Birden Fazla İstemciyi Yönetmek için Eyleme Geçirilebilir 8 İpucu

Daha tutarlı bir gelir, iş fırsatları ve çalışkan profesyoneller için bağlantılar arayan bir serbest çalışan iseniz, mümkün olduğu kadar çok müşteriyi kabul etmeniz gerekecektir. Ancak, aynı anda birden fazla müşteriyle hokkabazlık yapmak ağır sorumluluk getirir.

Birden fazla müşteriyi yönetmek, proaktif olmayı ve hazırlıklı olmayı ve işlerin ters gitmesi durumunda süreçlere sahip olmayı gerektirir. Başarılı olmak için, yakaladıklarında onları yakalayacak prosedürleriniz olmalıdır.

Doğru araçlara ve sisteme sahip değilseniz, müşterilerinizi kaybetme ve şirketinizin itibarına zarar verme riskiniz vardır. Para, zaman ve zihinsel stres söz konusu olabilir.

İyi haber şu ki, riske rağmen tüm müşterilerinizi memnun ederken düzenli ve üretken kalabilirsiniz.

Bu gönderi, birden fazla müşteriyi ve projeyi yönetmek için sekiz ipucu tartışacak.

Birden çok müşteriyi yönetmek için 8 sağlam ipucu

Aynı anda birden fazla müşteriyi yönetmeye çalışmak işinizin kalitesini düşürebilir ve kendinizi stresli hissetmenize neden olabilir. Birden fazla projeyi yönetmek, zihinsel dayanıklılık, birkaç görevi sıkı teslim tarihleriyle birlikte yürütme kapasitesi ve bu korkunç son dakika değişikliklerini yapma becerisi gerektirir.

Yeni, daha iyi müşteriler kazanmaya ve önemli bir nakit akışı geliştirmeye odaklanmadan önce, işletmeniz genişledikçe birden fazla müşteriyi idare etmeyi öğrenmeniz gerekecek. Ancak, aşağıdaki sekiz ipucunu izleyerek birkaç müşteriyi etkili bir şekilde yönetebilirsiniz.

1. Doğru beklentileri belirleyin

Tüketicilerin beklentileri gerçekçi bir şekilde tanımlandığında, şirketinizin herhangi bir durumu, özellikle bir hizmet kesintisi olduğunda, müşterinin beklentilerini karşılamaya devam ederken yönetmesi daha kolaydır. Ayrıca, başlangıçtan itibaren güven, sadakat oluşturmak ve müşterileri uzun vadede elde tutmak istiyorsunuz ve bunu yapmanın en kolay yolu onların beklentilerini karşılamak ve hatta aşmaktır.

Aşırı vaatler ve eksik teslimatlar, herhangi bir tüketicinin başına gelebilecek en kötü şeylerdir. Bu nedenle ilk adım, müşterilerinizle son teslim tarihleri ​​ve proje zaman çizelgeleri konusunda gerçekçi olmaktır.

Öğeleri veya hizmetleri daha cazip hale getirmek için gerçekliği bükmek yerine, müşterilerinizi hizmetinizin sağlayabileceği şeyler, yetenekleri, sınırlamaları ve özellikleri hakkında eğitmek çok önemlidir. İnsanları bir işletme olarak siz ve hizmetleriniz hakkında eğitip güçlendirdiğinizde, ikinizin de aynı sayfada olmasını sağlar ve en önemlisi daha makul beklentiler belirlersiniz.

Örneğin, müşteriler kısa bir süre içinde rekabetçi bir anahtar kelime için birinci sayfada sıralanmayı beklerler. Bu gerçekçi değil ve rekabetçi bir anahtar kelime için yüksek bir konum elde etmenin zorluğunun farkında değiller. Bu nedenle, yazarlar müşterilerini eğitmeli ve onlara karşı dürüst olmalı ve SEO'nun zaman aldığını ve uzun vadeli bir taahhüt olduğunu vurgulamalıdır.

Bunun dışında, müşterilerin sizinle ne zaman iletişime geçebileceklerini bilmeleri için sohbet müsaitlik durumunuzu ayarlayın. Satış hedeflerini gerçekleştirmek için pazarlama faaliyetlerinizin bir parçası olarak müşterileri herhangi bir şekilde yanlış bilgilendirmekten kaçının.

Kontrolünüz dışındaki nedenlerden dolayı bunları karşılayamadıysanız, müşteriden özür dileyin ve işleri düzeltmek için hizmet kurtarma işlemini gerçekleştirin.

2. Her müşteri projesinde harcanan zamanı takip edin

Müşterilerinize doğru faturalar sağlamanın yanı sıra, zaman takibi, genel resmi görmenize, üretkenliği ve performansı analiz etmenize ve gelecekteki projeler için hangi ihtiyaçların optimize edilmesi ve tahmin edilmesi gerektiğini belirlemenize olanak tanır. Ayrıca, belirli görevleri tamamlamanın ne kadar sürdüğü hakkında bilgi sağlar.

Zaman izlemeye başlamak için müşterilerin, projelerin, görevlerin, bir projenin faturalandırılabilir olup olmadığının ve izlemek istediğiniz diğer verilerin bir listesini oluşturun. Gözden geçirme, planlama, iletişim vb. gibi küçük görevleri dahil ettiğinizden emin olun.

Gereksinimlerinize ve müşterilerinize göre zamanı izlemenize ve saatlik kaynakları dağıtmanıza olanak tanıyan bir proje yönetimi aracı seçin. Her müşteri projesinde ve belirli görevlerde harcanan ve tahmin edilen süreyi karşılaştırmak çok önemlidir.

3. Program

Açıkça tanımlanmış planlar, yöntemler ve sorumluluklarla bir proje takvimi oluşturmak, önceliklerinizi, sonraki hedeflerinizi ve yönünüzü anlamak için çok önemlidir. Neyin vadesi geldiğini ve neyin yaklaştığını sürekli olarak bileceksiniz. Ayrıca verimliliği, hesap verebilirliği ve şeffaflığı da artıracaksınız.

Bu nedenle, tüm haftayı planlayın. Aktiviteleri tanımlayın ve doğru şekilde sıralayın. Ayrıca, gereken kaynakları ve görevleri yürütmek için gereken süreyi tahmin edin.

Planlanan faaliyetlerin, genel görevlerin kendisinden ziyade, görevleri başarmak için gerçekleştirmeniz gereken belirli iş birimleri olduğundan emin olun. Planlama aracınız hatırlatıcılara izin veriyorsa, her görevin zamanı geldiğinde size bildirecek şekilde ayarlayın.

4. Bir liste oluşturun

Yapılacaklar listesi, daha büyük hedeflere ulaşmanıza, sizi her gün başarıya hazırlamanıza ve en kritik görevlere odaklanmanıza yardımcı olabilir. Ayrıca zamandan, enerjiden ve dikkatiniz dağıldığında sebepler bulma ihtiyacından tasarruf etmenize yardımcı olabilir. İş sorumlulukları, kişisel faaliyetler ve ev işleri gibi hayatınızın önemli alanlarını kapsayan birçok listeniz olmalıdır.

Kendinizi her gün üç ila beş görevle sınırlayarak başlamanız tercih edilir. Yapılacaklar listesi daha kapsamlı olduğunda motive olmak zor olabilir. Ayrıca, tüm görevlerinizi tamamladıktan sonra, yapılacaklar listeniz hakkında bir bütün olarak iyimser hissedeceksiniz ve bu da ilerlemenize yardımcı olacaktır.

Görevlerinizin, hedefler veya başarmak istediğiniz şeyin zihinsel bir vizyonundan ziyade somut eylemler olduğundan emin olun. Aklınıza yeni bir görev geldiğinde bir an önce not alın.

Yapılacaklar listenizi her gün gözden geçirin ve kendinizi bunalmış hissediyorsanız, bir dakikanızı ayırın, yeniden planlayın, yeniden önceliklendirin ve listenizi gözden geçirin.

5. Görevlere öncelik verin

Görevlerinize öncelik verdiğinizde, reaktif değil proaktif olursunuz. Bazen kendinizi birden çok acil taleple uğraşırken, aynı zamanda yapılacaklar listenizin genişlemesini izlerken bulursunuz. İşinizin türü, zaman çizelgesi, maliyet ve alaka düzeyi, görevlerinize nasıl öncelik vereceğinizi etkileyecektir.

Güne başladığınızda, en büyük amaca hizmet eden ve en üst düzey hedeflerle bağlantılı en önemli görevler öncelik listenizin başında olmalıdır. Başka bir deyişle, daha az kritik veya zamana duyarlı olanlara geçmeden önce büyük veya karmaşık görevlere öncelik verin.

Örneğin bir grafik tasarımcıysanız, önce tasarımı veya tasarımın kritik bir yönünü oluşturmanız, ardından e-postalara yanıt vermeniz, inceleme formunuz üzerinde çalışmanız, müşterileri aramanız vb.

Önceliklendirme matrisini kullanabilirsiniz. Eserleri en önemli iki kritere göre sıralama seçeneğine sahipsiniz. Örneğin, takviminizi aşağıdaki gibi kategorilere ayırabilirsiniz:

• Önemli ve acil
• Önemli ama acil değil
• önemli değil ama acil
• önemli değil ama acil değil

Ayrıca sektörünüze ve projelerinize bağlı olarak uzun vadeli müşteriler ve kısa vadeli müşteriler vb. gibi kriterleri de dahil edebilirsiniz. İşte bir görev önceliklendirme şablonu örneği.

Bu yöntemi her projeye, ardından tüm projelerinize uygulayın. Daha az bunalmış hissetmek için daha büyük görevleri alt görevlere bölmek iyi bir fikirdir. Sabahları karmaşık görevleri yapmak da daha iyidir.

6. Düzenli müşteri güncellemeleri

Müşteriler karanlıkta kalmaktan nefret eder. İş ortaklarıyla doğrudan iletişim ve zamanında, uygun yanıt beklerler. Müşterilerinizle düzenli iletişim kurmak, bir müşteri ilişkisi geliştirmek, sürdürmek ve teşvik etmek için çok önemlidir.

Müşteriniz için bir iletişim stratejisi ve takvimi geliştirerek başlayın ve ardından ideal iletişim aracını veya platformunu belirlemek için onlarla işbirliği yapın. Müşterilere haftada en az bir kez proje güncellemeleri sunmak en iyisidir. Ayrıntılı durum güncellemeleri ile ilerlemenizi takip edebilirsiniz.

Proje hakkında onları bilgilendirmek için onlara düzenli olarak e-posta gönderin. Önceki haftadan tamamlanmış görevleri, her aşamada harcanan ve kalan bütçeyi, gelecek hafta için zamanlanmış görevleri vb. vurgulayın.

Değişen bir proje zaman çizelgesi ve güncellenmiş bir bütçe gibi ayrıntıları sağladığınızdan emin olun. Örneğin, taleplerine ayak uydurmakta zorlanıyorsanız veya durum normal yüksek standartlarınızı karşılamanızı engelliyorsa, müşterilerinize bildirin. Örneğin, bir SEO danışmanı olarak, müşterinize neden hedeflere ulaşamadığınızı ve sorunları çözmek için ne yaptığınızı bildirmek isteyebilirsiniz.

7. Çoklu proje yönetimi aracı kullanın

Çoklu proje yönetimi araçları, siz ve müşterileriniz için oldukça faydalı olabilir. Farklı yerlerde birden fazla projeyi yönetirken, verileri bir araçtan diğerine aktararak zaman kaybedersiniz. Bu araçlarla, projelerinizi daha iyi görselleştirirken çeşitli zaman alan etkinlikleri kolayca yapabilirsiniz.

Birden fazla müşteri ve projeyle çalışmak, aynı zamanda farklı kaynakları yönetmek zorunda kalmak anlamına gelir. Örneğin, birden fazla SEO projesi yürütmek, serbest yazarlarla da çalışmak anlamına gelebilir. Bu serbest çalışanların her biri için zamanlarını izlemeniz, görevlerini planlamanız, takvimlerini görüntülemeniz, verimlilik raporları oluşturmanız ve faturaları işlemeniz gerekir. Çoklu proje yönetimi geçiş ücreti, görevlerinizi kolaylaştırmaya ve iş akışınızı basitleştirmeye yardımcı olacaktır.

Ayrıca, kullandığınız diğer tüm araçlarla entegre olabilen ve zaman alan, tekrarlayan süreçleri vb. otomatikleştirebilen proje yönetimi araçlarını da göz önünde bulundurmalısınız.

8. Esnek olun

Ne kadar çevik ve esnek olursanız, her müşterinin ihtiyaçlarını karşılamak için o kadar iyi uyum sağlayabilirsiniz. Proje yönetimi esnekliği, görevleri ve kaynakları düzenli olarak koordine etmenize yardımcı olarak işinizi üretken ve hayatınızı daha az stresli hale getirir.

Proje yönetiminde başarılı esnek planlamanın anahtarı, her projeye sürekli göz kulak olmak, hızlı, verimli seçimler yapmak ve organize kalırken kaynakları yeterli şekilde tahsis etmektir.

Planlama yaparken, alternatifler ve çoklu stratejiler sunmak, en iyi çözümü önermek, projenin riskli unsurlarını belirlemek vb. çok önemlidir. Bu şekilde, herhangi bir duruma uyum sağlayabilir ve bir şeyler ters giderse mümkün olan en kısa sürede yola devam edebilirsiniz.

Birden çok müşteriyi yönetmenize yardımcı olacak 3 araç

Serbest çalışanlar, teklif yazma, fatura hazırlama, zaman yönetimi ve müşteri ilişkileri yönetiminin diğer alanları dahil olmak üzere çeşitli engellerle karşı karşıyadır. Sonuç olarak, proje yönetimi yazılımı, serbest çalışanlara faaliyetlerini organize etmede ve projeleri ayırmada yardımcı olur; bu, birden fazla müşteri için çalışanlar için faydalıdır.

Bir proje yönetimi aracı seçerken, uygulama ve işe alma dahil olmak üzere giderler, gerekli özellikler, mevcut kurumsal sistemlerle entegrasyonlar vb. gibi çeşitli yönleri göz önünde bulundurun ve analiz edin.

Bir sonraki bölümde, her serbest çalışanın ihtiyaç duyduğu en fazla işlevselliğe sahip üç araç sunacağız.

Telaşlı

Hectic, öncelikle mobil cihazlar için tasarlanmış bir proje yönetim aracıdır. Diğer proje yönetimi araçlarından farklı olarak, ek özellikler almak veya kullanımı kolaylaştırmak için hiçbir zaman bir bilgisayara geçmeniz gerekmez. Kullanıcılara proje süresini takip etme, müşteri bilgilerini ekleme ve değiştirme, fatura gönderme, maliyet ekleme, teklifleri kapatma ve daha fazlası gibi tüm özelliklere tek bir yerden erişim sağlar.

Ayrıca diğerlerinin yanı sıra istatistik, ödeme alma, kişiselleştirme gibi mükemmel özellikler sunar. Pano, projede harcanan süre, toplanan para miktarı ve tamamlanması gereken iş sayısı gibi istatistikleri görüntüler.

Ayrıca, yalnızca sürükleyip bırakarak teklif şablonları oluşturmanıza olanak tanır ve logonuz, renkleriniz, şirket adınız ve diğerleri gibi marka bileşenlerinizi dahil edebilirsiniz. Hem ücretsiz hem de premium bir plan sunar - burada tam bir Hectic incelemesine göz atabilirsiniz.

Merhaba Bonsai

Hello Bonsai'nin serbest yönetim araçları, faturalandırma, teklifler, sözleşmeler, harcama izleme ve daha fazlasını içerir. Müşteriler için fatura üretmenize ve onlardan faturalar için ödeme almanıza olanak tanıyan faturalandırma ve ödeme seçeneklerine sahiptir.

Merhaba Bonsai, mini portföy sitenizi oluşturabileceğiniz ve ona bir bağlantı alabileceğiniz harika bir özelliğe sahiptir. Ayrıca GitHub, LinkedIn, Dribbble ve ihtiyaç duyabileceğiniz diğer her şeyi bağlamanıza olanak tanır. Ayrıca belirli müşterilere, projelere ve kullanım durumlarına formlar oluşturabilir ve gönderebilirsiniz.

Hello Bonsai, fatura ve tekliflerinize daha profesyonel bir görünüm kazandırmak için firmanızın logosunu koymak gibi kişiselleştirme özellikleri sunar. QuickBooks, Calendly, Zapier, Gmail ve Google Calendar ile bütünleşir.

Ücretsiz bir plan mevcut değil. Premium Plan'a abone olmadan önce 14 gün boyunca ücretsiz deneyebilirsiniz.

HoneyBook

İşletmeniz için bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) çözümüne ihtiyacınız var. HoneyBook böyle bir çözümdür Hizmet, kullanıcılara sorgulamadan faturalandırmaya kadar ticari operasyonları yönetmede yardımcı olur. Kullanıcıların projeleri yönetmesine, müşterileri planlamasına, çevrimiçi sözleşmeler imzalamasına, fatura düzenlemesine ve ödeme almasına olanak tanıyan kullanımı kolay bir yazılımdır.

HoneyBook ile oluşturulan sözleşmeler, proje ilerlemeden önce müşterinizin incelemesi ve imzalaması gereken yasal olarak bağlayıcı belgelerdir. Bunu hemen platformda yapabilirler. Bu HoneyBook kullanılarak oluşturulan bir sözleşme örneğidir.

Kullanıcılar, otomatik randevu istekleri ve takipleri ile müşterilere yanıt vermek için özelleştirilmiş şablonlar ve bildirimler de kullanabilir.

Ayrıca, otomatik olarak ödeme hatırlatıcıları yayınlayabilir ve projelere göre görev hatırlatıcıları ayarlayabilirsiniz. Ücretsiz bir plan yoktur ve aylık maliyet 9 dolardan başlar.

Birlikte çalışmak için doğru müşteriler nasıl seçilir?

Size ve şirketinizin kültürüne uygun olmayan bir müşteriyle çalışmaktan daha sinir bozucu bir şey olamaz. Bir solopreneur olarak, müşteriyle ilgili SMART hedefleri ve kararları belirlemeniz ve beklentilerinizi ve onunla birlikte gelen diğer her şeyi yönetmeniz gerekir.

Zamandan tasarruf etmek ve daha verimli çalışmak için, önce potansiyel müşterileri önceden kalifiye etmelisiniz. Bir satış konuşmasına yatırım yapmadan önce, potansiyel bir müşteriye ön yeterlilik kazandırmak, sizin için uygun olup olmadıklarını görmek için onları değerlendirmeyi gerektirir.

Bir müşterinin ne istediğini ve hedefini belirleyerek başlayacaksınız. Bu aşamada, müşteriler için ne tür işler yaptığınız ve neleri yapmadığınız konusunda net olmak çok önemlidir.

Potansiyel müşterinizin aynı misyon, benzer değerler ve karşılıklı saygı gibi aynı kriterleri paylaştığından emin olun. Ayrıca, size doğru miktarı ödeyip ödemeyeceklerini, başınızı ağrıtacak mı, yoksa işinizi ilerletecek mi, vb. düşünün.

Ayrıca, yaratıcılığınızı ve etkinliğinizi artıracağından, taze ve yaratıcı fikirlere açık müşteriler arayın. Fiyat konusunda açık ve dürüst olun. Oranınızı çok pahalı bulurlarsa, muhtemelen uygun değildir.

Uygun olup olmadıklarını görmek için onları bir tarama prosedüründen geçirdiğinizden emin olun. Ön eleme sürecinde iletişimlerine dikkat edin. Örneğin, sizinle etkili ve kibar bir şekilde iletişim kuruyorlar mı? İletişim ve sosyal yardım çabalarınıza yanıt veriyorlar mı?

Yeni ve mevcut müşterilerle olan etkileşimlerinizi takip etmek için müşteri yönetimi yazılımını da kullanabilirsiniz.

Birden çok müşteriyi etkin bir şekilde yönetin

Uzak çalışanlara duyulan ihtiyaç arttıkça, birçok serbest çalışan, çoklu görevlerin ve birden fazla proje ve hedefi yönetmenin değerini anlamaya başlıyor.

Ancak ne kadar çok görev üstlenirseniz, her birini iyi yönetmek o kadar zor olur. Sonuç olarak, birden fazla projeyi yönetmek, dikkatli bir organizasyon ve esneklik dengesi gerektirir. Her durum ve müşteri benzersiz olacaktır. Ancak önceden plan yaparsanız, düzenli kalırsanız ve risk almaktan korkmazsanız müşterileriniz ve işiniz üzerinde olumlu bir etki yaratacaksınız.

Son olarak, yukarıdaki ipuçlarımızı takip edin ve birçoğu olsa bile birden fazla müşteriyi ve projeyi yönetebileceksiniz. İyi şanlar!

Konuşmayı sürdürmek...

Ücretsiz Facebook grubumuzda 10.000'den fazla kişi günlük sohbetler yapıyoruz ve sizi orada görmeyi çok isteriz. Bize katılın!