Zarządzanie zapasami hurtowymi: co to jest i jak to zrobić dobrze?

Sprzedaż hurtowa — czyli kupowanie towarów od producentów, które następnie sprzedajesz innym firmom — może być bardzo skomplikowane.

Podczas gdy handel elektroniczny B2B może być bardzo dochodowy, duże ilości towarów sprawiają, że logistyka łatwo wymknie się spod kontroli.

Skuteczna i łatwa w zarządzaniu sprzedaż hurtowa, która przynosi pieniądze, zaczyna się od doskonałego zarządzania zapasami hurtowymi.

Dzięki solidnym praktykom zarządzania zapasami hurtowymi Twoja firma jest w znacznie lepszej sytuacji, aby pozyskać wystarczającą ilość zapasów, terminowo realizować zamówienia i rozwijać się w ramach partnerstwa detalicznego.

W tym artykule zdefiniujemy zarządzanie zapasami hurtowymi, omówimy, dlaczego jest to niezbędne w przypadku zapasów hurtowych, jakie są kluczowe korzyści z posiadania dobrego systemu i przedstawimy praktyczne wskazówki na początek.

Co to jest zarządzanie zapasami hurtowymi?

Hurtowe zarządzanie zapasami odnosi się do procesu pozyskiwania, przechowywania i śledzenia towarów B2B.

Chociaż zarządzanie wszystkimi zapasami ma kluczowe znaczenie dla firmy, zarządzanie zapasami hurtowymi koncentruje się w szczególności na wszystkich działaniach związanych z towarami, które firma kupuje od producentów, a następnie sprzedaje innej firmie, sprzedawcy lub hurtownikowi.

Zarządzanie zapasami hurtowymi obejmuje szereg działań, takich jak:

• Składanie zamówień zakupu (PO) dla nowych zapasów hurtowych
• Obliczanie punktów ponownego zamawiania, ekonomicznych ilości zamówień (EOQ) i terminów uzupełniania zapasów
• Środki kontroli zapasów, takie jak optymalizacja przechowywania
• Rejestrowanie stanów magazynowych otrzymanych od producenta
• Śledzenie poziomów zapasów hurtowych
• Przeprowadzanie regularnych audytów inwentaryzacji hurtowej

Dlaczego zarządzanie zapasami hurtowymi jest ważne dla Twojej firmy?

Zarządzanie zapasami hurtowymi to kluczowa funkcja dla każdej firmy, która regularnie kupuje i sprzedaje towary.

Aby każda inna funkcja łańcucha dostaw działała płynnie — w tym przetwarzanie zamówień, zarządzanie magazynem, realizacja, wysyłka i dostawa na ostatnim etapie — zapasy hurtowe muszą być dobrze uregulowane, dostępne w magazynie i odpowiednio śledzone.

Jeśli wystąpią problemy z liczeniem zapasów, zagubionymi lub uszkodzonymi zapasami lub terminami, może to prowadzić do problemów, takich jak nadmierne zapasy i niedobory, które powodują zatrzymanie całego łańcucha dostaw.

Z drugiej strony dobre zarządzanie zapasami hurtowymi poprawia widoczność w całym łańcuchu dostaw i zapewnia płynny i usprawniony przepływ towarów. W naturalny sposób poprawia to produktywność i obniża koszty oraz skraca czas realizacji w ramach wszystkich operacji.

„Mamy sklep Shopify, ale nie używamy Shopify do śledzenia zapasów. Jeśli chodzi o śledzenie zapasów, używamy ShipBob do wszystkiego — aby móc śledzić każdą butelkę perfum, to, co nam zostało i co wysłaliśmy, jednocześnie uzyskując znacznie więcej informacji o każdym zamówieniu. Analityka jest bardzo pomocna.

Cały czas pobieramy pliki Excel z pulpitu nawigacyjnego ShipBob i używamy ich do analizy wszystkiego, od anulowań, poprzez sprawdzanie wagi zamówień, po sprawdzenie, czy ShipBob wysyła zamówienia na czas. Nawet sposób, w jaki ich magazyn odbiera zamówienia (WRO) w celu wysyłania zapasów, jest bardzo prosty”.

Ines Guien, kierownik logistyki w Dossier

5 kluczowych korzyści dla każdej hurtowni

Istnieje wiele sposobów, dzięki którym firmy mogą czerpać korzyści z prawidłowego zarządzania zapasami. Oto 5 najważniejszych korzyści płynących z efektywnego zarządzania zapasami hurtowymi.

Wiedząc, co jest w magazynie przez cały czas

Kiedy regularnie przeprowadzasz inwentaryzację i masz jasny dostęp do informacji o stanie inwentarza, znacznie łatwiej jest wiedzieć, ile SKU masz pod ręką w danym momencie.

Dokładne wyczucie poziomu zapasów zmniejsza ryzyko nadmiernej sprzedaży produktów, których Ci zabrakło — a ponieważ wiesz, co i kiedy należy ponownie zamówić, zminimalizujesz również braki zapasów i zamówienia zaległe.

Scentralizowany dostęp do szczegółów zamówienia sprzedaży

Efektywne zarządzanie zapasami hurtowymi ułatwia dostęp do wszystkich szczegółów zamówień sprzedaży w jednym miejscu, co jest szczególnie przydatne w handlu wielokanałowym.

Pomaga to skonsolidować informacje o zamówieniach hurtowych i udostępnić je stronom, które ich potrzebują, dzięki czemu Twoja firma może dokładnie przetwarzać zamówienia, zminimalizować ryzyko podwójnych lub pominiętych wpisów oraz uniknąć opóźnień w realizacji i wysyłce.

Inwentaryzacja w czasie rzeczywistym i widoczność zamówień

Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do zarządzania zapasami (lub IMS) (więcej na ten temat poniżej), możesz uzyskać dostęp w czasie rzeczywistym do informacji o poziomach zapasów i postępie zamówień w łańcuchu dostaw.

Ta widoczność umożliwia nowy poziom koordynacji między funkcjami i zespołami, wykrywanie opóźnień i wyjątków w przyjmowaniu zapasów oraz ponowne zamawianie zapasów we właściwym czasie, aby sprostać wymaganiom klientów.

„Mamy dostęp do zarządzania zapasami na żywo, wiedząc dokładnie, ile jednostek mamy w Teksasie, Chicago, Nowym Jorku. Pomaga to nie tylko w naszym ogólnym procesie zarządzania i upewniania się, że nasze poziomy zapasów są zrównoważone, ale także w celach podatkowych na koniec roku. ShipBob bardzo uprościł cały proces dla naszych księgowych i dla nas.”

Matt Dryfhout, założyciel i dyrektor generalny BAKblade

Dokonywanie dokładnych prognoz na podstawie danych

Zarządzanie zapasami hurtowymi polega na śledzeniu historycznych i bieżących danych o stanach magazynowych. Te dane mogą pomóc w dokładnym przewidywaniu przyszłego popytu i odpowiednim planowaniu zakupów.

Na przykład, jeśli niektóre jednostki SKU odnotowują niezmiennie wysoką rotację zapasów w określonym sezonie rok po roku, możesz użyć tych danych do planowania z wyprzedzeniem zwiększonego popytu, gdy sezon nadejdzie w przyszłym roku.

Oszczędność czasu i poprawa dokładności dzięki automatyzacji

Oprogramowanie do zarządzania zapasami hurtowymi pozwala zautomatyzować różne procesy w zarządzaniu zapasami, pomagając zaoszczędzić czas i poprawić dokładność.

Odpowiednie oprogramowanie zapewni automatyczne aktualizacje zapasów i pozwoli ustawić powiadomienia o zmianie zamówienia, dzięki czemu możesz utrzymać optymalny poziom zapasów w swoich magazynach.

Możesz także automatycznie synchronizować dane o zamówieniach i zapasach we wszystkich kanałach, aby uzyskać najbardziej aktualne stany magazynowe (pomagając uniknąć braków i zaległych zamówień).

Co sprawia, że ​​system zarządzania zapasami hurtowymi jest dobry?

Twój system zarządzania zapasami wykona lub przerwie operację zarządzania zapasami hurtowymi — więc oceniając IMS (niezależnie od tego, czy sprzedajesz DTC, B2B, czy oba), należy dokładnie ocenić, czy system jest w stanie usprawnić ich operacje.

Oto tylko kilka funkcji, których należy szukać w systemie zarządzania zapasami hurtowymi.

Integracja wielokanałowa

Właściwy hurtowy IMS będzie w stanie zintegrować się nie tylko z istniejącym stosem technologicznym, ale także z wieloma kanałami sprzedaży. W ten sposób dane magazynowe są automatycznie synchronizowane we wszystkich kanałach, a wszystkie szczegóły zamówień sprzedaży są dokładnie gromadzone w jednym miejscu.

Przyspiesza to przetwarzanie i realizację zamówień, jednocześnie minimalizując problemy związane z brakiem informacji, opóźnionymi zamówieniami lub błędami przy wprowadzaniu.

Ponieważ zapasy dla wszystkich kanałów sprzedaży są zarządzane za pośrednictwem tego samego systemu, gwarantuje to również, że nie dojdzie do przypadkowej nadmiernej sprzedaży zapasów w jednym kanale i wyczerpania zapasów w całości.

Zarządzanie zapasami w czasie rzeczywistym

Warty swojej soli IMS będzie miał wbudowane funkcje zarządzania zapasami w czasie rzeczywistym, aby umożliwić śledzenie ruchu i poziomu zapasów w dowolnym momencie.

Dzięki temu możesz dokładnie zobaczyć, gdzie w danym momencie znajdują się zapasy i jaka ich część jest dostępna w danej lokalizacji, co pozwala na podejmowanie szybkich i trafnych decyzji strategicznych.

Na przykład dzięki widoczności zapasów w czasie rzeczywistym natychmiast zorientujesz się, że kończy Ci się zapas, co umożliwia natychmiastowe ponowne zamówienie i uniknięcie braków. Mając na uwadze stany magazynowe z okresu, możesz przegapić idealne okno zmiany kolejności.

Powiadomienia o zmianie kolejności

Nowoczesne systemy zarządzania zapasami hurtowymi umożliwiają również wdrażanie inteligentnych strategii magazynowych, takich jak ustawianie automatycznych powiadomień o punktach ponownego zamawiania. Po ich skonfigurowaniu będziesz otrzymywać automatyczne powiadomienia, gdy poziomy zapasów poszczególnych SKU osiągną punkty ponownego zamówienia.

Pomaga to być na bieżąco z zamówieniami i zapewnia, że ​​nigdy więcej nie przegapisz punktów ponownego zamawiania zapasów.

Dokładne prognozowanie

Umiejętność podejmowania decyzji opartych na danych i planowania na przyszłość to istota dobrego zarządzania zapasami. W związku z tym Twoje rozwiązanie do zarządzania zapasami hurtowymi powinno być wyposażone w niezawodne funkcje prognozowania, które pomogą Ci zaplanować z wyprzedzeniem koszty i efektywność operacyjną.

Korzystając z IMS, powinieneś być w stanie dokonywać dokładnych prognoz na podstawie wcześniejszych danych sprzedaży, bieżącej wydajności sprzedaży i poziomu zapasów. Pomoże to w dokładnym zaplanowaniu zakupów, dzięki czemu zawsze będziesz przygotowany na zaspokojenie potrzeb klientów bez nadmiernego lub niedoboru zapasów.

„Kolejną integracją ShipBob, którą uwielbiam, jest Inventory Planner. Oszczędza mi to godziny tygodniowo w arkuszach kalkulacyjnych Excela i mogę złożyć zamówienie w ciągu kilku minut, kiedy zajmowało mi to godziny. Do każdego zamówienia, które złożyłem od lat, zamawiałem za dużo lub za mało. Pomiędzy narzędziami do prognozowania zapasów a możliwością automatycznego tworzenia WRO, nie mamy już zbyt wielu zapasów. Lepiej śpię w nocy.”

Wes Brown, szef operacyjny w Black Claw LLC

Sugestie dotyczące optymalnej dystrybucji zapasów

Dobre rozwiązanie do zarządzania zapasami hurtowymi powinno być w stanie pomóc w różnych aspektach planowania logistyki, w tym w dystrybucji zapasów.

Idealnie, pozwoli Ci przyjrzeć się poziomom zapasów, pojemności magazynu, zapotrzebowaniu klientów i historycznej wydajności sprzedaży w wielu magazynach, a także przedstawi sugestie dotyczące optymalnego rozmieszczenia zapasów.

Raporty analityczne

Wreszcie, oprogramowanie do zarządzania zapasami hurtowymi powinno być wyposażone w niezawodne funkcje analizy zapasów, dzięki czemu możesz uzyskać dokładny wgląd w różne kluczowe wskaźniki efektywności zarządzania zapasami.

Umożliwi to poszukiwanie obszarów do poprawy i ciągłe optymalizowanie procesów zarządzania w celu uzyskania lepszych wyników.

„Jestem trochę maniakiem analitycznym, więc uwielbiam pulpit nawigacyjny ShipBob, ponieważ wcześniej nie miałem dostępu do tego poziomu widoczności.

Technologia ShipBob integruje się z subskrypcjami Shopify i Bold. Fajnie jest zobaczyć, jak wszystkie przesyłki przechodzą przez ten proces tak szybko i jak szybko przebiega cały proces realizacji.

Uwielbiam też możliwość zobaczenia pozostałego ekwipunku — to jest tak ogromne. Wcześniej liczyliśmy jeden po drugim w moim domu, ale teraz zajmuje się tym ShipBob.

Andrea Hamilton, założycielka The Finest Things 1920

Jak ShipBob może pomóc w zarządzaniu zapasami hurtowymi

Jeśli chcesz ulepszyć realizację B2B dzięki zoptymalizowanemu zarządzaniu zapasami hurtowymi, ShipBob jest partnerem dystrybucyjnym, którego potrzebujesz.

Wielokanałowa usługa realizacji ShipBob umożliwia właścicielom małych firm outsourcing zarządzania zapasami hurtowymi i operacji realizacji oraz usprawnienie całego procesu za pomocą potężnego zastrzeżonego oprogramowania.

Korzystając z pakietu realizacji ShipBob, możesz uzyskać dostęp do niezawodnych rozwiązań dropshippingu i dystrybucji detalicznej, które centralizują dane dotyczące zapasów i zamówień sprzedaży, pomagając poprawić wydajność i dokładność.

Oprogramowanie ShipBob oferuje integrację EDI z wieloma głównymi sprzedawcami detalicznymi i głównymi platformami sprzedaży e-commerce, aby pomóc zautomatyzować i usprawnić procesy dystrybucji wielokanałowej.

Zamówienia klientów są automatycznie otrzymywane ze wszystkich kanałów sprzedaży (DTC, B2B lub obu), a stany magazynowe są automatycznie aktualizowane. Przyspiesza to proces realizacji zamówienia, jednocześnie zapobiegając nadmiernej sprzedaży i wyczerpaniu zapasów.

Co więcej, zyskujesz wgląd w czasie rzeczywistym w poziom zapasów i status zamówienia, z natychmiastowymi powiadomieniami, gdy zapasy się wyczerpują, co umożliwia idealne terminowe uzupełnianie zapasów, unikanie braków zapasów i zachwycanie partnerów B2B.