20 outils gratuits indispensables pour les petites entreprises pour gérer votre entreprise en 2022

"Mon entreprise va bien - je n'ai pas besoin de technologie - j'ai fonctionné de la même manière pendant 20 ans et je l'ai fait avec succès".

Absolument tout le monde - propriétaire de petite entreprise ou non - peut se débrouiller avec un peu d'aide de temps en temps, et avec les outils commerciaux numériques gratuits, vous pouvez vous retrouver avec beaucoup plus de temps libre, beaucoup plus d'énergie et encore plus d'argent !

Comment, pourriez-vous demander?

Grâce aux pouvoirs de l'automatisation (prendre des tâches que vous n'avez pas besoin de faire vous-même) et plus encore, ces outils commerciaux gratuits aideront votre entreprise à fonctionner de manière beaucoup plus fluide que vous n'auriez jamais cru possible.

Nos meilleures recommandations d'outils commerciaux gratuits

Applications tout-en-un pour les entreprises et la gestion des employés

Les propriétaires d'entreprise jonglent avec plusieurs rôles à tout moment, mais il n'est plus vraiment nécessaire de tout faire vous-même ! Grâce aux progrès de l'automatisation avec les outils commerciaux, vous pouvez garder le pouls avec très peu de votre propre contribution, afin que vous puissiez vous concentrer sur la vue d'ensemble de ce qui compte vraiment. Seule une poignée d'outils professionnels gratuits offrent même le package tout-en-un total.

Mais en voici un qui le fait !

Sans aucun doute, Connecteam est le meilleur outil gratuit pour les petites entreprises pour vous. Conçu spécialement pour les équipes sans bureau et à distance, Connecteam est un outil professionnel de premier plan qui rend la gestion de votre entreprise et de vos employés absolument transparente. Avec un plan gratuit pour jusqu'à 50 utilisateurs, vous obtiendrez tout ce qui suit (et des heures de votre temps en retour !) :

Vous pouvez facilement -

• Créez et partagez un calendrier de travail efficace lorsque vous attribuez facilement un calendrier (utilisez le glisser-déposer, des modèles, etc.) basé sur différentes exigences. Pour chaque quart de travail, offrez des informations clés supplémentaires afin que votre équipe ait tout à disposition en un clic, comme l'adresse, les tâches à accomplir, l'heure, etc. Les employés peuvent accepter ou refuser des quarts de travail, s'enregistrer lorsqu'ils se présentent sur le site, et plus encore - lors de leurs déplacements !
• Suivez les heures de travail de vos employés via une horloge GPS en libre-service qui se synchronise automatiquement avec Quickbooks Online, de sorte que lorsque les employés pointent sur leur téléphone, un horodatage en temps réel et une position GPS sont automatiquement marqués. Cela crée des feuilles de temps plus efficaces et faciles à gérer, sans oublier une paie 100% précise.
• Créez une communication interactive avec des discussions de groupe ou individuelles et partagez des GIF, des vidéos et des images. Laissez votre équipe s'engager avec votre mise à jour avec des likes et des commentaires ou s'il s'agit d'une annonce à sens unique pour garder tout le monde sur la même page.
• Gérez les rapports en déplacement et en temps réel, comme un rapport d'incident, le remboursement des dépenses, les listes de contrôle opérationnelles, etc., afin de garantir la conformité de haut en bas.
• Offrez une meilleure expérience de formation et d'intégration afin que votre équipe ait un accès direct aux ressources de formation, telles que le manuel de l'employé, les protocoles de sécurité, les avantages, etc.
• Stimulez l'engagement grâce à des annonces, des newsletters et des mises à jour que vous pouvez segmenter par groupe et canal pour éviter la surcharge d'informations. Partagez les objectifs atteints, les nouvelles ventes, les protocoles clés, etc.
• Utilisez le répertoire des employés consultable pour conserver tous les contacts professionnels sur l'application au lieu de votre téléphone personnel, trouvez facilement le contact nécessaire avec une recherche rapide (nom, fonction, emplacement, etc.) et interagissez rapidement avec le contact via des boutons d'action comme un appel téléphonique, e-mail ou chat.

Outils commerciaux de communication et de collaboration

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, votre équipe d'employés, d'entrepreneurs et de fournisseurs de services grandit également. Gérer la communication, la collaboration et la coopération entre tous peut devenir une tâche chronophage pour vous, en tant que manager. Ces outils peuvent vous aider à rationaliser ces processus et vous faire gagner du temps en tant que canal d'information pour vos subordonnés et partenaires. Découvrez ici comment créer

Consultez notre guide pour résoudre les problèmes de communication en milieu de travail ici.

En ce qui concerne les outils gratuits pour les propriétaires de petites entreprises, vous ne pouvez pas éviter de mentionner Google, nous allons donc commencer par le géant de l'Internet que tout le monde connaît. C'est un excellent outil lorsque vous avez besoin de collaborer sur des fichiers.

Lorsqu'il s'agit de partager des fichiers et de collaborer sur des documents, Google Docs, Sheets et Slides sont la solution. Les fichiers sont stockés dans votre Google Drive et constituent un excellent moyen d'éviter ces e-mails interminables lors de la collaboration sur divers documents.

Fini le temps des conférences téléphoniques. Eh bien, peut-être pas parti mais définitivement changé. Des solutions telles que l'outil de conférence join.me de LogMeIn vous permettent de présenter à plusieurs employés ou clients dans le confort de votre maison ou de votre chaise de bureau, vous évitant ainsi de longs trajets et même des discussions d'équipe déroutantes.

Outils commerciaux CRM et ERP

Le suivi des processus de vente et des stocks devient de plus en plus difficile à mesure que vos canaux d'acquisition de prospects varient et que votre activité se développe. En numérisant votre inventaire et le suivi de votre processus de vente, vous pouvez gagner beaucoup de temps et réaliser des ventes plus rapidement et plus efficacement.

L'un de nos outils préférés pour les petites entreprises de tous les temps, Hubspot est une solution CRM gratuite qui promet de rester gratuite pour toujours et offre des fonctionnalités d'automatisation qui aident à suivre les interactions avec les clients. Vous pouvez également créer et suivre des tâches liées aux ventes et obtenir un bon aperçu de votre entonnoir de vente à tout moment. C'est un joli petit outil commercial de productivité.

Ce logiciel de gestion de projet et de collaboration d'équipe facile à utiliser est une excellente option d'outils pour les petites entreprises. En remplaçant les multiples outils requis pour la gestion des tâches, la collaboration, le suivi du temps, la communication, le partage de fichiers et la création de rapports par un seul logiciel tout-en-un, il offre aux équipes une source centrale pour trouver tout ce dont elles ont besoin.

L'un des défis de la gestion des processus de vente peut être de combiner les données des processus de vente provenant de différents canaux (en ligne, points de vente et ventes internes). Sellsy est un outil gratuit pour les petites entreprises qui combine la relation client et le marketing de contact, ainsi que la gestion des stocks et même le suivi du temps.

Le chemin de la fabrication du produit à la prise en main de vos clients peut être complexe. xTuple est un outil gratuit pour petites entreprises qui est une solution ERP open source avec un système CRM intégré, destiné principalement aux entreprises produisant des produits plutôt que des services.

Outils commerciaux d'automatisation

Vous ne le remarquerez peut-être même pas, mais une partie de votre temps précieux est consacrée à deux des activités les plus désagréables : attendre et rattraper son retard. Vous attendez les réponses aux messages ou les réponses des clients. Et essayez de répondre le plus rapidement possible lorsque vous manquez une communication ou une action client.

En automatisant autant de processus et de tâches métier que possible, vous pouvez gagner un temps précieux que vous pourriez actuellement passer à faire quelque chose qu'un algorithme simple peut faire.

"If This, Then That" est un outil gratuit très apprécié des petites entreprises : c'est un système d'automatisation simple mais flexible qui intègre des centaines d'applications et de services pour créer des processus automatisés pour les choses, les faisant "parler" entre elles. Par exemple, vous pouvez créer un IFTTT pour que les prospects de votre site Web se transforment en contacts dans HubSpot, ou même améliorer votre communication interne via des canaux automatisés.

Semblable à IFTTT, Zapier est un outil d'automatisation plus orienté métier qui s'intègre à beaucoup plus d'applications et de services qu'IFTTT. Ainsi, avant de sélectionner l'un ou l'autre, vous devez vous assurer qu'il communique parfaitement avec les outils et services pour petites entreprises que vous utilisez actuellement.

Outils d'entreprise de messagerie

De nombreux experts en ligne aiment affirmer que le courrier électronique est mort ou mourant. Ce n'est vraiment pas le cas. Le courrier électronique est toujours l'outil le plus courant pour la communication externe et même interne dans les entreprises, et cela n'est pas près de changer, mais d'évoluer davantage.

Le défi d'aujourd'hui est l'encombrement des boîtes de réception et la difficulté à suivre et à mesurer l'efficacité de la correspondance par e-mail. Certains outils sont là pour remplacer votre boîte de réception désordonnée actuelle. Et d'autres essaient simplement de rendre les communications par e-mail beaucoup plus efficaces pour votre entreprise.

Si vous n'êtes pas un fan des outils gratuits de Google pour les petites entreprises et que vous préférez votre client de messagerie et vos messages stockés localement sur votre appareil ? Thunderbird est votre solution. Il s'agit d'un e-mail, de tâches, d'un calendrier et d'un chat d'équipe tout-en-un gratuits, qui rappellent quelque peu l'ancienne expérience Outlook de Microsoft.

Le suivi des e-mails prend du temps et est souvent ennuyeux. MixMax est un plug-in de navigateur qui vous aide à suivre la correspondance, à planifier des e-mails et à utiliser des séquences et des rappels. Malheureusement, la version gratuite est limitée à 100 e-mails suivis et 10 e-mails programmés par mois, donc si vous recherchez l'un des meilleurs outils pour petites entreprises pour votre communication par e-mail, la version payante fonctionnera probablement mieux pour vous.

La communication par e-mail avec les clients et les partenaires est souvent basée sur des newsletters régulières, et peu de solutions le font mieux que MailChimp. Avec un éditeur de modèles WYSIWYG (ce que vous voyez est ce que vous obtenez) et un suivi des taux d'ouverture et de clics, cet outil est le meilleur outil professionnel gratuit pour toute entreprise gérant une newsletter. Le service est gratuit jusqu'à 2 000 abonnés et 12 000 e-mails.

Une autre fonctionnalité intéressante qui mérite d'être mentionnée est l'intégration avec les plates-formes d'automatisation que nous avons mentionnées précédemment, ce qui vous permet de faire preuve de créativité dans la façon dont vous maximisez l'efficacité de vos efforts de marketing par e-mail.

Outils de gestion des tâches

Plus votre équipe est grande, plus il devient difficile de suivre toutes les différentes tâches de tous les employés, sous-traitants et partenaires. Sans solution de gestion, ces tâches peuvent se perdre et ne pas être terminées, tombant entre les chaises proverbiales du travail quotidien. Alternativement, vous vous retrouverez à perdre trop de temps à microgérer les tâches de vos employés. Et personne ne veut ça.

Cette solution de gestion des tâches simple et gratuite (jusqu'à 15 utilisateurs) est simple d'utilisation et plutôt flexible. Un peu comme les asanas du yoga. Cet outil gratuit pour petites entreprises vous permet de créer des tâches répétitives, de les attribuer aux membres de l'équipe et de suivre l'avancement des tâches à partir d'un seul tableau de bord personnalisable.

En temps réel, Wrike est l'un des meilleurs outils gratuits pour les petites entreprises qui vous permet d'analyser les informations sur les performances avec des feuilles de calcul maladroites. Personnalisez tout selon vos besoins, du tableau de bord à l'automatisation, ajoutez des commentaires, modifiez en direct, partagez des informations avec les parties prenantes, examinez les tâches individuelles ou les projets d'équipe, et plus encore. Wrike peut également s'intégrer à divers outils tels que GitHub, Slack, Box, SalesForce, etc.

Si vous aimez le son de Wrike, découvrez et lancez-vous avec l'outil de gestion des tâches gratuit de Connecteam ! Il est d'autant plus facile d'attribuer des tâches, même en déplacement, pour renforcer la transparence et responsabiliser votre équipe.

Sur place - Outils commerciaux pour points de vente

Il était une fois, vous aviez besoin d'une caisse enregistreuse pour organiser les ventes dans votre magasin. Ces choses étaient chères, encombrantes et à part le fameux son "ka-ching", elles avaient peu à offrir en termes de fonctionnalités. Cette époque est révolue et vous n'avez plus besoin que d'un ordinateur de bureau de base (et d'un ensemble solide d'outils professionnels gratuits) pour gérer votre activité de point de vente.

Cet outil de point de vente gratuit, comme son nom l'indique, est un outil gratuit pour les petites entreprises qui est une solution de point de vente et de programme de fidélité pour les entreprises sans bureau telles que les salons de beauté, les fleuristes et les petits magasins de détail. Il comprend des analyses ainsi que la gestion des stocks et est disponible gratuitement sur Google Play et l'iTunes App Store.

Si vous préférez les registres de bureau DOS à l'ancienne, KeyHunt de Dale Harris est votre solution gratuite d'outils pour petites entreprises. Et si vous ne l'êtes pas, cela vaut toujours la peine de consulter l'humour grincheux et le site Web de style années 90 du développeur pour les rires, à tout le moins.

Outils commerciaux d'analyse

Les responsables de petites entreprises doivent garder un œil sur les performances de leur marque en ligne, cela est directement lié aux ventes et vous montre où plus d'efforts sont nécessaires.

Google apparaît une fois de plus sur notre liste parce que ses capacités sont étendues, sans parler de la gratuité. Google Analytics vous montre comment et d'où viennent vos clients sur votre site Web. Cela vous permet d'améliorer votre stratégie marketing pour générer plus de prospects, tout en ne dépensant pas d'argent (mais aussi en sachant où vous êtes susceptible de gagner le plus d'argent, en lisant les analyses !).

Outils de développement commercial

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous apprenez toujours de nouvelles choses pour faire avancer votre entreprise et en faire une machine à gagner de l'argent. Comme vous pouvez le voir dans notre liste, il existe de nombreux outils et ressources gratuits pour les petites entreprises afin que vous puissiez acquérir des connaissances au fur et à mesure que vous développez votre entreprise, du démarrage à l'encaissement de l'argent.

Jeter un coup d'œil au site Web de la US Small Business Administration peut vraiment faire la différence : c'est l'un des meilleurs outils gratuits pour les propriétaires de petites entreprises afin que vous puissiez en savoir plus sur la rédaction de plans d'affaires, comment financer votre entreprise, des idées et des conseils pour les entrepreneurs, et bien plus. Que vous débutiez ou que vous dirigiez une entreprise depuis des années, SBA est une source précieuse d'informations.

SCORE, une organisation à but non lucratif, existe depuis plus de 50 ans et est une ressource incroyable pour aider les petites entreprises à démarrer. Il offre des opportunités d'apprentissage gratuites en ligne, un mentorat en personne, etc.

Concevoir des outils commerciaux

Créer de superbes éléments de conception pour votre site Web, vos plateformes sociales et votre marketing par e-mail est un must de nos jours.

L'embauche d'un graphiste professionnel est une dépense coûteuse et que vous ne pourrez peut-être pas vous permettre tout de suite. Avec Canva, vous disposez de modèles pré-formatés pour TOUT. Y compris les bannières de médias sociaux, les dépliants marketing, les événements, les documents (présentations, lettres, rapports, etc.) et bien plus encore. Canva est super facile à utiliser et les résultats sont époustouflants - c'est l'un des outils gratuits les plus populaires pour les petites entreprises en ligne, et pour cause !

Résistance commune à l'utilisation d'outils pour petites entreprises

Pas le temps

Vous n'êtes pas le seul non plus. Plus de 80 % des dirigeants de petites entreprises utilisent encore un stylo, du papier et des feuilles de calcul pour gérer leur personnel. Et comme la plupart des PME, il est très probable que vos perspectives soient fortement influencées par votre concentration actuelle sur les opérations quotidiennes. Lorsque vous êtes plongé jusqu'aux oreilles dans votre travail, il est difficile de trouver le temps et l'énergie nécessaires pour trouver des solutions qui vous aident à vous concentrer sur la croissance stratégique, des opérations quotidiennes.

Vous n'avez pas besoin d'attendre que votre équipe et vos opérations grandissent pour introduire des solutions et des outils technologiques. Souvent, c'est leur mise en œuvre qui affecte la croissance de l'entreprise.

C'est trop cher

Ce n'est qu'une partie de l'équation. La deuxième partie est le coût. Jusqu'à récemment, les logiciels d'exploitation commerciale, tels que l'ERP (Enterprise Resource Planning), étaient considérés comme trop coûteux à mettre en œuvre pour les petites entreprises. Mais tout est en train de changer maintenant. Les logiciels d'entreprise sont devenus plus faciles à mettre en œuvre et beaucoup plus abordables. Pour une fraction du coût, les PME peuvent mettre la main sur les derniers logiciels. Parfois, même gratuitement.

Donc, maintenant que nous avons réussi à éliminer toutes les craintes et que les considérations de coût ne sont plus un obstacle, il est temps de choisir les outils de gestion des opérations commerciales les plus simples et, surtout, gratuits.

L'essentiel sur les outils pour les propriétaires de petites entreprises

Vous n'avez pas besoin de devenir un expert en téléphonie mobile ou un développeur de logiciels pour utiliser la technologie pour développer votre entreprise avec des outils commerciaux gratuits, qu'il s'agisse d'une épicerie locale, d'un service de plomberie ou d'un fabricant de jouets, vous pouvez configurer rapidement et facilement n'importe lequel de ces outils pour commencer à gérer vos opérations commerciales.

Cela étant dit, la simple mise en œuvre d'un tas d'outils ne garantit pas le succès. Vous devez être stratégique dans la façon dont vous exploitez votre entreprise. Mais n'ayez crainte, plus de conseils, de stratégies, de tactiques et bien plus sont disponibles dans nos articles de blog complets.