Apa Penyebab Keterlambatan Pengiriman? Masalah Umum Pengiriman di Tahun 2022 & Cara Mengatasi Masalah Pengiriman

Tidak ada yang suka penundaan dalam transit. Lalu lintas pada jam sibuk, kereta tidak beroperasi, penundaan penerbangan — tidak peduli gangguan apa pun, orang tidak suka menunggu antara Titik A ke Titik B.

Pengiriman tidak terkecuali. Bahkan dalam menghadapi peristiwa global seperti perang, pandemi, dan kemerosotan ekonomi, pelanggan tetap menginginkan pesanan mereka dikirimkan tepat waktu. Jadi, agar bisnis e-niaga tetap bertahan, sangat penting untuk mengelola ekspektasi pelanggan seputar pengiriman, dan tetap memantau penundaan pengiriman untuk mencegah mereka berkembang menjadi masalah yang lebih besar.

Dalam artikel ini, kami akan mempelajari lebih dalam tentang penyebab umum keterlambatan pengiriman, mempelajari dampaknya terhadap retailer dan pelanggan, serta berbagi tips untuk mengatasinya.

Keadaan keterlambatan pengiriman pada tahun 2022

Kemacetan pelabuhan, penguncian nasional, dan pembatasan pengiriman internasional menghadirkan tantangan yang belum pernah terjadi sebelumnya bagi industri pelayaran selama tahun 2020 dan 2021. Tren ini berlanjut hingga awal 2022, terutama memengaruhi rantai pasokan pengiriman peti kemas.

Meskipun ada banyak kapal dan peti kemas, lonjakan besar permintaan barang e-niaga menyumbat pelabuhan dan memperlambat sirkulasi. Ini mempengaruhi kapasitas aktual, menurunkannya sebanyak 10-15% menurut beberapa perkiraan. Bisnis yang tidak siap menghadapi gangguan dalam skala ini dibiarkan tanpa rencana cadangan, dan akibatnya sangat menderita.

Terlepas dari sumber daya kelas dunia dan infrastruktur yang kuat, bahkan raksasa ritel seperti Amazon merasakan sengatan penundaan pengiriman. Karena Amazon harus memprioritaskan barang-barang penting, raksasa e-niaga itu berjuang untuk memenuhi permintaan konsumen untuk barang-barang lainnya, dengan pesanan Perdana mengalami waktu tunggu yang lebih lama dari biasanya.

Situasi tampaknya tidak mereda seiring berjalannya tahun 2022, dengan invasi Rusia ke Ukraina menyebabkan ketegangan tambahan. Pada bulan Mei, sekitar seperlima armada kapal peti kemas di seluruh dunia terjebak kemacetan di pelabuhan-pelabuhan utama di seluruh dunia, menurut penelitian Royal Bank of Canada (RBC). Diperlukan waktu 74 hari lebih lama dari biasanya untuk mengirimkan sesuatu dari China ke Amerika Serikat.

Namun, menjelang akhir tahun 2022, segalanya tampak sedikit tenang. Kemacetan pelabuhan mulai mereda, dan biaya pengiriman barang mulai turun — mungkin sebanyak 80% untuk pengiriman barang dari Asia ke Amerika Serikat — meskipun dengan adanya krisis liburan, mungkin terlalu dini untuk mengatakannya bahwa e-commerce keluar dari hutan.

Apa penyebab keterlambatan pengiriman?

Segala macam hal dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, tetapi beberapa pemicu jauh lebih umum daripada yang lain. Berikut adalah beberapa penyebab paling umum dari keterlambatan pengiriman.

Keadaan darurat global

Peristiwa di seluruh dunia seperti pandemi, perang, dan keadaan darurat lainnya dapat menyebabkan pergolakan besar-besaran di lanskap pelayaran. Contoh terbaru meliputi:

• Pandemi COVID-19, yang menyebabkan kerugian miliaran dolar bagi bisnis
• Invasi Rusia ke Ukraina, yang menyebabkan penutupan pelabuhan vital di Rusia dan menghentikan operasi di Laut Hitam
• Pemblokiran Terusan Suez, yang berlangsung selama enam hari dan menahan barang bernilai miliaran dolar setiap hari

Sayangnya, pedagang tidak dapat mengontrol atau meramalkan keadaan darurat global seperti ini, yang membuat penundaan rantai pasokan yang diakibatkannya sangat sulit untuk dimitigasi.

“Musim liburan 2020 sulit, dan saya ingat tiket layanan pelanggan kami meledak di atap. Tetapi setiap kali kami memiliki masalah dengan pengiriman dan pemenuhan, ShipBob selalu ada. Mereka selalu berkomunikasi dengan kami — kami merasa bebas untuk bertanya, dan kami selalu mendapat jawaban.

Mereka memberi kami informasi tentang bagaimana mereka menyelesaikan masalah, mulai dari penundaan rantai pasokan, hingga bagaimana mereka mengatasi kekurangan staf di tengah pandemi. Kami merasa benar-benar dalam lingkaran. Transparansi ShipBob memungkinkan kami membuat keputusan yang lebih baik di pihak kami, dan memberi kami visibilitas dan kejelasan yang kami butuhkan untuk mengambil langkah yang tepat untuk bisnis kami.”

Aaron Patterson, COO dari The Adventure Challenge

Gangguan rantai pasokan

Bisnis juga mungkin menghadapi penundaan pengiriman karena gangguan dalam rantai pasokan. Gangguan ini mungkin memiliki sejumlah penyebab global dan ekonomi, tetapi biasanya terkait dengan masalah seperti kekurangan rantai pasokan, kepadatan pelabuhan, pembatasan kapasitas pengiriman barang, dan keterlambatan kapal.

Cara terbaik untuk mencegah penundaan akibat gangguan ini adalah dengan membangun ketahanan rantai pasokan. Mendistribusikan inventaris dan memiliki pemasok cadangan adalah strategi penting untuk menghindari gangguan rantai pasokan.

Anomali cuaca

Cuaca buruk dan bencana alam juga dapat menyebabkan penundaan pengiriman yang besar. Pada tingkat paling dasar, penurunan jarak pandang dan kondisi berbahaya dapat menyebabkan kesulitan transportasi di udara, laut, dan permukaan tanah. Dalam situasi yang lebih serius, “Tindakan Tuhan” seperti gempa bumi, banjir, tanah longsor, dan angin topan dapat menyebabkan penundaan yang berlangsung selama beberapa hari.

Hari libur nasional dan internasional

Banyak operator mengamati penutupan selama hari libur federal dan internasional, yang berarti mereka tidak akan mengambil atau mengirimkan pesanan pada hari-hari tersebut. Penundaan bahkan hanya satu hari dapat mengakibatkan tumpukan dan kemacetan besar yang semakin menunda pengiriman.

Selama musim liburan di Q4, lonjakan volume pesanan dapat dengan mudah menyebabkan penundaan pengiriman dalam skala besar. Kurir mungkin tidak memiliki kapasitas untuk menangani kenaikan permintaan selama musim pengiriman puncak. Selain itu, volume pengiriman juga akan menumpuk pada hari-hari ketika kurir tidak beroperasi, sehingga membuat rantai pasokan kewalahan.

Masalah tenaga kerja

Industri pengiriman tidak dapat berfungsi tanpa individu yang mengambil dan mengemas pesanan, memuat dan membongkar paket, menyortirnya, dan mengangkutnya ke tujuan yang ditentukan. Masalah apa pun yang terkait dengan tenaga kerja dapat memukul industri dengan keras, mengakibatkan penundaan yang mahal.

Selama pandemi COVID, wabah di pabrik dan gudang menjadi penyebab utama keterlambatan pengiriman. Pemogokan, kekurangan tenaga kerja, dan faktor ekonomi juga dapat memicu masalah terkait tenaga kerja yang menunda pengiriman.

Data pengiriman salah

Nomor telepon lama, kesalahan ketik kecil, atau alamat yang salah juga dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman. Jika jasa kurir tidak memiliki informasi yang cukup untuk mengantarkan paket ke alamat yang benar, dapat mengakibatkan banyak bolak-balik antara pihak yang berbeda.

Paket mungkin akhirnya dikirim kembali ke pengirim, yang mengecewakan pelanggan dan mahal bagi pedagang.

Dampak masalah pengiriman (pada semua orang)

Apa pun penyebabnya, keterlambatan pengiriman memiliki konsekuensi besar bagi bisnis e-niaga. Berikut adalah beberapa masalah yang dihadapi pengecer sebagai akibat dari masalah pengiriman, dan bagaimana masalah ini memengaruhi semua pihak yang terlibat dalam rantai pasokan.

Bagaimana penundaan membuat frustrasi pelanggan

Pelanggan berharap mendapatkan pesanan mereka dalam beberapa hari setelah menempatkannya, dengan 67% pembeli mengharapkan pengiriman 2 hari. Ketika keterlambatan pengiriman mengganggu harapan pelanggan, kekecewaan hampir selalu terjadi.

Kekecewaan bisa berubah menjadi frustrasi jika penundaannya terlalu lama — terutama jika bisnis tidak melakukan apa pun untuk berkomunikasi dengan pelanggan tentang hal itu. Sehubungan dengan krisis rantai pasokan 2021-2022, 66% konsumen sudah mengetahui penundaan rantai pasokan, dan selanjutnya lebih memaafkan; mereka hanya mencari transparansi dari pengecer tentang penundaan.

Tetapi bahkan jika pedagang benar-benar transparan, penundaan masih dapat menghalangi pelanggan untuk berkonversi. Pada tahun 2022, 32% pelanggan meninggalkan keranjang mereka karena waktu pengiriman yang lama. Bahkan loyalitas merek mungkin tidak menghentikan mereka untuk pergi, karena 56% konsumen pada tahun 2020 memilih untuk memesan dari pengecer baru karena mereka akan mengalami penundaan pengiriman dengan pengecer reguler mereka.

“Bagi kami, mengubah waktu tunggu dari 3 minggu menjadi 3 hari melalui ShipBob adalah hal yang mendorong penjualan kami. Bahkan sekarang, salah satu ulasan utama yang kami dapatkan di Etsy adalah, 'Pesanan saya tiba dengan sangat cepat!' Memiliki stok secara lokal di AS berarti waktu tunggu dan waktu pengiriman minimal, dan Anda akan mendapatkan tingkat konversi yang lebih tinggi karena Anda menawarkan waktu tunggu yang lebih baik.”

John Greenhalgh, Salah Satu Pendiri A Year of Dates

Bagaimana masalah pengiriman merusak pengecer

Ketika harapan pelanggan seputar pengiriman tidak terpenuhi, pedagang juga menderita.

Gerobak yang ditinggalkan karena penundaan pengiriman kehilangan penjualan dan pendapatan bagi pengecer. Jika itu tidak cukup buruk, penundaan pengiriman juga dapat mendorong pelanggan yang tidak puas untuk meninggalkan ulasan buruk yang menghalangi pembeli potensial lainnya untuk melanjutkan pembelian mereka, yang selanjutnya mengurangi penjualan dan pendapatan. Pelanggan setia mungkin kehilangan kepercayaan pada merek Anda jika mereka merasa tidak dapat lagi mempercayai Anda untuk melakukan pengiriman tepat waktu.

Keterlambatan pengiriman berdampak pada peramalan permintaan pengecer dan manajemen inventaris juga. Dalam ritme penyetokan ulang yang dikalibrasi dengan baik, penundaan pengiriman dapat mencegah toko Anda memiliki cukup SKU yang tepat untuk memenuhi permintaan — yang berarti Anda dapat mengalami kelebihan stok atau kekurangan stok.

Bagaimana mengatasi dan mempersiapkan terlebih dahulu untuk keterlambatan pengiriman

Keterlambatan pengiriman tidak dapat dihindari — jadi sebagai pedagang, cara terbaik untuk mengurangi dampaknya adalah dengan:

1. Bersiaplah untuk keterlambatan pengiriman terlebih dahulu
2. Mengantisipasi kapan keterlambatan pengiriman mungkin terjadi
3. Terapkan strategi yang diasah saat Anda mengalami keterlambatan pengiriman
4. Buat rencana darurat untuk gangguan yang tidak terduga

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda menerapkan strategi ini untuk bisnis Anda, dan menangani keterlambatan pengiriman seperti seorang profesional.

Tawarkan pengiriman gratis jika memungkinkan (untuk mengurangi kerusakan kepercayaan)

Pada tahun 2021, sebuah survei menemukan bahwa ketika diberi pilihan antara pengiriman gratis atau pengiriman lebih cepat, 83% konsumen lebih memilih pengiriman gratis. Ini menyiratkan bahwa mayoritas konsumen lebih cenderung menunggu beberapa hari ekstra untuk pesanan mereka (dan melakukan konversi terlebih dahulu) jika mereka dapat mengandalkan pengiriman gratis. Jadi, jika bisnis Anda mampu membelinya, menawarkan pengiriman gratis adalah cara yang bagus untuk melindungi kepuasan pelanggan Anda dari keterlambatan pengiriman.

“Kami mendistribusikan inventaris di seluruh jaringan pemenuhan ShipBob sehingga kami dapat lebih dekat dengan pusat distribusi utama, operator pengiriman, dan lebih banyak lagi pelanggan kami. Ini telah membantu mengurangi tidak hanya waktu transit tetapi juga biaya pengiriman.

Kami telah melihat peningkatan konversi dengan menawarkan ambang pengiriman gratis dan pengiriman 2 hari. Sejak beralih ke ShipBob dari 3PL kami sebelumnya, biaya pemenuhan pesanan kami yang sebanding turun sebesar 25%.

Michael Peters, VP Operasi E-Commerce di TB12

Berkomunikasi sering dan jelas dengan pemasok dan pelanggan

Transparansi dan komunikasi sangat penting untuk memastikan bahwa masalah atau kesalahan pengiriman tidak menyebabkan gangguan lebih lanjut dan frustrasi pelanggan.

Pertahankan jalur komunikasi terbuka dengan pemasok Anda sehingga Anda segera mendapatkan informasi terbaru jika ada kemungkinan penundaan, yang akan memungkinkan Anda untuk mengurangi masalah ini sebelumnya. Selain itu, ini akan memungkinkan Anda mengatur pemasok alternatif dan inventaris cadangan bila diperlukan.

Selain itu, berkomunikasi dengan jelas dan teratur dengan pelanggan Anda dapat membantu meminimalkan kekecewaan mereka. Mengirim teks atau email tindak lanjut kepada pelanggan secara teratur dan memberikan dukungan pelanggan yang penuh perhatian saat ada penundaan pesanan mereka adalah kunci untuk membuat pelanggan senang dalam menghadapi tantangan yang tidak terduga.

Menyediakan pelacak pengiriman

Mampu melihat dengan tepat di mana pesanan mereka dapat memberikan ketenangan pikiran bagi pelanggan yang gelisah. Bahkan jika pengiriman tertunda, pelacakan pesanan e-niaga memberi pelanggan perkiraan tanggal pengiriman dan ETA untuk paket mereka, dan meyakinkan bahwa paket sedang dalam perjalanan. Visibilitas ini meningkatkan pengalaman pelanggan, dan bahkan dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap merek Anda.

“Dengan ShipBob, saya dapat menawarkan tarif pengiriman yang kompetitif di AS dan memindahkan lebih banyak unit daripada pengiriman saya dari Australia dengan harga ongkos kirim yang konyol. ShipBob juga menyediakan pelacakan, bahkan untuk pesanan internasional, dan membantu bea cukai di luar negeri. Melalui ShipBob, saya dapat menggunakan DHL dan layanan lainnya untuk membantu memenuhi pelanggan di tengah jalan.”

Lee Nania, Pendiri Kapal Selam

Kompensasi dengan refund, voucher, dan cashback

Dalam jangka panjang, ulasan buruk dan pelanggan yang hilang dapat merugikan bisnis jauh lebih banyak daripada kompensasi untuk satu pengalaman pengiriman yang buruk.

Pertimbangkan untuk menawarkan pengembalian uang, voucher, atau uang tunai kepada pelanggan yang menghadapi penundaan pengiriman yang signifikan. Namun, pastikan untuk menilai dengan hati-hati kapan kompensasi masuk akal, karena memberi kompensasi setiap pengiriman yang terlambat akan berdampak signifikan pada margin keuntungan.

Tawarkan opsi penjemputan lokal

Beberapa keterlambatan pengiriman dapat terjadi karena backlog di pihak kurir (seringkali diakibatkan oleh kekurangan tenaga kerja dan keterbatasan sumber daya). Akibatnya, banyak paket yang mungkin tidak terkirim untuk sementara waktu, padahal sudah sampai di fasilitas pengangkut di kota tujuan.

Menawarkan opsi penjemputan lokal memberi pelanggan cara untuk mendapatkan paket mereka, daripada menunggu paket mereka sampai ke mereka. Meskipun opsi ini biasanya hanya dapat dilakukan di kota besar atau untuk bisnis yang memiliki lokasi fisik atau B2B, pengambilan di dalam toko atau pengambilan di etalase toko (seperti lokasi FedEx atau UPS) dapat meredakan frustrasi pelanggan.

Pantau seluruh rantai pasokan Anda, secara teratur

Untuk menghindari keterlambatan pengiriman sejak awal, pedagang harus mengawasi setiap fase dan aktivitas dalam rantai pasokan mereka, mulai dari pengadaan hingga distribusi. Ketika Anda mengetahui apa yang terjadi di setiap tahap rantai pasokan, akan lebih mudah untuk mengantisipasi masalah yang dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman.

Misalnya, jika peraturan baru di negara pemasok Anda dapat memengaruhi pasokan bahan mentah, Anda dapat mengurangi penundaan dengan mencari pemasok cadangan jauh sebelumnya. Demikian pula, jika inventaris Anda terisi penuh, tetapi Anda mendengar tentang badai musim dingin yang besar mendekat, Anda dapat memesan lebih banyak unit sebelumnya untuk mencegah pemesanan kembali.

Kurangi masalah pemenuhan dengan ShipBob

Tidak ada tongkat ajaib yang mencegah semua penundaan pengiriman — tetapi mitra 3PL yang tepat dapat sangat membantu dalam mengoptimalkan rantai pasokan dan strategi pengiriman Anda untuk meminimalkannya.

Sebagai platform pemenuhan kebutuhan global, solusi pemenuhan ShipBob tidak hanya memungkinkan Anda melakukan outsourcing pengambilan dan pengepakan; mereka juga meningkatkan visibilitas Anda ke dalam operasi pengiriman untuk mengurangi penundaan.

Perangkat lunak dan dasbor ShipBob menyediakan inventaris waktu nyata dan pelacakan pesanan, sehingga Anda dapat melihat setiap pergerakan SKU Anda melalui rantai pasokan. Anda juga dapat melacak pesanan dari pusat pemenuhan kami ke depan pintu pelanggan Anda, dan berbagi informasi dengan pelanggan agar mereka tetap terhubung.

Ketika tiba waktunya untuk mengirimkan pesanan, strategi persediaan terdistribusi ShipBob dan program Ekspres 2 Hari memungkinkan Anda menyediakan pengiriman 2 hari yang terjangkau yang menyenangkan pelanggan. Selain itu, kemitraan jangka panjang ShipBob dengan operator terkemuka dan kurir regional mengamankan tarif pengiriman berdiskon yang telah dinegosiasikan sebelumnya untuk Anda, memberi Anda opsi untuk memilih di antara beberapa operator.

ShipBob juga secara teratur membagikan data tentang waktu transit, operator, dan metrik kinerja lainnya. Lencana SLA pemenuhan kami, data kinerja pengiriman, dan laporan kinerja khusus operator memberi Anda visibilitas ke dalam kinerja pengiriman, sehingga Anda dapat memfasilitasi transparansi untuk bisnis Anda dan pelanggan Anda.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana ShipBob dapat membantu Anda mengelola keterlambatan pengiriman dan pengiriman, klik tombol di bawah untuk berbicara dengan pakar pemenuhan.

FAQ keterlambatan pengiriman

Berikut adalah jawaban atas beberapa pertanyaan paling umum tentang keterlambatan pengiriman.

Keterlambatan pengiriman apa yang dapat saya harapkan pada tahun 2023?

Menurut data ShipBob pada operator terkemuka, kinerja pengiriman meningkat dengan rata-rata hari transit melihat tren penurunan, yang kemungkinan akan mengurangi penundaan pengiriman pada tahun 2023. Namun, karena tidak mungkin untuk memprediksi faktor-faktor tertentu yang dapat menunda pengiriman (seperti global keadaan darurat atau anomali cuaca), beberapa penundaan tidak mungkin diramalkan.

Apakah ada krisis pengiriman sekarang? Mengapa?

Pandemi mengakibatkan krisis pelayaran besar yang telah berlangsung selama beberapa tahun. Namun, keadaan mulai mereda sejak awal pandemi, dan industri perkapalan diharapkan pulih pada tahun 2023.

Apa pelabuhan paling padat di dunia?

Pelabuhan paling padat di dunia termasuk Pelabuhan Shanghai, Pelabuhan Singapura, Pelabuhan Busan, Pelabuhan Shenzhen, Pelabuhan Guangzhou, Pelabuhan Hong Kong, Pelabuhan Ningbo, dan Pelabuhan Qingdao. Namun, tampaknya krisis rantai pasokan dan pengapalan telah membaik dalam dua tahun terakhir, dengan pelabuhan menjadi tidak terlalu padat dan tarif pengapalan turun.

Mengapa biaya pengiriman begitu tinggi?

Biaya pengiriman meningkat secara signifikan tahun lalu karena operator menerapkan biaya tambahan bahan bakar di atas kenaikan tarif umum tahunan (GRI). Biaya tambahan musim puncak selanjutnya menyebabkan peningkatan biaya pengiriman.