11 principaux défis des opérations de mise à l'échelle expliqués

Entreprise. Risque.

Ces deux mots ont toujours été synonymes l'un de l'autre. Même les magnats de l'industrie comme Bill Gates ont déclaré que "les affaires sont un jeu d'argent avec quelques règles et beaucoup de risques". Cela sonne vrai si vous avez beaucoup en jeu.

Diriger une entreprise n'est pas le travail de bureau habituel de neuf à cinq avec un salaire régulier - vous investirez plus de votre temps personnel pour maintenir votre entreprise hors de l'eau. Tout cela dans un souci d'indépendance, d'épanouissement personnel, de liberté financière et, soyons honnêtes, la chance de devenir le prochain Facebook ou Twitter.

Selon les recherches, 20 % des petites entreprises échouent au cours de leur première année ; 30 % échouent au cours de leur deuxième année ; 50% des petites entreprises échouent après cinq ans. La 10e année, seulement 30 % des propriétaires d'entreprise réussissent à s'en sortir.

Qu'est-ce qui cause la fermeture de la majorité de ces entreprises en peu de temps ?

L'objectif ultime des propriétaires d'agences est de faire évoluer leurs opérations commerciales et de maximiser les profits. Cependant, certains aspects peuvent entraver l'expansion d'une agence. Le fait de ne pas détecter ces défis peut gâcher votre stratégie ou brouiller votre point de vue sur l'état actuel de votre agence. Ce qui est formidable, c'est que vous familiariser avec eux au préalable peut vous aider à vous préparer ou, mieux encore, à éviter de ressentir le mal de tête que ces obstacles peuvent vous apporter.

Quels sont les problèmes courants auxquels les agences sont confrontées lors de la mise à l'échelle des opérations ?

1. Mise à l'échelle trop tôt

La mise à l'échelle prématurée est l'un des principaux défis pour lesquels la plupart des sociétés de référencement ont du mal à atteindre ce niveau supérieur.

L'intérêt de la mise à l'échelle est de croître de la manière la plus rentable possible.

Mais, lorsqu'une agence évolue trop tôt, ni le produit ni les opérations ne sont prêts pour cette expansion. En conséquence, l'agence perd le contrôle des aspects internes et externes de l'entreprise.

Une indication d'une mise à l'échelle prématurée est lorsque vous avez un bénéfice inférieur par rapport aux coûts opérationnels.

La solution:

Avant de penser à faire évoluer votre agence, faites un contrôle de température. Que ce soit avec l'équipe produit, l'équipe commerciale ou l'équipe marketing, rassemblez et analysez les données nécessaires avec vos parties prenantes pour déterminer si votre agence ou votre entreprise est prête à évoluer.

Pour évoluer efficacement, identifiez votre avantage concurrentiel, construisez votre réseau et trouvez des moyens de travailler rapidement sans compromettre la qualité. L'automatisation de vos processus (ex. paie, commandes client ou traitement des ventes) est un moyen ; une autre consiste à obtenir de l'aide externe pour un travail qui prend beaucoup de votre temps, comme l'externalisation de la conception Web ou l'embauche d'assistants virtuels pour effectuer des tâches administratives.

Voici les neuf mesures que vous devez prendre en compte avant de faire évoluer vos opérations :

• Fidélisation de la clientèle
• Taux de conversion
• Marges brutes
• Coût par acquisition de client
• Valeur client à vie
• Revenu des ventes
• Gains et pertes mensuels
• Objectifs (objectifs à court terme et à long terme)
• Résultats des objectifs fixés

2. Confondre croissance et mise à l'échelle

Il y a une énorme différence entre la croissance et la mise à l'échelle. La plupart des entreprises pensent automatiquement que les deux signifient la même chose.

Mais pour bien comprendre les deux termes, voici une définition rapide tirée du dictionnaire :

Croissance - Devenir plus grand sur une période de temps; en augmentant

Mise à l'échelle - Représenter en dimensions proportionnelles ; réduire ou augmenter la taille selon un barème commun

Lorsqu'une entreprise se développe et gagne plus de clients, la nécessité d'ajouter plus de personnel pour servir ces clients augmente. En d'autres termes, lorsqu'une augmentation des revenus se produit, une augmentation des ressources suit au même rythme.

Faire évoluer une entreprise consiste à maximiser les profits, mais la demande de ressources augmente à un rythme beaucoup plus lent.

Lorsque vous traduisez « croissance » et « évolution » dans le contexte de l'entreprise, la définition sera :

Croissance - Lorsqu'une augmentation des revenus se produit, une augmentation des ressources suit au même rythme

Mise à l'échelle - Les bénéfices sont maximisés mais la demande de ressources augmente à un rythme beaucoup plus lent

Cela montre que la croissance ne signifie pas nécessairement la mise à l'échelle. C'est bien de voir votre entreprise se développer, mais dès que votre entreprise est capable de gérer le nombre croissant de ventes tout en fournissant des services de qualité de manière rentable, votre entreprise adapte efficacement ses opérations. C'est une indication que votre entreprise fonctionne positivement et est prête pour le prochain niveau : la domination du marché.

Faire évoluer une entreprise n'est pas une promenade dans le parc. Cela demande beaucoup de travail et d'expérience, ainsi que la capacité de s'adapter au comportement des consommateurs.

Cela ne s'arrête pas là, cependant.

La capacité de comprendre la dynamique entre les départements des ventes et du marketing, ainsi qu'une solide compréhension de l'ensemble du processus commercial est également importante pour réussir à faire évoluer vos opérations.

La solution:

La croissance peut également être considérée comme une condition préalable à la mise à l'échelle. La phase de croissance est lorsque vous réalisez que vous n'êtes plus une équipe de cinq personnes, mais une agence de 10 à 30 employés.

La mise à l'échelle est un niveau post-croissance. Il s'agit généralement d'entreprises de 20 à 300 employés capables de gérer un nombre croissant de clients et de ventes de manière rentable.

Vous savez que vous évoluez lorsque vous avez :

• Revenus prévisibles
• Divers canaux de revenus
• Fidélisation élevée de la clientèle
• Faible coût d'acquisition client

3. Ne pas avoir cette adéquation produit-marché

L'adéquation produit-marché se produit lorsque le produit trouve un marché avec une forte demande. Lorsque les clients veulent le produit qu'une entreprise vend, vous avez atteint l'état idéal pour l'adéquation produit-marché.

Il est important de comprendre ce concept avant même de penser à la mise à l'échelle ou avant de vendre un produit. Une étude a montré que 42 % des startups échouent parce qu'elles ont lancé des produits que personne ne voulait acheter, tandis que 80 % des lancements de nouveaux produits échouent pour les grandes entreprises.

La solution:

Embauchez un chef de produit ou nommez un spécialiste produit principal. Il devrait y avoir une coordination entre ce spécialiste, le chef de produit, le directeur des ventes et le directeur du marketing pour aligner les informations sur la valeur du produit, le coût et les tendances du marché.

Par exemple, il existe une forte demande de services de référencement immobilier parmi les agents immobiliers et les sociétés immobilières. Votre chef de produit, votre directeur des ventes et votre directeur du marketing doivent proposer une stratégie qui correspond à la demande pour ce créneau.

4. Échec de l'identification de la voix de la marque et de la proposition de valeur

La voix de la marque est votre façon de communiquer votre produit au monde. La proposition de valeur est l'aspect qui vous distingue de vos concurrents. Négliger de déterminer la voix de votre marque et votre proposition de valeur au début enterrera votre marque sous des milliers d'autres entreprises offrant les mêmes produits et services. Connaître la voix de votre marque et la présenter de manière cohérente sur tous vos canaux marketing pertinents peut également augmenter vos revenus.

La solution:

Pour déterminer la voix de la marque de l'agence, notez ces points d'action :

• Passez en revue l'énoncé de mission de l'agence et parlez aux décideurs de l'agence. Apprenez comment ils veulent représenter l'entreprise.
• Vérifiez le contenu, les articles ou les messages précédents et listez les mots qui vous sont venus à l'esprit en les lisant.
• Recherche sur qui sont les clients. Choisissez-en 3 ou 5 et étudiez-les. Qui ils sont, quelles plateformes ils fréquentent et ce qui les intéresse. Cela vous permettra de communiquer votre public cible et si la voix de la marque résonne avec eux.

Ex. "Les clients de l'agence X sont pour la plupart des femmes professionnelles dans la mi-vingtaine qui regardent fréquemment TedTalks sur Youtube ou écoutent des podcasts sur Brain.fm."

• Énumérez ce qu'est l'agence et ce qu'elle n'est pas. Cela vous permettra de préciser ce qu'est exactement le concept de la voix.
• Créer le modèle

Exemple:

• Après avoir finalisé la voix de la marque, donnez le ton. Est-ce professionnel, sérieux, décontracté, informel ou formel ? Le changez-vous par rapport au support ? De quelle manière ?
• Formez une ligne directrice que l'agence peut suivre avec une description précise que tout le monde peut utiliser.

Lisez Comment créer une marque d'agence pour commencer à développer la proposition de valeur d'une agence.

5. Incapacité à déterminer quel canal marketing est performant

Avant de procéder à la mise à l'échelle, il est important de savoir quel canal marketing fonctionne pour vous. Qu'il s'agisse des réseaux sociaux, du marketing par e-mail, du PPC, de la télévision, de la radio ou du catalogue, chaque entreprise a un style de vente différent. La différence ne comprend pas seulement le produit ou les services offerts, mais elle s'étend également à l'emplacement et au public cible. Cela signifie qu'une stratégie marketing particulière qui augmente le retour sur investissement d'une entreprise peut ne pas fonctionner pour une autre.

Si vous ne parvenez pas à déterminer quelle plate-forme marketing fonctionne pour votre entreprise, vous perdrez non seulement votre temps, mais également vos ressources.

La solution:

Un seul mot : expérimenter.

Les expériences permettent de savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. N'ayez pas peur de faire des tests et de dépenser en recherche. Cela vous fera économiser plus d'argent que si vous faisiez aveuglément ce que vous avez vu la concurrence faire.

Soyez intelligent et externalisez tous vos efforts de marketing si nécessaire. Cela vous fera non seulement gagner du temps, mais augmentera également votre productivité. Restez sur la bonne voie grâce aux rapports d'avancement et obtenez des conseils de chefs de projet qui savent comment mener des campagnes réussies. Analysez vos données. Cela vous permettra de savoir quels canaux vous devez optimiser et quels canaux vous devez abandonner.

6. Pénurie de talents

Trouver le bon talent pour votre agence en expansion n'est pas facile dans ce secteur de plus en plus concurrentiel. Les recherches montrent que 45 % des employeurs ont du mal à trouver les compétences dont ils ont besoin. Vous avez besoin de personnes qui possèdent à la fois les compétences que vous recherchez et qui conviennent parfaitement à votre entreprise.

La solution:

L'objectif est d'aller de l'avant, et aucune entreprise ne peut le faire sans une main-d'œuvre adéquate. Il existe de nombreuses solutions à ce dilemme. Voici nos deux meilleurs :

• Développer les talents – Investissez dans le développement des talents et formez les employés existants pour occuper le poste dont votre entreprise a besoin.
• Sous-traiter – Compte tenu des coûts d'embauche et de remplacement des talents, il est souvent plus pratique de sous-traiter à un fournisseur. Cela élimine le besoin de former du personnel interne, ce qui peut vous coûter du temps et de l'argent.

7. Incapacité à s'adapter au changement

En affaires, c'est toujours s'adapter ou échouer.

La plupart du temps, ce qui a fait le succès d'une agence lors de sa création ne sera pas nécessairement le facteur qui la maintiendra en activité. À mesure que les gens et la technologie se développent et progressent, il va sans dire que les entreprises et la façon dont les gens travaillent doivent changer et répondre à ce développement.

Les raisons pour lesquelles les agences ne parviennent pas à s'adapter varient - d'une mauvaise planification par leur équipe de direction à des mesures indépendantes de leur volonté comme le manque de ressources.

1. Mauvaise planification

Une mauvaise planification entraînera non seulement la perte de confiance et de moral de votre équipe, mais également l'échec du projet.

2. Manque de ressources

Chaque plan brillant a un coût. S'adapter au changement et le maintenir n'est pas gratuit. C'est quelque chose que les dirigeants doivent savoir et doivent se préparer. Cela ne se limite pas à la mise en œuvre du plan : les entreprises doivent affiner et réimplémenter leurs plans si nécessaire. Réduction des coûts si nécessaire. Externaliser si besoin. Par exemple, s'il est nécessaire d'optimiser le marketing numérique et d'améliorer le classement sur les moteurs de recherche, mais que le budget n'est pas suffisant pour embaucher un expert interne, l'externalisation vers une agence SEO réputée est la décision ultime. Cela permet d'économiser du temps, des efforts et de l'argent tout en faisant efficacement ce qui doit être fait.

3. Peur du changement

Le moment du changement peut venir à tout moment dans une agence. Même un certain nombre d'entreprises prospères et de leaders de l'industrie ont cessé de croître en raison de leur résistance au changement. Ce n'est pas le manque de compétences pour planifier ou de ressources pour en mettre en œuvre, mais la précocité excessive qui les empêche d'essayer quelque chose de nouveau et de nécessaire.

La solution:

Pour savoir s'il est temps d'apporter des modifications, consultez le rapport sur les ventes et les revenus. Ce sont les principaux indicateurs si vous êtes sur la bonne voie ou si votre entreprise doit changer de stratégie. Rencontrez l'équipe de direction de votre entreprise pour déterminer votre meilleure décision.

8. Néglige l'expérimentation

Pourquoi les expériences sont-elles importantes ?

Simple : il réduit l'incertitude et fournit des données solides que vous pouvez utiliser comme base pour la prise de décision. Qu'il s'agisse d'une nouvelle stratégie, d'un nouveau produit ou d'un nouveau design, c'est le meilleur moyen pour toute entreprise de réduire les risques et de découvrir de nouvelles opportunités en cours de route.

Les expériences ne réussissent pas toujours, mais cela vous donne la possibilité d'ajuster ce qui doit être ajusté avant de mettre en œuvre à grande échelle.

La solution:

Qu'il s'agisse de quelque chose d'aussi stratégique qu'un programme de formation ou de quelque chose de tactique comme la définition de votre tarification SEO, il est préférable de mener une expérience sur son efficacité plutôt que de découvrir que cela ne fonctionne pas après avoir dépensé pour cela. Assurez-vous que l'équipe de direction de l'agence connaît bien le processus de test et qu'il est communiqué à l'ensemble de votre organisation.

Exemple : Une agence était à court de prospects.

Le but : trouver la méthode la plus efficace pour générer des leads.

L'expérience : pour augmenter leur état actuel, ils ont créé une page de destination avec un aimant à prospects pour attirer plus de prospects. Pour tester ce qui fonctionne le mieux dans la promotion de cette page, ils ont mis en place deux stratégies. Au cours du premier mois, ils ont fait la promotion de la page de destination sur les réseaux sociaux. Le deuxième mois, ils ont lancé une campagne de remarketing qui dirigera leurs visiteurs vers la page de destination.

Résultat : en comparant les résultats du premier et du deuxième mois, ils ont pu voir la différence dans le nombre de prospects qu'ils obtenaient et décider de la campagne et du canal marketing à utiliser.

Pour en savoir plus sur l'amélioration de l'expérience client et l'expérimentation du développement de nouveaux produits, consultez :

• L'hypothèse de l'innovateur par Michael Schrage
• Le Lean Product Playbook de Dan Olsen, qui aborde une méthodologie clairement définie sur la façon de mettre en œuvre la gestion des produits Lean pour une variété de produits
• Lean UX de Jeff Gothelf et Josh Seiden est une lecture utile si vous recherchez des informations pour identifier vos principaux obstacles et développer des expériences qui aident vos opérations et votre équipe produit à isoler les succès clés.
• The Lean Startup par Eric Ries si vous recherchez des stratégies axées sur l'utilisation de la créativité humaine pour favoriser le succès.

9. Ne pas avoir de processus solide pour attirer de nouveaux clients

La moitié du processus de mise à l'échelle consiste à acquérir de nouveaux clients. Oui, il existe des dizaines de stratégies que vous pouvez utiliser pour attirer de nouveaux clients : référencement, marketing par e-mail, publicités payantes, partenariats en ligne, etc. Mais si votre entreprise ne dispose pas de ce processus solide pour acquérir des clients réguliers, cela peut perturber la capacité de votre entreprise à se développer et à évoluer. Ce serait comme essayer tout ce qui se présente à vous

Vous voulez que votre entreprise prospère, pas seulement survivre.

La solution:

Rien n'est facile. Même les plus grandes entreprises d'aujourd'hui ont commencé par être leur propre publiciste. Cela signifie que, que vous soyez une startup ou une agence en pleine croissance, vous devez être votre propre expert en relations publiques. Assurez-vous que la marque de votre agence est là où vos prospects peuvent la voir – magazines, journaux ou articles en ligne. Il y a toujours des écrivains ou des groupes d'édition à la recherche d'histoires pertinentes ; comme ProfNet.com ou helpareporter.com sont des exemples de sites Web où vous pouvez soumettre des articles de relations publiques pour que les journalistes les publient.

Tirez parti de la puissance des médias sociaux. C'est un conseil surutilisé, mais pour une raison - cela fonctionne. Créez une campagne sur les réseaux sociaux qui fait la promotion de votre contenu et qui est mise à jour régulièrement. Trois à cinq publications sur les réseaux sociaux par jour peuvent être un bon début pour rendre votre marque visible sur les réseaux sociaux.

10. Échec de la définition et de la compréhension des flux de trésorerie

Le fait de ne pas comprendre les flux de trésorerie peut entraîner l'effondrement de votre entreprise pour les raisons suivantes :

1. Augmentation de la dette
2. Manque de contrôle des stocks
3. Comptes débiteurs défectueux ou lents

La solution:

Connaître votre flux de trésorerie vous donnera un aperçu et des connaissances sur la façon de positionner les ressources de votre entreprise, ce qui vous permettra d'élaborer des stratégies plus efficacement.

Exemple de tableau des flux de trésorerie pour les opérations :

Le tableau indique le montant de trésorerie de départ dont disposait l'entreprise au début du mois de janvier et le montant restant à la fin. Les sorties de trésorerie ont pris 55,48% des entrées de trésorerie. Cela indique que l'entreprise doit mettre en œuvre des mesures de réduction des coûts pour réduire le nombre de sorties de fonds.

Si vous souhaitez vous familiariser avec l'analyse des flux de trésorerie, ajoutez les éléments suivants à votre liste de lecture :

• Quadrant des flux de trésorerie par Robert Kiyosaki
• Analyse et prévision des flux de trésorerie par Timothy Jury.

11. Les valeurs fondamentales ne sont pas connues des gens

Les valeurs fondamentales peuvent être considérées comme le principe directeur pour les employés. Qu'il s'agisse d'intégrité, d'audace, d'honnêteté, de passion ou d'engagement envers les clients, votre entreprise doit bien comprendre ses valeurs fondamentales. Ceux-ci guideront vos employés de chaque département lorsqu'ils traiteront avec des collègues ou des clients.

Que se passe-t-il si une entreprise manque de valeurs fondamentales ? Leur absence affecte non seulement le fonctionnement de votre équipe, mais s'étendra également à une culture d'entreprise désordonnée.

La solution:

Une étude a montré que les plus performants relient consciemment les valeurs et les opérations . Cela se traduit par une configuration des opérations commerciales plus alignée et évolutive. Alors, comment déterminez-vous les valeurs fondamentales ?

1. Créez une liste de valeurs qui résonnent avec votre entreprise. Rencontrez l'équipe de direction de votre entreprise et demandez-lui de dresser la liste des valeurs existantes qui, selon eux, définissent votre personnel (valeurs personnelles), votre produit et la culture de votre entreprise dans son ensemble. Ils peuvent également demander aux membres de leur équipe de les aider.
2. Vous pouvez obtenir jusqu'à 50 valeurs ou même plus sur la liste. L'étape suivante consiste à regrouper les valeurs qui se rapportent les unes aux autres comme la « responsabilité », la « ponctualité », la « responsabilité », puis à les catégoriser et à les compiler dans une liste principale.
3. Mettez en surbrillance le thème principal de chaque groupe ou catégorie et choisissez le meilleur mot qui, selon vous, décrit le mieux cette liste.
4. Réduisez-le aux trois premiers et donnez un contexte plus profond à vos valeurs personnelles. Soyez vraiment créatif sur celui-ci. Rendez-le mémorable et inspirant afin qu'il colle rapidement aux gens.
5. Prévoyez du temps pour tester l'effet de chaque valeur. Est-ce que cela vous fait vous sentir bien et responsabilisé ? Pensez-vous que cela résonne avec l'entreprise, ses produits et ses employés ? Sont-ils cohérents ou non avec l'identité de marque de l'entreprise ? Quelle valeur vient en premier ?

La détermination des valeurs fondamentales établit non seulement la clarté au sein de l'organisation, mais amplifie également les capacités stratégiques de l'entreprise.

Surmontez ces défis

Les défis ne cessent de venir. Même après avoir atteint ce niveau suivant, un nouvel ensemble de barrages routiers sera là. Cela ne signifie pas la fin de votre agence. Ces défis aident les agences à se façonner au niveau de puissance qu'elles visent.

Maintenant c'est ton tour.

Êtes-vous prêt à relever ces défis en développant les opérations de votre agence ? Si oui, nous sommes là pour vous aider.