8 consejos prácticos para gestionar varios clientes

Si eres un trabajador independiente que busca ingresos más constantes, oportunidades de trabajo y contactos para profesionales diligentes, deberás contratar tantos clientes como sea posible. Sin embargo, hacer malabarismos con varios clientes a la vez conlleva una gran responsabilidad.

La gestión de múltiples clientes requiere ser proactivo y estar preparado y contar con procesos en caso de que las cosas salgan mal. Para tener éxito, debe tener procedimientos establecidos para detectarlos cuando lo hagan.

Corre el riesgo de perder clientes y dañar la reputación de su empresa si no cuenta con las herramientas y el sistema correctos. El dinero, el tiempo y el estrés mental pueden estar en juego.

La buena noticia es que puede mantenerse organizado y productivo mientras mantiene satisfechos a todos sus clientes, a pesar del riesgo.

Esta publicación discutirá ocho consejos para administrar múltiples clientes y proyectos.

8 consejos sólidos para administrar múltiples clientes

Tratar de administrar varios clientes a la vez puede reducir la calidad de su trabajo y hacer que se sienta estresado. La gestión de múltiples proyectos requiere fortaleza mental, la capacidad de hacer malabarismos con varias tareas con plazos ajustados y la capacidad de hacer esas temidas modificaciones de último minuto.

Tendrá que aprender a manejar múltiples clientes a medida que su negocio se expande antes de poder concentrarse en obtener nuevos y mejores clientes y desarrollar un flujo de efectivo significativo. Sin embargo, puede manejar varios clientes de manera efectiva siguiendo los ocho consejos a continuación.

1. Establezca las expectativas correctas

Cuando las expectativas de los consumidores se definen de manera realista, es más fácil para su empresa manejar cualquier situación, especialmente cuando hay una interrupción del servicio, sin dejar de satisfacer las expectativas del cliente. Además, desea generar confianza, lealtad y retener clientes a largo plazo desde el principio, y la forma más fácil de hacerlo es cumplir e incluso superar sus expectativas.

Las promesas excesivas y los resultados insuficientes son las peores cosas que le pueden pasar a cualquier consumidor. Por lo tanto, el primer paso es ser realista con sus clientes acerca de los plazos y los calendarios de los proyectos.

En lugar de torcer la realidad para hacer que los artículos o servicios parezcan más atractivos, es fundamental educar a los clientes sobre lo que su servicio puede proporcionar, sus capacidades, limitaciones y características. Cuando educa y capacita a las personas sobre usted como empresa y sus servicios, se asegura de que ambos estén en la misma página y, lo que es más importante, establece expectativas más razonables.

Por ejemplo, los clientes esperan estar clasificados en la página uno para una palabra clave competitiva en un período corto. No es realista y no son conscientes de la dificultad de lograr una posición alta para una palabra clave competitiva. Por lo tanto, los escritores deben educar y ser honestos con sus clientes y resaltar que el SEO lleva tiempo y es un compromiso a largo plazo.

Aparte de eso, configura tu disponibilidad de chat para que los clientes sepan cuándo pueden contactarte. Evite desinformar a los clientes de cualquier manera como parte de sus actividades de marketing para cumplir con su objetivo de ventas.

Si no los ha cumplido por causas ajenas a su voluntad, pida disculpas al cliente y lleve a cabo la recuperación del servicio para enderezar las cosas.

2. Realice un seguimiento del tiempo dedicado a cada proyecto de cliente

Además de proporcionar a sus clientes facturas precisas, el seguimiento del tiempo le permite ver el panorama general, analizar la productividad y el rendimiento, e identificar qué necesidades deben optimizarse y estimarse para proyectos futuros. También proporciona información sobre cuánto tiempo lleva completar tareas específicas.

Para comenzar con el seguimiento del tiempo, cree una lista de clientes, proyectos, tareas, si un proyecto es facturable y cualquier otra información que desee rastrear. Asegúrese de incluir tareas pequeñas como revisión, planificación, comunicación, etc.

Elija una herramienta de gestión de proyectos que le permita realizar un seguimiento del tiempo y distribuir los recursos por hora en función de sus requisitos y clientes. Es crucial comparar el tiempo dedicado y estimado en cada proyecto del cliente y tareas específicas.

3. Horario

Crear un cronograma de proyecto con planes, métodos y responsabilidades claramente definidos es crucial para comprender sus prioridades, próximos objetivos y dirección. Sabrás constantemente lo que se debe y lo que se avecina. También mejorará la eficiencia, la responsabilidad y la transparencia.

Entonces, planea toda la semana. Definir las actividades y secuenciarlas correctamente. Además, estime los recursos necesarios y el tiempo requerido para ejecutar las tareas.

Asegúrese de que las actividades programadas sean las unidades de trabajo específicas que debe realizar para lograr las tareas, en lugar de las tareas generales en sí mismas. Si su herramienta de planificación permite recordatorios, configúrela para que le notifique cuándo vence cada tarea.

4. Crea una lista

Una lista de cosas por hacer puede ayudarlo a lograr objetivos más grandes, prepararlo para el éxito cada día y permitirle concentrarse en las tareas más críticas. También puede ayudarte a ahorrar tiempo, energía y la necesidad de inventar razones cuando estás distraído. Debe tener muchas listas que cubran las áreas cruciales de su vida, como las responsabilidades laborales, las actividades personales y los deberes domésticos.

Es preferible comenzar limitándose a realizar de tres a cinco tareas diarias. Puede ser difícil mantenerse motivado cuando la lista de tareas pendientes es más extensa. Además, después de completar todas sus tareas, se sentirá optimista acerca de sus listas de tareas pendientes en su conjunto, lo que lo ayudará a seguir adelante.

Asegúrese de que sus asignaciones sean acciones tangibles en lugar de objetivos o una visión mental de lo que desea lograr. Cuando le venga a la mente un nuevo deber, escríbalo lo antes posible.

Revise sus listas de tareas pendientes todos los días y, si se siente abrumado, tómese un minuto para reprogramar, volver a priorizar y revisar su lista.

5. Prioriza las tareas

Cuando priorizas tus tareas, te vuelves proactivo en lugar de reactivo. A veces te encuentras lidiando con múltiples demandas urgentes mientras ves cómo se expande tu lista de tareas pendientes. El tipo de su trabajo, el cronograma, el costo y la relevancia influirán en la forma en que priorice sus deberes.

Cuando comienza su día, las tareas más cruciales que cumplen el propósito más importante y están vinculadas a objetivos de alto nivel deben estar en la parte superior de su lista de prioridades. En otras palabras, priorice las tareas grandes o complicadas antes de pasar a las menos críticas o sensibles al tiempo.

Si es diseñador gráfico, por ejemplo, primero debe crear el diseño o un aspecto crítico del diseño, luego responder a los correos electrónicos, trabajar en su formulario de revisión, llamar a los clientes, etc.

Puede utilizar la matriz de priorización. Tiene la opción de clasificar las obras según los dos criterios más importantes. Por ejemplo, puede dividir su calendario en categorías como:

• Importante y urgente
• Importante pero no urgente
• No importante pero urgente
• No importante pero tampoco urgente

Además, puedes incluir criterios como clientes a largo plazo, clientes a corto plazo, etc., dependiendo de tu sector y proyectos. Este es un ejemplo de una plantilla de priorización de tareas.

Aplique este método a cada proyecto, luego a todos sus proyectos. Para sentirse menos abrumado, es una buena idea dividir las tareas más grandes en subtareas. También es mejor hacer tareas complicadas por la mañana.

6. Actualizaciones regulares de clientes

Los clientes odian quedarse en la oscuridad. Esperan una comunicación directa con sus socios comerciales y una respuesta adecuada y oportuna. Tener un contacto regular con sus clientes es esencial para desarrollar, mantener y fomentar una relación con el cliente.

Comience por desarrollar una estrategia de comunicación y un calendario para su cliente, y luego colabore con ellos para determinar la herramienta o plataforma de comunicación ideal. Lo mejor es ofrecer a los clientes actualizaciones del proyecto al menos una vez a la semana. Con actualizaciones de estado detalladas, puede realizar un seguimiento de su progreso.

Envíeles correos electrónicos regularmente para mantenerlos informados sobre el proyecto. Resalte las tareas realizadas de la semana anterior, el presupuesto gastado y restante en cada fase, las tareas programadas para la próxima semana, etc.

Asegúrese de proporcionar detalles como un cronograma de proyecto modificado y un presupuesto actualizado. Infórmeles a sus clientes, por ejemplo, si tiene dificultades para cumplir con sus demandas o si las circunstancias le impiden cumplir con sus altos estándares habituales. Por ejemplo, como consultor de SEO, es posible que desee que su cliente sepa por qué no ha podido alcanzar los objetivos y qué está haciendo para resolver los problemas.

7. Utilice una herramienta de gestión de proyectos múltiples

Las herramientas de gestión de proyectos múltiples pueden ser muy beneficiosas para usted y sus clientes. Al administrar múltiples proyectos en diferentes lugares, pierde tiempo transfiriendo datos de una herramienta a otra. Con estas herramientas, puede realizar fácilmente varias actividades que consumen mucho tiempo mientras visualiza mejor sus proyectos.

Trabajar con múltiples clientes y proyectos también significa tener que administrar diferentes recursos. Por ejemplo, ejecutar múltiples proyectos de SEO también podría significar trabajar con escritores independientes. Para cada uno de estos trabajadores independientes, debe realizar un seguimiento de su tiempo, programar sus tareas, ver sus calendarios y crear informes de productividad y procesar facturas. Un peaje de gestión de múltiples proyectos ayudará a agilizar sus tareas y simplificar su flujo de trabajo.

Además, debe considerar herramientas de gestión de proyectos que puedan integrarse con todas las demás herramientas que utiliza y automatizar procesos repetitivos que consumen mucho tiempo, etc.

8. Sé tan flexible

Cuanto más ágil y flexible seas, mejor podrás ajustarte a las necesidades de cada cliente. La flexibilidad de la gestión de proyectos lo ayuda a coordinar tareas y recursos con regularidad, lo que hace que su trabajo sea productivo y su vida sea menos estresante.

La clave para una planificación flexible exitosa en la gestión de proyectos es estar atento a cada proyecto, tomar decisiones rápidas y eficientes y asignar adecuadamente los recursos mientras se mantiene organizado.

A la hora de planificar, es fundamental presentar alternativas y múltiples estrategias, proponer la mejor solución, identificar los elementos de riesgo del proyecto, etc. De esa manera, puede adaptarse a cualquier situación y volver a la normalidad lo antes posible si algo sale mal.

3 herramientas para ayudarlo a administrar múltiples clientes

Los trabajadores autónomos se enfrentan a varios obstáculos, como la redacción de propuestas, la preparación de facturas, la gestión del tiempo y otras áreas de la gestión de las relaciones con los clientes. Como resultado, el software de gestión de proyectos ayuda a los autónomos a organizar sus actividades y separar proyectos, lo que es beneficioso para quienes trabajan para varios clientes.

Al seleccionar una herramienta de gestión de proyectos, considere y analice varios aspectos, como los gastos, incluida la implementación y la incorporación, las características requeridas, las integraciones con los sistemas corporativos actuales, etc.

En la siguiente parte, ofreceremos tres herramientas que tienen la mayor funcionalidad que necesita cada trabajador independiente.

Agitado

Hectic es una herramienta de gestión de proyectos diseñada principalmente para dispositivos móviles. A diferencia de otras herramientas de administración de proyectos, nunca necesita cambiar a una computadora para obtener funciones adicionales o hacer que sea más fácil de usar. Brinda a los usuarios acceso a todas las funciones en un solo lugar, como el seguimiento del tiempo del proyecto, agregar y modificar información del cliente, enviar facturas, agregar costos, cerrar propuestas y más.

También brinda excelentes funciones como estadísticas, recepción de pagos, personalización, entre otras. El tablero muestra estadísticas como la cantidad de tiempo dedicado al proyecto, la cantidad de dinero recaudado y la cantidad de trabajos que quedan por realizar.

Además, le permite construir plantillas de propuestas simplemente arrastrando y soltando, y puede incluir sus componentes de marca, como su logotipo, colores, nombre de la empresa y otros. Ofrece un plan gratuito y premium: puede consultar una revisión completa de Hectic aquí.

Hola bonsái

Las herramientas de gestión freelance de Hello Bonsai incluyen facturación, propuestas, contratos, seguimiento de gastos y más. Tiene opciones de facturación y pago, lo que le permite producir facturas para los clientes y cobrarles los pagos de las facturas.

Hello Bonsai tiene una excelente función en la que puede crear su sitio de mini-cartera y recibir un enlace a él. También le permite conectar su GitHub, LinkedIn, Dribbble y cualquier otra cosa que pueda necesitar. También puede crear y enviar formularios a clientes, proyectos y casos de uso específicos.

Para dar un aspecto más profesional a tus facturas y propuestas, Hello Bonsai ofrece funciones de personalización como la colocación del logotipo de tu empresa. Se integra con QuickBooks, Calendly, Zapier, Gmail y Google Calendar.

No hay un plan gratuito disponible. Antes de suscribirse al Plan Premium, puede probarlo gratis durante 14 días.

MielLibro

Necesita una solución de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para su empresa. HoneyBook es una de esas soluciones. El servicio ayuda a los usuarios a administrar las operaciones comerciales desde la consulta hasta la facturación. Es un software fácil de usar que permite a los usuarios administrar proyectos, programar clientes, firmar contratos en línea, emitir facturas y recibir pagos.

Los contratos creados con HoneyBook son documentos legalmente vinculantes que su cliente debe estudiar y firmar antes de que el proyecto pueda avanzar. Podrán hacerlo inmediatamente en la plataforma. Ese es un ejemplo de un contrato creado usando HoneyBook.

Los usuarios también pueden usar plantillas y notificaciones personalizadas para responder a los clientes con solicitudes de citas y seguimientos automatizados.

Además, puede emitir recordatorios de pago automáticamente y configurar recordatorios de tareas basados ​​en proyectos. No hay un plan gratuito y el costo mensual comienza en $9.

Cómo elegir a los clientes adecuados para trabajar

No hay nada más frustrante que trabajar con un cliente que no encaja bien contigo ni con la cultura de tu empresa. Como emprendedor independiente, deberá establecer objetivos y decisiones INTELIGENTES sobre el cliente y administrar sus expectativas y todo lo demás que conlleva.

Para ahorrar tiempo y trabajar de manera más eficiente, primero debe precalificar a los prospectos. Antes de invertir en un lanzamiento, precalificar a un cliente potencial implica evaluarlo para ver si es adecuado para usted.

Comenzará determinando lo que quiere un cliente y su objetivo. Para esta etapa, es crucial tener claro qué tipo de trabajo realizas y qué no haces para los clientes.

Asegúrate de que tu cliente potencial comparta los mismos criterios, como la misma misión, valores similares y respeto mutuo. Además, considere si le pagarán la cantidad correcta, si le darán un dolor de cabeza o si impulsarán su negocio, etc.

Además, busque clientes que sean receptivos a ideas frescas e inventivas, ya que esto impulsará su creatividad y eficacia. Sea abierto y honesto sobre el precio. Probablemente no sea una buena opción si encuentran que su tarifa es demasiado cara.

Asegúrese de someterlos a un procedimiento de selección para ver si encajan bien. Esté atento a su comunicación durante el proceso de precalificación. Por ejemplo, ¿se comunican con usted de manera eficaz y cortés? ¿Son receptivos a sus comunicaciones y esfuerzos de divulgación?

También puede usar el software de administración de clientes para realizar un seguimiento de sus interacciones con clientes nuevos y actuales.

Administre múltiples clientes de manera efectiva

A medida que aumenta la necesidad de empleados remotos, muchos trabajadores independientes comienzan a darse cuenta del valor de la multitarea y la gestión de múltiples proyectos y objetivos.

Sin embargo, cuantas más tareas asumas, más difícil será gestionarlas bien. Como resultado, la gestión de múltiples proyectos requiere un cuidadoso equilibrio entre organización y flexibilidad. Cada circunstancia y cliente será único. Sin embargo, si planifica con anticipación, se mantiene organizado y no tiene miedo de correr riesgos, tendrá un impacto positivo en sus clientes y su negocio.

Por último, pero no menos importante, siga nuestros consejos anteriores y podrá administrar múltiples clientes y proyectos, incluso si hay muchos de ellos. ¡Buena suerte!

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