozwijającej się agencji nie jest łatwe w tej coraz bardziej konkurencyjnej branży. Badania pokazują, że 45 procent pracodawców ma trudności ze znalezieniem potrzebnych im umiejętności. Potrzebujesz ludzi, którzy mają zarówno zestaw umiejętności, jakich szukasz, jak i idealnie pasują do Twojej firmy.

Rozwiązanie:

Celem jest pójście naprzód, a żadna firma nie może tego zrobić bez odpowiedniej siły roboczej. Istnieje wiele rozwiązań tego dylematu. Oto nasza dwójka najlepszych:

• Rozwijaj talent – ​​Zainwestuj w rozwój talentów i szkol obecnych pracowników, aby zapełnić stanowisko, którego potrzebuje Twoja firma.
• Outsourcing — biorąc pod uwagę koszty zatrudniania i zastępowania talentów, często bardziej praktyczne jest zlecanie usług dostawcy. Eliminuje to potrzebę szkolenia personelu wewnętrznego, co może kosztować zarówno czas, jak i pieniądze.

7. Nieprzystosowanie się do zmian

W biznesie zawsze się dostosowuje lub nie.

W większości przypadków to, co sprawiało, że agencja odnosiła sukcesy po jej zbudowaniu, niekoniecznie będzie czynnikiem podtrzymującym jej działanie. Ponieważ ludzie i technologia rozwijają się i rozwijają, oczywiste jest, że firmy i sposób, w jaki ludzie pracują, powinny się zmieniać i zaspokajać ten rozwój.

Powody, dla których agencje nie dostosowują się, są różne – od złego planowania przez ich zespół kierowniczy po środki pozostające poza ich kontrolą, takie jak brak zasobów.

1. Złe planowanie

Złe planowanie doprowadzi nie tylko do utraty pewności siebie i morale Twojego zespołu, ale także do niepowodzenia projektu.

2. Brak zasobów

Każdy genialny plan ma swój koszt. Przystosowanie się do zmian i utrzymanie ich nie jest darmowe. To jest coś, co przywódcy powinni wiedzieć i na co powinni się przygotować. Nie kończy się to na samym wdrożeniu planu — firmy muszą w razie potrzeby udoskonalić i ponownie wdrożyć swoje plany. W razie potrzeby obniż koszty. W razie potrzeby zleć outsourcing. Na przykład, jeśli istnieje potrzeba optymalizacji marketingu cyfrowego i poprawienia rankingu w wyszukiwarkach, ale budżet nie wystarcza na zatrudnienie wewnętrznego eksperta, outsourcing do renomowanej agencji SEO typu white label jest ostatecznym posunięciem. Oszczędza czas, wysiłek i pieniądze, jednocześnie skutecznie robiąc to, co należy zrobić.

3. Strach przed zmianą

Chwila na zmiany może nadejść w agencji w każdej chwili. Nawet wiele odnoszących sukcesy firm i liderów branży przestało się rozwijać ze względu na ich niechęć do zmian. To nie brak umiejętności planowania lub zasobów do ich wdrożenia, ale nadmierna przedwczesność powstrzymuje ich przed próbowaniem czegoś nowego i koniecznego.

Rozwiązanie:

Aby dowiedzieć się, czy nadszedł czas na wprowadzenie zmian, sprawdź raport sprzedaży i przychodów. Są to główne wskaźniki, jeśli jesteś na dobrej drodze lub Twoja firma musi zmienić strategię. Spotkaj się z kierownictwem Twojej firmy, aby określić najlepszy ruch.

8. Zaniedbuje eksperymentowanie

Dlaczego eksperymenty są ważne?

Proste — zmniejsza niepewność i dostarcza solidnych danych, które można wykorzystać jako podstawę do podejmowania decyzji. Niezależnie od tego, czy chodzi o nową strategię, produkt lub projekt, jest to najlepszy sposób dla każdej firmy na zmniejszenie ryzyka i odkrywanie nowych możliwości po drodze.

Eksperymenty mogą nie zawsze kończyć się sukcesem, ale daje to możliwość dostosowania tego, co należy dostosować przed wdrożeniem na dużą skalę.

Rozwiązanie:

Niezależnie od tego, czy jest to coś tak strategicznego, jak program szkoleniowy, czy coś taktycznego, jak ustalanie cen SEO, lepiej przeprowadzić eksperyment dotyczący jego skuteczności, zamiast odkrywać, że nie działa po wydaniu na to. Upewnij się, że zespół kierowniczy agencji jest dobrze zorientowany w procesie testowania i jest komunikowany w całej organizacji.

Przykład: agencja miała mało potencjalnych klientów.

Cel: znaleźć najskuteczniejszą metodę generowania leadów.

Eksperyment: Aby wzmocnić swój obecny stan, stworzyli stronę docelową z magnesem prowadzącym, aby przyciągnąć więcej potencjalnych klientów. Aby sprawdzić, który z nich najlepiej sprawdza się w promowaniu tej strony, ustanowili dwie strategie. Przez pierwszy miesiąc promowali landing page w mediach społecznościowych. W drugim miesiącu przeprowadzili kampanię remarketingową, która przyciągnie odwiedzających do strony docelowej.

Wynik: Porównując wyniki z pierwszego i drugiego miesiąca, byli w stanie dostrzec różnicę w liczbie pozyskiwanych leadów i zdecydować, której kampanii marketingowej i kanału użyć.

Aby dowiedzieć się więcej o poprawie doświadczeń klientów i eksperymentowaniu z opracowywaniem nowych produktów, sprawdź:

• Hipoteza innowatora Michaela Schrage
• Podręcznik Lean Product Playbook autorstwa Dana Olsena zawiera jasno określoną metodologię wdrażania szczupłego zarządzania produktami dla różnych produktów
• Lean UX autorstwa Jeffa Gothelfa i Josha Seidena to przydatna lektura, jeśli szukasz informacji, które pomogą Ci zidentyfikować najważniejsze przeszkody i opracować eksperymenty, które pomogą Twojemu zespołowi operacyjnemu i produktowemu wyizolować kluczowe sukcesy.
• The Lean Startup autorstwa Erica Riesa, jeśli szukasz strategii skupiających się na wykorzystaniu ludzkiej kreatywności do osiągania sukcesu.

9. Brak solidnego procesu pozyskiwania nowych klientów

Połowa procesu skalowania to pozyskiwanie nowych klientów. Tak, istnieją dziesiątki strategii, których możesz użyć, aby zamknąć nowych klientów – SEO, e-mail marketing, płatne reklamy, partnerstwa online i wiele innych. Ale jeśli Twoja firma nie ma tego jednego, solidnego procesu pozyskiwania stałych klientów, może to zakłócić zdolność Twojej firmy do rozwoju i skalowania. To byłoby jak próbowanie wszystkiego, co stanie na twojej drodze

Chcesz, aby Twój biznes prosperował, a nie tylko przetrwał.

Rozwiązanie:

Nic nie przychodzi łatwo. Nawet największe dziś firmy zaczynały od bycia własnym publicystą. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy jesteś startupem, czy rozwijającą się agencją, musisz być swoim własnym ekspertem od PR. Upewnij się, że marka Twojej agencji jest dokładnie tam, gdzie widzą ją Twoi potencjalni klienci – w czasopismach, gazetach lub artykułach online. Zawsze są pisarze lub grupy wydawnicze, które szukają odpowiednich historii; jak ProfNet.com czy helpareporter.com to przykłady stron, na których można przesyłać artykuły PR do publikacji reporterom.

Wykorzystaj siłę mediów społecznościowych. To nadużywana rada, ale nie bez powodu – działa. Utwórz kampanię w mediach społecznościowych, która promuje Twoje treści i regularnie aktualizuje. Trzy do pięciu postów w mediach społecznościowych dziennie może być dobrym początkiem, aby Twoja marka była widoczna w kanałach społecznościowych.

10. Brak zdefiniowania i zrozumienia przepływów pieniężnych

Brak zrozumienia przepływów pieniężnych może doprowadzić do upadku firmy z następujących powodów:

1. Wzrost zadłużenia
2. Brak kontroli stanów magazynowych
3. Wadliwe lub wolne należności

Rozwiązanie:

Znajomość przepływów pieniężnych zapewni Ci wgląd i wiedzę o tym, jak pozycjonować zasoby Twojej firmy, co pozwala na bardziej efektywne opracowywanie strategii.

Przykład rachunku przepływów pieniężnych dla operacji:

Tabela pokazuje, ile gotówki na start firma miała na początku stycznia, a ile zostało do końca. Odpływ gotówki wziął 55,48 procent z wpływów gotówkowych. Wskazuje to, że firma musi wdrożyć środki oszczędnościowe w celu zmniejszenia liczby wypływów środków pieniężnych.

Jeśli chcesz zapoznać się z analizą przepływów pieniężnych, dodaj do swojej listy lektur:

• Kwadrant przepływów pieniężnych Roberta Kiyosaki
• Analiza i prognozowanie przepływów pieniężnych Timothy Jury.

11. Podstawowe wartości nie są ludziom znane

Podstawowe wartości można postrzegać jako zasadę przewodnią dla pracowników. Niezależnie od tego, czy chodzi o uczciwość, odwagę, uczciwość, pasję czy zaangażowanie na rzecz klientów – Twoja firma musi mieć solidne zrozumienie swoich podstawowych wartości. Poprowadzą one Twoich pracowników z każdego działu, ilekroć mają do czynienia z kolegami lub klientami.

Co się stanie, jeśli firmie zabraknie podstawowych wartości? Ich brak nie tylko wpływa na sposób pracy Twojego zespołu, ale także rozciągnie się na nieuporządkowaną kulturę firmy.

Rozwiązanie:

Badanie wykazało, że najlepsi ludzie świadomie łączą wartości i operacje . Skutkuje to bardziej wyrównaną i skalowalną konfiguracją operacji biznesowych. Jak więc określić podstawowe wartości?

1. Stwórz listę wartości, które współgrają z Twoją firmą. Spotkaj się z zespołem kierowniczym swojej firmy i poproś o spisanie istniejących wartości, które według nich definiują Twoich ludzi (wartości osobiste), produkt i kulturę firmy jako całość. Mogą również poprosić członków swojego zespołu o pomoc w tym.
2. Możesz uzyskać do 50 lub nawet więcej wartości na liście. Następnym krokiem jest pogrupowanie wartości, które są ze sobą powiązane, takie jak „odpowiedzialność”, „punktualność”, „odpowiedzialność”, a następnie kategoryzowanie i zestawienie ich w główną listę.
3. Podkreśl główny temat każdej grupy lub kategorii i wybierz najlepsze słowo, które Twoim zdaniem najlepiej opisuje tę listę.
4. Zawęź je do trzech pierwszych i nadaj swoim osobistym wartościom głębszy kontekst. Bądź naprawdę kreatywny na tym. Spraw, aby był niezapomniany i inspirujący, aby szybko przylgnął do ludzi.
5. Poświęć czas na przetestowanie wpływu każdej wartości. Czy to sprawia, że ​​czujesz się dobrze i dodaje sił? Czy czujesz, że rezonuje z firmą, jej produktami i pracownikami? Czy są spójne lub niespójne z tożsamością marki firmy? Która wartość jest najważniejsza?

Określenie podstawowych wartości nie tylko zapewnia przejrzystość w organizacji, ale także wzmacnia strategiczne możliwości firmy.

Pokonaj te wyzwania

Wyzwania nie przestają nadchodzić. Nawet po osiągnięciu tego następnego poziomu będzie tam nowy zestaw blokad drogowych. To nie oznacza końca twojej agencji. Wyzwania te pomagają agencjom kształtować się na poziomie potęgi, do jakiego chcą być.

Teraz twoja kolej.

Czy jesteś gotowy, aby stawić czoła tym wyzwaniom w skalowaniu działalności Twojej agencji? Jeśli tak, jesteśmy tutaj, aby pomóc.