5 meilleurs outils d'analyse marketing conformes à la loi HIPAA

Avec 2,5 quintillions d'octets publiés chaque jour sur Internet, les données sont devenues un atout marketing indispensable pour les entreprises de tous les secteurs. Pour les organisations de soins de santé et de bien-être, les données sont essentielles pour offrir des services personnalisés, établir une communication efficace et offrir une expérience globale améliorée aux patients.

Cependant, le marketing des soins de santé est considérablement impacté par les réglementations en matière de sécurité et de confidentialité des données, car ces entreprises sont mandatées pour s'assurer que les outils de leur pile marketing sont conformes à la loi HIPAA afin d'éviter les violations et les sanctions inattendues.

Ce guide vous expliquera ce que la loi HIPAA implique, pourquoi c'est important et certains des meilleurs outils d'analyse conformes à la loi HIPAA utilisés dans le domaine de la santé afin que vous ne dépassiez pas les bornes.

HIPAA—Qu'est-ce que c'est et quelles entreprises couvre-t-il ?

La Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996 (HIPAA) est une loi fédérale promulguée aux États-Unis (États-Unis) pour protéger les données sensibles des patients contre l'utilisation injustifiée, la fraude et le vol.

HIPAA est spécifique à l'industrie de la santé aux États-Unis, et son objectif principal est de s'assurer que les individus et les organisations de l'industrie de la santé ne collectent, n'utilisent ou ne partagent pas d'informations de santé protégées (PHI) et d'informations de santé protégées électroniques (ePHI) sans autorisation de leurs patients.

• Les PHI font référence aux informations personnelles sur la santé telles que les antécédents médicaux, les résultats de laboratoire, les problèmes de santé mentale et d'autres informations utilisées pour diagnostiquer et prescrire le traitement approprié.
• Les ePHI sont les données du patient qui sont créées, stockées et transmises au format électronique. Quelques exemples d'ePHI sont les dossiers médicaux, les adresses IP et les numéros de téléphone.

Voici un tour d'horizon des entreprises couvertes par HIPAA :

• Prestataires de soins de santé— Ceux-ci incluent les médecins, les psychologues, les cliniques, les dentistes, les chiropraticiens, les maisons de retraite et les pharmacies, tant qu'ils effectuent des transactions électroniques impliquant des données de santé.
• Plans de santé— Ceux-ci incluent les compagnies d'assurance maladie, les HMO, les plans de santé d'entreprise, Medicare, Medicaid et les programmes de soins de santé militaires.
• Centres d' échange d'informations sur les soins de santé - Il s'agit notamment d'organisations qui aident d'autres entreprises à traiter des informations de santé non standard dans des formats standard et vice versa.

Ces groupes d'entreprises sont appelés « entités couvertes » en vertu de la loi HIPAA.

En outre, toute entité externe qui assiste les entités couvertes dans l'exécution d'activités liées à la santé est appelée « associé commercial » en vertu de la loi HIPAA, et cette entité doit signer un accord d'associé commercial (BAA) indiquant qu'elle est au courant et qu'elle s'y conformera. par les réglementations fournies par HIPAA.

Si vous ne savez pas si votre entreprise est couverte ou non par la loi HIPAA, le tableau des entités couvertes est un outil utile qui peut vous aider à le déterminer.

Comment les réglementations HIPAA affectent-elles le marketing ?

Le marketing est essentiel pour les entreprises de soins de santé qui souhaitent établir des relations avec des prospects, créer de meilleures expériences pour les patients existants et gagner en autorité au sein de l'industrie.

Cependant, en raison des réglementations strictes de l'HIPAA en matière de confidentialité et de sécurité, les activités de marketing sont gérées un peu différemment dans le secteur de la santé.

HIPAA donne aux patients le contrôle sur la façon dont les entreprises de soins de santé accèdent et utilisent leurs informations de santé protégées (PHI) à des fins de marketing. Pour la plupart, HIPAA exige le consentement et l'autorisation individuels avant l'utilisation ou la divulgation des PHI de ladite personne pour des activités liées au marketing.

L'objectif principal est de protéger les patients contre l'utilisation non sollicitée de leurs données personnelles de santé et de veiller à ce qu'ils se sentent le plus en sécurité possible lorsqu'ils traitent avec des professionnels de la santé.

La liste ci-dessous couvre certaines informations décrites comme PHI par HIPAA :

1. Adresses mail
2. Identificateurs d'appareil et numéros de série
3. Adresses IP
4. Les numéros de téléphone
5. Identifiants biométriques
6. Des noms
7. Numéros de dossier médical

Une liste plus complète peut être trouvée dans HIPAA Journal.

Lors de l'exécution de campagnes marketing, vous devez être certain que toutes les règles HIPAA sont dûment respectées, car des oublis mineurs peuvent vous coûter entre 100 $ et 50 000 $ en pénalités pour chaque violation.

En plus de faire preuve de diligence raisonnable en interne, HIPAA exige que vous garantissiez la sécurité des données de vos patients en utilisant uniquement des plateformes conformes à HIPAA.

Les solutions conformes à la HIPAA font référence à des outils dotés de structures et de processus bien définis pour maintenir la confidentialité et la sécurité des données des patients conformément aux règles de la HIPAA. Leur utilisation vous évitera de vous attirer des ennuis par inadvertance.

Les meilleurs outils pour votre pile d'analyses marketing dans le domaine de la santé

Mener une campagne marketing en toute sécurité n'est qu'une pièce du puzzle. Pour tirer le meilleur parti de vos efforts, vous devez également prêter attention à ce que disent vos données marketing.

L'analyse marketing vous permet de prendre des décisions basées sur les données en vous donnant accès aux informations de vos campagnes marketing. Mais en tant qu'organisation du secteur de la santé, vous ne pouvez pas et ne devez pas simplement mettre n'importe quel outil d'analyse dans votre pile marketing sans vérifier correctement sa conformité HIPAA.

L'utilisation d'un outil d'analyse marketing conforme à la HIPAA vous assurera d'optimiser vos campagnes pour un maximum de résultats et vous évitera les mauvais livres de la HIPAA.

Pour vous faire gagner du temps, nous avons fait le gros du travail pour vous, et ici, nous avons décrit cinq des meilleures solutions d'analyse marketing conformes à la HIPAA que vous pouvez commencer à utiliser dès aujourd'hui.

Google Analytics

Google Analytics est la plateforme d'analyse la plus utilisée dans le secteur de la santé.

Mais voici le kicker : Google Analytics n'est pas conforme dès le départ. Pour que la plate-forme puisse être utilisée dans le cadre des règles de l'HIPAA, vous devez faire quelques ajustements (plus à ce sujet bientôt).

Google est bien connu dans tous les secteurs car il offre des fonctionnalités de haute qualité à un coût nul. Mais voici pourquoi vous ne pouvez pas l'utiliser pour collecter des PHI :

1. Google stocke toutes les données suivies dans des bases de données situées dans le monde entier et n'offre ni hébergement sur site ni services de résidence de données sur mesure. Ainsi, les entités couvertes n'ont aucun contrôle sur l'endroit où les données de leurs patients seront stockées. HIPAA considère cela comme une violation de la responsabilité.
2. Google utilise toutes les données de ses systèmes pour créer de nouveaux services, améliorer les offres existantes et créer des expériences publicitaires personnalisées. L'utilisation des PHI d'une entité couverte pour l'échelle des opérations de Google peut entraîner une violation grave des réglementations HIPAA.

Alors, comment les organisations de santé utilisent-elles Google Analytics ?

Pour utiliser Google Analytics, vous devez vous assurer que vous ne transmettez pas de PHI dans le système. Voici quelques actions que vous pouvez effectuer :

1. Assurez-vous que les informations sur le patient ne sont pas incluses dans votre URL de suivi.
2. Utilisez l'anonymisation IP.
3. Supprimez les informations personnelles identifiables (PII) des données saisies par l'utilisateur dans les champs de votre formulaire avant de les envoyer à Google Analytics.

Vous pouvez lire les meilleures pratiques sur le centre d'aide de Google.

Bureau Zen

Zendesk est largement connu comme une plateforme de service client. Cependant, il offre une multitude d'autres outils. Ici, nous nous concentrerons sur sa plateforme d'analyse, Zendesk Explore.

Zendesk Explore fournit de puissantes fonctionnalités de création de rapports qui peuvent vous aider à générer des informations précises sur vos patients, vos prospects et vos ressources.

Comment Zendesk gère-t-il la conformité HIPAA ?

Zendesk fournit généralement une fonctionnalité de sécurité avancée intégrée à certains de ses plans et proposée en tant que module complémentaire pour d'autres. Cette fonctionnalité de sécurité avancée offre une couche de sécurité supplémentaire pour vos données Zendesk et vous aide à rester en conformité avec HIPAA.

Cependant, cette fonctionnalité ne s'applique pas à Zendesk Explore. Pour rendre Zendesk Explore conforme à la loi HIPAA, vous devez effectuer certaines configurations manuelles.

Par exemple, vous devrez attribuer manuellement des rôles et des autorisations à tous vos utilisateurs. De cette façon, vous contrôlez l'étendue des données auxquelles ils peuvent accéder.

Zendesk Explore vous conseille également de vérifier constamment le contenu de tous les tableaux de bord que vous partagez en externe pour vous assurer que les données sensibles sont protégées.

Tableau

Propriété de Salesforce, Tableau exploite l'analyse visuelle pour aider les organisations de santé à offrir des expériences et des résultats de soins optimaux à leurs patients.

Les professionnels du marketing du secteur de la santé utilisent Tableau pour obtenir des informations approfondies sur les dépenses en médias numériques, les performances des sites Web, le parcours client, etc., tout en restant conforme à la loi HIPAA.

Comment Tableau gère-t-il la conformité HIPAA ?

Tableau admet clairement sur sa page de ressources qu'il n'est pas conforme à la HIPAA dès le départ. Cependant, il peut être rendu conforme à la HIPAA.

Tableau, en soi, est un outil de création de rapports et de requêtes, pas une base de données. Ainsi, sa conformité dépend de l'utilisateur final et de la gouvernance de la base de données en place.

En d'autres termes, pour vous assurer que l'ensemble de votre opération est à l'abri du marteau de HIPAA, votre base de données doit être conforme à HIPAA. Vous devez également gérer les données de vos patients dans les limites des règles.

Voici quelques fonctionnalités de sécurité que les utilisateurs de Tableau peuvent exploiter pour rester en conformité lors de l'utilisation de la plate-forme d'analyse marketing :

1. Filtre utilisateur pour la sécurité au niveau de la ligne— Cela vous permet de contrôler la quantité de données que chaque utilisateur voit au niveau de la ligne.
2. Exclusion de colonne— Cela vous permet de nettoyer votre source de données des informations qu'un tiers ne devrait pas voir.
3. Masquer les données sous-jacentes— Cette fonctionnalité vous permet de désactiver l'« affichage des données sous-jacentes » dans une vue Tableau Server. De cette façon, vos visualisations rendront les données sous-jacentes anonymes, garantissant une sécurité supplémentaire.

L'ensemble du modus operandi de l'effort de conformité HIPAA de Tableau se concentre sur la surveillance et le contrôle de la quantité de données auxquelles les utilisateurs peuvent accéder.

AppelRail

CallRail est une plateforme de suivi et d'attribution des appels qui aide les entreprises à identifier les campagnes marketing qui génèrent les appels téléphoniques les plus qualifiés.

La plate-forme aide plus de 2 600 prestataires de services de santé à élaborer des stratégies marketing efficaces et à suivre chaque étape du parcours de leurs prospects tout en restant conforme à la loi HIPAA.

Comment CallRail reste-t-il conforme à la loi HIPAA ?

CallRail prend au sérieux la conformité HIPAA et propose des outils dédiés pour aider ses clients du secteur de la santé à protéger les données de leurs patients, conformément aux directives HIPAA.

En effet, pour aider les organisations de soins de santé à suivre correctement les données d'appel, CallRail stocke deux types de PHI : les enregistrements d'appel et les informations d'identification de l'appelant.

Pour s'assurer que ses clients n'enfreignent aucune règle, voici une liste de mesures que CallRail a mises en place :

1. CallRail signe un BAA avec des clients sur son plan de santé.
2. Toutes les données sont cryptées à la fois "en transit" et "en stockage".
3. Tous les détails des appels sont protégés des systèmes externes.
4. CallRail fournit des informations de connexion uniques aux utilisateurs et les déconnecte automatiquement après une période d'inactivité.
5. CallRail offre un historique d'audit complet pour une transparence maximale.
6. La plate-forme utilise des pare-feu et des failles de réseau privé pour rendre ses systèmes inaccessibles via l'Internet public.

La plate-forme encourage également ses utilisateurs à redoubler de prudence pour s'assurer qu'ils ne violent pas les réglementations par inadvertance.

Improvisé

Improvado est une plate-forme de données de revenus sans code pour les entreprises qui automatise tous les processus de données possibles et aide ainsi les équipes axées sur les données à acquérir une compréhension approfondie de leurs performances marketing et à en tirer des informations exploitables.

La plate-forme permet aux organisations de soins de santé et de bien-être de capturer et d'analyser facilement des données sur tous les canaux, segments d'audience et régions géographiques dans le but d'offrir de meilleurs services, d'augmenter la clientèle et d'augmenter leur retour sur investissement marketing (ROMI).

Improvado regroupe les données de plus de 300 sources de données, y compris les outils mentionnés ci-dessus : Google Analytics, Zendesk, Tableau et CallRail.

Comment Improvado gère-t-il la conformité HIPAA ?

Le rôle d'Improvado dans la conformité HIPAA se concentre sur le maintien de la confidentialité et la protection des informations des patients contre l'accès et l'utilisation non autorisés. Ceci est réalisé en donnant aux utilisateurs administrateurs un contrôle total sur qui a accès aux données des patients et ce qu'ils peuvent faire avec les données auxquelles ils ont accès.

Cependant, en tant qu'outil d'analyse marketing avec plus de 300 connecteurs de données, rester conforme de son propre côté ne suffit pas. Pour vous assurer que l'ensemble de votre pile marketing de soins de santé est conforme à la loi HIPAA, vous devez vous assurer que toutes vos sources de données sont conformes aux règles de confidentialité et de sécurité établies. En effet, si l'une de vos sources de données manque de sécurité, de responsabilité et de confidentialité, l'ensemble de votre pile marketing sera affecté et la loi HIPAA pourrait pénaliser votre entreprise en cas de violation.

Conclusion

Le marketing numérique de la santé est complexe. Les organisations doivent redoubler de prudence pour s'assurer que les informations sur les patients sont privées, sécurisées et conformes aux règles de marketing de l'HIPAA.

Lors de la construction de leur pile marketing, les entreprises de soins de santé et de bien-être doivent s'assurer que chaque outil qu'elles utilisent en ce qui concerne les données de leurs patients est conforme aux réglementations HIPAA.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Improvado peut vous aider à faire passer votre stratégie de marketing des soins de santé à un autre niveau tout en restant conforme à la loi HIPAA, parlez à nos experts dès aujourd'hui.