Cómo crear una plantilla de factura en Excel (+ 3 plantillas gratuitas)

¿Está buscando crear facturas profesionales y de alta calidad para su negocio? El uso de una plantilla de factura de Google Docs o Excel es una de las mejores formas de asegurarse de que sus facturas sean claras, legibles y profesionales.

Hay docenas de plantillas disponibles en línea de Microsoft y otros editores. Estas plantillas le permiten crear facturas fácilmente sin pasar horas creando su propio marco en Excel antes de poder facturar.

Las plantillas de factura de Excel le permiten facturar en minutos. Ahorrándole tiempo y asegurándose de que le pagarán lo antes posible.

Los dueños de negocios, y los dueños de pequeñas empresas, en particular, tienen responsabilidades interminables de facturación y facturación. Estas responsabilidades pueden acumularse rápidamente si tiene que facturar a muchos clientes y proveedores, lo que hace que el proceso sea tedioso y estresante.

El uso de una plantilla de factura de Excel le permitirá reducir el estrés y crear facturas a escala sin perder un tiempo valioso en el proceso.

Al utilizar las plantillas adecuadas, puede personalizar sus facturas de acuerdo con las necesidades de su empresa y la identidad de su marca. Las plantillas le permiten crear y enviar rápidamente facturas en línea, lo que también lo ayuda a realizar un seguimiento de su documentación de facturación con mayor facilidad.

Cómo crear una plantilla de factura de Excel

También puede crear su propia plantilla de factura de Excel personalizada para usar en su empresa. La creación de su propia plantilla le brinda un control completo sobre lo que incluye y cómo presenta sus facturas a los clientes, proveedores y clientes.

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Alternativamente, puede crear facturas en Excel utilizando plantillas previamente definidas.

Así es cómo:

Uso de una plantilla de factura de Excel predefinida

Paso 1: abre Excel

Abra el programa Microsoft Excel en su sistema operativo Windows buscando 'Excel' en el cuadro de búsqueda y haciendo clic en el icono de Excel. Esto abrirá la página de inicio de Excel.

Paso 2: Buscar factura

Utilice el cuadro de búsqueda de la página de inicio para buscar plantillas de facturas de Excel escribiendo 'factura'. Una vez que presione Intro, encontrará una gran variedad de plantillas de facturas predeterminadas almacenadas en línea y disponibles a través del programa Excel.

Recuerda que necesitarás una conexión WiFi o internet para poder buscar estas plantillas.

Paso 3: elige una plantilla

Explore las plantillas hasta que encuentre una que coincida con las necesidades de su empresa. Haga clic en la plantilla de la derecha para abrirla.

Paso 4: Ábrelo

Una vez que haya seleccionado la plantilla elegida, Excel le dará la opción de descargarla y personalizarla en el programa Excel. Haga clic en el botón 'Crear' para descargar su plantilla y abrirla en Excel.

Paso 5: Personalízalo

Ahora que ha elegido y abierto su plantilla, puede personalizarla y editarla de la forma que elija. Agregue el nombre oficial de su empresa a la plantilla y cargue un logotipo o membrete de la empresa si lo desea.

Es importante agregar la dirección comercial, el código de área y la información de contacto de su empresa para asegurarse de que los clientes puedan comunicarse con usted fácilmente cuando lo necesiten.

Paso 6: Ingrese los entregables

Su plantilla de factura de Excel mostrará columnas para las descripciones de sus productos y servicios y sus precios. Agregue sus precios según los productos o servicios que ha proporcionado. Luego, verifique que los algoritmos de Excel calculen la cantidad total final.

Todas las plantillas de Excel usan fórmulas para mantener la precisión del total final. Puede agregar tasas impositivas y cargos adicionales cuando corresponda utilizando las áreas correspondientes de su plantilla.

Paso 7: Guarda la plantilla

Una vez que haya actualizado su factura y esté satisfecho con su apariencia, puede guardar su plantilla para usarla en el futuro.

Seleccione el menú 'Archivo' del menú de Excel en la esquina superior de su pantalla y haga clic en 'Guardar como'. Esto le dará la opción de ingresar un nombre para su factura.

Una vez que haya hecho esto, haga clic en el botón 'Guardar' para guardar su plantilla de factura en su computadora. Ahora podrá acceder a esta plantilla siempre que la necesite, actualizar los detalles y guardar copias para cada una de sus facturas.

Paso 8: Usar y repetir

Cada vez que actualice su plantilla de factura en Excel, recuerde actualizar la fecha, el número de factura, el cliente al que va dirigida, los productos y servicios vendidos, los costos totales y cualquier otra información que pueda haber cambiado desde la última ejecución de su factura.

Puede crear plantillas para cada uno de sus clientes o clientes individualmente, o actualizar su plantilla con nuevos clientes e información de clientes cada vez que genera una nueva factura.

Crear su propia plantilla de factura de Excel desde cero

Paso 1: abre Excel

Abra el programa Excel en su sistema operativo Microsoft Windows escribiendo 'Excel' en el cuadro de búsqueda y haciendo clic en él. Una vez que el programa esté abierto, seleccione la opción 'Libro de trabajo en blanco' para abrir una página de Excel en blanco.

Paso 2: Diseñe los detalles

Es hora de agregar detalles esenciales a su factura debajo de cada celda.

Comience con el nombre de su empresa, la dirección de la empresa, la fecha de la factura y el número de factura. Junto a esta información, enumere los detalles de su cliente, incluido su nombre comercial y la dirección y los detalles de contacto del cliente en cuestión.

Debajo de esta información, agregue columnas tituladas 'Descripción del producto', 'Cantidad', 'Cantidad' y 'Subtotal'. Las columnas 'Total' e 'Impuesto' generalmente se colocan debajo de la columna de subtotal para garantizar que las fórmulas de Excel puedan totalizar correctamente sus sumas.

Siéntase libre de agregar una nota de agradecimiento al pie de página de su plantilla de factura.

Paso 3: Dale estilo

Agregue algo de interés visual a su plantilla creándola en forma de tabla y usando la opción 'Estilos de celda' en la pestaña Inicio para agregar acentos, colores y bordes.

Paso 4: Ingrese fórmulas

Para calcular un total acumulado en Excel, debe usar la función Excel AutoSum. Simplemente seleccione una celda debajo de los subtotales que desea agregar (su columna 'Total'), haga clic en Autosuma en la pestaña Inicio en el grupo Edición, presione 'Entrar' y podrá insertar una fórmula de suma automáticamente.

Luego, haga clic y arrastre el mouse sobre todos los subtotales que desea agregar para seleccionar manualmente el rango y presione la tecla 'Enter'. La fórmula de AutoSuma agregará sus números por usted y mostrará su total en la columna que seleccionó.

Paso 5: Guarda tu plantilla

Guarde su nueva plantilla de factura de Excel seleccionando 'Archivo', 'Guardar como' y dándole un título a su plantilla. Una vez que lo haya titulado, elija la carpeta en la que desea guardarlo y seleccione 'Guardar' para almacenar su plantilla para uso futuro.

Ábralo en Excel cada vez que necesite usarlo, use 'Guardar como' para guardar una nueva copia y actualice su factura cuando lo necesite.

3 plantillas de facturas de Excel gratuitas que puede usar ahora

FreshBooks tiene varios tipos de plantillas de facturas de Excel que puede usar para generar diferentes facturas de manera rápida y efectiva.

Plantilla de factura en blanco

Si no está seguro de por dónde empezar a crear una factura, una plantilla en blanco es un excelente punto de referencia para trabajar. La factura de Excel en blanco no solo es fácil de descargar, sino que también puede personalizarla antes de enviarla a un cliente. Luego puede usar esto como plantilla para todas las facturas futuras.

Plantilla de facturación

La facturación se simplifica con esta plantilla de Excel. También disponible para descarga gratuita, puede editar la información de facturación y personalizar la factura para reflejar su marca. También suma automáticamente todos los artículos de línea, por lo que incluso si está facturando un pedido grande, los totales son todos correctos y visibles.

Orden de trabajo de Excel

La plantilla de órdenes de trabajo de FreshBook simplifica la captura de información de clientes y trabajos. Su diseño simple pero conciso garantiza que pueda proporcionar un resumen completo de la mano de obra y los materiales que se utilizaron para completar un trabajo. Los costos unitarios y las cantidades se calculan automáticamente para mayor facilidad de uso.

Todas las plantillas descargables de FreshBooks son tan fáciles de usar como un libro de Excel en blanco, por lo que cualquiera que esté familiarizado con Excel las encontrará sencillas. Además, se pueden descargar en varios formatos, incluidos .DOC, .XLS, .PDF, Google Sheets y Docs. Estas plantillas también son muy útiles a efectos fiscales tanto para su empresa como para sus clientes.

Utilice la plantilla adecuada para generar facturas rápidamente y recibir el pago lo antes posible.

Cómo puede ayudarlo el uso de una plantilla de factura de Excel

Quizás se pregunte por qué debería usar una plantilla de factura de Excel para crear sus facturas. La respuesta simple a esta pregunta es que el uso de plantillas de Excel puede ahorrarle horas de tiempo, simplificar su proceso de facturación y garantizar que lo vean como un profesional.

Hay cientos, si no miles, de páginas de plantillas de facturas de Excel disponibles en línea, lo que le brinda acceso instantáneo a las plantillas específicas que necesita para su negocio. Estas plantillas ofrecen un alto grado de personalización y cuentan con diseños simples que están preparados previamente para usted. Esto significa que su trabajo de facturación será mínimo, ya que solo necesita completar los campos relevantes, verificar los datos y enviar la factura a su cliente en minutos.

La personalización de las páginas de plantillas de facturas de Excel en línea también puede ser una herramienta de marketing fantástica. Puede personalizar sus facturas para agregar mensajes especiales dirigidos a sus clientes, agradeciéndoles por su negocio y sugiriendo otros productos y servicios en los que puedan estar interesados.

Agregar los logotipos, membretes, encabezados, pies de página, fuentes y esquemas de color de su empresa ayudará a crear cohesión de marca, aumentando el conocimiento de su marca y asegurando que sus clientes sepan quiénes son las facturas desde el momento en que las abren.

Reducir la cantidad de tiempo que dedica a la facturación permitirá a sus clientes disfrutar de tasas de ganancia más consistentes e instantáneas. El uso de plantillas garantiza que sus clientes y clientes reciban sus facturas lo antes posible, lo que significará que es más probable que paguen sus facturas a tiempo. Recibir el pago a tiempo agilizará el flujo de efectivo de su negocio, le permitirá pagar a su personal a tiempo y pagar sus deudas sin incurrir en intereses adicionales.

Consejos prácticos de facturación para facturas profesionales

Si tus facturas no son detalladas, profesionales y fáciles de leer, corres el riesgo de confundir a tus clientes y clientes y no cobrar a tiempo. Las facturas incorrectas también pueden impedir que algunos clientes hagan negocios con usted en el futuro.

Utilice estos consejos de facturación para asegurarse de utilizar sus páginas de plantilla de factura de Excel a su favor.

Siempre verifique dos veces sus facturas antes de enviarlas

Nada parece menos profesional que una factura que muestra subtotales y totales incorrectos, precios desactualizados, fechas incorrectas, nombres de empresas mal escritos y otros errores evidentes.

Es absolutamente esencial que verifique que sus facturas sean claras y correctas antes de enviarlas a sus destinatarios. Si puede enviar facturas correctas de manera consistente, ayudará a generar confianza entre su empresa y sus clientes.

Numere cada factura que envíe

Numerar sus facturas es un truco fácil que lo ayudará a identificar cada factura sin tener que clasificar docenas de archivos. Puede asignar a cada uno de sus clientes su propio número de factura, o numerar sus facturas de acuerdo con la cantidad de facturas que envía cada mes.

Incluya una fecha de vencimiento del pago para recibir el pago a tiempo

Si no especifica cuándo vence un pago, algunos clientes pueden suponer que pueden pagarle en su tiempo libre. Sea claro sobre cuándo vencen los pagos y si habrá alguna sanción por pagos atrasados. Esto los mantiene a usted y a sus clientes en la misma página y maximiza sus posibilidades de que le paguen lo antes posible.

Mantenga actualizada la información de contacto de su empresa

Después de ingresar su información de contacto en su plantilla de factura de Excel, debe mantenerla actualizada, especialmente si su empresa ha cambiado detalles importantes, como su número de contacto o dirección de correo electrónico.

Los detalles incorrectos pueden causar retrasos en los pagos y frustrar a sus clientes, quienes tal vez no puedan ponerse en contacto si tienen alguna consulta o problema. Asegúrese de verificar la información de contacto de su plantilla de factura mensualmente para evitar malentendidos y demoras.

Acepte una variedad de métodos de pago diferentes si es posible

Si desea que le paguen a tiempo, ofrezca a sus clientes tantas formas de pago como sea posible, incluidas transferencias bancarias, órdenes de débito en línea, billeteras electrónicas como PayPal y otras plataformas de pago confiables. Recuerde enumerar las formas de pago que acepta en sus facturas para que sus clientes sepan qué métodos acepta.

Guarde las facturas anteriores con cuidado

Es posible que deba volver a consultar sus facturas para verificar los pagos atrasados ​​y enviar sus declaraciones de impuestos. Uno de los muchos beneficios de usar una plantilla de factura de Excel para su empresa es que puede almacenar sus facturas digitales en la nube sin necesidad de copias impresas.

Considere almacenar sus facturas en un disco duro externo o en un servicio basado en la nube como Google Drive para asegurarse de que siempre pueda acceder a ellas cuando las necesite.

Considere implementar cargos por pagos atrasados

Esta es una excelente manera de alentar a los clientes a pagar a tiempo, ya que enfrentarán sanciones financieras si no lo hacen. Puede cobrar un porcentaje o una tarifa plana como mejor le parezca. La mayoría de los dueños de negocios esperarán hasta que una factura esté vencida por 30 días o más antes de imponer cargos por pago atrasado, pero usted puede decidir cuál es la mejor manera de implementar estas multas según la naturaleza de su trabajo.

Asegúrese de mencionar las multas por pago atrasado y sus condiciones para estas multas están claramente en la factura para que sus clientes sepan qué esperar si sus pagos se retrasan.

Una forma excelente de facturar

El uso de una plantilla de factura de Excel para los procesos de facturación de su empresa le brinda el máximo control sobre el aspecto y el contenido de sus facturas. Hay cientos de plantillas diferentes para elegir, muchas de las cuales están diseñadas específicamente para ciertos negocios o procesos.

Las páginas de plantilla de factura de Excel descargables son fáciles de personalizar con la información y las imágenes de su marca para crear cohesión alrededor de su marca y aumentar el reconocimiento de la marca al mismo tiempo.

El uso de una plantilla de factura de Excel le permitirá crear facturas integrales, profesionales y fáciles de leer para ayudarlo a recibir pagos a tiempo y causar una buena impresión en sus clientes.

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