8 conseils pratiques pour gérer plusieurs clients

Si vous êtes un pigiste à la recherche d'un revenu plus constant, d'opportunités de travail et de contacts pour des professionnels diligents, vous devrez accepter autant de clients que possible. Cependant, jongler avec plusieurs clients à la fois s'accompagne d'une lourde responsabilité.

La gestion de plusieurs clients nécessite d'être proactif et préparé et d'avoir des processus en place en cas de problème. Pour réussir, vous devez avoir des procédures en place pour les attraper quand ils le font.

Vous risquez de perdre des clients et de nuire à la réputation de votre entreprise si vous ne disposez pas des outils et du système appropriés. L'argent, le temps et le stress mental peuvent être tous en jeu.

La bonne nouvelle est que vous pouvez rester organisé et productif tout en gardant tous vos clients satisfaits, malgré le risque.

Cet article discutera de huit conseils pour gérer plusieurs clients et projets.

8 conseils solides pour gérer plusieurs clients

Essayer de gérer plusieurs clients à la fois peut réduire la qualité de votre travail et vous amener à vous sentir stressé. La gestion de plusieurs projets nécessite de la force mentale, la capacité de jongler avec plusieurs tâches avec des délais serrés et la capacité d'apporter ces redoutables modifications de dernière minute.

Vous devrez apprendre à gérer plusieurs clients à mesure que votre entreprise se développe avant de pouvoir vous concentrer sur l'acquisition de nouveaux clients de meilleure qualité et sur le développement d'un flux de trésorerie important. Cependant, vous pouvez gérer efficacement plusieurs clients en suivant les huit conseils ci-dessous.

1. Définissez les bonnes attentes

Lorsque les attentes des consommateurs sont définies de manière réaliste, il est plus facile pour votre entreprise de gérer n'importe quelle situation, notamment en cas de panne de service, tout en satisfaisant les attentes du client. De plus, vous souhaitez instaurer la confiance, la fidélité et fidéliser les clients à long terme dès le début, et le moyen le plus simple d'y parvenir est de répondre, voire de dépasser, leurs attentes.

Les promesses excessives et les sous-livrables sont les pires choses qui puissent arriver à un consommateur. Ainsi, la première étape consiste à être réaliste avec vos clients sur les délais et les calendriers de projet.

Au lieu de déformer la réalité pour rendre les articles ou les services plus attrayants, il est essentiel d'informer les clients sur ce que votre service peut fournir, ses capacités, ses limites et ses fonctionnalités. Lorsque vous éduquez et responsabilisez les gens sur vous en tant qu'entreprise et sur vos services, vous vous assurez que vous êtes tous les deux sur la même page et, plus important encore, vous définissez des attentes plus raisonnables.

Par exemple, les clients s'attendent à être classés sur la première page pour un mot clé concurrentiel dans un court laps de temps. C'est irréaliste et ils ne sont pas conscients de la difficulté d'atteindre une position élevée pour un mot-clé concurrentiel. Ainsi, les rédacteurs doivent éduquer et être honnêtes avec leurs clients et souligner que le référencement prend du temps et est un engagement à long terme.

En plus de cela, définissez la disponibilité de votre chat afin que les clients sachent quand ils peuvent vous contacter. Évitez de désinformer les clients de quelque manière que ce soit dans le cadre de vos activités de marketing pour atteindre leur objectif de vente.

Si vous n'avez pas réussi à les respecter pour des raisons indépendantes de votre volonté, présentez vos excuses au client et effectuez une reprise de service pour arranger les choses.

2. Suivez le temps passé sur chaque projet client

En plus de fournir à vos clients des factures précises, le suivi du temps vous permet d'avoir une vue d'ensemble, d'analyser la productivité et les performances et d'identifier les besoins à optimiser et à estimer pour les projets futurs. Il fournit également des informations sur le temps nécessaire pour accomplir des tâches spécifiques.

Pour commencer avec le suivi du temps, créez une liste des clients, des projets, des tâches, si un projet est facturable et toute autre donnée que vous souhaitez suivre. Assurez-vous d'inclure de petites tâches telles que la révision, la planification, la communication, etc.

Choisissez un outil de gestion de projet qui vous permet de suivre le temps et de répartir les ressources horaires en fonction de vos besoins et de vos clients. Il est crucial de comparer le temps passé et estimé sur chaque projet client et les tâches spécifiques.

3. Horaire

La création d'un calendrier de projet avec des plans, des méthodes et des responsabilités clairement définis est cruciale pour comprendre vos priorités, vos prochains objectifs et votre direction. Vous saurez constamment ce qui est dû et ce qui s'en vient. Vous améliorerez également l'efficacité, la responsabilité et la transparence.

Alors, prévoyez toute la semaine. Définissez les activités et séquencez-les correctement. Estimez également les ressources nécessaires et le temps requis pour exécuter les tâches.

Assurez-vous que les activités planifiées sont les unités de travail spécifiques que vous devez effectuer pour réaliser les tâches, plutôt que les tâches globales elles-mêmes. Si votre outil de planification autorise les rappels, configurez-le pour qu'il vous avertisse lorsque chaque tâche est due.

4. Créez une liste

Une liste de choses à faire peut vous aider à atteindre des objectifs plus importants, vous préparer au succès chaque jour et vous permettre de vous concentrer sur les tâches les plus critiques. Cela peut également vous aider à économiser du temps, de l'énergie et à inventer des raisons lorsque vous êtes distrait. Vous devriez avoir de nombreuses listes qui couvrent les domaines cruciaux de votre vie, tels que les responsabilités professionnelles, les activités personnelles et les tâches domestiques.

Il est préférable de commencer par se limiter à trois à cinq tâches par jour. Il peut être difficile de rester motivé lorsqu'une liste de tâches est plus longue. De plus, après avoir terminé toutes vos tâches, vous vous sentirez optimiste quant à l'ensemble de vos listes de tâches, ce qui vous aidera à aller de l'avant.

Assurez-vous que vos missions sont des actions tangibles plutôt que des objectifs ou une vision mentale de ce que vous souhaitez accomplir. Lorsqu'un nouveau devoir vous vient à l'esprit, écrivez-le dès que possible.

Revoyez vos listes de tâches quotidiennement et si vous vous sentez dépassé, prenez une minute pour reprogrammer, redéfinir les priorités et réviser votre liste.

5. Prioriser les tâches

Lorsque vous priorisez vos tâches, vous devenez proactif plutôt que réactif. Parfois, vous vous retrouvez à faire face à plusieurs demandes urgentes tout en regardant votre liste de tâches s'allonger. Le type de votre travail, le calendrier, le coût et la pertinence influenceront tous la façon dont vous hiérarchisez vos tâches.

Lorsque vous commencez votre journée, les tâches les plus cruciales qui servent le but le plus important et sont liées aux objectifs de haut niveau doivent figurer en haut de votre liste de priorités. En d'autres termes, hiérarchisez les tâches importantes ou compliquées avant de passer à des tâches moins critiques ou urgentes.

Si vous êtes un graphiste, par exemple, vous devez d'abord créer le design ou un aspect critique du design, puis répondre aux e-mails, travailler sur votre formulaire de révision, appeler les clients, etc.

Vous pouvez utiliser la matrice de priorisation. Vous avez la possibilité de classer les œuvres en fonction des deux critères les plus importants. Par exemple, vous pouvez diviser votre calendrier en catégories telles que :

• Important et urgent
• Important mais pas urgent
• Pas important mais urgent
• Pas important mais pas urgent

Vous pouvez également inclure des critères tels que les clients à long terme et les clients à court terme, etc., selon votre secteur et vos projets. Voici un exemple de modèle de priorisation des tâches.

Appliquez cette méthode à chaque projet, puis à l'ensemble de vos projets. Pour vous sentir moins submergé, c'est une bonne idée de diviser les tâches plus importantes en sous-tâches. Il est également préférable de faire des tâches compliquées le matin.

6. Mises à jour régulières des clients

Les clients détestent être laissés dans le noir. Ils s'attendent à une communication directe avec leurs partenaires commerciaux et à une réponse opportune et appropriée. Avoir des contacts réguliers avec vos clients est essentiel pour développer, maintenir et favoriser une relation client.

Commencez par développer une stratégie de communication et un calendrier pour votre client, puis collaborez avec lui pour déterminer l'outil ou la plateforme de communication idéale. Il est préférable d'offrir aux clients des mises à jour du projet au moins une fois par semaine. Avec des mises à jour de statut détaillées, vous pouvez suivre vos progrès.

Envoyez-leur régulièrement des e-mails pour les tenir informés du projet. Mettez en surbrillance les tâches accomplies de la semaine précédente, le budget dépensé et restant pour chaque phase, les tâches planifiées pour la semaine suivante, etc.

Assurez-vous de fournir des détails comme un calendrier de projet modifié et un budget mis à jour. Faites savoir à vos clients, par exemple, si vous avez du mal à répondre à leurs demandes ou si les circonstances vous empêchent de respecter vos normes élevées habituelles. Par exemple, en tant que consultant SEO, vous voudrez peut-être faire savoir à votre client pourquoi vous n'avez pas été en mesure d'atteindre les objectifs et ce que vous faites pour résoudre les problèmes.

7. Utilisez un outil de gestion multi-projets

Les outils de gestion de plusieurs projets peuvent être très bénéfiques pour vous et vos clients. Lorsque vous gérez plusieurs projets à différents endroits, vous perdez du temps à transférer des données d'un outil à un autre. Avec ces outils, vous pouvez facilement effectuer diverses activités chronophages tout en visualisant mieux vos projets.

Travailler avec plusieurs clients et projets signifie également avoir à gérer différentes ressources. Par exemple, exécuter plusieurs projets de référencement peut également signifier travailler avec des rédacteurs indépendants. Pour chacun de ces pigistes, vous devez suivre leur temps, planifier leurs tâches, afficher leurs calendriers, créer des rapports de productivité et traiter les factures. Un péage de gestion de plusieurs projets vous aidera à rationaliser vos tâches et à simplifier votre flux de travail.

En outre, vous devriez envisager des outils de gestion de projet qui peuvent s'intégrer à tous les autres outils que vous utilisez et automatiser les processus chronophages et répétitifs, etc.

8. Soyez aussi flexible

Plus vous serez agile et flexible, mieux vous pourrez vous adapter pour répondre aux besoins de chaque client. La flexibilité de la gestion de projet vous aide à coordonner régulièrement les tâches et les ressources, ce qui rend votre travail productif et votre vie moins stressante.

La clé d'une planification flexible réussie dans la gestion de projet consiste à garder un œil continu sur chaque projet, à faire des choix rapides et efficaces et à allouer les ressources de manière adéquate tout en restant organisé.

Lors de la planification, il est essentiel de présenter des alternatives et des stratégies multiples, de proposer la meilleure solution, d'identifier les éléments à risque du projet, etc. De cette façon, vous pouvez vous adapter à n'importe quelle situation et revenir sur la bonne voie dès que possible si quelque chose ne va pas.

3 outils pour vous aider à gérer plusieurs clients

Les pigistes sont confrontés à plusieurs obstacles, notamment la rédaction de propositions, la préparation de factures, la gestion du temps et d'autres domaines de la gestion de la relation client. En conséquence, un logiciel de gestion de projet aide les indépendants à organiser leurs activités et à séparer les projets, ce qui est bénéfique pour ceux qui travaillent pour plusieurs clients.

Lors de la sélection d'un outil de gestion de projet, considérez et analysez divers aspects, tels que les dépenses, y compris la mise en œuvre et l'intégration, les fonctionnalités requises, les intégrations avec les systèmes d'entreprise actuels, etc.

Dans la prochaine partie, nous vous proposerons trois outils qui ont le plus de fonctionnalités dont chaque freelance a besoin.

Trépidant

Hectic est un outil de gestion de projet conçu principalement pour les appareils mobiles. Contrairement à d'autres outils de gestion de projet, vous n'avez jamais besoin de passer à un ordinateur pour obtenir des fonctionnalités supplémentaires ou en faciliter l'utilisation. Il permet aux utilisateurs d'accéder à toutes les fonctionnalités en un seul endroit, telles que le suivi du temps du projet, l'ajout et la modification des informations client, l'envoi de factures, l'ajout de coûts, la clôture des propositions, etc.

Il fournit également d'excellentes fonctionnalités telles que les statistiques, la réception de paiements, la personnalisation, entre autres. Le tableau de bord affiche des statistiques telles que le temps passé sur le projet, le montant d'argent collecté et le nombre de tâches restant à accomplir.

En outre, il vous permet de créer des modèles de proposition simplement par glisser-déposer, et vous pouvez inclure vos composants de marque tels que votre logo, vos couleurs, le nom de votre entreprise, etc. Il propose à la fois un plan gratuit et un plan premium – vous pouvez consulter un examen complet de Hectic ici.

Bonjour bonsaï

Les outils de gestion indépendants de Hello Bonsai incluent la facturation, les propositions, les contrats, le suivi des dépenses, etc. Il dispose d'options de facturation et de paiement, vous permettant de produire des factures pour les clients et de percevoir les paiements pour les factures de leur part.

Hello Bonsai a une fonctionnalité intéressante dans laquelle vous pouvez créer votre site de mini-portfolio et recevoir un lien vers celui-ci. Il vous permet également de connecter votre GitHub, LinkedIn, Dribbble et tout ce dont vous pourriez avoir besoin. Vous pouvez également créer et envoyer des formulaires à des clients, projets et cas d'utilisation spécifiques.

Pour donner à vos factures et propositions une apparence plus professionnelle, Hello Bonsai propose des fonctionnalités de personnalisation telles que la mise en place du logo de votre entreprise. Il s'intègre à QuickBooks, Calendly, Zapier, Gmail et Google Calendar.

Il n'y a pas de plan gratuit disponible. Avant de souscrire au forfait Premium, vous pouvez l'essayer gratuitement pendant 14 jours.

MielLivre

Vous avez besoin d'une solution de gestion de la relation client (CRM) pour votre entreprise. HoneyBook est l'une de ces solutions. Le service aide les utilisateurs à gérer les opérations commerciales, de la demande à la facturation. C'est un logiciel facile à utiliser qui permet aux utilisateurs de gérer des projets, de planifier des clients, de signer des contrats en ligne, d'émettre des factures et d'accepter des paiements.

Les contrats créés avec HoneyBook sont des documents juridiquement contraignants que votre client doit étudier et signer avant que le projet puisse avancer. Ils peuvent le faire immédiatement sur la plateforme. Il s'agit d'un exemple de contrat créé à l'aide de HoneyBook.

Les utilisateurs peuvent également utiliser des modèles et des notifications personnalisés pour répondre aux clients avec des demandes de rendez-vous et des suivis automatisés.

De plus, vous pouvez émettre automatiquement des rappels de paiement et définir des rappels de tâches en fonction des projets. Il n'y a pas de plan gratuit et le coût mensuel commence à 9 $.

Comment choisir les bons clients avec qui travailler

Il n'y a rien de plus frustrant que de travailler avec un client qui ne correspond pas à vous et à la culture de votre entreprise. En tant qu'entrepreneur solo, vous devrez définir des objectifs et des décisions SMART concernant le client et gérer vos attentes et tout ce qui va avec.

Pour gagner du temps et travailler plus efficacement, vous devez d'abord pré-qualifier les prospects. Avant d'investir dans un pitch, pré-qualifier un client potentiel implique de l'évaluer pour voir s'il vous convient.

Vous commencerez par déterminer ce que veut un client et son objectif. Pour cette étape, il est crucial d'être clair sur le type de travail que vous effectuez et ce que vous ne faites pas pour les clients.

Assurez-vous que votre client potentiel partage les mêmes critères, tels que la même mission, des valeurs similaires et le respect mutuel. Demandez-vous également s'ils vous paieront le bon montant, s'ils vous donneront mal à la tête ou s'ils feront avancer votre entreprise, etc.

De plus, recherchez des clients réceptifs aux idées fraîches et inventives, car cela stimulera votre créativité et votre efficacité. Soyez ouvert et honnête sur le prix. Ce n'est probablement pas un bon choix s'ils trouvent votre tarif trop cher.

Assurez-vous de les soumettre à une procédure de sélection pour voir s'ils conviennent. Gardez un œil sur leur communication pendant le processus de pré-qualification. Par exemple, communiquent-ils efficacement et poliment avec vous ? Réagissent-ils à vos efforts de communication et de sensibilisation ?

Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion des clients pour suivre vos interactions avec les clients nouveaux et actuels.

Gérer efficacement plusieurs clients

Alors que le besoin d'employés à distance augmente, de nombreux pigistes commencent à réaliser la valeur du multitâche et de la gestion de plusieurs projets et objectifs.

Cependant, plus vous assumez de tâches, plus il est difficile de bien gérer chacune d'entre elles. Par conséquent, la gestion de plusieurs projets nécessite un équilibre délicat entre organisation et flexibilité. Chaque circonstance et chaque client sera unique. Cependant, si vous planifiez à l'avance, restez organisé et n'avez pas peur de prendre des risques, vous aurez un impact positif sur vos clients et votre entreprise.

Enfin, suivez nos conseils ci-dessus et vous pourrez gérer plusieurs clients et projets, même s'ils sont nombreux. Bonne chance!

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