20 herramientas gratuitas imprescindibles para pequeñas empresas para administrar su negocio en 2022

“Mi negocio está bien, no necesito tecnología, he operado de la misma manera durante 20 años y lo he hecho con éxito”.

Absolutamente todos, propietarios de una pequeña empresa o no, pueden hacerlo con un poco de ayuda de vez en cuando, y con las herramientas comerciales digitales gratuitas, ¡puede encontrarse con mucho más tiempo libre, mucha más energía e incluso más dinero!

¿Cómo, podrías preguntar?

A través de los poderes de la automatización (tomar tareas que no necesita hacer usted mismo) y más, estas herramientas comerciales gratuitas ayudarán a que su negocio funcione mucho mejor de lo que nunca hubiera creído posible.

Nuestras principales recomendaciones de herramientas comerciales gratuitas

Aplicaciones de gestión de empleados y negocios todo en uno

Los dueños de negocios hacen malabarismos con múltiples roles en un momento dado, ¡pero ya no hay necesidad de hacerlo todo usted mismo! Con los avances en automatización con herramientas comerciales, puede mantenerse al tanto con muy poco de su propio aporte, para que pueda concentrarse en el panorama general de lo que realmente importa. Solo un puñado de herramientas comerciales gratuitas ofrecen el paquete completo todo en uno.

¡Pero aquí hay uno que lo hace!

Sin duda, Connecteam es la mejor herramienta gratuita para pequeñas empresas para usted. Diseñado especialmente para equipos remotos y sin escritorio, Connecteam es una herramienta comercial líder que hace que la administración de su negocio y de sus empleados sea absolutamente fluida. Con un plan gratuito para hasta 50 usuarios, obtendrá todo lo siguiente (¡y horas de su tiempo de vuelta!):

Tu puedes fácilmente -

• Cree y comparta un cronograma de trabajo eficiente cuando asigne fácilmente un cronograma (utilice arrastrar y soltar, plantillas, etc.) que se base en diferentes requisitos. Para cada turno, ofrezca información clave adicional para que su equipo tenga todo disponible en un toque, como dirección, tareas para completar, tiempo y más. Los empleados pueden aceptar o rechazar turnos, registrarse cuando se presentan en el sitio y más, ¡mientras están en movimiento!
• Realice un seguimiento de las horas de trabajo de sus empleados a través de un reloj de autoservicio rastreado por GPS que se sincroniza automáticamente con Quickbooks Online, de modo que cuando los empleados registran su entrada y salida desde sus teléfonos, se etiqueta automáticamente una marca de tiempo en tiempo real y una ubicación GPS. Esto crea hojas de tiempo más eficientes y fáciles de administrar, sin mencionar una nómina 100% precisa.
• Cree una comunicación interactiva con chat grupal o individual y comparta GIF, videos e imágenes. Deje que su equipo se involucre con su actualización con Me gusta y comentarios o si es un anuncio unidireccional para mantener a todos en la misma página.
• Administre informes sobre la marcha y en tiempo real como un informe de incidentes, reembolso de gastos, listas de verificación operativas y más para que pueda garantizar el cumplimiento de principio a fin.
• Ofrezca una mejor experiencia de capacitación e incorporación para que su equipo tenga acceso directo a recursos de capacitación, como el manual del empleado, protocolos de seguridad, beneficios, etc.
• Aumente la participación a través de anuncios, boletines y actualizaciones que puede segmentar por grupo y canal para evitar la sobrecarga de información. Comparta los objetivos alcanzados, las nuevas ventas realizadas, los protocolos clave y más.
• Use el directorio de empleados con capacidad de búsqueda para mantener todos los contactos de trabajo en la aplicación en lugar de su teléfono personal, encuentre fácilmente el contacto que necesita con una búsqueda rápida (nombre, título del trabajo, ubicación, etc.) e interactúe rápidamente con el contacto a través de botones de acción como un llamada telefónica, correo electrónico o chat.

Herramientas empresariales de comunicación y colaboración

A medida que crece su negocio, también lo hace su equipo de empleados, contratistas y proveedores de servicios. Administrar la comunicación, la colaboración y la cooperación entre todos puede convertirse en una tarea que le lleve mucho tiempo a usted, como gerente. Estas herramientas pueden ayudarlo a optimizar estos procesos y ahorrarle el tiempo que podría dedicar como conducto de información para sus subordinados y socios. Vea más aquí sobre cómo crear

Consulte nuestra guía para resolver problemas de comunicación en el lugar de trabajo aquí.

Cuando se trata de herramientas gratuitas para propietarios de pequeñas empresas, no puede evitar mencionar a Google, por lo que comenzaremos con el gigante de Internet que todos conocen. Esta es una gran herramienta cuando necesita colaborar en archivos.

Cuando se trata de compartir archivos y colaborar en documentos, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google son el camino a seguir. Los archivos se almacenan en su Google Drive y son una manera maravillosa de evitar esos interminables correos electrónicos de ida y vuelta cuando colabora en varios documentos.

Atrás quedaron los días de las conferencias telefónicas. Bueno, tal vez no se haya ido, pero definitivamente cambió. Soluciones como la herramienta de conferencias join.me de LogMeIn le permiten presentar a varios empleados o clientes desde la comodidad de su hogar u oficina, ahorrándole largos viajes e incluso confundiendo chats de equipo.

Herramientas empresariales CRM y ERP

Hacer un seguimiento de los procesos de ventas y el inventario se vuelve cada vez más difícil a medida que sus canales de adquisición de clientes potenciales varían y su operación crece. Al digitalizar su inventario y el seguimiento del proceso de ventas, puede ahorrar mucho tiempo y completar las ventas de manera más rápida y efectiva.

Una de nuestras herramientas favoritas para pequeñas empresas de todos los tiempos, Hubspot es una solución CRM gratuita que promete ser gratuita para siempre y ofrece funciones de automatización que ayudan a rastrear las interacciones con los clientes. También puede crear y seguir tareas relacionadas con las ventas y obtener una buena visión general de su embudo de ventas en cualquier momento. Es una pequeña y agradable herramienta empresarial de productividad.

Este software de gestión de proyectos y colaboración en equipo fácil de usar es una excelente opción de herramientas para pequeñas empresas. Al reemplazar las múltiples herramientas necesarias para la gestión de tareas, la colaboración, el seguimiento del tiempo, la comunicación, el uso compartido de archivos y la generación de informes con un único software todo en uno, brinda a los equipos una fuente central para encontrar lo que necesitan.

Uno de los desafíos de la gestión de procesos de ventas puede ser la combinación de datos de procesos de ventas de varios canales (online, PoS y ventas internas). Sellsy es una herramienta gratuita para pequeñas empresas que combina las relaciones con los clientes y el marketing de contacto, así como la gestión de inventario e incluso el seguimiento del tiempo.

El camino desde la fabricación del producto hasta estar en manos de sus clientes puede ser complejo. xTuple es una herramienta gratuita para pequeñas empresas que es una solución ERP de código abierto con un sistema CRM integrado, destinada principalmente a empresas que producen productos en lugar de servicios.

Herramientas de automatización de negocios

Puede que ni siquiera te des cuenta, pero parte de tu precioso tiempo lo gastas en dos de las actividades más desagradables: esperar y ponerte al día. Espera respuestas a mensajes o respuestas de clientes. Y trate de responder lo más rápido posible cuando se pierda la comunicación o la acción del cliente.

Al automatizar tantos procesos y tareas de su negocio como sea posible, puede ahorrar un tiempo precioso que podría estar gastando actualmente haciendo algo que un algoritmo simple puede hacer.

"If This, Then That" es una herramienta gratuita para pequeñas empresas muy querida: es un sistema de automatización simple pero flexible que integra cientos de aplicaciones y servicios para crear procesos automatizados para las cosas, haciendo que "hablen" entre sí. Por ejemplo, puede crear un IFTTT para que los clientes potenciales de su sitio web se conviertan en contactos en HubSpot, o incluso mejorar su comunicación interna a través de canales automatizados.

Al igual que IFTTT, Zapier es una herramienta de automatización más orientada a los negocios que se integra con muchas más aplicaciones y servicios que IFTTT. Por lo tanto, antes de seleccionar uno u otro, debe asegurarse de que se comunique sin problemas con las herramientas y los servicios para pequeñas empresas que utiliza actualmente.

Herramientas comerciales de correo electrónico

A muchos expertos en línea les gusta afirmar que el correo electrónico está muerto o muriendo. Realmente no lo es. El correo electrónico sigue siendo la herramienta más común para la comunicación externa e incluso interna en los negocios, y eso no va a cambiar, solo evolucionará aún más.

El desafío actual son las bandejas de entrada abarrotadas y la dificultad para realizar un seguimiento y medir la eficacia de la correspondencia por correo electrónico. Existen algunas herramientas para reemplazar su desordenada bandeja de entrada actual. Y otros simplemente intentan hacer que las comunicaciones por correo electrónico sean mucho más efectivas para su negocio.

Si no eres fanático de las herramientas gratuitas para pequeñas empresas de Google y prefieres tu cliente de correo electrónico y los mensajes almacenados localmente en tu dispositivo. Thunderbird es tu solución. Es un correo electrónico, tareas, calendario y chat de equipo todo en uno gratuito, que recuerda un poco a la experiencia de Outlook de Microsoft de antaño.

Hacer un seguimiento de los correos electrónicos lleva mucho tiempo y, a menudo, es molesto. MixMax es un complemento del navegador que lo ayuda a rastrear la correspondencia, programar correos electrónicos y usar secuencias y recordatorios. Desafortunadamente, la versión gratuita está limitada a 100 correos electrónicos rastreados y 10 correos electrónicos programados por mes, por lo que si está buscando una de las mejores herramientas para pequeñas empresas para su comunicación por correo electrónico, la versión paga probablemente funcionará mejor para usted.

La comunicación por correo electrónico con clientes y socios a menudo se basa en boletines periódicos, y pocas soluciones lo hacen mejor que MailChimp. Con un editor de plantillas WYSIWYG (lo que ves es lo que obtienes) y un seguimiento de las tasas de apertura y de clics, esta herramienta es la principal herramienta comercial gratuita para cualquier negocio que administre un boletín informativo. El servicio es gratuito para hasta 2.000 suscriptores y 12.000 correos electrónicos.

Otra característica interesante que vale la pena mencionar es la integración con las plataformas de automatización que mencionamos anteriormente, lo que le permite ser creativo con la forma de maximizar la efectividad de sus esfuerzos de marketing por correo electrónico.

Herramientas empresariales de gestión de tareas

Cuanto más grande sea su equipo, más difícil será realizar un seguimiento de las diversas tareas de todos los empleados, contratistas y socios. Sin una solución de gestión, estas tareas pueden perderse y no completarse, cayendo entre las proverbiales sillas del trabajo diario. Alternativamente, perderá demasiado tiempo microgestionando las tareas de sus trabajadores. Y nadie quiere eso.

Esta solución de administración de tareas simple y gratuita (hasta 15 usuarios) es fácil de usar y bastante flexible. Al igual que las asanas en el yoga. Esta herramienta gratuita para pequeñas empresas le permite crear tareas repetitivas, asignarlas a los miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso de la tarea desde un único panel personalizable.

En tiempo real, Wrike es una de las principales herramientas gratuitas para pequeñas empresas que te permite analizar información sobre el rendimiento con hojas de cálculo toscas. Personalice todo según sus necesidades, desde el tablero hasta la automatización, agregue comentarios, edite en vivo, comparta información con las partes interesadas, observe tareas individuales o proyectos de equipo, y más. Wrike también puede integrarse con varias herramientas como GitHub, Slack, Box, SalesForce y más.

Si te gusta el sonido de Wrike, echa un vistazo y empieza a utilizar la herramienta de gestión de tareas gratuita de Connecteam. Es mucho más fácil asignar tareas, incluso sobre la marcha, para generar transparencia y responsabilizar a su equipo.

On-the-Spot – Herramientas comerciales de punto de venta

Érase una vez, necesitaba una caja registradora para mantener las ventas organizadas en su tienda. Esas cosas eran caras, voluminosas y, aparte del famoso sonido "ka-ching", tenían poco que ofrecer en términos de características. Esos días terminaron y ahora todo lo que necesita es una computadora de escritorio básica (y un conjunto sólido de herramientas comerciales gratuitas) para administrar su actividad de POS.

Esta herramienta POS gratuita, como su nombre lo indica, es una herramienta gratuita para pequeñas empresas que es una solución de programa de fidelización y POS para negocios sin escritorio como salones de belleza, floristerías y pequeñas tiendas minoristas. Incluye análisis y gestión de inventario y está disponible de forma gratuita en Google Play y iTunes App Store.

Si le gustan más los registros de escritorio de DOS de estilo antiguo, KeyHunt de Dale Harris es su solución gratuita de herramientas para pequeñas empresas. Y si no lo eres, aún vale la pena echarle un vistazo al humor gruñón y al sitio web estilo años 90 del desarrollador para reírte, como mínimo.

Herramientas empresariales de análisis

Los gerentes de pequeñas empresas deben estar atentos al desempeño de su marca en línea, esto se relaciona directamente con las ventas y le muestra dónde se necesita más esfuerzo.

Google aparece en nuestra lista una vez más porque sus capacidades son de amplio alcance, sin mencionar que son gratuitas. Google Analytics le muestra cómo y de dónde provienen sus clientes en su sitio web. Esto le permite mejorar su estrategia de marketing para generar más clientes potenciales, al mismo tiempo que no gasta dinero (¡pero también sabe dónde es probable que gane más dinero, leyendo los análisis!).

Herramientas de desarrollo empresarial

Como propietario de una pequeña empresa, siempre está aprendiendo cosas nuevas para ayudar a impulsar su negocio y convertirlo en una máquina de hacer dinero. Como puede ver en nuestra lista, hay muchas herramientas y recursos gratuitos para pequeñas empresas disponibles para que pueda obtener el conocimiento a medida que desarrolla su negocio desde el inicio hasta la obtención de efectivo.

Echar un vistazo al sitio web de la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. realmente puede marcar la diferencia: es una de las mejores herramientas gratuitas para propietarios de pequeñas empresas para que pueda obtener más información sobre cómo redactar planes de negocios, cómo financiar su negocio, ideas y consejos para emprendedores, y mucho más. Ya sea que recién esté comenzando o que haya estado administrando un negocio durante años, la SBA es una valiosa fuente de información.

SCORE, una organización sin fines de lucro, existe desde hace más de 50 años y es un recurso increíble para ayudar a las pequeñas empresas a despegar. Ofrece oportunidades de aprendizaje gratuitas en línea, tutoría en persona y más.

Herramientas comerciales de diseño

La creación de hermosos activos de diseño para su sitio web, plataformas sociales y marketing por correo electrónico es imprescindible en la época actual.

Contratar a un diseñador gráfico profesional es un gasto costoso y es posible que no pueda pagarlo de inmediato. Con Canva, tienes plantillas preformateadas para TODO. Incluyendo banners de redes sociales, folletos de marketing, eventos, documentos (presentaciones, cartas, informes, etc.) y mucho más. Canva es muy fácil de usar y los resultados son sorprendentes: es una de las herramientas gratuitas para pequeñas empresas más populares en línea, ¡y por una buena razón!

Resistencia común al uso de herramientas para pequeñas empresas

No hay tiempo

Tampoco eres el único. Más del 80 % de los gerentes de pequeñas empresas todavía usan lápiz, papel y hojas de cálculo para administrar su fuerza laboral. Y como la mayoría de las PYMES, es muy probable que su perspectiva esté fuertemente influenciada por su enfoque actual en las operaciones diarias. Cuando está inmerso hasta las orejas en el trabajo, es difícil encontrar el tiempo y la energía para encontrar soluciones que lo ayuden a cambiar su enfoque de las operaciones diarias al crecimiento estratégico.

No necesita esperar a que su equipo y operación crezcan para introducir soluciones y herramientas tecnológicas. A menudo, es su implementación lo que afecta el crecimiento del negocio.

Es muy caro

Eso es solo parte de la ecuación. La segunda parte es el costo. Hasta hace poco, el software de operaciones comerciales, como ERP (Enterprise Resource Planning), se consideraba demasiado costoso de implementar para las pequeñas empresas. Pero todo eso está cambiando ahora. El software empresarial se ha vuelto más fácil de implementar y mucho más asequible. Por una fracción del costo, las PYMES pueden tener en sus manos el último software. A veces, incluso de forma gratuita.

Entonces, ahora que hemos eliminado con éxito todos los temores y las consideraciones de costos ya no son un obstáculo, es hora de elegir las herramientas de administración de operaciones comerciales más fáciles y, lo que es más importante, gratuitas que existen.

El resultado final en herramientas para propietarios de pequeñas empresas

No necesita convertirse en un experto en telefonía móvil o en un desarrollador de software para usar la tecnología para hacer crecer su negocio con herramientas comerciales gratuitas, ya sea una tienda de comestibles local, un servicio de plomería o un fabricante de juguetes, puede configurar rápida y fácilmente cualquiera de estas herramientas para comenzar a administrar sus operaciones comerciales.

Dicho esto, la simple implementación de un montón de herramientas no garantiza el éxito. Debe ser estratégico sobre cómo opera su negocio. Pero no temas, hay más consejos, estrategias, tácticas y más disponibles en nuestras completas publicaciones de blog.