複数のクライアントを管理するための8つの実用的なヒント

あなたがより一貫した収入、仕事の機会、そして勤勉な専門家のための連絡先を探しているフリーランサーであるならば、あなたは可能な限り多くのクライアントを引き受ける必要があるでしょう。 ただし、一度に複数のクライアントをジャグリングすることには大きな責任が伴います。

複数のクライアントを管理するには、事前に準備して準備を整え、問題が発生した場合に備えてプロセスを整える必要があります。 成功するためには、彼らがそうするときにそれらを捕まえるための手順を整えなければなりません。

適切なツールとシステムが整っていないと、クライアントを失い、会社の評判を損なうリスクがあります。 お金、時間、そして精神的ストレスはすべて問題になっているかもしれません。

良いニュースは、リスクにもかかわらず、すべてのクライアントを満足させながら、整理された生産性を維持できることです。

この投稿では、複数のクライアントとプロジェクトを管理するための8つのヒントについて説明します。

複数のクライアントを管理するための8つの確かなヒント

一度に複数のクライアントを管理しようとすると、仕事の質が低下し、ストレスを感じる可能性があります。 複数のプロジェクトを管理するには、精神的なタフさ、厳しい締め切りでいくつかのタスクをやりくりする能力、そしてそれらの恐ろしい土壇場での変更を行う能力が必要です。

新しい、より良いクライアントを獲得し、重要なキャッシュストリームを開発することに集中する前に、ビジネスが拡大するにつれて複数のクライアントを処理することを学ぶ必要があります。 ただし、以下の8つのヒントに従うことで、複数のクライアントを効果的に処理できます。

1.適切な期待を設定する

消費者の期待が現実的に定義されている場合、特にサービスが停止している場合は、クライアントの期待を満たしながら、会社があらゆる状況を管理しやすくなります。 また、最初から信頼と忠誠心を築き、クライアントを長期的に維持したいと考えています。そのための最も簡単な方法は、クライアントの期待に応え、さらにはそれを超えることです。

過剰な約束と不十分な成果物は、あらゆる消費者に起こり得る最悪の事態です。 したがって、最初のステップは、締め切りとプロジェクトのスケジュールについてクライアントと現実的になることです。

現実を曲げてアイテムやサービスをより魅力的に見せるのではなく、サービスが提供できるもの、その機能、制限、および機能についてクライアントを教育することが重要です。 あなたがビジネスとあなたのサービスとしてあなたについて人々を教育し、力を与えるとき、あなたはあなたの両方が同じページにいることを確実にし、そして最も重要なことに、あなたはより合理的な期待を設定します。

たとえば、クライアントは短期間に競争力のあるキーワードで1ページ目にランク付けされることを期待しています。 それは非現実的であり、彼らは競争力のあるキーワードで高い地位を獲得することの難しさに気づいていません。 したがって、ライターはクライアントを教育し、正直になり、SEOには時間がかかり、長期的な取り組みであることを強調する必要があります。

それとは別に、クライアントがいつあなたに連絡できるかがわかるように、チャットの可用性を設定します。 彼らの販売目標を達成するためにあなたのマーケティング活動の一部としていかなる方法でもクライアントに誤解を与えることを避けてください。

自分の手に負えない理由で彼らに会えなかった場合は、クライアントに謝罪し、サービスの復旧を実行して問題を解決してください。

2.各クライアントプロジェクトに費やされた時間を追跡します

クライアントに正確な請求書を提供するだけでなく、タイムトラッキングを使用すると、全体像を確認し、生産性とパフォーマンスを分析し、将来のプロジェクトのために最適化および推定する必要があるニーズを特定できます。 また、特定のタスクを完了するのにかかる時間についての洞察も提供します。

時間の追跡を開始するには、クライアント、プロジェクト、タスク、プロジェクトが請求可能かどうか、および追跡するその他のデータのリストを作成します。 改訂、計画、コミュニケーションなどの小さなタスクを含めるようにしてください。

要件とクライアントに基づいて時間を追跡し、1時間ごとのリソースを配布できるプロジェクト管理ツールを選択してください。 各クライアントプロジェクトと特定のタスクに費やされた時間と見積もりを比較することが重要です。

3.スケジュール

明確に定義された計画、方法、および責任を備えたプロジェクトスケジュールを作成することは、優先順位、次の目的、および方向性を理解するために重要です。 何が原因で何が来るのかを常に知ることができます。 また、効率、説明責任、透明性も向上します。

したがって、1週間全体を計画します。 アクティビティを定義し、正しく順序付けます。 また、必要なリソースとタスクの実行に必要な時間を見積もります。

スケジュールされたアクティビティが、タスク全体ではなく、タスクを実行するために実行する必要のある特定の作業単位であることを確認してください。 計画ツールでリマインダーが許可されている場合は、各タスクの期限が来たときに通知するように設定します。

4.リストを作成します

やることリストは、より大きな目標を達成し、毎日成功するための準備をし、最も重要なタスクに集中できるようにするのに役立ちます。 また、時間、エネルギー、気が散っているときに理由を補う必要性を節約するのに役立つ場合があります。 仕事の責任、個人的な活動、家事など、人生の重要な領域をカバーする多くのリストを用意する必要があります。

毎日3〜5つのタスクに制限することから始めることが望ましいです。 やることリストがもっと広範囲に及ぶとき、やる気を維持するのは難しいかもしれません。 さらに、すべての職務を完了すると、やることリスト全体について楽観的になり、前進するのに役立ちます。

あなたの任務が、あなたが達成したいことの目的や精神的なビジョンではなく、具体的な行動であることを確認してください。 新しい義務が頭に浮かんだら、できるだけ早くそれを書き留めてください。

やることリストを毎日見直してください。圧倒されていると感じた場合は、少し時間を取って、リストのスケジュールを変更し、優先順位を付け直して、修正してください。

5.タスクに優先順位を付ける

タスクに優先順位を付けると、事後対応ではなく事前対応になります。 やることリストが拡大するのを見ながら、複数の緊急の要求に対処していることに気付くことがあります。 あなたの仕事の種類、タイムライン、コスト、および関連性はすべて、あなたがあなたの義務を優先する方法に影響を与えます。

あなたが一日を始めるとき、最大の目的を果たし、トップレベルの目標にリンクされている最も重要なタスクは、あなたの優先リストの一番上にあるべきです。 つまり、重要度の低いタスクや時間に敏感でないタスクに進む前に、大規模または複雑なタスクに優先順位を付けます。

たとえば、グラフィックデザイナーの場合は、最初にデザインまたはデザインの重要な側面を作成してから、メールに返信したり、レビューフォームで作業したり、クライアントに電話したりする必要があります。

優先順位マトリックスを使用できます。 2つの最も重要な基準に基づいて作品をランク付けするオプションがあります。 たとえば、カレンダーを次のようなカテゴリに分割できます。

• 重要かつ緊急
• 重要ですが緊急ではありません
• 重要ではありませんが緊急です
• 重要ではありませんが緊急ではありません

セクターやプロジェクトに応じて、長期クライアントや短期クライアントなどの基準を追加で含めることができます。 タスク優先順位付けテンプレートの例を次に示します。

この方法を各プロジェクトに適用してから、すべてのプロジェクトに適用します。 圧倒されないようにするには、大きなタスクをサブタスクに分割することをお勧めします。 また、朝に複雑なタスクを実行することをお勧めします。

6.定期的なクライアントの更新

クライアントは暗闇に残されることを嫌います。 彼らは、ビジネスパートナーとの直接のコミュニケーションと、タイムリーで適切な対応を期待しています。 クライアントとの定期的な連絡は、クライアントとの関係を発展させ、維持し、促進するために不可欠です。

顧客のためのコミュニケーション戦略とカレンダーを開発することから始め、次に顧客と協力して理想的なコミュニケーションツールまたはプラットフォームを決定します。 少なくとも週に1回、クライアントにプロジェクトの更新を提供するのが最善です。 詳細なステータスの更新により、進捗状況を追跡できます。

プロジェクトについて常に情報を提供するために、定期的にメールを送信してください。 前の週に達成されたタスク、各フェーズで費やされた残りの予算、次の週にスケ​​ジュールされたタスクなどを強調表示します。

プロジェクトのタイムラインの変更や予算の更新などの詳細を必ず提供してください。 たとえば、クライアントの要求に追いつくのに苦労している場合や、状況によって通常の高い基準を満たすことができない場合は、クライアントに知らせてください。 たとえば、SEOコンサルタントとして、目標を達成できなかった理由と、問題を解決するために何をしているのかをクライアントに知らせたい場合があります。

7.複数プロジェクト管理ツールを使用する

複数プロジェクト管理ツールは、あなたとあなたのクライアントにとって非常に有益かもしれません。 異なる場所で複数のプロジェクトを管理する場合、あるツールから別のツールにデータを転送するのに時間を浪費します。 これらのツールを使用すると、プロジェクトをより適切に視覚化しながら、時間のかかるさまざまなアクティビティを簡単に実行できます。

複数のクライアントやプロジェクトで作業するということは、さまざまなリソースを管理する必要があることも意味します。 たとえば、複数のSEOプロジェクトを実行することは、フリーランスのライターとも協力することを意味する場合があります。 これらのフリーランサーのそれぞれについて、時間を追跡し、タスクをスケジュールし、カレンダーを表示し、生産性レポートを作成して請求書を処理する必要があります。 複数プロジェクトの管理料金は、タスクを合理化し、ワークフローを簡素化するのに役立ちます。

また、使用する他のすべてのツールと統合して、時間のかかる反復的なプロセスなどを自動化できるプロジェクト管理ツールを検討する必要があります。

8.できるだけ柔軟に

アジャイルで柔軟性が高いほど、各クライアントのニーズに合わせて調整できるようになります。 プロジェクト管理の柔軟性は、タスクとリソースを定期的に調整するのに役立ち、作業の生産性と生活のストレスを軽減します。

プロジェクト管理で柔軟な計画を成功させる秘訣は、各プロジェクトを継続的に監視し、迅速かつ効率的な選択を行い、整理された状態を保ちながらリソースを適切に割り当てることです。

計画を立てるときは、代替案や複数の戦略を提示し、最善の解決策を提案し、プロジェクトの危険な要素を特定するなどが重要です。 そうすれば、どんな状況にも適応し、何か問題が発生した場合にできるだけ早く軌道に戻ることができます。

複数のクライアントの管理に役立つ3つのツール

フリーランサーは、提案書の作成、請求書の準備、時間管理、およびクライアント関係管理の他の領域を含む、いくつかの障害に直面しています。 その結果、プロジェクト管理ソフトウェアは、フリーランサーが活動を整理し、プロジェクトを分離するのを支援します。これは、複数のクライアントで働く人々にとって有益です。

プロジェクト管理ツールを選択するときは、実装やオンボーディングなどの費用、必要な機能、現在の企業システムとの統合など、さまざまな側面を考慮して分析します。

次のパートでは、各フリーランサーが必要とする最も多くの機能を備えた3つのツールを提供します。

慌ただしい

Hecticは、主にモバイルデバイス向けに設計されたプロジェクト管理ツールです。 他のプロジェクト管理ツールとは異なり、追加機能を取得したり、使いやすくしたりするためにコンピューターに切り替える必要はありません。 これにより、ユーザーは、プロジェクト時間の追跡、クライアント情報の追加と変更、請求書の送信、コストの追加、提案の完了など、すべての機能に1か所でアクセスできます。

また、統計、支払いの受け取り、カスタマイズなどの優れた機能も提供します。 ダッシュボードには、プロジェクトに費やされた時間、収集された金額、実行するために残っているジョブの数などの統計が表示されます。

また、ドラッグアンドドロップするだけでプロポーザルテンプレートを作成でき、ロゴ、色、会社名などのブランディングコンポーネントを含めることができます。 それは無料とプレミアムの両方のプランを提供します—あなたはここで完全な多忙なレビューをチェックすることができます。

こんにちは盆栽

Hello Bonsaiのフリーランス管理ツールには、請求、提案、契約、支出の監視などが含まれます。 請求と支払いのオプションがあり、クライアントの請求書を作成し、クライアントから請求書の支払いを集めることができます。

Hello Bonsaiには、ミニポートフォリオサイトを作成してリンクを受け取ることができる優れた機能があります。 また、GitHub、LinkedIn、Dribbbleなど、必要なものすべてを接続することもできます。 フォームを作成して、特定のクライアント、プロジェクト、ユースケースに送信することもできます。

請求書や提案をよりプロフェッショナルな外観にするために、Hello Bonsaiは、会社のロゴを配置するなどのカスタマイズ機能を提供します。 QuickBooks、Calendly、Zapier、Gmail、およびGoogleカレンダーと統合されます。

利用できる無料のプランはありません。 プレミアムプランに登録する前に、14日間無料でお試しいただけます。

HoneyBook

あなたのビジネスには顧客関係管理（CRM）ソリューションが必要です。 HoneyBookはそのようなソリューションの1つです。このサービスは、ユーザーが問い合わせから請求までの業務を管理するのを支援します。 これは、ユーザーがプロジェクトを管理し、クライアントをスケジュールし、オンラインで契約に署名し、請求書を発行し、支払いを行うことができる使いやすいソフトウェアです。

HoneyBookで作成された契約は法的拘束力のある書類であり、プロジェクトを進める前に顧客が調査して署名する必要があります。 彼らはプラットフォーム上ですぐにそうするかもしれません。 これは、HoneyBookを使用して作成された契約の例です。

ユーザーは、カスタマイズされたテンプレートと通知を使用して、自動化された予約リクエストとフォローアップでクライアントに返信することもできます。

さらに、支払いリマインダーを自動的に発行し、プロジェクトに基づいてタスクリマインダーを設定することができます。 無料プランはなく、月額料金は$9からです。

連携する適切なクライアントを選択する方法

あなたとあなたの会社の文化に適していないクライアントと協力することほどイライラすることはありません。 ソロプレナーとして、クライアントに関するSMARTの目標と決定を設定し、期待とそれに伴うその他すべてを管理する必要があります。

時間を節約し、より効率的に作業するには、最初に見込み客を事前に認定する必要があります。 売り込みに投資する前に、潜在的な顧客を事前に認定するには、彼らがあなたに適しているかどうかを確認するためにそれらを評価する必要があります。

まず、クライアントが何を望んでいるか、そしてその目標を決定することから始めます。 この段階では、実行する作業の種類とクライアントに対して実行しない作業を明確にすることが重要です。

潜在的なクライアントが、同じ使命、同様の価値観、相互尊重など、同じ基準を共有していることを確認してください。 また、彼らがあなたに適切な金額を支払うかどうか、彼らがあなたに頭痛を与えるかどうか、または彼らがあなたのビジネスを前進させるかどうかなどを検討してください。

さらに、新鮮で独創的なアイデアを受け入れるクライアントを探してください。これにより、創造性と効果が高まります。 価格についてオープンで正直であること。 彼らがあなたの料金が高すぎると思った場合、それはおそらく適切ではありません。

それらが適切であるかどうかを確認するために、スクリーニング手順を実行するようにしてください。 事前予選プロセスの間、彼らのコミュニケーションに目を光らせてください。 たとえば、彼らはあなたと効果的かつ丁寧にコミュニケーションを取っていますか？ 彼らはあなたのコミュニケーションとアウトリーチの努力に反応していますか？

また、クライアント管理ソフトウェアを使用して、新規および現在のクライアントとのやり取りを追跡することもできます。

複数のクライアントを効果的に管理する

リモートの従業員の必要性が高まるにつれ、多くのフリーランサーがマルチタスクの価値を認識し始め、複数のプロジェクトや目的を管理し始めています。

ただし、実行するタスクが多いほど、各タスクを適切に管理することが難しくなります。 その結果、複数のプロジェクトを管理するには、組織と柔軟性の慎重なバランスが必要です。 すべての状況と顧客はユニークになります。 ただし、事前に計画を立て、整理された状態を保ち、リスクを冒すことを恐れない場合は、クライアントとビジネスにプラスの影響を与えることになります。

最後になりましたが、上記のヒントに従ってください。そうすれば、複数のクライアントやプロジェクトが多数ある場合でも、それらを管理できるようになります。 幸運を！

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