5 melhores ferramentas de análise de marketing compatíveis com HIPAA

Com 2,5 quintilhões de bytes liberados na internet todos os dias, os dados se tornaram um ativo de marketing indispensável para empresas de todos os setores. Para organizações de saúde e bem-estar, os dados são fundamentais para oferecer serviços personalizados, estabelecer uma comunicação eficiente e fornecer uma experiência geral aprimorada para os pacientes.

No entanto, o marketing de saúde é significativamente impactado pelos regulamentos de segurança e privacidade de dados, pois essas empresas são obrigadas a garantir que as ferramentas em sua pilha de marketing sejam compatíveis com HIPAA para evitar violações e penalidades inesperadas.

Este guia irá orientá-lo sobre o que a HIPAA envolve, por que é importante e algumas das melhores ferramentas de análise compatíveis com HIPAA usadas na área da saúde para que você não saia da linha.

HIPAA—O que é e quais negócios abrange?

A Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde de 1996 (HIPAA) é uma lei federal promulgada nos Estados Unidos (EUA) para proteger dados confidenciais de pacientes contra uso injustificado, fraude e roubo.

A HIPAA é específica para o setor de saúde nos EUA e seu principal objetivo é garantir que indivíduos e organizações do setor de saúde não coletem, utilizem ou compartilhem informações de saúde protegidas (PHI) e informações de saúde protegidas eletrônicas (ePHI) sem autorização de seus pacientes.

• PHI refere-se a informações pessoais de saúde, como históricos médicos, resultados laboratoriais, condições de saúde mental e outras informações usadas para diagnosticar e prescrever o tratamento adequado.
• ePHI são os dados do paciente que são criados, armazenados e transmitidos em formato eletrônico. Alguns exemplos de ePHI são registros médicos, endereços IP e números de telefone.

Aqui está um resumo das empresas cobertas pela HIPAA:

• Prestadores de serviços de saúde—Incluem médicos, psicólogos, clínicas, dentistas, quiropráticos, asilos e farmácias, desde que realizem transações eletrônicas que envolvam dados de saúde.
• Planos de saúde — Incluem companhias de seguro de saúde, HMOs, planos de saúde da empresa, Medicare, Medicaid e programas de saúde militar.
• Câmaras de compensação de saúde —Incluem organizações que ajudam outras empresas a processar informações de saúde não padronizadas em formatos padrão e vice-versa.

Esses grupos de negócios são chamados de “ entidades cobertas” pela HIPAA.

Além disso, qualquer entidade externa que auxilie entidades cobertas na realização de atividades relacionadas à saúde é chamada de “parceiro comercial” sob HIPAA, e essa entidade deve assinar um contrato de associado comercial (BAA) declarando que está ciente e cumprirá pelos regulamentos fornecidos pela HIPAA.

Se você não tiver certeza se sua empresa está ou não coberta pela HIPAA, o Gráfico de Entidades Cobertas é uma ferramenta útil que pode ajudá-lo a determinar isso.

Como os regulamentos da HIPAA afetam o marketing?

O marketing é essencial para as empresas de saúde que desejam construir relacionamentos com clientes em potencial, criar melhores experiências para os pacientes existentes e ganhar autoridade no setor.

No entanto, devido aos rígidos regulamentos de privacidade e segurança da HIPAA, as atividades de marketing são executadas de maneira um pouco diferente no setor de saúde.

A HIPAA oferece aos pacientes controle sobre como as empresas de saúde acessam e usam suas informações de saúde protegidas (PHI) para fins de marketing. Na maioria das vezes, a HIPAA exige consentimento e autorização individual antes do uso ou divulgação da PHI do referido indivíduo para atividades relacionadas a marketing.

O principal objetivo é proteger os pacientes do uso não solicitado de seus dados pessoais de saúde e garantir que eles se sintam o mais seguros possível ao lidar com profissionais de saúde.

A lista abaixo abrange algumas informações descritas como PHI pela HIPAA:

1. Endereço de e-mail
2. Identificadores de dispositivo e números de série
3. endereços IP
4. Números de telefone
5. Identificadores biométricos
6. Nomes
7. Números do prontuário médico

Uma lista mais abrangente pode ser encontrada no HIPAA Journal.

Ao executar campanhas de marketing, você precisa ter certeza de que todas as regras da HIPAA são devidamente observadas, pois pequenos descuidos podem custar entre US$ 100 e US$ 50.000 em multas por cada violação.

Além de fazer sua devida diligência internamente, a HIPAA exige que você garanta a segurança dos dados de seus pacientes usando apenas plataformas compatíveis com HIPAA.

As soluções compatíveis com HIPAA referem-se a ferramentas com estruturas e processos bem definidos para manter a privacidade e a segurança dos dados do paciente sob as regras da HIPAA. Usá-los garantirá que você não se meta em problemas inadvertidamente.

Melhores ferramentas para sua pilha de análise de marketing de saúde

Executar uma campanha de marketing segura é apenas uma peça do quebra-cabeça. Para obter os melhores resultados de seus esforços, você também precisa prestar atenção ao que seus dados de marketing dizem.

A análise de marketing permite que você tome decisões baseadas em dados, dando acesso a insights de suas campanhas de marketing. Mas como uma organização do setor de saúde, você não pode e não deve simplesmente colocar qualquer ferramenta de análise em sua pilha de marketing sem verificar adequadamente sua conformidade com HIPAA.

O uso de uma ferramenta de análise de marketing compatível com HIPAA garantirá que você otimize suas campanhas para obter o máximo de resultados e o manterá fora dos livros ruins da HIPAA.

Para economizar seu tempo, fizemos o trabalho pesado para você e, aqui, descrevemos cinco das melhores soluções de análise de marketing compatíveis com HIPAA que você pode começar a usar hoje.

Google Analytics

O Google Analytics é a plataforma de análise mais usada no setor de saúde.

Mas aqui está o kicker: o Google Analytics não é compatível imediatamente. Para tornar a plataforma apta para uso dentro das regras da HIPAA, você deve fazer alguns ajustes (mais sobre isso em breve).

O Google é conhecido em todos os setores porque oferece funcionalidades de alta qualidade a custo zero. Mas eis por que você não pode usá-lo para coletar PHI:

1. O Google armazena todos os dados rastreados em bancos de dados localizados em todo o mundo e não oferece hospedagem no local nem serviços de residência de dados sob medida. Assim, as entidades cobertas não têm controle sobre onde os dados de seus pacientes serão armazenados. HIPAA vê isso como uma violação de responsabilidade.
2. O Google usa todos os dados em seus sistemas para criar novos serviços, melhorar as ofertas existentes e criar experiências de publicidade personalizadas. Usar a PHI de uma entidade coberta para a escala de operações do Google pode causar uma violação grave dos regulamentos HIPAA.

Então, como as organizações de saúde usam o Google Analytics?

Para usar o Google Analytics, você deve garantir que não passe PHI para o sistema. Aqui estão algumas coisas que você pode fazer:

1. Certifique-se de que as informações do paciente não estejam incluídas em seu URL de rastreamento.
2. Faça uso de anonimização de IP.
3. Remova as informações de identificação pessoal (PII) dos dados inseridos pelo usuário nos campos do formulário antes de enviá-los ao Google Analytics.

Você pode ler as práticas recomendadas na Central de Ajuda do Google.

Zendesk

O Zendesk é amplamente conhecido como uma plataforma de atendimento ao cliente. No entanto, oferece uma série de outras ferramentas. Aqui, focaremos em sua plataforma de análise, Zendesk Explore.

O Zendesk Explore oferece funcionalidades avançadas de relatórios que podem ajudá-lo a gerar insights precisos sobre seus pacientes, clientes potenciais e recursos.

Como o Zendesk lida com a conformidade com HIPAA?

O Zendesk geralmente fornece uma funcionalidade de segurança avançada incorporada a alguns de seus planos e oferecida como complemento para outros. Esse recurso de segurança avançado oferece uma camada extra de segurança para seus dados do Zendesk e ajuda você a manter a conformidade com a HIPAA.

No entanto, essa funcionalidade não se aplica ao Zendesk Explore. Para tornar o Zendesk Explore compatível com HIPAA, você deve fazer algumas configurações manuais.

Por exemplo, você precisará atribuir funções e permissões manualmente a todos os seus usuários. Dessa forma, você controla o escopo dos dados que eles podem acessar.

O Zendesk Explore também aconselha que você revise constantemente o conteúdo de todos os painéis compartilhados externamente para garantir que os dados confidenciais estejam protegidos.

Quadro

De propriedade da Salesforce, o Tableau aproveita a análise visual para ajudar as organizações de saúde a oferecer experiências e resultados de atendimento ideais para seus pacientes.

Os profissionais de marketing do setor de saúde usam o Tableau para obter insights profundos sobre gastos com mídia digital, desempenho do site, jornada do cliente e muito mais, mantendo a conformidade com a HIPAA.

Como o Tableau lida com a conformidade com HIPAA?

O Tableau admite claramente em sua página de recursos que não é compatível com HIPAA imediatamente. No entanto, pode ser feito compatível com HIPAA.

O Tableau, por si só, é uma ferramenta de relatório e consulta, não um banco de dados. Assim, sua conformidade depende do usuário final e da governança do banco de dados em vigor.

Em outras palavras, para garantir que toda a sua operação esteja protegida do martelo da HIPAA, seu banco de dados precisa estar em conformidade com a HIPAA. Você também precisa lidar com os dados do paciente dentro dos limites das regras.

Aqui estão alguns recursos de segurança que os usuários do Tableau podem aproveitar para manter a conformidade ao usar a plataforma para análise de marketing:

1. Filtro de usuário para segurança em nível de linha — Isso permite controlar a quantidade de dados que cada usuário vê em um nível de linha.
2. Exclusão de coluna— Isso permite que você limpe sua fonte de dados de informações que terceiros não devem ver.
3. Ocultar dados subjacentes — esse recurso permite desativar a "exibição de dados subjacentes" em uma exibição do Tableau Server. Dessa forma, suas visualizações tornarão os dados subjacentes anônimos, garantindo segurança extra.

Todo o modus operandi do esforço de conformidade com HIPAA do Tableau se concentra no monitoramento e controle da quantidade de dados que os usuários podem acessar.

CallRail

CallRail é uma plataforma de rastreamento e atribuição de chamadas que ajuda as empresas a identificar as campanhas de marketing que trazem as chamadas telefônicas mais qualificadas.

A plataforma ajuda mais de 2.600 provedores de serviços de saúde a criar estratégias de marketing eficientes e acompanhar todas as etapas da jornada de seus clientes potenciais, mantendo-se em conformidade com a HIPAA.

Como o CallRail permanece compatível com HIPAA?

A CallRail leva a sério a conformidade com HIPAA e oferece ferramentas dedicadas para ajudar seus clientes de saúde a proteger os dados de seus pacientes, conforme indicado pela HIPAA.

Isso ocorre porque, para ajudar as organizações de saúde a rastrear adequadamente os dados de chamadas, o CallRail armazena dois tipos de PHI: gravações de chamadas e informações de identificação de chamadas.

Para garantir que seus clientes não violem nenhuma regra, aqui está uma lista de medidas que o CallRail implementou:

1. CallRail assina um BAA com clientes em seu plano de saúde.
2. Todos os dados são criptografados “em trânsito” e “em armazenamento”.
3. Todos os detalhes da chamada são protegidos de sistemas externos.
4. O CallRail fornece detalhes de login exclusivos para usuários e os desconecta automaticamente após um período de inatividade.
5. CallRail oferece um histórico completo de auditoria para máxima transparência.
6. A plataforma usa firewalls e brechas de rede privada para tornar seus sistemas inacessíveis pela internet pública.

A plataforma também incentiva seus usuários a tomar cuidado extra para garantir que não violem os regulamentos por supervisão.

Melhorado

Improvado é uma plataforma de dados de receita sem código para empresas que automatiza todos os processos de dados possíveis e, assim, ajuda as equipes orientadas por dados a obter uma compreensão profunda de seu desempenho de marketing e obter insights acionáveis.

A plataforma torna mais fácil para as organizações de saúde e bem-estar capturar e analisar dados em todos os canais, segmentos de público e regiões geográficas em uma tentativa de oferecer melhores serviços, aumentar a clientela e aumentar o retorno sobre o investimento em marketing (ROMI).

O Improvado agrega dados de mais de 300 fontes de dados, incluindo as ferramentas mencionadas acima: Google Analytics, Zendesk, Tableau e CallRail.

Como o Improvado lida com a conformidade com HIPAA?

O papel do Improvado na conformidade com HIPAA se concentra em manter a privacidade e proteger as informações do paciente contra acesso e uso não autorizados. Isso é alcançado dando aos usuários administradores controle total sobre quem obtém acesso aos dados do paciente e o que eles podem fazer com os dados acessíveis por eles.

No entanto, como uma ferramenta de análise de marketing com mais de 300 conectores de dados, manter a conformidade por si só não é suficiente. Para garantir que toda a sua pilha de marketing de saúde seja compatível com HIPAA, você deve garantir que todas as suas fontes de dados estejam em conformidade com as regras de privacidade e segurança estabelecidas. Isso ocorre porque se uma de suas fontes de dados falhar em segurança, responsabilidade e privacidade, toda a sua pilha de marketing será afetada e a HIPAA poderá penalizar sua empresa por violações.

Resultado final

O marketing digital de saúde é complexo. As organizações precisam tomar cuidado extra para garantir que as informações do paciente sejam privadas, seguras e compatíveis com as regras de marketing da HIPAA.

Ao construir sua pilha de marketing, as empresas de saúde e bem-estar devem garantir que todas as ferramentas que usam em relação aos dados de seus pacientes estejam em conformidade com os regulamentos da HIPAA.

Se você quiser saber mais sobre como o Improvado pode ajudá-lo a levar sua estratégia de marketing de saúde a outro nível, mantendo-se em conformidade com a HIPAA, fale com nossos especialistas hoje.