Gestión de reembolsos: qué es y cómo le ayuda a ahorrar dinero

Imagínese si pudiera reducir los gastos de su negocio mientras mejora la lealtad del cliente y aumenta los ingresos. Como fabricante, mayorista o distribuidor, debe lidiar con una serie de reembolsos y programas de incentivos para rastrear, optimizar y mantener. Con una escala cada vez mayor, la gestión de reembolsos puede convertirse rápidamente en una molestia. Especialmente teniendo en cuenta la oferta de mercado limitada de soluciones tecnológicas en el espacio de la gestión de reembolsos.

La buena noticia es que la tecnología ha avanzado. Ahora hay excelentes opciones disponibles en el mercado que automatizarán las tareas repetitivas, mejorarán la calidad de los datos y harán que sea más fácil ver qué clientes son y no son elegibles para reclamos. Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre cómo elegir un software de gestión de reembolsos B2B.

¿Qué es un sistema de gestión de reembolsos?

Un sistema de gestión de reembolsos (RMS) es una aplicación de software diseñada para automatizar tareas repetitivas relacionadas con el registro de acuerdos, el seguimiento de ventas y la gestión de reembolsos de clientes para proveedores y socios comerciales. En otras palabras, la gestión de reembolsos es la aplicación de un proceso formal que ayuda a las empresas a ahorrar dinero y aumentar las ganancias, al mismo tiempo que minimiza la pérdida de tiempo y esfuerzo.

Las empresas B2B utilizan el software de administración de reembolsos para realizar un seguimiento de los reembolsos de los clientes, calcular los pagos y administrar todas las interacciones de los clientes relacionadas con sus reembolsos en un solo lugar. Los mejores RMS también ofrecerán funciones como procesamiento de pagos automatizado, detección de fraude y herramientas de informes.

¿Cuál es la diferencia entre descuentos y rebajas?

Las rebajas y los descuentos son formas distintas de reducción de costos. Ambos son similares en sus objetivos pero difieren en su forma.

¿Qué es un descuento?

Un descuento es una cantidad que se deduce del precio original de un producto. Se puede ofrecer en el momento de la compra o después del hecho. Por lo general, los descuentos se otorgan a clientes individuales como recompensa por realizar acciones específicas (p. ej., comprar tres productos X) o incentivar un comportamiento específico (p. ej., 20 % de descuento en el primer pedido).

Los descuentos se pueden administrar como códigos promocionales individuales, códigos de cupón genéricos o descuentos automáticos a nivel del carrito que se aplican automáticamente a los pedidos de los clientes. El valor del descuento puede venir en muchas formas: porcentaje, nominal, nuevo precio fijo y otros.

Más información : la guía definitiva para el marketing de cupones

¿Qué es un reembolso?

Un reembolso es una forma de devolución de efectivo o un pago retrospectivo que se otorga a la parte compradora después de la venta. A diferencia de los descuentos, los reembolsos se utilizan predominantemente en el espacio B2b, ya que requieren un contrato y una lista de condiciones que una empresa debe cumplir para reclamarlo. Por ejemplo, un acuerdo de reembolso podría establecer que una empresa es elegible para un descuento del 5 % si compra 1000 unidades del producto X dentro de un período de tiempo específico. Los reembolsos a menudo están escalonados, lo que los hace complejos de administrar. En consecuencia, las marcas necesitan un proceso y un software de gestión de reembolsos dedicados.

Donde los descuentos son un incentivo inmediato para los clientes, las rebajas están presentes a largo plazo. El objetivo principal de los acuerdos de reembolso es desarrollar la lealtad del cliente a largo plazo para alentar a los socios comerciales a trabajar con usted y no con sus competidores. A diferencia de los descuentos, los reembolsos conllevan poco riesgo de diluir y abaratar la imagen de su marca. Otro beneficio desde la perspectiva de la marca es que con los reembolsos, los clientes primero deben ganar su parte antes de reclamar los beneficios, lo que hace que los reembolsos sean mucho más seguros en términos de control presupuestario.

¿Cuáles son los beneficios comerciales de usar el software de administración de reembolsos (RMS)?

Hay varios beneficios comerciales clave de usar una solución de administración de reembolsos para su negocio B2B, que incluyen:

• Mejorar la satisfacción del cliente al facilitarles el seguimiento y la solicitud de reembolsos.
• Automatización de tareas repetitivas de administración de reembolsos para que su equipo pueda concentrarse en tareas más estratégicas.
• Mejorar la calidad de los datos y hacer que sea más fácil ver qué socios comerciales son elegibles para reclamar reembolsos.
• Minimizar el fraude al ofrecer herramientas integradas de detección de fraude.
• Reducción de costos mediante la automatización del procesamiento de pagos y la transparencia del flujo de caja.

¿Cuáles son los tipos más comunes de programas de reembolso?

Con una amplia variedad de ofertas de reembolso y programas de incentivos, encontrar el adecuado para su negocio puede ser un desafío. Estos son los programas de reembolso más populares para ayudarlo a comenzar:

• Reembolsos por volumen : este tipo de programa de reembolso es el más popular entre los distribuidores. Los reembolsos por volumen, similares a las promociones por niveles, se estructuran en torno a niveles. Si un cliente compra una cantidad mínima de producto, se habilita la rebaja. Pero no termina ahí: en pocas palabras, los descuentos por volumen crecen con el volumen de pedidos, lo que incentiva a los compradores a comprar más por adelantado. El reembolso por volumen se puede asignar a un cliente de forma retrospectiva o no retrospectiva: un comprador puede reclamar un reembolso por todo el pedido o solo por las unidades compradas dentro de un nivel específico.
• Reembolsos por aumento de ventas : si necesita mover el excedente de existencias, considere ejecutar reembolsos por aumento de ventas donde los compradores obtengan reembolsos adicionales por cada unidad de producto adicional que compren.
• Reembolsos de logística : vender y enviar productos a granel tiene muchos beneficios comerciales para el vendedor. Sin embargo, desde la perspectiva del comprador, dividir los pedidos en entregas más pequeñas puede ser más beneficioso. Para animar a los compradores a comprar palets completos en lugar de unidades individuales, puede ofrecer acuerdos de reembolso de logística.
• Acuerdos de reembolso de venta cruzada : los productos de alto margen tienden a ser más difíciles de vender. Si se encuentra en una situación en la que ninguno de sus productos de mayor margen se vende, considere ejecutar programas de incentivos de venta cruzada en los que los distribuidores obtengan un reembolso por comprar una combinación de productos de alto y bajo margen.

¿Qué buscar en un sistema de reembolso?

Al evaluar diferentes sistemas de gestión de reembolsos, hay varios factores clave que debe tener en cuenta, entre ellos:

1. Facilidad de uso

La interfaz de usuario del software de gestión de reembolsos debe ser intuitiva y fácil de usar. Debería requerir una capacitación mínima para que su equipo esté listo y funcionando con el sistema.

2. Escalabilidad

La solución de administración de reembolsos debería poder crecer con su negocio. A medida que su negocio se expande, el sistema debería poder acomodar a más usuarios, más clientes y más transacciones de manera clara y predecible, sin aumentos repentinos en los precios.

3. Funcionalidad

El sistema debe ofrecer todas las funciones que necesita para administrar sus programas de reembolso de manera efectiva. Esto incluye cosas como procesamiento de pagos automatizado, detección de fraude, portales de autoservicio para clientes e informes en tiempo real.

4. Integración

El sistema debe poder integrarse con sus aplicaciones empresariales existentes, como su sistema CRM o ERP. Esto facilitará que su equipo trabaje con acuerdos de reembolso y evitará la entrada de datos duplicados. Otra cosa a la que debe prestar atención es la distinción entre los sistemas de reembolso en las instalaciones y en la nube.

5. Soporte

El proveedor debe ofrecer un excelente soporte en caso de que sus equipos de ventas tengan algún problema con el sistema. Deben ser receptivos y fáciles de contactar por teléfono o correo electrónico. Aún mejor si ofrecen un amplio modo de autoservicio con incorporación remota y una prueba gratuita para capacitar a sus equipos de ventas a bajo costo.

Resumen

Hay muchos factores a considerar al elegir un sistema de gestión de reembolsos para su negocio B2B. Sin embargo, si tiene en cuenta estos factores clave, estará bien encaminado para encontrar un sistema que satisfaga sus necesidades y lo ayude a mejorar la eficiencia de sus equipos, reducir costos, aumentar los ingresos y mejorar la satisfacción y lealtad del cliente.

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