Управление оптовыми запасами: что это такое и как это сделать правильно?

Оптовая торговля — или покупка товаров у производителей, которые вы затем продаете другим предприятиям, — может быть очень сложной.

В то время как электронная коммерция B2B может быть очень прибыльной, большое количество товаров позволяет логистике выйти из-под контроля.

Эффективная оптовая торговля, которой легко управлять и которая приносит прибыль, начинается с отличного управления оптовыми запасами.

При наличии надежной практики управления оптовыми запасами ваш бизнес находится в гораздо лучшем положении для закупки достаточного количества запасов, своевременного выполнения заказов и процветания в партнерских отношениях с розничной торговлей.

В этой статье мы дадим определение управлению оптовыми запасами, обсудим, почему это важно при работе с оптовыми запасами, каковы основные преимущества наличия хорошей системы, а также дадим практические советы для начала работы.

Что такое управление оптовыми запасами?

Управление оптовыми запасами относится к процессу приобретения, хранения и отслеживания товаров B2B.

Хотя для бизнеса крайне важно управлять всеми своими запасами, управление оптовыми запасами специально фокусируется на всех действиях, связанных с товарами, которые предприятие покупает у производителей и впоследствии продает другому предприятию, розничному или оптовому продавцу.

Управление оптовыми запасами включает в себя различные виды деятельности, такие как:

• Отправка заказов на покупку (PO) для новых оптовых запасов
• Расчет точек повторного заказа, экономичных объемов заказа (EOQ) и сроков пополнения запасов
• Меры по управлению запасами, такие как оптимизация хранения
• Ведение учета инвентаря, полученного от производителя
• Отслеживание оптовых уровней запасов
• Проведение регулярных оптовых складских инвентаризаций

Почему управление оптовыми запасами важно для вашего бизнеса?

Управление оптовыми запасами является ключевой функцией для любого бизнеса, который покупает и продает товары на регулярной основе.

Чтобы все остальные функции цепочки поставок работали бесперебойно, включая обработку заказов, управление складом, выполнение заказов, отгрузку и доставку «последней мили», оптовые запасы должны быть хорошо отрегулированы, иметься на складе и должным образом отслеживаться.

Если есть проблемы с подсчетом запасов, потерянными или поврежденными запасами или сроками, это может привести к таким проблемам, как затоваривание и нехватка, которые останавливают всю цепочку поставок.

С другой стороны, хорошее управление оптовыми запасами улучшает прозрачность всей цепочки поставок и обеспечивает плавное и упорядоченное движение товаров. Это естественным образом повышает производительность и сокращает затраты и время выполнения заказов.

«У нас есть магазин Shopify, но мы не используем Shopify для отслеживания запасов. Что касается отслеживания запасов, мы используем ShipBob для всего — чтобы иметь возможность отслеживать каждую бутылку духов, то, что у нас осталось, и то, что мы отправили, получая гораздо больше информации о каждом заказе. Аналитика очень полезна.

Мы постоянно загружаем файлы Excel с панели инструментов ShipBob и используем их для анализа всего: от отмен до проверки веса заказов и проверки своевременности доставки заказов ShipBob. Даже то, как их прием заказов на склад (WRO) работает для отправки запасов, очень просто ».

Инес Гиен, руководитель отдела логистики Dossier

5 ключевых преимуществ для любого оптового бизнеса

Есть несколько способов, которыми предприятия могут извлечь выгоду из правильного управления своими запасами. Вот 5 основных преимуществ эффективного управления оптовыми запасами.

Всегда знать, что есть в наличии

Когда вы регулярно проводите инвентаризацию и имеете четкий доступ к информации о своих запасах, гораздо проще узнать, сколько SKU у вас есть в наличии в любой момент.

Имея точное представление об уровне запасов, вы снижаете риск перепродажи товаров, которых у вас нет, а поскольку вы знаете, что и когда перезаказывать, вы также минимизируете дефицит и отложенные заказы.

Централизованный доступ к деталям заказа на продажу

Эффективное управление оптовыми запасами упрощает доступ ко всем сведениям о ваших заказах на продажу в одном месте, что особенно полезно при многоканальной розничной торговле.

Это помогает консолидировать информацию об оптовых заказах и делает ее доступной для сторон, которым она нужна, чтобы ваша компания могла точно обрабатывать заказы, минимизировать риск двойных или пропущенных записей и избежать задержек с выполнением и доставкой.

Инвентаризация и видимость заказов в режиме реального времени

При наличии подходящего программного обеспечения для управления запасами (или IMS) (подробнее об этом ниже) вы можете получить доступ к информации в режиме реального времени об уровне запасов и о том, как заказы продвигаются по цепочке поставок.

Такая прозрачность позволяет выйти на новый уровень координации между функциями и командами, обнаруживать задержки и исключения при получении запасов и переупорядочивать запасы в нужное время для удовлетворения потребностей клиентов.

«У нас есть доступ к оперативному управлению запасами, и мы точно знаем, сколько единиц у нас есть в Техасе, Чикаго и Нью-Йорке. Это помогает не только в нашем общем процессе управления и обеспечения сбалансированности уровней запасов, но и в целях налогообложения в конце года. ShipBob очень упростил весь этот процесс для наших бухгалтеров и для нас».

Мэтт Драйфхаут, основатель и генеральный директор BAKblade

Делать точные прогнозы на основе данных

Управление оптовыми запасами включает в себя отслеживание исторических и текущих данных о запасах. Эти данные могут помочь вам сделать точные прогнозы будущего спроса и соответствующим образом спланировать закупки.

Например, если для определенных SKU из года в год наблюдается стабильно высокая оборачиваемость запасов в течение определенного сезона, вы можете использовать эти данные для планирования увеличения спроса, когда сезон наступит в следующем году.

Экономия времени и повышение точности с помощью автоматизации

Программное обеспечение для управления оптовыми запасами позволяет автоматизировать различные процессы управления запасами, помогая вам сэкономить время и повысить точность.

Правильное программное обеспечение обеспечит автоматическое обновление запасов и позволит вам настроить уведомления о повторных заказах, чтобы вы могли поддерживать оптимальный уровень запасов на своих складах.

Вы также можете автоматически синхронизировать данные о заказах и запасах по всем каналам, чтобы получать самые актуальные сведения о запасах (что поможет вам избежать дефицита и невыполнения заказов).

Из чего состоит хорошая система управления оптовыми запасами?

Ваша система управления запасами сделает или разрушит вашу оптовую операцию по управлению запасами, поэтому при оценке IMS (независимо от того, продаете ли вы DTC, B2B или и то, и другое), вы должны тщательно оценить, способна ли система оптимизировать их операции.

Вот лишь несколько функций, которые следует искать в системе управления оптовыми запасами.

Многоканальная интеграция

Правильная оптовая IMS сможет интегрироваться не только с вашим существующим технологическим стеком, но и с несколькими каналами продаж. Таким образом, данные о запасах автоматически синхронизируются по всем каналам, а все сведения о заказах на продажу точно собираются в одном месте.

Это ускоряет обработку и выполнение заказов, сводя к минимуму проблемы, связанные с отсутствием информации, задержкой заказов или ошибками ввода.

Поскольку запасы для всех каналов продаж управляются через одну и ту же систему, это также гарантирует, что вы случайно не перепродаете запасы на одном канале и не закончите весь свой запас.

Управление запасами в режиме реального времени

Достойная IMS будет иметь встроенные возможности управления запасами в режиме реального времени, чтобы вы могли отслеживать движение и уровни запасов в любой момент.

Это позволяет вам точно видеть, где находятся запасы в любой момент времени и сколько их доступно в любом заданном месте, что позволяет вам принимать быстрые и точные стратегические решения.

Например, благодаря отслеживанию запасов в режиме реального времени вы сразу же поймете, что у вас заканчиваются запасы, что позволяет вам сразу же изменить порядок и избежать дефицита. При подсчете запасов за период вы вполне можете пропустить идеальное окно повторного заказа.

Уведомления о точке повторного заказа

Современные системы управления оптовыми запасами также позволяют реализовывать интеллектуальные стратегии складирования, например, устанавливать автоматические уведомления о точках повторного заказа. При такой настройке вы будете получать автоматические уведомления, когда уровень запасов каждой SKU достигнет точки повторного заказа.

Это поможет вам оставаться в курсе ваших закупок и гарантирует, что вы больше никогда не пропустите точки повторного заказа запасов.

Точное прогнозирование

Способность принимать решения на основе данных и планировать будущее — суть хорошего управления запасами. Таким образом, ваше решение для управления оптовыми запасами должно иметь надежные функции прогнозирования, которые помогут вам заранее спланировать расходы и операционную эффективность.

Используя IMS, вы сможете делать точные прогнозы на основе предыдущих данных о продажах, текущих показателей продаж и уровней запасов. Это поможет вам точно планировать свои закупки, чтобы вы всегда могли быть готовы удовлетворить спрос клиентов без избыточных или недостаточных запасов.

«Еще одна интеграция с ShipBob, которая мне нравится, — это Inventory Planner. Это экономит мне часы каждую неделю при работе с электронными таблицами Excel, и я могу оформить заказ на покупку за считанные минуты, тогда как раньше это занимало у меня часы. На каждый заказ, который я размещал в течение многих лет, я заказывал слишком много или слишком мало. Благодаря инструментам прогнозирования запасов и возможности автоматического создания WRO у нас больше нет дефицита. Я лучше сплю по ночам».

Уэс Браун, операционный директор Black Claw LLC

Предложения по оптимальному распределению запасов

Хорошее решение для управления оптовыми запасами должно помочь вам с различными аспектами планирования логистики, включая распределение запасов.

В идеале это позволит вам просматривать уровни запасов, вместимость склада, потребительский спрос и исторические показатели продаж на нескольких складах, а также давать предложения по оптимальному распределению ваших запасов.

Аналитическая отчетность

И последнее, но не менее важное: ваше программное обеспечение для управления оптовыми запасами должно иметь надежные функции инвентарной аналитики, чтобы вы могли получать точную информацию о различных KPI управления запасами.

Это позволит вам искать области для улучшения и продолжать оптимизировать процессы управления для достижения лучших результатов.

«Я немного помешан на аналитике, поэтому мне нравится панель инструментов ShipBob, потому что раньше у меня не было доступа к такому уровню видимости.

Технология ShipBob интегрируется с Shopify и Bold Subscriptions, и так здорово видеть, как быстро все поставки проходят через процесс и как быстро происходит весь процесс выполнения.

Мне также нравится возможность видеть оставшийся инвентарь — он такой огромный. Раньше мы считали одного за другим в моем доме, но теперь об этом позаботится ШипБоб».

Андреа Гамильтон, основатель The Finer Things 1920 г.

Как ShipBob может помочь вам в управлении оптовыми запасами

Если вы хотите улучшить свое выполнение B2B с помощью оптимизированного управления оптовыми запасами, ShipBob — это партнер по сбыту, который вам нужен.

Многоканальная служба выполнения заказов ShipBob позволяет владельцам малого бизнеса передавать на аутсорсинг свои оптовые операции по управлению запасами и выполнению заказов, а также оптимизировать весь процесс с помощью мощного проприетарного программного обеспечения.

Используя пакет выполнения ShipBob, вы можете получить доступ к надежным решениям для розничной прямой поставки и дистрибуции, которые централизуют данные о ваших запасах и заказах на продажу, помогая вам повысить эффективность и точность.

Программное обеспечение ShipBob предлагает интеграцию EDI со многими крупными розничными торговцами и основными платформами продаж электронной коммерции, чтобы помочь вам автоматизировать и оптимизировать процессы многоканального распространения.

Заказы клиентов автоматически поступают из ваших каналов продаж (DTC, B2B или оба), а уровни запасов автоматически обновляются. Это ускоряет процесс выполнения заказов, предотвращая перепроданность и дефицит.

Кроме того, вы получаете информацию об уровне запасов и статусе заказа в режиме реального времени с мгновенными уведомлениями, когда у вас заканчиваются запасы, что позволяет вам точно рассчитать время пополнения запасов, избежать дефицита и порадовать своих партнеров B2B.