8 umsetzbare Tipps für die Verwaltung mehrerer Clients

Wenn Sie ein Freiberufler sind, der nach einem beständigeren Einkommen, Arbeitsmöglichkeiten und Kontakten für fleißige Fachleute sucht, müssen Sie so viele Kunden wie möglich annehmen. Das gleichzeitige Jonglieren mehrerer Clients ist jedoch mit großer Verantwortung verbunden.

Die Verwaltung mehrerer Kunden erfordert proaktive und vorbereitete Prozesse sowie die Einrichtung von Prozessen für den Fall, dass etwas schief geht. Um erfolgreich zu sein, müssen Sie über Verfahren verfügen, um sie zu fangen, wenn sie es tun.

Sie riskieren, Kunden zu verlieren und den Ruf Ihres Unternehmens zu schädigen, wenn Sie nicht über die richtigen Tools und Systeme verfügen. Geld, Zeit und mentaler Stress können auf dem Spiel stehen.

Die gute Nachricht ist, dass Sie trotz des Risikos organisiert und produktiv bleiben und gleichzeitig alle Ihre Kunden zufrieden stellen können.

In diesem Beitrag werden acht Tipps für die Verwaltung mehrerer Kunden und Projekte erörtert.

8 solide Tipps für die Verwaltung mehrerer Clients

Der Versuch, mehrere Kunden gleichzeitig zu verwalten, kann die Qualität Ihrer Arbeit beeinträchtigen und dazu führen, dass Sie sich gestresst fühlen. Die Verwaltung mehrerer Projekte erfordert mentale Stärke, die Fähigkeit, mehrere Aufgaben mit engen Fristen zu jonglieren, und die Fähigkeit, die gefürchteten Änderungen in letzter Minute vorzunehmen.

Sie müssen lernen, mit mehreren Kunden umzugehen, wenn Ihr Unternehmen expandiert, bevor Sie sich darauf konzentrieren können, neue, bessere Kunden zu gewinnen und einen signifikanten Cashflow zu erzielen. Sie können jedoch mehrere Clients effektiv verwalten, indem Sie die folgenden acht Tipps befolgen.

1. Setzen Sie die richtigen Erwartungen

Wenn die Erwartungen der Verbraucher realistisch definiert sind, ist es für Ihr Unternehmen einfacher, jede Situation zu bewältigen, insbesondere wenn es zu einem Serviceausfall kommt, und gleichzeitig die Erwartungen des Kunden zu erfüllen. Außerdem möchten Sie von Anfang an Vertrauen, Loyalität und langfristige Kundenbindung aufbauen, und der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, ihre Erwartungen zu erfüllen und sogar zu übertreffen.

Überhöhte Versprechungen und unzureichende Ergebnisse sind das Schlimmste, was einem Verbraucher passieren kann. Der erste Schritt besteht also darin, mit Ihren Kunden in Bezug auf Fristen und Projektzeitpläne realistisch zu sein.

Anstatt die Realität zu verbiegen, um Artikel oder Dienstleistungen verlockender erscheinen zu lassen, ist es entscheidend, Kunden darüber aufzuklären, was Ihr Service bieten kann, seine Fähigkeiten, Einschränkungen und Funktionen. Wenn Sie Menschen über Sie als Unternehmen und Ihre Dienstleistungen aufklären und befähigen, stellen Sie sicher, dass Sie beide auf derselben Seite stehen, und vor allem setzen Sie vernünftigere Erwartungen.

Kunden erwarten beispielsweise, dass sie in kurzer Zeit für ein wettbewerbsfähiges Keyword auf Seite eins platziert werden. Es ist unrealistisch und sie sind sich der Schwierigkeit nicht bewusst, eine hohe Position für ein wettbewerbsfähiges Keyword zu erreichen. Autoren müssen also ihre Kunden aufklären und ehrlich zu ihnen sein und betonen, dass SEO Zeit braucht und eine langfristige Verpflichtung darstellt.

Stellen Sie außerdem Ihre Chat-Verfügbarkeit so ein, dass Kunden wissen, wann sie Sie kontaktieren können. Vermeiden Sie es, Kunden im Rahmen Ihrer Marketingaktivitäten in irgendeiner Weise falsch zu informieren, um ihr Verkaufsziel zu erreichen.

Wenn Sie sie aus Gründen, die sich Ihrer Kontrolle entziehen, nicht erfüllt haben, entschuldigen Sie sich beim Kunden und führen Sie eine Servicewiederherstellung durch, um die Dinge wieder in Ordnung zu bringen.

2. Verfolgen Sie die für jedes Kundenprojekt aufgewendete Zeit

Abgesehen davon, dass Sie Ihren Kunden genaue Rechnungen zur Verfügung stellen, ermöglicht Ihnen die Zeiterfassung, das Gesamtbild zu sehen, Produktivität und Leistung zu analysieren und zu ermitteln, welche Anforderungen optimiert und für zukünftige Projekte geschätzt werden sollten. Es bietet auch Einblicke, wie lange es dauert, bestimmte Aufgaben zu erledigen.

Um mit der Zeiterfassung zu beginnen, erstellen Sie eine Liste der Kunden, Projekte, Aufgaben, ob ein Projekt abrechenbar ist und aller anderen Daten, die Sie erfassen möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie kleine Aufgaben wie Überarbeiten, Planen, Kommunizieren usw. einbeziehen.

Wählen Sie ein Projektmanagement-Tool, mit dem Sie die Zeit verfolgen und stündliche Ressourcen basierend auf Ihren Anforderungen und Kunden verteilen können. Es ist entscheidend, die aufgewendete und geschätzte Zeit für jedes Kundenprojekt und spezifische Aufgaben zu vergleichen.

3. Zeitplan

Das Erstellen eines Projektplans mit klar definierten Plänen, Methoden und Verantwortlichkeiten ist entscheidend, um Ihre Prioritäten, nächsten Ziele und Richtungen zu verstehen. Sie wissen immer, was fällig ist und was auf Sie zukommt. Sie werden auch die Effizienz, Rechenschaftspflicht und Transparenz verbessern.

Planen Sie also die ganze Woche ein. Definieren Sie die Aktivitäten und reihen Sie sie richtig ein. Schätzen Sie auch die benötigten Ressourcen und die Zeit, die für die Ausführung der Aufgaben erforderlich ist.

Stellen Sie sicher, dass die geplanten Aktivitäten die spezifischen Arbeitseinheiten sind, die Sie ausführen müssen, um die Aufgaben zu erfüllen, und nicht die Gesamtaufgaben selbst. Wenn Ihr Planungstool Erinnerungen zulässt, stellen Sie es so ein, dass Sie benachrichtigt werden, wenn jede Aufgabe fällig ist.

4. Erstellen Sie eine Liste

Eine To-Do-Liste kann Ihnen dabei helfen, größere Ziele zu erreichen, Sie jeden Tag erfolgreich zu machen und es Ihnen zu ermöglichen, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Es kann Ihnen auch helfen, Zeit und Energie zu sparen und Gründe zu erfinden, wenn Sie abgelenkt sind. Sie sollten viele Listen haben, die die entscheidenden Bereiche Ihres Lebens abdecken, wie z. B. Arbeitspflichten, persönliche Aktivitäten und häusliche Pflichten.

Beschränken Sie sich zu Beginn am besten auf drei bis fünf Aufgaben pro Tag. Es kann schwierig sein, motiviert zu bleiben, wenn eine To-Do-Liste umfangreicher ist. Darüber hinaus werden Sie, nachdem Sie alle Ihre Aufgaben erledigt haben, optimistisch in Bezug auf Ihre To-do-Listen als Ganzes sein, was Ihnen helfen wird, voranzukommen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Aufgaben greifbare Aktionen sind und keine Ziele oder eine mentale Vision dessen, was Sie erreichen möchten. Wenn Ihnen eine neue Pflicht in den Sinn kommt, schreiben Sie sie so schnell wie möglich auf.

Überprüfe deine To-do-Listen täglich, und wenn du dich überfordert fühlst, nimm dir eine Minute Zeit, um deine Liste neu zu planen, zu priorisieren und zu überarbeiten.

5. Aufgaben priorisieren

Wenn Sie Ihre Aufgaben priorisieren, werden Sie eher proaktiv als reaktiv. Manchmal müssen Sie sich mit mehreren dringenden Anforderungen auseinandersetzen, während Sie gleichzeitig zusehen, wie sich Ihre To-Do-Liste erweitert. Die Art Ihrer Arbeit, der Zeitplan, die Kosten und die Relevanz werden alle Einfluss darauf haben, wie Sie Ihre Aufgaben priorisieren.

Wenn Sie Ihren Tag beginnen, sollten die wichtigsten Aufgaben, die dem größten Zweck dienen und mit übergeordneten Zielen verknüpft sind, ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen. Mit anderen Worten, priorisieren Sie große oder komplizierte Aufgaben, bevor Sie sich weniger kritischen oder zeitkritischen Aufgaben zuwenden.

Wenn Sie beispielsweise Grafikdesigner sind, müssen Sie zuerst das Design oder einen kritischen Aspekt des Designs erstellen, dann auf E-Mails antworten, an Ihrem Bewertungsformular arbeiten, Kunden anrufen und so weiter.

Sie können die Priorisierungsmatrix verwenden. Sie haben die Möglichkeit, die Werke nach den beiden wichtigsten Kriterien zu ordnen. Beispielsweise können Sie Ihren Kalender in Kategorien unterteilen wie:

• Wichtig und dringend
• Wichtig, aber nicht dringend
• Nicht wichtig, aber dringend
• Nicht wichtig, aber nicht dringend

Abhängig von Ihrer Branche und Ihren Projekten können Sie zusätzlich Kriterien wie langfristige Kunden und kurzfristige Kunden usw. hinzufügen. Hier ist ein Beispiel für eine Vorlage zur Aufgabenpriorisierung.

Wenden Sie diese Methode auf jedes Projekt und dann auf alle Ihre Projekte an. Um sich weniger überfordert zu fühlen, ist es eine gute Idee, größere Aufgaben in Teilaufgaben zu unterteilen. Es ist auch besser, komplizierte Aufgaben morgens zu erledigen.

6. Regelmäßige Client-Updates

Kunden hassen es, im Dunkeln gelassen zu werden. Sie erwarten eine direkte Kommunikation mit ihren Geschäftspartnern und zeitnahe, angemessene Antworten. Der regelmäßige Kontakt mit Ihren Kunden ist für die Entwicklung, Pflege und Pflege einer Kundenbeziehung unerlässlich.

Beginnen Sie mit der Entwicklung einer Kommunikationsstrategie und eines Kalenders für Ihren Kunden und arbeiten Sie dann mit ihm zusammen, um das ideale Kommunikationstool oder die ideale Plattform zu bestimmen. Es ist am besten, Kunden Projekt-Updates mindestens einmal pro Woche anzubieten. Mit detaillierten Status-Updates können Sie Ihren Fortschritt verfolgen.

Senden Sie ihnen regelmäßig E-Mails, um sie über das Projekt auf dem Laufenden zu halten. Heben Sie erledigte Aufgaben der Vorwoche, ausgegebenes und verbleibendes Budget für jede Phase, geplante Aufgaben für die nächste Woche usw. hervor.

Stellen Sie sicher, dass Sie Details wie einen geänderten Projektzeitplan und ein aktualisiertes Budget angeben. Lassen Sie Ihre Kunden beispielsweise wissen, wenn Sie Schwierigkeiten haben, mit ihren Anforderungen Schritt zu halten, oder wenn die Umstände Sie daran hindern, Ihren regelmäßigen hohen Standard zu erfüllen. Als SEO-Berater möchten Sie beispielsweise Ihren Kunden vielleicht mitteilen, warum Sie Ihre Ziele nicht erreichen konnten und was Sie tun, um die Probleme zu lösen.

7. Verwenden Sie ein Multiprojektmanagement-Tool

Tools für das Management mehrerer Projekte können für Sie und Ihre Kunden von großem Nutzen sein. Wenn Sie mehrere Projekte an verschiedenen Orten verwalten, verschwenden Sie Zeit mit der Übertragung von Daten von einem Tool zum anderen. Mit diesen Tools können Sie problemlos verschiedene zeitaufwändige Aktivitäten ausführen und gleichzeitig Ihre Projekte besser visualisieren.

Die Arbeit mit mehreren Kunden und Projekten bedeutet auch, dass verschiedene Ressourcen verwaltet werden müssen. Wenn Sie beispielsweise mehrere SEO-Projekte durchführen, kann dies auch bedeuten, mit freiberuflichen Autoren zusammenzuarbeiten. Für jeden dieser Freiberufler müssen Sie seine Zeit erfassen, seine Aufgaben planen, seine Kalender anzeigen, Produktivitätsberichte erstellen und Rechnungen bearbeiten. Eine Maut für das Management mehrerer Projekte hilft Ihnen, Ihre Aufgaben zu rationalisieren und Ihren Arbeitsablauf zu vereinfachen.

Außerdem sollten Sie Projektmanagement-Tools in Betracht ziehen, die sich in alle anderen von Ihnen verwendeten Tools integrieren lassen und zeitaufwändige, sich wiederholende Prozesse usw. automatisieren.

8. Seien Sie so flexibel

Je agiler und flexibler Sie sind, desto besser können Sie sich an die Bedürfnisse jedes Kunden anpassen. Die Flexibilität des Projektmanagements hilft Ihnen, Aufgaben und Ressourcen regelmäßig zu koordinieren, wodurch Ihre Arbeit produktiver und Ihr Leben stressfreier wird.

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen flexiblen Planung im Projektmanagement besteht darin, jedes Projekt ständig im Auge zu behalten, schnelle und effiziente Entscheidungen zu treffen und Ressourcen angemessen zuzuweisen, während man gleichzeitig organisiert bleibt.

Bei der Planung ist es entscheidend, Alternativen und mehrere Strategien vorzustellen, die beste Lösung vorzuschlagen, die riskanten Elemente des Projekts zu identifizieren und so weiter. Auf diese Weise können Sie sich auf jede Situation einstellen und so schnell wie möglich wieder auf Kurs gehen, wenn etwas schief geht.

3 Tools zur Verwaltung mehrerer Clients

Freiberufler sind mit mehreren Hindernissen konfrontiert, darunter Angebotserstellung, Rechnungserstellung, Zeitmanagement und andere Bereiche des Kundenbeziehungsmanagements. Infolgedessen unterstützt Projektmanagement-Software Freiberufler bei der Organisation ihrer Aktivitäten und der Trennung von Projekten, was für diejenigen von Vorteil ist, die für mehrere Kunden arbeiten.

Berücksichtigen und analysieren Sie bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools verschiedene Aspekte, wie z. B. Kosten, einschließlich Implementierung und Onboarding, erforderliche Funktionen, Integrationen mit aktuellen Unternehmenssystemen usw.

Im nächsten Teil werden wir drei Tools anbieten, die die meisten Funktionen haben, die jeder Freiberufler benötigt.

Hektisch

Hectic ist ein Projektmanagement-Tool, das hauptsächlich für mobile Geräte entwickelt wurde. Im Gegensatz zu anderen Projektmanagement-Tools müssen Sie nie zu einem Computer wechseln, um zusätzliche Funktionen zu erhalten oder die Verwendung zu vereinfachen. Es gibt Benutzern Zugriff auf alle Funktionen an einem Ort, wie z. B. das Verfolgen der Projektzeit, das Hinzufügen und Ändern von Kundeninformationen, das Senden von Rechnungen, das Hinzufügen von Kosten, das Abschließen von Angeboten und mehr.

Es bietet auch hervorragende Funktionen wie Statistiken, Zahlungsempfang, Anpassung und vieles mehr. Das Dashboard zeigt Statistiken wie die für das Projekt aufgewendete Zeit, den gesammelten Geldbetrag und die Anzahl der noch zu erledigenden Jobs an.

Außerdem können Sie Angebotsvorlagen einfach per Drag-and-Drop erstellen und Ihre Branding-Komponenten wie Ihr Logo, Ihre Farben, Ihren Firmennamen und andere einfügen. Es bietet sowohl einen kostenlosen als auch einen Premium-Plan – Sie können sich hier eine vollständige Hectic-Rezension ansehen.

Hallo Bonsai

Zu den Freelance-Management-Tools von Hello Bonsai gehören Rechnungsstellung, Angebote, Verträge, Ausgabenüberwachung und mehr. Es verfügt über Rechnungsstellungs- und Zahlungsoptionen, mit denen Sie Rechnungen für Kunden erstellen und Zahlungen für die Rechnungen von ihnen einziehen können.

Hello Bonsai hat eine großartige Funktion, mit der Sie Ihre Mini-Portfolio-Site erstellen und einen Link dazu erhalten können. Es ermöglicht Ihnen auch, Ihr GitHub, LinkedIn, Dribbble und alles andere, was Sie benötigen, zu verbinden. Sie können auch Formulare erstellen und an bestimmte Kunden, Projekte und Anwendungsfälle senden.

Um Ihren Rechnungen und Angeboten ein professionelleres Erscheinungsbild zu verleihen, bietet Hello Bonsai Anpassungsfunktionen wie das Einfügen Ihres Firmenlogos. Es lässt sich in QuickBooks, Calendly, Zapier, Gmail und Google Kalender integrieren.

Es ist kein kostenloser Plan verfügbar. Bevor Sie den Premium Plan abonnieren, können Sie ihn 14 Tage lang kostenlos testen.

HonigBuch

Sie benötigen eine Customer Relationship Management (CRM)-Lösung für Ihr Unternehmen. HoneyBook ist eine solche Lösung. Der Dienst unterstützt Benutzer bei der Verwaltung von Geschäftsvorgängen von der Anfrage bis zur Abrechnung. Es ist eine benutzerfreundliche Software, mit der Benutzer Projekte verwalten, Kunden planen, Verträge online unterzeichnen, Rechnungen ausstellen und Zahlungen entgegennehmen können.

Mit HoneyBook erstellte Verträge sind rechtsverbindliche Papiere, die Ihr Kunde studieren und unterzeichnen muss, bevor das Projekt voranschreiten kann. Sie können dies sofort auf der Plattform tun. Dies ist ein Beispiel für einen Vertrag, der mit HoneyBook erstellt wurde.

Benutzer können auch benutzerdefinierte Vorlagen und Benachrichtigungen verwenden, um Kunden mit automatisierten Terminanfragen und Follow-ups zu antworten.

Darüber hinaus können Sie Zahlungserinnerungen automatisch ausstellen und Aufgabenerinnerungen basierend auf Projekten festlegen. Es gibt keinen kostenlosen Plan und die monatlichen Kosten beginnen bei 9 $.

Wie Sie die richtigen Kunden für die Zusammenarbeit auswählen

Nichts ist frustrierender, als mit einem Kunden zusammenzuarbeiten, der nicht zu Ihnen und Ihrer Unternehmenskultur passt. Als Solopreneur müssen Sie SMARTe Ziele und Entscheidungen über den Kunden setzen und Ihre Erwartungen und alles andere, was damit einhergeht, verwalten.

Um Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten, müssen Sie Interessenten zunächst vorqualifizieren. Bevor Sie in einen Pitch investieren, müssen Sie einen potenziellen Kunden vorqualifizieren, um festzustellen, ob er zu Ihnen passt.

Sie beginnen damit, zu bestimmen, was ein Kunde will und welches Ziel er verfolgt. In dieser Phase ist es entscheidend, sich darüber im Klaren zu sein, welche Art von Arbeit Sie für Kunden ausführen und welche nicht.

Stellen Sie sicher, dass Ihr potenzieller Kunde die gleichen Kriterien teilt, wie z. B. die gleiche Mission, ähnliche Werte und gegenseitigen Respekt. Überlegen Sie auch, ob sie Ihnen den richtigen Betrag zahlen, ob sie Ihnen Kopfschmerzen bereiten oder ob sie Ihr Geschäft vorantreiben und so weiter.

Suchen Sie außerdem nach Kunden, die für frische und einfallsreiche Ideen empfänglich sind, da dies Ihre Kreativität und Effektivität ankurbeln wird. Seien Sie offen und ehrlich über den Preis. Es passt wahrscheinlich nicht gut, wenn sie Ihren Tarif zu teuer finden.

Stellen Sie sicher, dass Sie sie einem Screening-Verfahren unterziehen, um zu sehen, ob sie gut passen. Behalten Sie ihre Kommunikation während des Vorqualifizierungsprozesses im Auge. Kommunizieren sie zum Beispiel effektiv und höflich mit Ihnen? Reagieren sie auf Ihre Kommunikation und Kontaktaufnahme?

Sie können auch Kundenverwaltungssoftware verwenden, um Ihre Interaktionen mit neuen und aktuellen Kunden zu verfolgen.

Verwalten Sie mehrere Clients effektiv

Da der Bedarf an Remote-Mitarbeitern steigt, beginnen viele Freiberufler den Wert von Multitasking und der Verwaltung mehrerer Projekte und Ziele zu erkennen.

Je mehr Aufgaben Sie übernehmen, desto schwieriger ist es jedoch, jede einzelne gut zu bewältigen. Daher erfordert die Verwaltung mehrerer Projekte ein sorgfältiges Gleichgewicht zwischen Organisation und Flexibilität. Jede Situation und jeder Kunde wird einzigartig sein. Wenn Sie jedoch im Voraus planen, organisiert bleiben und keine Angst haben, Risiken einzugehen, werden Sie einen positiven Einfluss auf Ihre Kunden und Ihr Unternehmen haben.

Befolgen Sie zu guter Letzt unsere obigen Tipps, und Sie werden in der Lage sein, mehrere Kunden und Projekte zu verwalten, auch wenn es viele davon gibt. Viel Glück!

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