Comment savoir si votre stratégie de communication interne fonctionne

Une stratégie de communication interne efficace est essentielle au succès de toute entreprise. Les héros souvent méconnus des communications internes contribuent à la fluidité de la circulation des informations. Mais si vous faites partie de ce petit groupe de communicateurs assidus, vous avez probablement des dizaines, voire des centaines d'employés à soutenir. Différents départements et employés ont des processus, des objectifs et des personnalités différents. Il peut être difficile de mesurer le succès avec une main-d'œuvre dispersée.

La bonne nouvelle est qu'avec les bonnes données, vous pouvez évaluer et améliorer avec précision votre stratégie de communication interne. Cela peut considérablement améliorer l'engagement des employés et rendre votre travail beaucoup plus facile.

Connecteam offre aux communicants internes diverses façons de mesurer l'impact et l'efficacité de leur stratégie de communication, et plusieurs façons d'ajuster cette stratégie en conséquence.

Continuez à lire pour en savoir plus sur les mesures qui vous donneront l'image la plus claire de votre stratégie de communication interne et sur ce que vous pouvez faire pour l'améliorer.

Pourquoi la définition et le suivi des objectifs sont importants pour les communications internes

Les paramètres et les objectifs de suivi sont importants pour plusieurs raisons.

Premièrement, il aide les équipes à s'aligner sur les objectifs importants de l'entreprise, y compris ceux qui nécessitent une coopération entre les différents services. Récemment, de plus en plus d'entreprises se sont rendu compte qu'une plus grande communication et collaboration entre les départements (ce que l'on appelle parfois le « non-cloisonnement ») conduit à une plus grande agilité, efficacité et stabilité. L'établissement d'objectifs communs et significatifs apporte une clarté d'objectif et encourage la camaraderie.

Deuxièmement, cela permet aux entreprises de devenir véritablement axées sur les données, ce qui signifie que les décisions clés sont prises sur la base de données et de preuves, plutôt que sur les meilleures hypothèses. En fixant des objectifs et en mesurant vos performances, vous avez une image beaucoup plus claire de vos forces et de vos faiblesses, où vous excellez et où vous devez vous améliorer. Cela permet de s'assurer que les processus commerciaux continuent de s'améliorer et de répondre aux exigences de la croissance de l'entreprise.

Enfin, avoir des objectifs clairs vous aidera à hiérarchiser votre travail plus efficacement et à vous concentrer sur les choses qui comptent vraiment. Cela améliore non seulement la productivité, mais contribue également à réduire l'épuisement professionnel et crée un environnement de travail plus agréable. La structure offerte par la définition et le suivi des objectifs aide les petites équipes de communication à avoir un plus grand impact.

Mesurer, comparer, ajuster

Si vous ne savez pas par où commencer pour déterminer si votre stratégie de communication interne est efficace, essayez quelques cadres simples pour générer des données utiles et évaluer vos objectifs.

Mesurer, Comparer, Ajuster est une technique essentielle. Cette méthode simple permet de transformer les actions quotidiennes en données et les données en informations exploitables. Le concept est simple : premièrement, mesurer les indicateurs clés ; deux, comparez-les à vos objectifs ; et troisièmement, ajustez votre stratégie en conséquence.

Les mesures et les objectifs peuvent être décrits à l'aide d'indicateurs de performance clés, ou KPI. Il s'agit de mesures quantifiables de progrès par rapport à un objectif commercial spécifique .

Par exemple, une mesure populaire pour les équipes de communication interne est le taux d'ouverture des messages tels que les e-mails (voir ci-dessous). Un objectif commercial utile pourrait être : "Augmenter le taux d'ouverture des communications de 10 % au cours des trois prochains mois".

Un autre cadre utile est celui des objectifs SMART. SMART signifie spécifique, mesurable, atteignable, pertinent et limité dans le temps. De notre exemple :

• Spécifique : Augmenter le taux d'ouverture
• Mesurable : de 10%
• Atteignable : 10 % est un objectif raisonnable pour la période
• Pertinent : Le taux d'ouverture est connu pour refléter l'engagement
• Limité dans le temps : Trois mois

Vous trouverez ci-dessous cinq mesures et objectifs clés que vous pouvez mesurer et tester à l'aide de ces deux méthodes pour savoir si votre stratégie de communication interne fonctionne.

Mesure 1 : portée

La portée fait référence au nombre de personnes par lesquelles votre message a le potentiel d'être lu ou d'avoir un impact.

Avec Connecteam, par exemple, vous pouvez mesurer la portée en utilisant le nombre d'utilisateurs enregistrés ou le taux de connexion global.

Le premier vous indique combien de personnes utilisent la plateforme. Si ce n'est pas 100%, vous voudrez vous fixer un KPI pour atteindre cet objectif dès que possible.

La seconde vous permet de savoir combien de personnes utilisent activement l'application à un moment donné. Les utilisateurs actifs sont plus susceptibles de recevoir des messages en temps opportun. Encore une fois, vous voudrez que ce nombre soit aussi élevé que possible, sinon rien d'autre que vous ne ferez en aval aura l'impact qu'il pourrait avoir autrement.

Un moyen efficace de remédier à la faible portée consiste à parler aux chefs de service et aux autres chefs d'équipe et à leur demander de résoudre le problème en interne. Expliquez les avantages pour eux et leur équipe, comme s'assurer que tout le monde est au courant des politiques, des annonces et de toutes les fonctionnalités utiles de la plate-forme à l'échelle de l'entreprise. Connecteam, par exemple, propose des outils de gestion des personnes pour la reconnaissance des employés, la formation axée sur le mobile, la documentation, les récompenses, les quiz et les jalons de l'équipe.

Mesure 2 : Vues

Les vues font référence au nombre de personnes qui ont réellement vu un message.

Les vues sont généralement inférieures à la portée, ce qui n'est pas le cas de tous ceux qui peuvent recevoir un message (s'ils ne se connectent pas régulièrement, par exemple). De plus, tous ceux qui reçoivent un message ne l'ouvrent pas et ne le lisent pas.

Les systèmes hérités comme le courrier électronique offrent des mesures rudimentaires pour les vues, comme le taux d'ouverture des e-mails. Ceux-ci peuvent fournir des informations utiles, mais une plate-forme de communication complète vous permettra d'aller beaucoup plus loin pour mieux comprendre pourquoi certains individus ou groupes peuvent ne pas voir les mises à jour importantes.

Par exemple, le tableau de bord des mises à jour de Connecteam (illustré ci-dessous) fournit un aperçu des mises à jour et des messages envoyés aux différentes équipes avec plusieurs mesures, y compris le nombre de vues. Vous pouvez également explorer les détails et voir qui a exactement consulté votre message et quand.

Il existe plusieurs façons d'améliorer les vues, y compris les rappels. Une approche ciblée de la publication des mises à jour peut également augmenter le nombre de vues. Cette fonctionnalité vous permet d'envoyer différentes mises à jour à différents groupes et individus à différents moments. Cela aide à réduire le bruit qui afflige de nombreuses plates-formes de communication internes, afin que les employés sachent que lorsqu'ils reçoivent un message, il est important et vaut leur temps.

Avec Connecteam, vous pouvez également définir des heures spécifiques pour les messages et les rappels. Ceci est particulièrement utile lors de la communication avec des équipes sans bureau qui peuvent être occupées ou totalement au secret à certains moments de la journée.

Mesure 3 : Engagement

L'engagement fait référence au nombre de personnes qui interagissent avec une mise à jour.

Il existe plusieurs façons de mesurer cela, et chaque entreprise est un peu différente. Avec Connecteam, vous pouvez facilement mesurer l'engagement grâce à de simples réactions aux mises à jour telles que les likes et les commentaires, mais vous pouvez également offrir la possibilité d'un engagement plus sophistiqué et significatif avec des enquêtes, des sondages en direct, des listes de contrôle, etc.

L'engagement est l'un des paramètres les plus importants à mesurer, car il reflète directement l'intérêt et l'attention des employés. Il existe quelques moyens simples de remédier au faible engagement.

Mentionnées plus haut, les mises à jour ciblées sont particulièrement efficaces. Ils vous permettent d'ajuster le calendrier et même le contenu des mises à jour pour différents publics. Cela permet de garantir que les mises à jour que les employés voient sont pertinentes pour eux. Des mises à jour ciblées peuvent aider à stimuler considérablement l'engagement : les gens réagissent mieux aux messages qu'ils pensent être écrits spécialement pour eux.

Cela réduit également le nombre de mises à jour que les employés voient. Selon une enquête, un employé sur trois déclare recevoir trop d'e-mails pour suivre le rythme. Cela conduit à manquer des mises à jour importantes et contribue grandement à l'épuisement professionnel. Les équipes sans bureau, en particulier, s'appuient sur des mises à jour écrites pour rester informées, il est donc indispensable de bien faire les choses.

Il est également utile de s'assurer que les employés peuvent interagir avec le contenu d'une manière familière. Par définition, les équipes sans bureau ont tendance à s'appuyer davantage sur les appareils mobiles tels que les smartphones que sur les ordinateurs de bureau. Une expérience mobile est donc essentielle. Le flux de style réseau social de Connecteam permet d'aller plus loin, avec des moyens simples et rapides de réagir ou d'exprimer une opinion.

Indicateur 4 : Satisfaction

La satisfaction des employés à l'égard de votre plateforme de communication interne peut avoir un impact considérable sur d'autres mesures, notamment la portée, les vues et l'engagement. Un système de communication interne maladroit ou difficile à utiliser, en particulier sur les appareils mobiles, causera certainement des maux de tête.

L'utilisation de plusieurs plates-formes a également tendance à éroder la satisfaction des employés. Fini le temps où il devait y avoir une solution distincte pour les mises à jour, les messages de personne à personne, le partage de fichiers, la planification, l'horloge, la formation - eh bien, vous voyez l'idée. La simplicité est reine.

Nous allons fièrement klaxonner sur celui-ci : l'une des raisons pour lesquelles les organisations trouvent Connecteam si efficace est que les employés aiment l'utiliser et savent que tout est au même endroit.

Avec le bon outil, mesurer la satisfaction vis-à-vis de votre stratégie de communication interne est simple. Les sondages sont un moyen très efficace de le faire et vous permettent d'approfondir des points faibles spécifiques tout en recueillant des données sur les métriques pour les communications et tous les autres départements à comparer aux KPI. Ils sont également une fonctionnalité essentielle de Connecteam. Les sondages anonymes sont particulièrement efficaces pour mesurer la satisfaction.

Bien entendu, les enquêtes et les sondages ne servent pas uniquement à évaluer votre stratégie de communication, ils constituent une partie importante de cette stratégie elle-même ! Une fois que vous comprenez mieux votre main-d'œuvre, vous pouvez utiliser ces données pour apporter des changements et innover.

Indicateur 5 : taux de roulement

Il serait injuste de faire reposer un taux de roulement élevé uniquement sur la communication interne. Divers facteurs jouent dans la décision de la plupart des employés de quitter une entreprise. Cependant, les mauvaises communications sont importantes et ne peuvent être ignorées en ce qui concerne le taux de roulement.

Il est simple de mesurer les taux de roulement et de les comparer à un KPI pertinent, mais les ajustements sont plus difficiles. Néanmoins, il existe des changements relativement simples et pourtant très efficaces qui peuvent être apportés uniquement en matière de communication.

Tout d'abord, une application de communication simple, intuitive et mobile est indispensable. Il a été démontré que cela améliore considérablement la portée et l'impact de la communication interne et améliore l'engagement global des employés avec les entreprises, ce qui a des implications étendues sur les taux de roulement.

Fournir une plate-forme permettant aux employés d'exprimer leurs opinions, de discuter de questions importantes et simplement d'avoir une voix est également une étape importante vers l'amélioration de la satisfaction des employés et la réduction du roulement. Avec Connecteam, cela se reflète dans les likes, les commentaires, les enquêtes, les sondages, etc.

Enfin, une bonne plateforme de communication interne permet aux communications internes et aux dirigeants à tous les niveaux de fournir un soutien aux équipes de première ligne, en répondant aux besoins et aux demandes en temps réel et en évaluant et en agissant sur les commentaires.

Conclusion

Comprendre l'efficacité de votre stratégie de communication interne est essentiel, et la première étape consiste à mesurer vos paramètres. Avoir des informations exploitables pour améliorer et simplifier vos opérations peut rendre votre travail plus facile, plus efficace et plus agréable.

Connecteam offre une solution tout-en-un pour les communications, avec tout ce dont les entreprises ont besoin pour communiquer efficacement avec les employés, non seulement en envoyant des mises à jour, mais en recevant des commentaires, des opinions et un engagement inestimables. En reliant les opérations quotidiennes, les communications, les outils et l'assistance aux employés, Connecteam offre un guichet unique pour des communications et une gestion d'entreprise efficaces et sans effort. Réservez une démo pour voir comment nous pouvons aider votre entreprise.