Gestión de inventario mayorista: ¿Qué es y cómo hacerlo bien?

La venta al por mayor, o la compra de productos de fabricantes que luego vende a otras empresas, puede ser muy complicada.

Si bien el comercio electrónico B2B tiene el potencial de ser muy rentable, grandes cantidades de productos facilitan que la logística se salga de control.

La venta al por mayor efectiva que es fácil de administrar y que genera dinero comienza con una excelente administración del inventario al por mayor.

Con prácticas sólidas de administración de inventario mayorista, su empresa está en una posición mucho mejor para adquirir suficiente inventario, cumplir con los pedidos a tiempo y prosperar en sus asociaciones minoristas.

En este artículo, definiremos la gestión de inventario mayorista, discutiremos por qué es esencial cuando se trata de inventario mayorista, cuáles son los beneficios clave de tener un buen sistema implementado y brindaremos consejos prácticos para comenzar.

¿Qué es la gestión de inventario mayorista?

La gestión de inventario mayorista se refiere al proceso de adquisición, almacenamiento y seguimiento de productos B2B.

Si bien es crucial para una empresa administrar todo su inventario, la administración de inventario mayorista se enfoca específicamente en todas las actividades relacionadas con los bienes que una empresa compra a los fabricantes y luego vende a otra empresa, minorista o mayorista.

La gestión de inventario mayorista incluye una variedad de actividades, tales como:

• Envío de órdenes de compra (PO) para nuevo inventario mayorista
• Cálculo de puntos de pedido, cantidades económicas de pedido (EOQ) y sincronización del reabastecimiento de inventario
• Medidas de control de inventario, como la optimización del almacenamiento.
• Registro de inventario recibido del fabricante
• Seguimiento de los niveles de inventario mayorista
• Realización de auditorías periódicas de inventario mayorista

¿Por qué es importante la gestión de inventario mayorista para su negocio?

La gestión de inventario mayorista es una función clave para cualquier empresa que compre y venda productos de forma regular.

Para que todas las demás funciones de la cadena de suministro funcionen sin problemas, incluido el procesamiento de pedidos, la gestión de almacenes, el cumplimiento, el envío y la entrega de última milla, el inventario mayorista debe estar bien regulado, en stock y debidamente rastreado.

Si hay problemas con los recuentos de inventario, el inventario perdido o dañado, o el tiempo, puede generar problemas como el exceso de existencias y la escasez que detiene toda la cadena de suministro.

Una buena gestión de inventario mayorista, por otro lado, mejora la visibilidad a lo largo de la cadena de suministro y garantiza que el movimiento de mercancías sea fluido y ágil. Naturalmente, esto mejora la productividad y reduce los costos y los plazos de entrega en todas sus operaciones.

“Tenemos una tienda Shopify pero no usamos Shopify para rastrear el inventario. En términos de seguimiento de inventario, usamos ShipBob para todo: para poder realizar un seguimiento de cada botella de perfume, lo que nos queda y lo que hemos enviado, mientras obtenemos mucha más información sobre cada pedido. Los análisis son muy útiles.

Descargamos archivos de Excel del tablero de ShipBob todo el tiempo y los usamos para analizar todo, desde cancelaciones hasta examinar el peso de los pedidos y verificar si ShipBob está enviando los pedidos a tiempo. Incluso la forma en que funcionan sus pedidos de recepción de almacén (WRO) para enviar inventario es muy sencilla”.

Inés Guien, Responsable de Logística de Dossier

5 beneficios clave para cualquier negocio mayorista

Hay varias maneras en que las empresas pueden beneficiarse de la gestión adecuada de su inventario. Aquí hay 5 de los principales beneficios de administrar efectivamente el inventario mayorista.

Saber lo que hay en stock en todo momento

Cuando realiza recuentos de inventario con regularidad y tiene acceso claro a la información de su inventario, es mucho más fácil saber cuántos SKU tiene disponibles en un momento dado.

Tener una idea precisa de los niveles de existencias reduce el riesgo de sobrevender los artículos que se le acabaron y, dado que sabe qué reordenar y cuándo, también minimizará las faltas de existencias y los pedidos atrasados.

Acceso centralizado a los detalles de las órdenes de venta

La gestión eficaz del inventario mayorista facilita el acceso a todos los detalles de sus pedidos de ventas en un solo lugar, lo que es particularmente útil en la venta minorista multicanal.

Esto ayuda a consolidar la información de pedidos al por mayor y la pone a disposición de las partes que la necesitan, para que su empresa pueda procesar pedidos con precisión, minimizar el riesgo de entradas dobles o perdidas y evitar retrasos en el cumplimiento y envío.

Inventario en tiempo real y visibilidad de pedidos

Con el software de gestión de inventario (o IMS) adecuado (más sobre esto a continuación), puede acceder a información en tiempo real sobre los niveles de inventario y cómo progresan los pedidos a lo largo de la cadena de suministro.

Esta visibilidad permite un nuevo nivel de coordinación entre funciones y equipos, detecta retrasos y excepciones en la recepción de inventario y reordena el inventario en el momento adecuado para satisfacer la demanda del cliente.

“Tenemos acceso a la gestión de inventario en vivo, sabiendo exactamente cuántas unidades tenemos en Texas, Chicago y Nueva York. No solo ayuda con nuestro proceso general de administración y aseguramiento de que nuestros niveles de inventario estén equilibrados, sino también para efectos fiscales al final del año. ShipBob simplificó todo el proceso para nuestros contadores y para nosotros".

Matt Dryfhout, fundador y director ejecutivo de BAKblade

Hacer predicciones precisas basadas en datos

La gestión de inventario mayorista implica realizar un seguimiento de los datos de inventario actuales e históricos. Estos datos pueden ayudarlo a hacer predicciones precisas sobre la demanda futura y planificar su adquisición en consecuencia.

Por ejemplo, si ciertos SKU experimentan una rotación de inventario constantemente alta durante una temporada específica año tras año, puede usar esos datos para planificar con anticipación una mayor demanda cuando llegue la temporada del próximo año.

Ahorro de tiempo y mejora de la precisión con la automatización

El software de gestión de inventario mayorista le permite automatizar diferentes procesos en su gestión de inventario, ayudándole a ahorrar tiempo y mejorar la precisión.

El software adecuado proporcionará actualizaciones automáticas de existencias y le permitirá configurar notificaciones de reorden para que pueda mantener niveles óptimos de inventario en sus almacenes.

También puede sincronizar automáticamente los datos de pedidos e inventario en todos los canales para obtener los recuentos de inventario más actualizados (lo que le ayuda a evitar desabastecimientos y pedidos pendientes).

¿Qué hace que un buen sistema de gestión de inventario mayorista?

Su sistema de gestión de inventario hará o romperá su operación de gestión de inventario mayorista, por lo que al evaluar un IMS (ya sea que venda DTC, B2B o ambos), debe evaluar cuidadosamente si el sistema es capaz de optimizar sus operaciones.

Aquí hay algunas características que debe buscar en un sistema de gestión de inventario mayorista.

Integración multicanal

El IMS mayorista adecuado podrá integrarse no solo con su pila tecnológica existente, sino también con múltiples canales de ventas. De esta manera, los datos de inventario se sincronizan automáticamente en todos los canales y todos los detalles de los pedidos de ventas se recopilan con precisión en un solo lugar.

Esto acelera el procesamiento y el cumplimiento de los pedidos al tiempo que minimiza los problemas relacionados con la falta de información, los pedidos retrasados ​​o los errores de entrada.

Dado que el inventario para todos los canales de venta se administra a través del mismo sistema, también garantiza que no sobrevenda accidentalmente el inventario en un canal y agote todo su inventario.

Gestión de inventario en tiempo real

Un IMS que valga la pena tendrá capacidades integradas de administración de inventario en tiempo real para permitirle rastrear el movimiento y los niveles de inventario en cualquier momento.

Esto le permite ver exactamente dónde está el inventario en un momento dado y cuánto está disponible en un lugar determinado, lo que le permite tomar decisiones estratégicas rápidas y precisas.

Por ejemplo, con la visibilidad del inventario en tiempo real, inmediatamente se dará cuenta de que se está quedando sin inventario, lo que le permite reordenar de inmediato y evitar los desabastecimientos. Con los recuentos de inventario del período, es muy posible que se pierda la ventana de reorden ideal.

Notificaciones de puntos de pedido

Los modernos sistemas de gestión de inventario mayorista también le permiten implementar estrategias de almacenamiento inteligentes, como la configuración de notificaciones automáticas de puntos de pedido. Con estos configurados, recibirá notificaciones automáticas cuando los niveles de existencias de cada SKU alcancen los puntos de reorden.

Esto le ayuda a estar al tanto de sus compras y le asegura que nunca volverá a perder los puntos de pedido de inventario.

Pronóstico preciso

Ser capaz de tomar decisiones basadas en datos y planificar para el futuro es la esencia de una buena gestión de inventario. Como tal, su solución de gestión de inventario mayorista debe venir con sólidas funciones de pronóstico para ayudarlo a planificar con anticipación la eficiencia operativa y de costos.

Usando su IMS, debería poder hacer predicciones precisas basadas en datos de ventas anteriores, rendimiento de ventas actual y niveles de inventario. Esto lo ayudará a planificar su adquisición con precisión, de modo que siempre pueda estar preparado para satisfacer la demanda de los clientes sin tener un inventario excesivo o insuficiente.

“Otra integración de ShipBob que me encanta es Inventory Planner. Me ahorra horas todas las semanas en hojas de cálculo de Excel y puedo generar una orden de compra en minutos cuando antes me tomaba horas. Por cada pedido que hice durante años, pedí demasiado o no lo suficiente. Entre las herramientas de pronóstico de inventario y la capacidad de crear WRO automáticamente, ya no tenemos muchos desabastecimientos. Duermo mejor por la noche”.

Wes Brown, jefe de operaciones de Black Claw LLC

Sugerencias de distribución óptima del inventario

Una buena solución de gestión de inventario mayorista debería poder ayudarlo con diferentes aspectos de su planificación logística, incluida la distribución de su inventario.

Idealmente, le permitirá observar los niveles de inventario, la capacidad del almacén, la demanda de los clientes y el rendimiento histórico de las ventas en múltiples almacenes, y brindará sugerencias sobre cómo distribuir su inventario de manera óptima.

Informes analíticos

Por último, pero no menos importante, su software de gestión de inventario mayorista debe incluir funciones sólidas de análisis de inventario para que pueda obtener información precisa sobre los diferentes KPI de gestión de inventario.

Esto le permitirá buscar áreas de mejora y seguir optimizando sus procesos de gestión para obtener mejores resultados.

“Soy un poco nerd de los análisis, por lo que me encanta el panel de control de ShipBob porque antes no tenía acceso a este nivel de visibilidad.

La tecnología de ShipBob se integra con Shopify y Bold Subscriptions, y es genial ver cómo todos los envíos pasan por el proceso tan rápido y qué tan rápido ocurre todo el proceso de cumplimiento.

También me encanta la capacidad de ver el inventario restante, eso es enorme. Antes, contábamos uno por uno en mi casa, pero ahora ShipBob se encarga de eso”.

Andrea Hamilton, fundadora de The Finer Things 1920

Cómo ShipBob puede ayudarlo con su gestión de inventario mayorista

Si está buscando mejorar su cumplimiento B2B con una gestión de inventario mayorista optimizada, ShipBob es el socio de distribución que necesita.

El servicio de cumplimiento omnicanal de ShipBob permite a los propietarios de pequeñas empresas subcontratar sus operaciones de cumplimiento y gestión de inventario mayorista, y agilizar todo el proceso utilizando un potente software patentado.

Con el paquete de cumplimiento de ShipBob, puede obtener acceso a sólidas soluciones de distribución y dropshipping minoristas que centralizan los datos de su inventario y pedidos de ventas, lo que lo ayuda a mejorar la eficiencia y la precisión.

El software de ShipBob ofrece integraciones EDI con muchos de los principales minoristas y las principales plataformas de ventas de comercio electrónico para ayudarlo a automatizar y optimizar sus procesos de distribución multicanal.

Los pedidos de los clientes se reciben automáticamente de todos sus canales de venta (DTC, B2B o ambos) y los niveles de existencias se actualizan automáticamente. Esto acelera el proceso de cumplimiento de pedidos al tiempo que evita la sobreventa y los desabastecimientos.

Además, obtiene visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario y el estado de los pedidos, con notificaciones instantáneas cuando se está quedando sin existencias, lo que le permite programar el reabastecimiento a la perfección, evitar desabastecimientos y deleitar a sus socios B2B.