Como saber se sua estratégia de comunicação interna funciona

Uma estratégia de comunicação interna eficaz é essencial para qualquer negócio de sucesso. Os heróis muitas vezes desconhecidos das comunicações internas ajudam a manter as informações fluindo sem problemas. Mas se você faz parte desse pequeno grupo de comunicadores trabalhadores, provavelmente tem dezenas, até centenas de funcionários para apoiar. Diferentes departamentos e funcionários têm diferentes processos, objetivos e personalidades. Pode ser difícil medir o sucesso com uma força de trabalho dispersa.

A boa notícia é que, com os dados certos, você pode avaliar com precisão e melhorar sua estratégia de comunicação interna. Isso pode melhorar drasticamente o envolvimento dos funcionários e tornar seu trabalho muito mais fácil.

A Connecteam oferece várias maneiras para os comunicadores internos medirem o impacto e a eficácia de sua estratégia de comunicação – e mais do que algumas maneiras de ajustar essa estratégia de acordo.

Continue lendo para saber mais sobre quais métricas fornecerão a imagem mais clara de sua estratégia de comunicação interna e o que você pode fazer para melhorá-la.

Por que definir e rastrear objetivos é importante para as comunicações internas

Configurações e objetivos de rastreamento são importantes por alguns motivos.

Primeiro, ajuda as equipes a se alinharem a objetivos importantes da empresa, incluindo aqueles que exigem cooperação entre diferentes departamentos. Recentemente, mais e mais empresas perceberam que uma maior comunicação e colaboração entre departamentos (o que às vezes é chamado de “não em silos”) leva a maior agilidade, eficiência e estabilidade. Definir metas comuns e significativas traz clareza de propósito e incentiva a camaradagem.

Em segundo lugar, permite que as empresas se tornem verdadeiramente orientadas por dados, o que significa que as principais decisões são tomadas com base em dados e evidências, em vez de melhores suposições. Ao definir objetivos e medir seu desempenho, você tem uma visão muito mais clara de seus pontos fortes e fracos – onde você se destaca e onde precisa melhorar. Isso ajuda a garantir que os processos de negócios continuem a melhorar e atendam às demandas de crescimento da empresa.

Por fim, ter objetivos claros ajudará você a priorizar seu trabalho de forma mais eficaz e a se concentrar nas coisas que realmente importam. Isso não apenas melhora a produtividade, mas também ajuda a reduzir o desgaste e torna o ambiente de trabalho mais agradável. A estrutura oferecida pela definição e acompanhamento de objetivos ajuda as pequenas equipes de comunicação a terem um impacto maior.

Medir, comparar, ajustar

Se você não sabe por onde começar para determinar se sua estratégia de comunicação interna é eficaz, experimente algumas estruturas simples para gerar dados úteis e avaliar seus objetivos.

Medir, comparar, ajustar é uma técnica essencial. Esse método direto ajuda a transformar as ações do dia-a-dia em dados e os dados em insights acionáveis. O conceito é simples: primeiro, meça as principais métricas; dois, compare-os com seus objetivos; e três, ajuste sua estratégia de acordo.

Tanto as métricas quanto os objetivos podem ser descritos usando indicadores-chave de desempenho ou KPIs. Essas são medidas quantificáveis ​​de progresso em relação a algum objetivo de negócios específico .

Por exemplo, uma métrica popular para equipes de comunicação interna é a taxa de abertura de mensagens como e-mails (discutido abaixo). Um objetivo comercial útil pode ser: “Aumentar a taxa de abertura de comunicações em 10% nos próximos três meses”.

Outra estrutura útil são as metas SMART. SMART significa Específico, Mensurável, Atingível, Relevante e Temporário. Do nosso exemplo:

• Específico : Aumentar a taxa de abertura
• Mensurável : em 10%
• Atingível : 10% é uma meta razoável para o período de tempo
• Relevante : Sabe-se que a taxa de abertura reflete o engajamento
• Prazo : Três meses

Abaixo, você encontrará cinco principais métricas e objetivos que você pode medir e testar usando esses dois métodos para saber se sua estratégia de comunicação interna está funcionando.

Métrica 1: Alcance

Alcance refere-se ao número de pessoas pelas quais sua mensagem tem potencial para ser lida ou impactar.

Com o Connecteam, por exemplo, você pode medir o alcance usando o número de usuários registrados ou a taxa geral de login.

O primeiro informa quantas pessoas estão usando a plataforma. Se não for 100%, convém definir um KPI para atingir essa meta o mais rápido possível.

O segundo permite saber quantas pessoas estão usando ativamente o aplicativo em um determinado momento. Os usuários ativos são mais propensos a receber mensagens em tempo hábil. Novamente, você desejará que esse número seja o mais alto possível, ou pouco mais que você fizer downstream terá o impacto que poderia ter.

Uma maneira eficaz de abordar o baixo alcance é falar com os chefes de departamento e outros líderes de equipe e pedir que resolvam o problema internamente. Explique os benefícios para eles e sua equipe, como garantir que todos estejam atualizados sobre as políticas da empresa, anúncios e todos os recursos úteis que a plataforma oferece. A Connecteam, por exemplo, oferece ferramentas de gerenciamento de pessoas para reconhecimento de funcionários, treinamento mobile-first, documentação, recompensas, questionários e marcos da equipe.

Métrica 2: Visualizações

Visualizações refere-se ao número de pessoas que realmente viram uma mensagem.

As visualizações geralmente são inferiores ao alcance, pois nem todos que podem receber uma mensagem realmente recebem (se não fizerem login regularmente, por exemplo). Além disso, nem todo mundo que recebe uma mensagem realmente a abre e a lê.

Sistemas legados como e-mail oferecem métricas rudimentares para visualizações, como taxa de abertura de e-mail. Eles podem fornecer informações úteis, mas uma plataforma de comunicação com recursos completos permitirá que você avance muito mais para entender melhor por que certos indivíduos ou grupos podem não estar vendo atualizações importantes.

Por exemplo, o painel de atualizações do Connecteam (mostrado abaixo) fornece uma visão geral das atualizações e mensagens enviadas para diferentes equipes com várias métricas, incluindo o número de visualizações. Você também pode detalhar os detalhes e ver quem exatamente visualizou sua mensagem quando.

Existem várias maneiras de melhorar as visualizações, incluindo lembretes. Uma abordagem direcionada para publicar atualizações também pode aumentar as visualizações. Esse recurso permite enviar atualizações diferentes para grupos e indivíduos diferentes em momentos diferentes. Isso ajuda a eliminar o ruído que assola muitas plataformas de comunicação interna, para que os funcionários saibam que, quando recebem uma mensagem, é importante e vale o tempo gasto.

Com o Connecteam, você também pode definir horários específicos para mensagens e lembretes. Isso é particularmente útil ao se comunicar com equipes sem mesa que podem estar ocupadas ou totalmente incomunicáveis ​​em determinados momentos do dia.

Métrica 3: Engajamento

Engajamento refere-se ao número de pessoas que interagem com uma atualização.

Existem algumas maneiras de medir isso, e cada empresa é um pouco diferente. Com o Connecteam, você pode medir facilmente o envolvimento por meio de reações simples a atualizações, como curtidas e comentários, mas também pode oferecer a oportunidade de um envolvimento mais sofisticado e significativo com pesquisas, enquetes ao vivo, listas de verificação e muito mais.

O engajamento é uma das métricas mais importantes a serem mensuradas, pois reflete diretamente o interesse e a atenção dos funcionários. Existem algumas maneiras simples de lidar com o baixo engajamento.

Mencionadas acima, as atualizações direcionadas são particularmente eficazes. Eles permitem que você ajuste o tempo e até mesmo o conteúdo das atualizações para diferentes públicos. Isso ajuda a garantir que as atualizações que os funcionários veem sejam relevantes para eles. Atualizações direcionadas podem ajudar a aumentar significativamente o engajamento: as pessoas respondem melhor às mensagens que acham que foram escritas especificamente para elas.

Isso também reduz o número de atualizações que os funcionários veem. De acordo com uma pesquisa, um em cada três funcionários diz que recebe muitos e-mails para acompanhar. Isso faz com que atualizações importantes sejam perdidas e é um dos principais contribuintes para o esgotamento. As equipes sem mesa, em particular, dependem de atualizações por escrito para se manterem informadas, portanto, é essencial fazer isso corretamente.

Garantir que os funcionários possam se envolver com o conteúdo de maneira familiar também é útil. Por definição, as equipes sem mesa tendem a confiar mais em dispositivos móveis, como smartphones, do que em computadores desktop, portanto, uma experiência mobile-first é fundamental. O feed no estilo de mídia social da Connecteam ajuda a dar um passo adiante, com maneiras rápidas e simples de reagir ou oferecer uma opinião.

Métrica 4: Satisfação

A satisfação dos funcionários com sua plataforma de comunicação interna pode ter um grande impacto em outras métricas, incluindo alcance, visualizações e engajamento. Um sistema de comunicação interna desajeitado ou difícil de usar, especialmente em dispositivos móveis, certamente causará dores de cabeça.

Ter que usar várias plataformas também tende a diminuir a satisfação dos funcionários. Longe vão os dias em que deve haver uma solução separada para atualizações, mensagens de pessoa para pessoa, compartilhamento de arquivos, agendamento, relógio de ponto, treinamento – bem, você entendeu. A simplicidade é rei.

Nós vamos orgulhosamente tocar nossa própria buzina neste: uma das razões pelas quais as organizações consideram o Connecteam tão eficaz é porque os funcionários gostam de usá-lo e saber que tudo está em um só lugar.

Com a ferramenta certa, medir a satisfação em relação à sua estratégia de comunicação interna é simples. As pesquisas são uma maneira altamente eficaz de fazer isso e permitem que você se aprofunde em pontos problemáticos específicos enquanto coleta dados sobre métricas para comunicações e todos os outros departamentos para comparar com os KPIs. Eles também são um recurso central do Connecteam. Pesquisas anônimas são especialmente eficazes para medir a satisfação.

É claro que pesquisas e enquetes não servem apenas para avaliar sua estratégia de comunicação – elas são uma parte importante dessa estratégia em si! Depois de entender melhor sua força de trabalho, você pode usar esses dados para fazer alterações e inovar.

Métrica 5: taxa de rotatividade

Seria injusto colocar uma alta taxa de rotatividade apenas aos pés da comunicação interna. Uma variedade de fatores influencia a decisão da maioria dos funcionários de deixar uma empresa. No entanto, a má comunicação é significativa e não pode ser ignorada quando se trata de taxa de rotatividade.

É simples medir as taxas de rotatividade e compará -las com um KPI relevante, mas os ajustes são mais difíceis. No entanto, existem mudanças relativamente simples, mas altamente eficazes, que podem ser feitas apenas no que diz respeito às comunicações.

Primeiro, um aplicativo de comunicação simples, intuitivo e móvel é obrigatório. Isso demonstrou melhorar drasticamente o alcance e o impacto da comunicação interna e melhorar o envolvimento geral dos funcionários com as empresas, o que tem implicações generalizadas nas taxas de rotatividade.

Fornecer uma plataforma para que os funcionários ofereçam suas opiniões, discutam questões importantes e simplesmente tenham voz também é um passo importante para melhorar a satisfação dos funcionários e reduzir a rotatividade. Com o Connecteam, isso se reflete em curtidas, comentários, pesquisas, enquetes e muito mais.

Por fim, uma boa plataforma de comunicação interna permite que comunicadores internos e líderes em todos os níveis forneçam suporte às equipes de linha de frente, respondendo às necessidades e solicitações em tempo real e avaliando e agindo com base no feedback.

Conclusão

Compreender a eficácia da sua estratégia de comunicação interna é essencial, e o primeiro passo é medir suas métricas. Ter insights acionáveis ​​para melhorar e simplificar suas operações pode tornar seu trabalho mais fácil, mais eficaz e mais agradável.

A Connecteam oferece uma solução tudo-em-um para comunicações, com tudo o que as empresas precisam para se comunicar efetivamente com os funcionários, não apenas enviando atualizações, mas recebendo feedback, opiniões e engajamento inestimáveis. Ao unir operações diárias, comunicações e ferramentas e suporte para funcionários, a Connecteam oferece um balcão único para comunicações e gerenciamento de negócios eficazes e sem esforço. Agende uma demonstração para ver como podemos ajudar sua empresa.