8 consigli pratici per la gestione di più clienti

Se sei un libero professionista alla ricerca di un reddito più consistente, opportunità di lavoro e contatti per professionisti diligenti, dovrai assumere quanti più clienti possibile. Tuttavia, destreggiarsi tra più clienti contemporaneamente comporta pesanti responsabilità.

La gestione di più clienti richiede essere proattivi e preparati e disporre di processi in atto nel caso in cui le cose vadano storte. Per avere successo è necessario disporre di procedure in atto per catturarli quando lo fanno.

Rischi di perdere clienti e danneggiare la reputazione della tua azienda se non disponi degli strumenti e del sistema corretti. Soldi, tempo e stress mentale possono essere tutti in gioco.

La buona notizia è che puoi rimanere organizzato e produttivo mantenendo tutti i tuoi clienti soddisfatti, nonostante il rischio.

Questo post discuterà otto suggerimenti per la gestione di più clienti e progetti.

8 Suggerimenti solidi per la gestione di più clienti

Cercare di gestire più clienti contemporaneamente può ridurre la qualità del tuo lavoro e farti sentire stressato. La gestione di più progetti richiede forza mentale, la capacità di destreggiarsi tra diverse attività con scadenze ravvicinate e la capacità di apportare le temute modifiche dell'ultimo minuto.

Dovrai imparare a gestire più clienti man mano che la tua attività si espande prima di poterti concentrare sull'acquisizione di nuovi clienti migliori e sullo sviluppo di un flusso di cassa significativo. Tuttavia, puoi gestire in modo efficace diversi clienti seguendo gli otto suggerimenti di seguito.

1. Stabilisci le giuste aspettative

Quando le aspettative dei consumatori sono definite realisticamente, è più facile per la tua azienda gestire qualsiasi situazione, soprattutto in caso di interruzione del servizio, soddisfacendo comunque le aspettative del cliente. Inoltre, vuoi creare fiducia, lealtà e fidelizzare i clienti a lungo termine fin dall'inizio e il modo più semplice per farlo è soddisfare e persino superare le loro aspettative.

Le promesse eccessive e le consegne insufficienti sono le cose peggiori che possono accadere a qualsiasi consumatore. Quindi, il primo passo è essere realistici con i tuoi clienti riguardo alle scadenze e ai tempi del progetto.

Invece di piegare la realtà per rendere gli articoli oi servizi più allettanti, è fondamentale educare i clienti su ciò che il tuo servizio può fornire, le sue capacità, i suoi limiti e le sue caratteristiche. Quando educhi e responsabilizzi le persone su di te come azienda e sui tuoi servizi, ti assicuri di essere entrambi sulla stessa pagina e, soprattutto, stabilisci aspettative più ragionevoli.

Ad esempio, i clienti si aspettano di essere classificati in prima pagina per una parola chiave competitiva in un breve periodo. Non è realistico e non sono consapevoli della difficoltà di raggiungere una posizione elevata per una parola chiave competitiva. Quindi, gli scrittori devono educare ed essere onesti con i loro clienti ed evidenziare che la SEO richiede tempo ed è un impegno a lungo termine.

A parte questo, imposta la disponibilità della chat in modo che i clienti sappiano quando possono contattarti. Evita di disinformare i clienti in qualsiasi modo come parte delle tue attività di marketing per raggiungere il loro obiettivo di vendita.

Se non sei riuscito a incontrarli per motivi al di fuori del tuo controllo, scusati con il cliente ed esegui il ripristino del servizio per sistemare le cose.

2. Tieni traccia del tempo dedicato a ciascun progetto del cliente

Oltre a fornire ai tuoi clienti fatture accurate, il monitoraggio del tempo ti consente di vedere il quadro generale, analizzare la produttività e le prestazioni e identificare quali esigenze dovrebbero essere ottimizzate e stimate per progetti futuri. Fornisce inoltre informazioni dettagliate su quanto tempo ci vuole per completare attività specifiche.

Per iniziare con il monitoraggio del tempo, crea un elenco di clienti, progetti, attività, se un progetto è fatturabile e qualsiasi altro dato che desideri monitorare. Assicurati di includere piccole attività come revisione, pianificazione, comunicazione e così via.

Scegli uno strumento di gestione dei progetti che ti permetta di tenere traccia del tempo e distribuire le risorse orarie in base alle tue esigenze e ai tuoi clienti. È fondamentale confrontare il tempo speso e stimato su ciascun progetto del cliente e le attività specifiche.

3. Programma

La creazione di un programma di progetto con piani, metodi e responsabilità chiaramente definiti è fondamentale per comprendere le priorità, i prossimi obiettivi e la direzione. Saprai costantemente cosa è dovuto e cosa sta succedendo. Migliorerai anche l'efficienza, la responsabilità e la trasparenza.

Quindi, pianifica l'intera settimana. Definire le attività e metterle in sequenza correttamente. Inoltre, stimare le risorse necessarie e il tempo necessario per eseguire le attività.

Assicurati che le attività pianificate siano le unità di lavoro specifiche che devi eseguire per raggiungere le attività, piuttosto che le attività generali stesse. Se il tuo strumento di pianificazione consente promemoria, impostalo per avvisarti quando ogni attività è dovuta.

4. Creare un elenco

Una lista di cose da fare può aiutarti a raggiungere obiettivi più grandi, prepararti al successo ogni giorno e permetterti di concentrarti sui compiti più critici. Può anche aiutarti a risparmiare tempo, energia e la necessità di inventare ragioni quando sei distratto. Dovresti avere molti elenchi che coprano le aree cruciali della tua vita, come le responsabilità lavorative, le attività personali e i doveri domestici.

È preferibile iniziare limitandoti a tre o cinque compiti ogni giorno. Potrebbe essere difficile rimanere motivati ​​quando una lista di cose da fare è più ampia. Inoltre, dopo aver completato tutti i tuoi doveri, ti sentirai ottimista riguardo alle tue liste di cose da fare nel complesso, il che ti aiuterà ad andare avanti.

Assicurati che i tuoi incarichi siano azioni tangibili piuttosto che obiettivi o una visione mentale di ciò che desideri realizzare. Quando ti viene in mente un nuovo dovere, scrivilo il prima possibile.

Rivedi i tuoi elenchi di cose da fare ogni giorno e, se ti senti sopraffatto, prenditi un minuto per riprogrammare, ridefinire le priorità e rivedere il tuo elenco.

5. Assegna priorità alle attività

Quando dai priorità alle tue attività, diventi proattivo anziché reattivo. A volte ti ritrovi a dover affrontare molteplici richieste urgenti mentre guardi anche espandere la tua lista di cose da fare. Il tipo di lavoro, la tempistica, i costi e la pertinenza influenzeranno tutti il ​​modo in cui dai la priorità ai tuoi compiti.

Quando inizi la tua giornata, le attività più cruciali che servono allo scopo principale e sono collegate a obiettivi di primo livello dovrebbero essere in cima alla tua lista di priorità. In altre parole, dai la priorità alle attività grandi o complicate prima di passare a quelle meno critiche o sensibili al tempo.

Se sei un grafico, ad esempio, devi prima creare il design o un aspetto critico del design, quindi rispondere alle e-mail, lavorare sul modulo di recensione, chiamare i clienti e così via.

È possibile utilizzare la matrice di priorità. Hai la possibilità di classificare le opere in base ai due criteri più importanti. Ad esempio, puoi dividere il tuo calendario in categorie come:

• Importante e urgente
• Importante ma non urgente
• Non importante ma urgente
• Non importante ma non urgente

Puoi inoltre includere criteri come clienti a lungo termine e clienti a breve termine e così via, a seconda del tuo settore e dei tuoi progetti. Ecco un esempio di un modello di priorità delle attività.

Applica questo metodo a ogni progetto, quindi a tutti i tuoi progetti. Per sentirsi meno sopraffatti, è una buona idea dividere le attività più grandi in attività secondarie. È anche meglio svolgere compiti complicati al mattino.

6. Aggiornamenti regolari del client

I clienti odiano essere lasciati all'oscuro. Si aspettano una comunicazione diretta con i loro partner commerciali e una risposta tempestiva e adeguata. Avere contatti regolari con i tuoi clienti è essenziale per lo sviluppo, il mantenimento e la promozione di una relazione con il cliente.

Inizia sviluppando una strategia di comunicazione e un calendario per i tuoi clienti, quindi collabora con loro per determinare lo strumento o la piattaforma di comunicazione ideale. È meglio offrire ai clienti aggiornamenti sui progetti almeno una volta alla settimana. Con aggiornamenti di stato dettagliati, puoi tenere traccia dei tuoi progressi.

Invia loro e-mail regolarmente per tenerli informati sul progetto. Evidenzia le attività completate della settimana precedente, il budget speso e rimanente per ciascuna fase, le attività pianificate per la settimana successiva e così via.

Assicurati di fornire dettagli come una sequenza temporale del progetto modificata e un budget aggiornato. Fai sapere ai tuoi clienti, ad esempio, se stai lottando per tenere il passo con le loro richieste o se la circostanza ti impedisce di soddisfare i tuoi standard elevati. Ad esempio, come consulente SEO, potresti voler far sapere al tuo cliente perché non sei stato in grado di raggiungere gli obiettivi e cosa stai facendo per risolvere i problemi.

7. Utilizzare uno strumento di gestione di più progetti

Gli strumenti di gestione di più progetti possono essere estremamente vantaggiosi per te e per i tuoi clienti. Quando si gestiscono più progetti in luoghi diversi, si perde tempo a trasferire i dati da uno strumento all'altro. Con questi strumenti, puoi facilmente svolgere varie attività che richiedono tempo visualizzando meglio i tuoi progetti.

Lavorare con più clienti e progetti significa anche dover gestire risorse diverse. Ad esempio, gestire più progetti SEO potrebbe significare anche lavorare con scrittori freelance. Per ciascuno di questi liberi professionisti, è necessario tenere traccia del tempo, pianificare le attività, visualizzare i calendari e creare report sulla produttività ed elaborare le fatture. Un pedaggio di gestione di più progetti ti aiuterà a semplificare le tue attività e a semplificare il tuo flusso di lavoro.

Inoltre, dovresti prendere in considerazione strumenti di gestione dei progetti che possono integrarsi con tutti gli altri strumenti che utilizzi e automatizzare processi ripetitivi e dispendiosi in termini di tempo, ecc.

8. Sii flessibile

Più agile e flessibile sei, meglio sarai in grado di adattarti per soddisfare le esigenze di ogni cliente. La flessibilità della gestione dei progetti ti aiuta a coordinare regolarmente attività e risorse, rendendo il tuo lavoro produttivo e la vita meno stressante.

La chiave per una pianificazione flessibile di successo nella gestione dei progetti è tenere d'occhio ogni progetto, fare scelte rapide ed efficienti e allocare adeguatamente le risorse rimanendo organizzati.

Durante la pianificazione, è fondamentale presentare alternative e strategie multiple, proporre la soluzione migliore, identificare gli elementi di rischio del progetto e così via. In questo modo, puoi adattarti a qualsiasi situazione e tornare in pista il prima possibile se qualcosa va storto.

3 strumenti per aiutarti a gestire più clienti

I liberi professionisti devono affrontare diversi ostacoli, tra cui la stesura di proposte, la preparazione delle fatture, la gestione del tempo e altre aree della gestione delle relazioni con i clienti. Di conseguenza, il software di gestione dei progetti aiuta i liberi professionisti nell'organizzazione delle loro attività e nella separazione dei progetti, il che è vantaggioso per coloro che lavorano per più clienti.

Quando si seleziona uno strumento di gestione del progetto, considerare e analizzare vari aspetti, come le spese, inclusa l'implementazione e l'onboarding, le funzionalità richieste, le integrazioni con gli attuali sistemi aziendali, ecc.

Nella parte successiva, offriremo tre strumenti che hanno la maggior parte delle funzionalità di cui ogni libero professionista ha bisogno.

Frenetico

Hectic è uno strumento di gestione dei progetti progettato principalmente per dispositivi mobili. A differenza di altri strumenti di gestione dei progetti, non è mai necessario passare a un computer per ottenere funzionalità aggiuntive o semplificarne l'utilizzo. Offre agli utenti l'accesso a tutte le funzionalità in un unico posto, come il monitoraggio del tempo del progetto, l'aggiunta e la modifica delle informazioni sui clienti, l'invio di fatture, l'aggiunta di costi, la chiusura di proposte e altro ancora.

Fornisce inoltre funzionalità eccellenti come statistiche, ricezione di pagamenti, personalizzazione, tra le altre. La dashboard mostra statistiche come la quantità di tempo speso per il progetto, la quantità di denaro raccolto e il numero di lavori rimasti da completare.

Inoltre, ti consente di creare modelli di proposta semplicemente trascinandoli e rilasciandoli e puoi includere i componenti del tuo marchio come logo, colori, nome dell'azienda e altri. Offre sia un piano gratuito che uno premium: puoi dare un'occhiata a una recensione completa di Hectic qui.

Ciao Bonsai

Gli strumenti di gestione freelance di Hello Bonsai includono fatturazione, proposte, contratti, monitoraggio delle spese e altro ancora. Dispone di opzioni di fatturazione e pagamento, che ti consentono di produrre fatture per i clienti e riscuotere da loro i pagamenti per le fatture.

Hello Bonsai ha un'ottima funzionalità in cui puoi creare il tuo sito di mini-portfolio e ricevere un collegamento ad esso. Ti consente anche di connettere il tuo GitHub, LinkedIn, Dribbble e qualsiasi altra cosa tu possa richiedere. Puoi anche creare e inviare moduli a clienti, progetti e casi d'uso specifici.

Per dare alle tue fatture e proposte un aspetto più professionale, Hello Bonsai offre funzionalità di personalizzazione come l'inserimento del logo della tua azienda. Si integra con QuickBooks, Calendly, Zapier, Gmail e Google Calendar.

Non è disponibile un piano gratuito. Prima di sottoscrivere il Piano Premium, puoi provarlo gratuitamente per 14 giorni.

Libro di miele

Hai bisogno di una soluzione di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per la tua azienda. HoneyBook è una di queste soluzioni Il servizio assiste gli utenti nella gestione delle operazioni aziendali dalla richiesta alla fatturazione. È un software facile da usare che consente agli utenti di gestire progetti, programmare clienti, firmare contratti online, emettere fatture ed accettare pagamenti.

I contratti creati con HoneyBook sono documenti legalmente vincolanti che il cliente deve studiare e firmare prima che il progetto possa andare avanti. Potrebbero farlo immediatamente sulla piattaforma. Questo è un esempio di contratto creato utilizzando HoneyBook.

Gli utenti possono anche utilizzare modelli e notifiche personalizzati per rispondere ai clienti con richieste di appuntamento automatizzate e follow-up.

Inoltre, puoi emettere automaticamente promemoria di pagamento e impostare promemoria di attività in base ai progetti. Non esiste un piano gratuito e il costo mensile parte da $ 9.

Come scegliere i clienti giusti con cui lavorare

Non c'è niente di più frustrante che lavorare con un cliente che non è adatto a te e alla cultura della tua azienda. In qualità di imprenditore individuale, dovrai definire obiettivi e decisioni SMART sul cliente e gestire le tue aspettative e tutto ciò che ne deriva.

Per risparmiare tempo e lavorare in modo più efficiente, devi prima prequalificare i potenziali clienti. Prima di investire in una presentazione, la prequalificazione di un potenziale cliente implica la sua valutazione per vedere se è adatto a te.

Inizierai determinando cosa vuole un cliente e il suo obiettivo. In questa fase, è fondamentale essere chiari sul tipo di lavoro che svolgi e su cosa non fai per i clienti.

Assicurati che il tuo potenziale cliente condivida gli stessi criteri, come la stessa missione, valori simili e rispetto reciproco. Inoltre, considera se ti pagheranno l'importo giusto, se ti daranno mal di testa o se faranno andare avanti la tua attività e così via.

Inoltre, cerca i clienti che sono ricettivi alle idee fresche e fantasiose poiché ciò guiderà la tua creatività ed efficacia. Sii aperto e onesto sul prezzo. Probabilmente non è una buona soluzione se trovano la tua tariffa troppo costosa.

Assicurati di sottoporli a una procedura di screening per vedere se si adattano bene. Tieni d'occhio la loro comunicazione durante il processo di prequalificazione. Ad esempio, comunicano in modo efficace ed educato con te? Rispondono alle tue comunicazioni e ai tuoi sforzi di sensibilizzazione?

Puoi anche utilizzare il software di gestione dei clienti per tenere traccia delle tue interazioni con i clienti nuovi e attuali.

Gestisci più clienti in modo efficace

Con l'aumento della necessità di dipendenti remoti, molti liberi professionisti stanno iniziando a rendersi conto del valore del multitasking e della gestione di più progetti e obiettivi.

Tuttavia, più compiti assumi, più difficile sarà gestirli bene. Di conseguenza, la gestione di più progetti richiede un attento equilibrio tra organizzazione e flessibilità. Ogni circostanza e cliente sarà unico. Tuttavia, se pianifichi in anticipo, rimani organizzato e non hai paura di correre rischi, avrai un impatto positivo sui tuoi clienti e sulla tua attività.

Ultimo ma non meno importante, segui i nostri suggerimenti sopra e sarai in grado di gestire più clienti e progetti, anche se ce ne sono molti. Buona fortuna!

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