Cómo saber si tu estrategia de comunicación interna funciona

Una estrategia de comunicación interna efectiva es esencial para cualquier negocio exitoso. Los héroes a menudo olvidados de las comunicaciones internas ayudan a que la información fluya sin problemas. Pero si usted es uno de este pequeño grupo de comunicadores trabajadores, probablemente tenga docenas, incluso cientos de empleados a los que apoyar. Diferentes departamentos y empleados tienen diferentes procesos, objetivos y personalidades. Puede ser difícil medir el éxito con una fuerza laboral dispersa.

La buena noticia es que, con los datos correctos, puede evaluar y mejorar con precisión su estrategia de comunicaciones internas. Si lo hace, puede mejorar drásticamente el compromiso de los empleados y hacer que su trabajo sea mucho más fácil.

Connecteam ofrece una variedad de formas para que los comunicadores internos midan el impacto y la eficacia de su estrategia de comunicación, y más de unas pocas formas de ajustar esa estrategia en consecuencia.

Siga leyendo para obtener más información sobre qué métricas le darán la imagen más clara de su estrategia de comunicación interna y qué puede hacer para mejorarla.

Por qué es importante establecer y realizar un seguimiento de los objetivos para las comunicaciones internas

La configuración y el seguimiento de objetivos son importantes por varias razones.

En primer lugar, ayuda a los equipos a alinearse con los objetivos importantes de la empresa, incluidos aquellos que requieren la cooperación entre diferentes departamentos. Recientemente, más y más empresas se han dado cuenta de que una mayor comunicación y colaboración entre departamentos (lo que a veces se denomina "no aislado") conduce a una mayor agilidad, eficiencia y estabilidad. Establecer metas comunes y significativas brinda claridad de propósito y fomenta la camaradería.

En segundo lugar, permite que las empresas se vuelvan verdaderamente impulsadas por datos, lo que significa que las decisiones clave se toman con base en datos y evidencia, en lugar de conjeturas. Al establecer objetivos y medir su desempeño, tiene una imagen mucho más clara de sus fortalezas y debilidades: dónde sobresale y dónde necesita mejorar. Esto ayuda a garantizar que los procesos comerciales continúen mejorando y satisfaciendo las demandas del crecimiento de la empresa.

Finalmente, tener objetivos claros te ayudará a priorizar tu trabajo de manera más efectiva y concentrarte en las cosas que realmente importan. Esto no solo mejora la productividad, sino que también ayuda a reducir el agotamiento y crea un entorno de trabajo más agradable. La estructura que ofrece el establecimiento y seguimiento de objetivos ayuda a los equipos de comunicaciones pequeños a tener un mayor impacto.

Medir, comparar, ajustar

Si no está seguro de por dónde empezar para determinar si su estrategia de comunicación interna es efectiva, pruebe algunos marcos simples para generar datos útiles y evaluar sus objetivos.

Medir, Comparar, Ajustar es una técnica esencial. Este método sencillo ayuda a convertir las acciones diarias en datos y los datos en información práctica. El concepto es simple: uno, medir métricas clave; dos, compáralos con tus objetivos; y tres, ajuste su estrategia en consecuencia.

Tanto las métricas como los objetivos se pueden describir utilizando indicadores clave de rendimiento o KPI. Estas son medidas cuantificables de progreso con respecto a algún objetivo comercial específico .

Por ejemplo, una métrica popular para los equipos de comunicación interna es la tasa de apertura de mensajes como correos electrónicos (que se analiza a continuación). Un objetivo comercial útil podría ser: "Aumentar la tasa de apertura de comunicaciones en un 10 % durante los próximos tres meses".

Otro marco útil son los objetivos SMART. SMART significa Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y Limitado en el tiempo. De nuestro ejemplo:

• Específico : aumentar la tasa de apertura
• Mensurable : en un 10%
• Alcanzable : 10% es una meta razonable para el período de tiempo
• Relevante : se sabe que la tasa de apertura refleja el compromiso
• Con límite de tiempo : tres meses

A continuación, encontrará cinco métricas y objetivos clave que puede medir y probar utilizando estos dos métodos para saber si su estrategia de comunicación interna está funcionando.

Métrica 1: Alcance

Alcance se refiere a la cantidad de personas que su mensaje tiene el potencial de ser leído o impactado.

Con Connecteam, por ejemplo, puede medir el alcance utilizando la cantidad de usuarios registrados o la tasa general de inicio de sesión.

El primero te dice cuántas personas están usando la plataforma. Si no es del 100%, querrá establecer un KPI para alcanzar ese objetivo lo antes posible.

El segundo le permite saber cuántas personas están usando activamente la aplicación en un momento dado. Es más probable que los usuarios activos reciban mensajes de manera oportuna. Una vez más, querrá que este número sea lo más alto posible, o poco más que haga aguas abajo tendrá el impacto que de otro modo tendría.

Una forma efectiva de abordar el bajo alcance es hablar con los jefes de departamento y otros líderes de equipo y pedirles que aborden el problema internamente. Explique los beneficios para ellos y su equipo, como asegurarse de que todos estén actualizados sobre las políticas, los anuncios y todas las funciones útiles que ofrece la plataforma para toda la empresa. Connecteam, por ejemplo, ofrece herramientas de gestión de personas para el reconocimiento de empleados, capacitación móvil primero, documentación, recompensas, cuestionarios e hitos del equipo.

Métrica 2: Vistas

Vistas se refiere a la cantidad de personas que realmente vieron un mensaje.

Las vistas suelen ser más bajas que el alcance, ya que no todos los que pueden recibir un mensaje realmente lo hacen (si no inician sesión regularmente, por ejemplo). Además, no todos los que reciben un mensaje lo abren y lo leen.

Los sistemas heredados como el correo electrónico ofrecen métricas rudimentarias para las vistas, como la tasa de apertura del correo electrónico. Estos pueden proporcionar información útil, pero una plataforma de comunicaciones con todas las funciones le permitirá llevar esto mucho más lejos para comprender mejor por qué ciertas personas o grupos pueden no ver actualizaciones importantes.

Por ejemplo, el panel de Actualizaciones de Connecteam (que se muestra a continuación) brinda una descripción general de las actualizaciones y los mensajes enviados a diferentes equipos con varias métricas, incluida la cantidad de vistas. También puede profundizar en los detalles y ver quién vio exactamente su mensaje y cuándo.

Hay varias formas de mejorar las vistas, incluidos los recordatorios. Un enfoque específico para publicar actualizaciones también puede aumentar las vistas. Esta característica le permite enviar diferentes actualizaciones a diferentes grupos e individuos en diferentes momentos. Ayuda a eliminar el ruido que afecta a muchas plataformas de comunicaciones internas, para que los empleados sepan que cuando reciben un mensaje, es importante y vale la pena su tiempo.

Con Connecteam, también puede establecer horas específicas para mensajes y recordatorios. Esto es particularmente útil cuando se comunica con equipos sin escritorio que pueden estar ocupados o totalmente incomunicados en ciertos momentos del día.

Métrica 3: Compromiso

El compromiso se refiere a la cantidad de personas que interactúan con una actualización.

Hay algunas formas de medir esto, y cada empresa es un poco diferente. Con Connecteam, puede medir fácilmente el compromiso a través de reacciones simples a las actualizaciones, como me gusta y comentarios, pero también puede brindar la oportunidad de un compromiso más sofisticado y significativo con encuestas, encuestas en vivo, listas de verificación y más.

El compromiso es una de las métricas más importantes para medir, ya que refleja directamente el interés y la atención de los empleados. Hay algunas formas sencillas de abordar la baja participación.

Como se mencionó anteriormente, las actualizaciones dirigidas son particularmente efectivas. Le permiten ajustar el tiempo e incluso el contenido de las actualizaciones para diferentes audiencias. Esto ayuda a garantizar que las actualizaciones que ven los empleados sean relevantes para ellos. Las actualizaciones dirigidas pueden ayudar a impulsar significativamente el compromiso: las personas responden mejor a los mensajes que sienten que están escritos específicamente para ellos.

Esto también reduce la cantidad de actualizaciones que ven los empleados. Según una encuesta, uno de cada tres empleados dice que recibe demasiados correos electrónicos para mantenerse al día. Esto lleva a que se pierdan actualizaciones importantes y contribuye en gran medida al agotamiento. Los equipos sin escritorio, en particular, confían en las actualizaciones escritas para mantenerse informados, por lo que es imprescindible hacerlo bien.

También es útil asegurarse de que los empleados puedan interactuar con el contenido de una manera familiar. Por definición, los equipos sin escritorio tienden a depender más de los dispositivos móviles, como los teléfonos inteligentes, que de las computadoras de escritorio, por lo que una experiencia móvil primero es clave. El feed al estilo de las redes sociales de Connecteam ayuda a llevar esto un paso más allá, con formas rápidas y sencillas de reaccionar u ofrecer una opinión.

Métrica 4: Satisfacción

La satisfacción de los empleados con su plataforma de comunicación interna puede tener un gran impacto en otras métricas, como el alcance, las vistas y el compromiso. Un sistema de comunicación interna que es torpe o difícil de usar, especialmente en dispositivos móviles, seguramente causará dolores de cabeza.

Tener que usar múltiples plataformas también tiende a erosionar la satisfacción de los empleados. Atrás quedaron los días en los que debe haber una solución separada para las actualizaciones, los mensajes de persona a persona, el uso compartido de archivos, la programación, el reloj registrador, la capacitación, bueno, ya se hace una idea. La simplicidad es el rey.

Estamos orgullosos de hacer sonar nuestra propia bocina en este caso: una de las razones por las que las organizaciones encuentran que Connecteam es tan efectivo es porque los empleados disfrutan usarlo y saber que todo está en un solo lugar.

Con la herramienta adecuada, medir la satisfacción con respecto a su estrategia de comunicación interna es simple. Las encuestas son una forma muy efectiva de hacer esto y le permiten profundizar en puntos débiles específicos mientras recopila datos sobre métricas para comunicaciones y cualquier otro departamento para comparar con KPI. También son una característica central de Connecteam. Las encuestas anónimas son especialmente efectivas para medir la satisfacción.

Por supuesto, las encuestas y los sondeos no son solo para evaluar su estrategia de comunicación, ¡son una parte importante de esa estrategia en sí misma! Una vez que comprenda mejor a su fuerza laboral, puede usar esos datos para realizar cambios e innovar.

Métrica 5: Tasa de rotación

Sería injusto atribuir una alta tasa de rotación únicamente a los pies de la comunicación interna. Una variedad de factores juegan en la decisión de la mayoría de los empleados de dejar una empresa. Sin embargo, las malas comunicaciones son importantes y no se pueden ignorar cuando se trata de la tasa de rotación.

Es sencillo medir las tasas de rotación y compararlas con un KPI relevante, pero los ajustes son más difíciles. No obstante, existen cambios relativamente simples y, sin embargo, altamente efectivos que se pueden realizar en lo que respecta a las comunicaciones.

En primer lugar, es imprescindible una aplicación de comunicaciones sencilla, intuitiva y móvil. Se ha demostrado que esto mejora drásticamente el alcance y el impacto de la comunicación interna y mejora el compromiso general de los empleados con las empresas, lo que tiene implicaciones generalizadas para las tasas de rotación.

Brindar una plataforma para que los empleados ofrezcan sus opiniones, discutan temas importantes y simplemente tengan voz también es un paso importante para mejorar la satisfacción de los empleados y reducir la rotación. Con Connecteam, esto se refleja en Me gusta, comentarios, encuestas, sondeos y más.

Finalmente, una buena plataforma de comunicación interna permite que los comunicadores internos y los líderes en todos los niveles brinden apoyo a los equipos de primera línea, respondiendo a las necesidades y solicitudes en tiempo real y evaluando y actuando en función de los comentarios.

Conclusión

Comprender la efectividad de su estrategia de comunicación interna es esencial, y el primer paso es medir sus métricas. Tener información práctica para mejorar y simplificar sus operaciones puede hacer que su trabajo sea más fácil, efectivo y placentero.

Connecteam ofrece una solución todo en uno para las comunicaciones, con todo lo que las empresas necesitan para comunicarse de manera efectiva con los empleados, no solo para enviar actualizaciones, sino también para recibir comentarios, opiniones y participación invaluables. Al unir las operaciones diarias, las comunicaciones y las herramientas y el soporte para los empleados, Connecteam ofrece una ventanilla única para comunicaciones y gestión empresarial efectivas y sin esfuerzo. Reserve una demostración para ver cómo podemos ayudar a su negocio.