Manajemen Inventaris Grosir: Apa itu dan Bagaimana Melakukannya dengan Benar?

Grosir — atau membeli barang dari produsen yang kemudian Anda jual ke bisnis lain — bisa menjadi sangat rumit.

Sementara e-commerce B2B berpotensi sangat menguntungkan, sejumlah besar barang memudahkan logistik lepas kendali.

Grosir efektif yang mudah dikelola dan menghasilkan uang dimulai dengan manajemen persediaan grosir yang sangat baik.

Dengan praktik manajemen inventaris grosir yang solid, bisnis Anda berada dalam posisi yang jauh lebih baik untuk mendapatkan inventaris yang cukup, memenuhi pesanan tepat waktu, dan berkembang dalam kemitraan ritel Anda.

Dalam artikel ini, kita akan mendefinisikan manajemen inventaris grosir, membahas mengapa penting ketika berurusan dengan inventaris grosir, apa manfaat utama memiliki sistem yang baik, dan memberikan tip yang dapat ditindaklanjuti untuk memulai.

Apa itu manajemen inventaris grosir?

Manajemen inventaris grosir mengacu pada proses memperoleh, menyimpan, dan melacak barang B2B.

Meskipun sangat penting bagi bisnis untuk mengelola semua inventarisnya, manajemen inventaris grosir secara khusus berfokus pada semua aktivitas yang terkait dengan barang yang dibeli bisnis dari produsen dan kemudian dijual ke bisnis lain, pengecer, atau grosir.

Manajemen persediaan grosir mencakup berbagai kegiatan, seperti:

• Mengirimkan pesanan pembelian (PO) untuk inventaris grosir baru
• Menghitung titik pemesanan ulang, jumlah pesanan ekonomis (EOQ), dan waktu pengisian kembali persediaan
• Tindakan pengendalian inventaris seperti mengoptimalkan penyimpanan
• Mencatat inventaris yang diterima dari pabrikan
• Melacak tingkat inventaris grosir
• Melakukan audit inventaris grosir reguler

Mengapa manajemen inventaris grosir penting untuk bisnis Anda?

Manajemen persediaan grosir adalah fungsi utama untuk setiap bisnis yang membeli dan menjual barang secara teratur.

Agar setiap fungsi rantai pasokan lainnya berjalan dengan lancar — termasuk pemrosesan pesanan, manajemen gudang, pemenuhan, pengiriman, dan pengiriman jarak jauh — inventaris grosir harus diatur dengan baik, tersedia, dan dilacak dengan benar.

Jika ada masalah dengan jumlah inventaris, inventaris yang hilang atau rusak, atau waktu, itu dapat menyebabkan masalah seperti kelebihan stok dan kekurangan yang membuat seluruh rantai pasokan terhenti.

Manajemen inventaris grosir yang baik, di sisi lain, meningkatkan visibilitas di seluruh rantai pasokan dan memastikan pergerakan barang lancar dan efisien. Ini secara alami meningkatkan produktivitas dan memotong biaya dan waktu tunggu di seluruh operasi Anda.

“Kami memiliki toko Shopify tetapi tidak menggunakan Shopify untuk melacak inventaris. Dalam hal pelacakan inventaris, kami menggunakan ShipBob untuk semuanya — untuk dapat melacak setiap botol parfum, apa yang tersisa, dan apa yang telah kami kirim, sambil mendapatkan lebih banyak informasi pada setiap pesanan. Analitiknya sangat membantu.

Kami mengunduh file Excel dari dasbor ShipBob setiap saat dan menggunakannya untuk menganalisis semuanya, mulai dari pembatalan, memeriksa bobot pesanan, hingga memeriksa apakah ShipBob mengirimkan pesanan tepat waktu. Bahkan cara gudang mereka menerima pesanan (WRO) bekerja untuk mengirim inventaris sangat mudah.”

Ines Guien, Kepala Logistik di Dossier

5 manfaat utama untuk bisnis grosir apa pun

Ada beberapa cara agar bisnis dapat memperoleh manfaat dari mengelola inventaris mereka dengan benar. Berikut adalah 5 manfaat utama dari mengelola inventaris grosir secara efektif.

Mengetahui apa yang tersedia setiap saat

Saat Anda melakukan penghitungan inventaris secara teratur dan memiliki akses yang jelas ke informasi inventaris Anda, akan jauh lebih mudah untuk mengetahui berapa banyak SKU yang Anda miliki pada saat tertentu.

Memiliki tingkat persediaan yang akurat mengurangi risiko Anda menjual barang yang kehabisan stok — dan karena Anda tahu apa yang harus dipesan ulang dan kapan, Anda juga akan meminimalkan kehabisan stok dan pemesanan kembali.

Akses terpusat ke detail pesanan penjualan

Manajemen inventaris grosir yang efektif memudahkan untuk mengakses semua detail pesanan penjualan Anda di satu tempat, yang sangat berguna dalam ritel multisaluran.

Ini membantu mengkonsolidasikan informasi pesanan grosir dan membuatnya tersedia bagi pihak yang membutuhkannya, sehingga bisnis Anda dapat memproses pesanan secara akurat, meminimalkan risiko entri ganda atau tidak terjawab, dan menghindari keterlambatan pemenuhan dan pengiriman.

Inventaris waktu nyata dan visibilitas pesanan

Dengan perangkat lunak manajemen inventaris (atau IMS) yang tepat (selengkapnya tentang ini di bawah), Anda dapat mengakses informasi waktu nyata tentang tingkat inventaris dan bagaimana pesanan berjalan melalui rantai pasokan.

Visibilitas ini memungkinkan tingkat koordinasi baru antara fungsi dan tim, mendeteksi keterlambatan dan pengecualian penerimaan inventaris, dan menyusun ulang inventaris pada waktu yang tepat untuk memenuhi permintaan pelanggan.

“Kami memiliki akses ke manajemen inventaris langsung, mengetahui persis berapa banyak unit yang kami miliki di Texas vs. Chicago vs. New York. Ini tidak hanya membantu proses keseluruhan kami dalam mengelola dan memastikan tingkat inventaris kami seimbang, tetapi juga untuk keperluan pajak di akhir tahun. ShipBob membuat seluruh proses itu sangat disederhanakan untuk akuntan kami dan kami.”

Matt Dryfhout, Pendiri & CEO BAKblade

Membuat prediksi akurat berdasarkan data

Manajemen inventaris grosir melibatkan pelacakan data inventaris historis dan terkini. Data ini dapat membantu Anda membuat prediksi yang akurat tentang permintaan di masa mendatang, dan merencanakan pengadaan Anda dengan tepat.

Misalnya, jika SKU tertentu melihat perputaran inventaris yang tinggi secara konsisten selama musim tertentu dari tahun ke tahun, Anda dapat menggunakan data tersebut untuk merencanakan ke depan untuk peningkatan permintaan saat musim bergulir tahun depan.

Menghemat waktu dan meningkatkan akurasi dengan otomatisasi

Perangkat lunak manajemen inventaris grosir memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan berbagai proses dalam manajemen inventaris Anda, membantu Anda menghemat waktu dan meningkatkan akurasi.

Perangkat lunak yang tepat akan memberikan pembaruan stok otomatis, dan memungkinkan Anda mengatur pemberitahuan pemesanan ulang sehingga Anda dapat mempertahankan tingkat inventaris yang optimal di gudang Anda.

Anda juga dapat secara otomatis menyinkronkan pesanan dan data inventaris di semua saluran untuk mendapatkan jumlah inventaris terbaru (membantu Anda menghindari kehabisan stok dan pesanan mundur).

Apa yang membuat sistem manajemen persediaan grosir yang baik?

Sistem manajemen inventaris Anda akan membuat atau menghancurkan operasi manajemen inventaris grosir Anda — jadi ketika mengevaluasi IMS (apakah Anda menjual DTC, B2B, atau keduanya), Anda harus menilai dengan hati-hati apakah sistem tersebut mampu merampingkan operasinya.

Berikut adalah beberapa fitur yang harus dicari dalam sistem manajemen inventaris grosir.

Integrasi multisaluran

IMS grosir yang tepat akan dapat berintegrasi tidak hanya dengan tumpukan teknologi Anda yang ada, tetapi juga dengan beberapa saluran penjualan. Dengan cara ini, data inventaris secara otomatis disinkronkan di semua saluran, dan semua detail pesanan penjualan dikumpulkan secara akurat di satu tempat.

Ini mempercepat pemrosesan dan pemenuhan pesanan sambil meminimalkan masalah yang terkait dengan informasi yang hilang, pesanan yang tertunda, atau kesalahan entri.

Karena inventaris untuk semua saluran penjualan dikelola melalui sistem yang sama, ini juga memastikan bahwa Anda tidak secara tidak sengaja menjual inventaris di satu saluran dan kehabisan stok seluruh inventaris Anda.

Manajemen inventaris waktu nyata

IMS yang sepadan dengan garamnya akan memiliki kemampuan manajemen inventaris real-time bawaan untuk memungkinkan Anda melacak pergerakan dan level inventaris kapan saja.

Ini memungkinkan Anda melihat dengan tepat di mana inventaris berada pada waktu tertentu dan berapa banyak yang tersedia di lokasi tertentu, memungkinkan Anda membuat keputusan strategis yang cepat dan akurat.

Misalnya, dengan visibilitas inventaris waktu nyata, Anda akan segera menyadari bahwa Anda kehabisan inventaris, yang memungkinkan Anda untuk segera memesan ulang dan menghindari kehabisan stok. Dengan penghitungan persediaan periode, Anda mungkin melewatkan jendela pemesanan ulang yang ideal.

Atur ulang notifikasi poin

Sistem manajemen inventaris grosir modern juga memungkinkan Anda menerapkan strategi pergudangan cerdas, seperti mengatur pemberitahuan titik pemesanan ulang otomatis. Dengan pengaturan ini, Anda akan mendapatkan pemberitahuan otomatis saat level stok setiap SKU mencapai titik pemesanan ulang.

Ini membantu Anda untuk tetap berada di atas pengadaan Anda dan memastikan bahwa Anda tidak akan pernah melewatkan poin pemesanan ulang inventaris lagi.

Peramalan yang akurat

Mampu membuat keputusan dan rencana berdasarkan data untuk masa depan adalah inti dari manajemen inventaris yang baik. Dengan demikian, solusi manajemen inventaris grosir Anda harus dilengkapi dengan fitur perkiraan yang kuat untuk membantu Anda merencanakan ke depan untuk efisiensi biaya dan operasional.

Dengan menggunakan IMS Anda, Anda harus dapat membuat prediksi yang akurat berdasarkan data penjualan sebelumnya, kinerja penjualan saat ini, dan tingkat persediaan. Ini akan membantu Anda merencanakan pengadaan Anda secara akurat, sehingga Anda selalu siap untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa terlalu banyak menimbun atau kekurangan persediaan.

“Integrasi ShipBob lain yang saya suka adalah Inventory Planner. Ini menghemat saya berjam-jam setiap minggu di spreadsheet Excel, dan saya dapat meningkatkan PO dalam hitungan menit ketika saya membutuhkan waktu berjam-jam. Untuk setiap pesanan yang saya lakukan selama bertahun-tahun, saya memesan terlalu banyak atau tidak cukup. Di antara alat peramalan inventaris dan kemampuan untuk membuat WRO secara otomatis, kami tidak lagi kehabisan stok. Saya tidur lebih nyenyak di malam hari.”

Wes Brown, Kepala Operasi di Black Claw LLC

Saran distribusi inventaris yang optimal

Solusi manajemen inventaris grosir yang baik harus dapat membantu Anda dengan berbagai aspek perencanaan logistik Anda, termasuk distribusi inventaris Anda.

Idealnya, ini akan memungkinkan Anda untuk melihat tingkat inventaris, kapasitas gudang, permintaan pelanggan, dan kinerja penjualan historis di beberapa gudang, dan memberikan saran tentang cara mendistribusikan inventaris Anda secara optimal.

Pelaporan analitik

Last but not least, perangkat lunak manajemen inventaris grosir Anda harus dilengkapi dengan fitur analisis inventaris yang kuat sehingga Anda bisa mendapatkan wawasan yang akurat tentang KPI manajemen inventaris yang berbeda.

Ini akan memungkinkan Anda untuk mencari area peningkatan dan terus mengoptimalkan proses manajemen Anda untuk hasil yang lebih baik.

“Saya sedikit kutu buku analitik, jadi saya menyukai dasbor ShipBob karena saya tidak memiliki akses ke tingkat visibilitas ini sebelumnya.

Teknologi ShipBob terintegrasi dengan Shopify dan Langganan Bold, dan sangat keren untuk melihat bagaimana semua pengiriman bergerak melalui proses dengan begitu cepat dan seberapa cepat seluruh proses pemenuhan terjadi.

Saya juga menyukai kemampuan untuk melihat inventaris yang tersisa — itu sangat besar. Sebelumnya, kami menghitung satu per satu di rumah saya, tapi sekarang sudah ditangani oleh ShipBob.”

Andrea Hamilton, pendiri The Fine Things 1920

Bagaimana ShipBob dapat membantu dengan manajemen inventaris grosir Anda

Jika Anda ingin meningkatkan pemenuhan B2B Anda dengan manajemen inventaris grosir yang dioptimalkan, ShipBob adalah mitra distribusi yang Anda butuhkan.

Layanan pemenuhan omnichannel ShipBob memungkinkan pemilik usaha kecil untuk mengalihdayakan manajemen inventaris grosir dan operasi pemenuhan mereka, dan merampingkan seluruh proses menggunakan perangkat lunak berpemilik yang kuat.

Dengan menggunakan paket pemenuhan ShipBob, Anda dapat memperoleh akses ke solusi dropshipping dan distribusi ritel yang kuat yang memusatkan inventaris dan data pesanan penjualan Anda, membantu Anda meningkatkan efisiensi dan akurasi.

Perangkat lunak ShipBob menawarkan integrasi EDI dengan banyak pengecer besar dan platform penjualan e-niaga utama untuk membantu Anda mengotomatiskan dan merampingkan proses distribusi multisaluran Anda.

Pesanan pelanggan diterima secara otomatis dari seluruh saluran penjualan Anda (DTC, B2B, atau keduanya) dan tingkat stok diperbarui secara otomatis. Ini mempercepat proses pemenuhan pesanan sekaligus mencegah overselling dan kehabisan stok.

Selain itu, Anda mendapatkan visibilitas real-time ke tingkat inventaris dan status pesanan Anda, dengan pemberitahuan instan saat Anda kehabisan stok, memungkinkan Anda mengatur waktu pengisian dengan sempurna, menghindari kehabisan stok, dan menyenangkan mitra B2B Anda.