管理多個客戶的 8 個可行技巧

如果您是一名自由職業者，正在為勤奮的專業人士尋找更穩定的收入、工作機會和聯繫方式，那麼您將需要盡可能多地接待客戶。 然而，同時處理多個客戶需要承擔很大的責任。

管理多個客戶需要積極主動並做好準備，並製定流程以防出現問題。 為了取得成功，您必須有適當的程序來在他們這樣做時抓住他們。

如果您沒有正確的工具和系統，您就有失去客戶和損害公司聲譽的風險。 金錢、時間和精神壓力可能都處於危險之中。

好消息是，儘管存在風險，您仍可以保持井井有條、高效工作，同時讓所有客戶滿意。

這篇文章將討論管理多個客戶和項目的八個技巧。

管理多個客戶的 8 個可靠技巧

嘗試同時管理多個客戶可能會降低您的工作質量並讓您感到壓力。 管理多個項目需要精神上的韌性，在緊迫的期限內處理多項任務的能力，以及在最後一刻做出可怕修改的能力。

隨著業務的擴展，您必須學會處理多個客戶，然後才能專注於獲得新的、更好的客戶並發展重要的現金流。 但是，您可以通過遵循以下八個技巧來有效地處理多個客戶。

1.設定正確的期望

當消費者的期望得到實際定義時，您的公司就可以更輕鬆地管理任何情況，尤其是在服務中斷時，同時仍能滿足客戶的期望。 此外，您希望從一開始就建立信任、忠誠度並長期留住客戶，而最簡單的方法是滿足甚至超出他們的期望。

過度承諾和交付不足是任何消費者可能發生的最糟糕的事情。 因此，第一步是與您的客戶就截止日期和項目時間表保持現實。

與其扭曲現實以使物品或服務看起來更誘人，不如讓客戶了解您的服務可以提供什麼、它的功能、限制和特性，這一點至關重要。 當您將您作為企業和您的服務進行教育和授權時，您可以確保你們雙方都在同一頁面上，最重要的是，您設定了更合理的期望。

例如，客戶希望在短期內針對競爭性關鍵字在第一頁排名。 這是不切實際的，而且他們沒有意識到為競爭性關鍵字獲得高排名的難度。 因此，作家必須對他們的客戶進行教育和誠實，並強調 SEO 需要時間並且是一項長期承諾。

除此之外，設置您的聊天可用性，以便客戶知道他們何時可以與您聯繫。 避免在營銷活動中以任何方式誤導客戶，以實現他們的銷售目標。

如果您因無法控制的原因未能與他們會面，請向客戶道歉並進行服務恢復以糾正問題。

2. 跟踪花費在每個客戶項目上的時間

除了為您的客戶提供準確的賬單外，時間跟踪還可以讓您了解整體情況，分析生產力和績效，並確定應該為未來項目優化和估計哪些需求。 它還提供有關完成特定任務所需時間的見解。

要開始時間跟踪，請創建客戶、項目、任務、項目是否計費以及您想要跟踪的任何其他數據的列表。 確保您包括一些小任務，例如修改、計劃、溝通等。

選擇一個項目管理工具，讓您可以根據您的要求和客戶跟踪時間並分配每小時資源。 比較在每個客戶項目和特定任務上花費和估計的時間至關重要。

3. 時間表

創建具有明確定義的計劃、方法和職責的項目進度表對於了解您的優先事項、下一個目標和方向至關重要。 你會不斷地知道什麼是到期和即將發生的。 您還將提高效率、問責制和透明度。

所以，計劃整個星期。 定義活動並正確排序。 此外，估計執行任務所需的資源和時間。

確保計劃的活動是完成任務所必須執行的特定工作單元，而不是整體任務本身。 如果您的計劃工具允許提醒，請將其設置為在每項任務到期時通知您。

4.創建一個列表

待辦事項清單可以幫助您實現更大的目標，讓您每天都取得成功，並讓您專注於最關鍵的任務。 它還可以幫助您節省時間、精力和在分心時尋找理由的需要。 您應該有許多清單，涵蓋您生活中的關鍵領域，例如工作職責、個人活動和家務。

最好從每天限制自己完成三到五個任務開始。 當待辦事項清單更廣泛時，可能很難保持動力。 此外，在完成所有職責後，您會對整個待辦事項清單感到樂觀，這將有助於您繼續前進。

確保您的任務是切實的行動，而不是目標或您希望完成的精神願景。 當您想到新的職責時，請盡快將其寫下來。

每天重新查看您的待辦事項清單，如果您感到不知所措，請花一點時間重新安排時間，重新確定優先級並修改您的清單。

5. 優先任務

當您確定任務的優先級時，您會變得主動而不是被動。 有時，您會發現自己在處理多項緊急需求的同時，還看到您的待辦事項清單不斷擴大。 你的工作類型、時間表、成本和相關性都會影響你如何優先考慮你的職責。

當您開始新的一天時，服務於最大目的並與頂級目標相關聯的最關鍵任務應該位於您的優先級列表的頂部。 換句話說，在處理不太關鍵或時間敏感的任務之前，先確定大型或複雜的任務的優先級。

例如，如果您是平面設計師，您必須首先構建設計或設計的關鍵方面，然後回復電子郵件、處理您的評論表、致電客戶等等。

您可以使用優先級矩陣。 您可以選擇根據兩個最重要的標準對作品進行排名。 例如，您可以將日曆劃分為以下類別：

• 重要而緊急
• 重要但不緊急
• 不重要但緊急
• 不重要但不緊急

根據您的行業和項目，您可能還包括長期客戶和短期客戶等標準。 這是任務優先級模板的示例。

將此方法應用於每個項目，然後應用於所有項目。 為了減少不知所措，將較大的任務劃分為子任務是個好主意。 早上做複雜的任務也比較好。

6. 定期客戶端更新

客戶討厭被蒙在鼓裡。 他們希望與業務合作夥伴直接溝通並及時、適當地做出回應。 與客戶保持定期聯繫對於發展、維護和促進客戶關係至關重要。

首先為您的客戶制定溝通策略和日曆，然後與他們合作確定理想的溝通工具或平台。 最好每周至少向客戶提供一次項目更新。 通過詳細的狀態更新，您可以跟踪您的進度。

定期向他們發送電子郵件，讓他們了解該項目。 突出顯示前一周完成的任務、每個階段花費和剩餘的預算、下週的計劃任務等等。

確保您提供更改的項目時間表和更新的預算等詳細信息。 例如，讓您的客戶知道，如果您難以滿足他們的要求，或者情況是否妨礙您達到常規的高標準。 例如，作為 SEO 顧問，您可能希望讓您的客戶知道您為什麼無法達到目標以及您正在採取哪些措施來解決問題。

7.使用多項目管理工具

多項目管理工具可能對您和您的客戶非常有益。 在不同地方管理多個項目時，您會浪費時間將數據從一個工具傳輸到另一個工具。 使用這些工具，您可以輕鬆地進行各種耗時的活動，同時更好地可視化您的項目。

與多個客戶和項目合作也意味著必須管理不同的資源。 例如，運行多個 SEO 項目可能也意味著與自由作家合作。 對於這些自由職業者中的每一個，您需要跟踪他們的時間、安排他們的任務、查看他們的日曆以及創建生產力報告和處理髮票。 多項目管理費用將有助於簡化您的任務並簡化您的工作流程。

此外，您應該考慮可以與您使用的所有其他工具集成並自動化耗時、重複的過程等的項目管理工具。

8. 保持靈活

你越敏捷和靈活，你就能更好地適應每個客戶的需求。 項目管理的靈活性可幫助您定期協調任務和資源，讓您的工作富有成效並減輕生活壓力。

在項目管理中成功進行靈活規劃的關鍵是持續關注每個項目，做出快速、有效的選擇，並在保持井井有條的同時充分分配資源。

在規劃時，提出備選方案和多種策略、提出最佳解決方案、識別項目的風險因素等至關重要。 這樣，您可以適應任何情況，並在出現問題時盡快回到正軌。

3個工具可幫助您管理多個客戶

自由職業者面臨幾個障礙，包括提案撰寫、發票準備、時間管理和客戶關係管理的其他領域。 因此，項目管理軟件可以幫助自由職業者組織他們的活動和分離項目，這對那些為多個客戶工作的人來說是有益的。

在選擇項目管理工具時，要考慮和分析各個方面，例如費用，包括實施和入職、所需功能、與當前公司係統的集成等。

在下一部分中，我們將提供三種工具，它們具有每個自由職業者所需的最多功能。

忙碌的

Hectic 是一個主要為移動設備設計的項目管理工具。 與其他項目管理工具不同，您無需切換到計算機即可獲得附加功能或使其更易於使用。 它使用戶可以在一個地方訪問所有功能，例如跟踪項目時間、添加和修改客戶信息、發送賬單、添加成本、關閉提案等等。

它還提供了出色的功能，例如統計、接收付款、定制等。 儀表板顯示統計數據，例如在項目上花費的時間、收集的金額以及剩餘的工作數量。

此外，它還允許您簡單地通過拖放來構建提案模板，並且您可以包含您的品牌組件，例如您的徽標、顏色、公司名稱等。 它提供免費和高級計劃 - 您可以在此處查看完整的 Hectic 評論。

你好盆景

Hello Bonsai 的自由職業者管理工具包括發票、提案、合同、支出監控等。 它具有發票和付款選項，允許您為客戶生成發票並從他們那裡收取發票付款。

Hello Bonsai 有一個很棒的功能，您可以在其中創建您的迷你投資組合網站並接收指向它的鏈接。 它還允許您連接您的 GitHub、LinkedIn、Dribbble 以及您可能需要的任何其他內容。 您還可以創建表單並將其發送給特定的客戶、項目和用例。

為了讓您的發票和提案看起來更專業，Hello Bonsai 提供了自定義功能，例如放置您公司的徽標。 它與 QuickBooks、Calendly、Zapier、Gmail 和 Google 日曆集成。

沒有可用的免費計劃。 在訂閱高級計劃之前，您可以免費試用 14 天。

蜜書

您需要適合您的業務的客戶關係管理 (CRM) 解決方案。 HoneyBook 就是這樣一種解決方案，該服務幫助用戶管理從查詢到計費的業務運營。 這是一個易於使用的軟件，允許用戶管理項目、安排客戶、在線簽署合同、開具發票和收款。

使用 HoneyBook 創建的合同是具有法律約束力的文件，您的客戶必須在項目推進之前研究並簽署這些文件。 他們可以立即在平台上這樣做。 這是使用 HoneyBook 創建的合約的示例。

用戶還可以使用自定義模板和通知，通過自動預約請求和跟進來回复客戶。

此外，您可以自動發出付款提醒，並根據項目設置任務提醒。 沒有免費計劃，每月費用從 9 美元起。

如何選擇合適的客戶合作

沒有什麼比與不適合您和您公司文化的客戶合作更令人沮喪的了。 作為一名個體經營者，您需要為客戶設定 SMART 目標和決策，並管理您的期望以及隨之而來的一切。

為了節省時間和提高工作效率，您必須首先對潛在客戶進行資格預審。 在投資推介之前，對潛在客戶進行資格預審需要對他們進行評估，以確定他們是否適合您。

您將從確定客戶想要什麼及其目標開始。 在這個階段，重要的是要清楚你執行什麼類型的工作，以及你不為客戶做什麼。

確保您的潛在客戶具有相同的標準，例如相同的使命、相似的價值觀和相互尊重。 此外，考慮他們是否會支付給您正確的金額，是否會讓您頭疼，或者他們是否會推動您的業務向前發展，等等。

此外，尋找接受新鮮和創造性想法的客戶，因為這將推動您的創造力和效率。 對價格開誠佈公。 如果他們發現您的價格太貴，這可能不太合適。

確保你讓他們通過篩選程序，看看他們是否合適。 在資格預審過程中密切關注他們的溝通。 例如，他們是否與您進行有效和禮貌的溝通？ 他們是否響應您的溝通和外展工作？

您還可以使用客戶管理軟件來跟踪您與新客戶和現有客戶的互動。

有效管理多個客戶

隨著對遠程員工需求的增加，許多自由職業者開始意識到多任務處理和管理多個項目和目標的價值。

但是，您承擔的任務越多，就越難以管理好每一項。 因此，管理多個項目需要仔細平衡組織和靈活性。 每種情況和客戶都是獨一無二的。 但是，如果您提前計劃，保持井井有條，並且不怕冒險，您將對您的客戶和業務產生積極影響。

最後但同樣重要的是，按照我們上面的提示，您將能夠管理多個客戶和項目，即使它們有很多。 祝你好運！

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