Jak się dowiedzieć, czy Twoja strategia komunikacji wewnętrznej działa?

Skuteczna strategia komunikacji wewnętrznej jest niezbędna dla każdej udanej firmy. Często niedoceniani bohaterowie komunikacji wewnętrznej pomagają utrzymać płynny przepływ informacji. Ale jeśli jesteś jednym z tej małej grupy ciężko pracujących komunikatorów, prawdopodobnie masz dziesiątki, a nawet setki pracowników, których możesz wspierać. Różne działy i pracownicy mają różne procesy, cele i osobowości. Zmierzenie sukcesu przy rozproszonej sile roboczej może być trudne.

Dobrą wiadomością jest to, że dzięki odpowiednim danym możesz dokładnie ocenić i poprawić swoją wewnętrzną strategię komunikacji. Może to znacznie poprawić zaangażowanie pracowników i znacznie ułatwić pracę.

Connecteam oferuje wewnętrznym komunikatorom różne sposoby mierzenia wpływu i skuteczności ich strategii komunikacyjnej — i więcej niż kilka sposobów odpowiedniego dostosowania tej strategii.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tym, które wskaźniki dadzą Ci najbardziej przejrzysty obraz Twojej strategii komunikacji wewnętrznej i co możesz zrobić, aby ją ulepszyć.

Dlaczego wyznaczanie i śledzenie celów ma znaczenie w komunikacji wewnętrznej

Ustawienia i cele śledzenia są ważne z kilku powodów.

Po pierwsze, pomaga zespołom dostosować się do ważnych celów firmy, także tych, które wymagają współpracy między różnymi działami. Ostatnio coraz więcej firm zdało sobie sprawę, że lepsza komunikacja i współpraca między działami (co czasami nazywa się „niesilosowaniem”) prowadzi do większej zwinności, wydajności i stabilności. Wyznaczanie wspólnych, znaczących celów zapewnia jasność celów i zachęca do koleżeństwa.

Po drugie, pozwala firmom naprawdę kierować się danymi, co oznacza, że ​​kluczowe decyzje są podejmowane na podstawie danych i dowodów, a nie najlepszych domysłów. Wyznaczając cele i mierząc swoje wyniki, masz znacznie wyraźniejszy obraz swoich mocnych i słabych stron — w których się wyróżniasz, a co musisz poprawić. Pomaga to zapewnić ciągłą poprawę procesów biznesowych i spełnienie wymagań związanych z rozwojem firmy.

Wreszcie, jasne cele pomogą Ci skuteczniej ustalać priorytety pracy i koncentrować się na rzeczach, które naprawdę mają znaczenie. Nie tylko poprawia to produktywność, ale także pomaga zmniejszyć wypalenie i sprawia, że ​​środowisko pracy jest przyjemniejsze. Struktura oferowana przez ustawianie i śledzenie celów pomaga małym zespołom komunikacyjnym wywierać większy wpływ.

Zmierz, porównaj, dostosuj

Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć, aby ustalić, czy Twoja strategia komunikacji wewnętrznej jest skuteczna, wypróbuj kilka prostych ram do generowania przydatnych danych i oceny swoich celów.

Mierz, porównuj, dostosowuj to podstawowa technika. Ta prosta metoda pomaga przekształcić codzienne działania w dane, a dane w praktyczne wnioski. Koncepcja jest prosta: po pierwsze, mierz kluczowe wskaźniki; po drugie, porównaj je ze swoimi celami; i po trzecie, odpowiednio dostosuj swoją strategię.

Zarówno metryki, jak i cele można opisać za pomocą kluczowych wskaźników wydajności, czyli KPI. Są to wymierne miary postępu w odniesieniu do określonego celu biznesowego .

Na przykład jednym z popularnych wskaźników dla zespołów komunikacji wewnętrznej jest współczynnik otwarć wiadomości takich jak e-maile (omówione poniżej). Przydatnym celem biznesowym może być: „Zwiększenie wskaźnika otwarć komunikacji o 10% w ciągu najbliższych trzech miesięcy”.

Inną przydatną ramą są cele SMART. SMART oznacza określony, mierzalny, osiągalny, istotny i ograniczony w czasie. Z naszego przykładu:

• Specyficzne : Zwiększ wskaźnik otwarć
• Mierzalne : o 10%
• Osiągalne : 10% to rozsądny cel na dany okres
• Istotne : Wiadomo, że współczynnik otwarć odzwierciedla zaangażowanie
• Terminowe : trzy miesiące

Poniżej znajdziesz pięć kluczowych wskaźników i celów, które możesz mierzyć i testować za pomocą tych dwóch metod, aby dowiedzieć się, czy Twoja strategia komunikacji wewnętrznej działa.

Metryka 1: zasięg

Zasięg odnosi się do liczby osób, które Twoja wiadomość może przeczytać lub wywrzeć na nią wpływ.

Za pomocą Connecteam możesz na przykład mierzyć zasięg za pomocą liczby zarejestrowanych użytkowników lub ogólnego wskaźnika logowania.

Pierwsza informuje, ile osób korzysta z platformy. Jeśli nie jest to 100%, będziesz chciał ustawić sobie KPI, aby jak najszybciej osiągnąć ten cel.

Drugi informuje, ile osób aktywnie korzysta z aplikacji w danym momencie. Aktywni użytkownicy częściej otrzymują wiadomości na czas. Ponownie, będziesz chciał, aby ta liczba była jak najwyższa, w przeciwnym razie niewiele więcej, co zrobisz w dół strumienia, będzie miało wpływ, jaki w przeciwnym razie mógłby mieć.

Jednym ze skutecznych sposobów radzenia sobie z niskim zasięgiem jest rozmowa z szefami działów i innymi liderami zespołów i poproszenie ich o rozwiązanie problemu wewnętrznie. Wyjaśnij korzyści dla nich i ich zespołu, takie jak upewnienie się, że wszyscy są na bieżąco z zasadami obowiązującymi w całej firmie, ogłoszeniami i wszystkimi przydatnymi funkcjami oferowanymi przez platformę. Connecteam, na przykład, oferuje narzędzia do zarządzania ludźmi w celu rozpoznawania pracowników, szkoleń mobilnych, dokumentacji, nagród, quizów i kamieni milowych zespołu.

Metryka 2: Wyświetlenia

Wyświetlenia odnoszą się do liczby osób, które faktycznie zobaczyły wiadomość.

Liczba wyświetleń jest zazwyczaj niższa niż zasięg, co nie jest w rzeczywistości dla każdego, kto może otrzymać wiadomość (jeśli na przykład nie loguje się regularnie). Co więcej, nie każdy, kto otrzymuje wiadomość, faktycznie ją otwiera i czyta.

Starsze systemy, takie jak poczta e-mail, oferują podstawowe dane dotyczące wyświetleń, takie jak współczynnik otwarć wiadomości e-mail. Mogą one dostarczyć przydatnych informacji, ale w pełni funkcjonalna platforma komunikacyjna pozwoli Ci posunąć się znacznie dalej, aby lepiej zrozumieć, dlaczego niektóre osoby lub grupy mogą nie widzieć ważnych aktualizacji.

Na przykład pulpit nawigacyjny Connecteam Updates (pokazany poniżej) zawiera przegląd aktualizacji i wiadomości wysłanych do różnych zespołów z kilkoma metrykami, w tym liczbą widoków. Możesz także zagłębić się w szczegóły i zobaczyć, kto i kiedy dokładnie przeczytał Twoją wiadomość.

Istnieje kilka sposobów na ulepszenie widoków, w tym przypomnienia. Ukierunkowane podejście do publikowania aktualizacji może również zwiększyć liczbę wyświetleń. Ta funkcja umożliwia wysyłanie różnych aktualizacji do różnych grup i osób w różnym czasie. Pomaga przebić się przez hałas nękający wiele platform komunikacji wewnętrznej, dzięki czemu pracownicy wiedzą, że otrzymanie wiadomości jest ważne i warte ich czasu.

Dzięki Connecteam możesz również ustawić określone godziny dla wiadomości i przypomnień. Jest to szczególnie przydatne podczas komunikowania się z zespołami bez biurka, które w określonych porach dnia mogą być zajęte lub całkowicie pozbawione łączności.

Miernik 3: Zaangażowanie

Zaangażowanie odnosi się do liczby osób, które wchodzą w interakcję z aktualizacją.

Można to zmierzyć na kilka sposobów, a każda firma jest nieco inna. Dzięki Connecteam możesz łatwo mierzyć zaangażowanie poprzez proste reakcje na aktualizacje, takie jak polubienia i komentarze, ale możesz również zapewnić możliwość bardziej wyrafinowanego, znaczącego zaangażowania dzięki ankietom, ankietom na żywo, listom kontrolnym i nie tylko.

Zaangażowanie jest jednym z najważniejszych wskaźników do pomiaru, ponieważ bezpośrednio odzwierciedla zainteresowanie i uwagę pracowników. Istnieje kilka prostych sposobów na rozwiązanie problemu niskiego zaangażowania.

Wspomniane powyżej ukierunkowane aktualizacje są szczególnie skuteczne. Pozwalają dostosować czas, a nawet zawartość aktualizacji dla różnych odbiorców. Pomaga to upewnić się, że aktualizacje, które widzą pracownicy, są dla nich istotne. Ukierunkowane aktualizacje mogą znacznie zwiększyć zaangażowanie: ludzie lepiej reagują na wiadomości, które według nich są napisane specjalnie dla nich.

Zmniejsza to również liczbę aktualizacji, które widzą pracownicy. Według jednej ankiety, jeden na trzech pracowników twierdzi, że otrzymuje zbyt wiele e-maili, aby nadążyć. Prowadzi to do pominięcia ważnych aktualizacji i jest głównym czynnikiem przyczyniającym się do wypalenia. Zespoły bez biurka w szczególności polegają na pisemnych aktualizacjach, aby być na bieżąco, więc uzyskanie tego właściwego jest koniecznością.

Pomocne jest również zapewnienie pracownikom kontaktu z treścią w znajomy sposób. Z definicji zespoły pracujące bez biurka w większym stopniu polegają na urządzeniach mobilnych, takich jak smartfony, niż na komputerach stacjonarnych, dlatego kluczowe jest korzystanie z urządzeń mobilnych. Kanał w stylu mediów społecznościowych Connecteam pomaga pójść o krok dalej, oferując szybkie i proste sposoby reagowania lub wyrażania opinii.

Miernik 4: Satysfakcja

Zadowolenie pracowników z Twojej platformy komunikacji wewnętrznej może mieć ogromny wpływ na inne wskaźniki, w tym zasięg, wyświetlenia i zaangażowanie. System komunikacji wewnętrznej, który jest niezgrabny lub trudny w użyciu, zwłaszcza na urządzeniach mobilnych, z pewnością spowoduje ból głowy.

Konieczność korzystania z wielu platform ma również tendencję do obniżania satysfakcji pracowników. Dawno minęły czasy, w których musi istnieć oddzielne rozwiązanie dla aktualizacji, wiadomości między osobami, udostępniania plików, planowania, zegara czasu, szkoleń — cóż, masz pomysł. Prostota jest królem.

Z dumą zatrąbimy na tym: jednym z powodów, dla których organizacje uważają Connecteam za tak skuteczny, jest to, że pracownicy lubią go używać i wiedzą, że wszystko jest w jednym miejscu.

Z odpowiednim narzędziem pomiar satysfakcji ze strategii komunikacji wewnętrznej jest prosty. Ankiety są bardzo skutecznym sposobem na zrobienie tego i pozwalają zagłębić się w określone problemy, jednocześnie zbierając dane dotyczące metryk komunikacji i każdego innego działu w celu porównania z KPI. Są również podstawową funkcją Connecteam. Anonimowe ankiety są szczególnie skuteczne w mierzeniu satysfakcji.

Oczywiście ankiety i ankiety służą nie tylko do oceny strategii komunikacji — są ważną częścią samej tej strategii! Gdy lepiej zrozumiesz swoich pracowników, możesz wykorzystać te dane do wprowadzania zmian i innowacji.

Miernik 5: Wskaźnik obrotu

Byłoby niesprawiedliwe stawianie wysokiego wskaźnika rotacji wyłącznie u stóp komunikacji wewnętrznej. Wiele czynników wpływa na decyzję większości pracowników o odejściu z firmy. Jednak słaba komunikacja jest istotna i nie można jej ignorować, jeśli chodzi o wskaźnik rotacji.

Łatwo jest zmierzyć wskaźniki rotacji i porównać je z odpowiednimi KPI, ale korekty są trudniejsze. Niemniej jednak istnieją stosunkowo proste, a jednocześnie bardzo skuteczne zmiany, które można wprowadzić właśnie w przypadku komunikacji.

Po pierwsze, niezbędna jest prosta, intuicyjna, mobilna aplikacja komunikacyjna. Wykazano, że radykalnie poprawia to zasięg i wpływ komunikacji wewnętrznej oraz poprawia ogólne zaangażowanie pracowników w firmach, co ma szerokie konsekwencje dla wskaźników rotacji.

Zapewnienie pracownikom platformy, na której mogą wyrażać swoje opinie, dyskutować o ważnych sprawach i po prostu mieć głos, jest również ważnym krokiem w kierunku poprawy satysfakcji pracowników i zmniejszenia rotacji. W Connecteam znajduje to odzwierciedlenie w polubieniach, komentarzach, ankietach, ankietach i nie tylko.

Wreszcie, dobra platforma komunikacji wewnętrznej pozwala wewnętrznym komunikatorom i liderom na wszystkich poziomach zapewniać wsparcie zespołom pierwszej linii, odpowiadając na potrzeby i prośby w czasie rzeczywistym oraz oceniając i działając na podstawie informacji zwrotnych.

Wniosek

Zrozumienie skuteczności Twojej strategii komunikacji wewnętrznej jest niezbędne, a pierwszym krokiem jest pomiar wskaźników. Posiadanie praktycznych spostrzeżeń w celu usprawnienia i uproszczenia operacji może sprawić, że Twoja praca będzie łatwiejsza, bardziej efektywna i przyjemniejsza.

Connecteam oferuje kompleksowe rozwiązanie do komunikacji, zawierające wszystko, czego potrzebują firmy do efektywnej komunikacji z pracownikami — nie tylko wysyłanie aktualizacji, ale także otrzymywanie bezcennych informacji zwrotnych, opinii i zaangażowania. Łącząc codzienne operacje, komunikację i narzędzia oraz wsparcie dla pracowników, Connecteam oferuje kompleksową obsługę efektywnej, łatwej komunikacji i zarządzania biznesowego. Zarezerwuj demo, aby zobaczyć, jak możemy pomóc Twojej firmie.