8 Tip yang Dapat Ditindaklanjuti untuk Mengelola Banyak Klien

Jika Anda seorang pekerja lepas yang mencari penghasilan, peluang kerja, dan kontak yang lebih konsisten untuk para profesional yang rajin, Anda harus menerima klien sebanyak mungkin. Namun, menyulap banyak klien sekaligus memiliki tanggung jawab yang berat.

Mengelola banyak klien membutuhkan proaktif dan siap serta memiliki proses jika terjadi kesalahan. Agar berhasil, Anda harus memiliki prosedur untuk menangkap mereka ketika mereka melakukannya.

Anda berisiko kehilangan klien dan merusak reputasi perusahaan Anda jika Anda tidak memiliki alat dan sistem yang benar. Uang, waktu, dan tekanan mental mungkin semuanya dipertaruhkan.

Kabar baiknya adalah Anda dapat tetap teratur dan produktif sambil membuat semua klien Anda puas, terlepas dari risikonya.

Posting ini akan membahas delapan tip untuk mengelola banyak klien dan proyek.

8 Tips jitu untuk mengelola banyak klien

Mencoba mengelola banyak klien sekaligus dapat mengurangi kualitas pekerjaan Anda dan membuat Anda merasa stres. Mengelola banyak proyek memerlukan ketangguhan mental, kemampuan untuk menangani beberapa tugas dengan tenggat waktu yang ketat, dan kemampuan untuk membuat modifikasi menit terakhir yang ditakuti.

Anda harus belajar menangani banyak klien saat bisnis Anda berkembang sebelum Anda dapat fokus untuk mendapatkan klien baru yang lebih baik dan mengembangkan arus kas yang signifikan. Namun, Anda dapat menangani beberapa klien secara efektif dengan mengikuti delapan tips di bawah ini.

1. Tetapkan harapan yang tepat

Ketika harapan konsumen didefinisikan secara realistis, lebih mudah bagi perusahaan Anda untuk mengelola situasi apa pun, terutama ketika ada gangguan layanan, sambil tetap memenuhi harapan klien. Selain itu, Anda ingin membangun kepercayaan, loyalitas, dan mempertahankan klien dalam jangka panjang sejak awal, dan cara termudah untuk melakukannya adalah dengan memenuhi dan bahkan melebihi harapan mereka.

Janji yang berlebihan dan kurang tersampaikan adalah hal terburuk yang mungkin terjadi pada konsumen mana pun. Jadi, langkah pertama adalah bersikap realistis dengan klien Anda tentang tenggat waktu dan jadwal proyek.

Alih-alih membengkokkan kenyataan untuk membuat item atau layanan tampak lebih menarik, penting untuk mendidik klien tentang apa yang dapat diberikan oleh layanan Anda, kemampuan, keterbatasan, dan fiturnya. Ketika Anda mendidik dan memberdayakan orang tentang Anda sebagai bisnis dan layanan Anda, Anda memastikan bahwa Anda berdua berada di halaman yang sama, dan yang paling penting, Anda menetapkan harapan yang lebih masuk akal.

Misalnya, klien berharap untuk mendapat peringkat di halaman satu untuk kata kunci yang kompetitif dalam waktu singkat. Ini tidak realistis, dan mereka tidak menyadari kesulitan mencapai posisi tinggi untuk kata kunci yang kompetitif. Jadi, penulis harus mendidik dan jujur ​​dengan klien mereka dan menyoroti bahwa SEO membutuhkan waktu dan merupakan komitmen jangka panjang.

Selain itu, atur ketersediaan obrolan Anda agar klien tahu kapan mereka dapat menghubungi Anda. Hindari memberikan informasi yang salah kepada klien dengan cara apa pun sebagai bagian dari aktivitas pemasaran Anda untuk memenuhi target penjualan mereka.

Jika Anda gagal menemui mereka karena alasan di luar kendali Anda, minta maaf kepada klien dan lakukan pemulihan layanan untuk memperbaikinya.

2. Lacak waktu yang dihabiskan untuk setiap proyek klien

Selain memberi klien Anda tagihan yang akurat, pelacakan waktu memungkinkan Anda melihat gambaran keseluruhan, menganalisis produktivitas dan kinerja, dan mengidentifikasi kebutuhan apa yang harus dioptimalkan dan diperkirakan untuk proyek masa depan. Ini juga memberikan wawasan tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu.

Untuk memulai pelacakan waktu, buat daftar klien, proyek, tugas, apakah proyek dapat ditagih, dan data lain yang ingin Anda lacak. Pastikan Anda memasukkan tugas-tugas kecil seperti merevisi, merencanakan, berkomunikasi, dan sebagainya.

Pilih alat manajemen proyek yang memungkinkan Anda melacak waktu dan mendistribusikan sumber daya per jam berdasarkan kebutuhan dan klien Anda. Sangat penting untuk membandingkan waktu yang dihabiskan dan perkiraan pada setiap proyek klien dan tugas-tugas tertentu.

3. Jadwal

Membuat jadwal proyek dengan rencana, metode, dan tanggung jawab yang jelas sangat penting untuk memahami prioritas, tujuan selanjutnya, dan arah Anda. Anda akan selalu tahu apa yang jatuh tempo dan apa yang akan datang. Anda juga akan meningkatkan efisiensi, akuntabilitas, dan transparansi.

Jadi, rencanakan sepanjang minggu. Tentukan aktivitas dan urutkan dengan benar. Juga, perkirakan sumber daya yang dibutuhkan dan waktu yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas.

Pastikan bahwa aktivitas yang dijadwalkan adalah unit kerja spesifik yang harus Anda lakukan untuk mencapai tugas, bukan keseluruhan tugas itu sendiri. Jika alat perencanaan Anda memungkinkan untuk pengingat, atur untuk memberi tahu Anda saat setiap tugas jatuh tempo.

4. Buat daftar

Daftar tugas dapat membantu Anda mencapai tujuan yang lebih besar, menyiapkan Anda untuk sukses setiap hari, dan memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas yang paling penting. Ini juga dapat membantu Anda menghemat waktu, energi, dan kebutuhan untuk mengarang alasan ketika Anda terganggu. Anda harus memiliki banyak daftar yang mencakup bidang-bidang penting dalam hidup Anda, seperti tanggung jawab pekerjaan, aktivitas pribadi, dan tugas rumah tangga.

Lebih baik memulai dengan membatasi diri Anda pada tiga hingga lima tugas setiap hari. Mungkin sulit untuk tetap termotivasi ketika daftar tugas lebih luas. Selanjutnya, setelah Anda menyelesaikan semua tugas Anda, Anda akan merasa optimis tentang daftar tugas Anda secara keseluruhan, yang akan membantu Anda bergerak maju.

Pastikan tugas Anda adalah tindakan nyata daripada tujuan atau visi mental tentang apa yang ingin Anda capai. Ketika tugas baru muncul di benak Anda, tulislah sesegera mungkin.

Kunjungi kembali daftar tugas Anda setiap hari, dan jika Anda merasa kewalahan, luangkan waktu sebentar untuk menjadwal ulang, memprioritaskan ulang, dan merevisi daftar Anda.

5. Prioritaskan tugas

Ketika Anda memprioritaskan tugas Anda, Anda menjadi proaktif daripada reaktif. Terkadang Anda mendapati diri Anda berurusan dengan banyak tuntutan mendesak sambil juga melihat daftar tugas Anda berkembang. Jenis pekerjaan Anda, garis waktu, biaya, dan relevansi semuanya akan memengaruhi cara Anda memprioritaskan tugas Anda.

Ketika Anda memulai hari Anda, tugas paling penting yang melayani tujuan terbesar dan terkait dengan tujuan tingkat atas harus berada di bagian atas daftar prioritas Anda. Dengan kata lain, prioritaskan tugas-tugas besar atau rumit sebelum beralih ke tugas-tugas yang kurang kritis atau sensitif terhadap waktu.

Jika Anda seorang desainer grafis, misalnya, Anda harus terlebih dahulu membangun desain atau aspek penting dari desain, kemudian membalas email, mengerjakan formulir ulasan, menelepon klien, dan sebagainya.

Anda dapat menggunakan matriks prioritas. Anda memiliki pilihan untuk memeringkat karya berdasarkan dua kriteria terpenting. Misalnya, Anda dapat membagi kalender ke dalam kategori seperti:

• Penting dan mendesak
• Penting tapi tidak mendesak
• Tidak penting tapi mendesak
• Tidak penting tapi tidak mendesak

Anda juga dapat memasukkan kriteria seperti klien jangka panjang dan klien jangka pendek, dan seterusnya, tergantung pada sektor dan proyek Anda. Berikut adalah contoh template prioritas tugas.

Terapkan metode ini ke setiap proyek, lalu ke semua proyek Anda. Agar tidak terlalu kewalahan, ada baiknya membagi tugas yang lebih besar menjadi subtugas. Juga lebih baik untuk melakukan tugas-tugas rumit di pagi hari.

6. Pembaruan klien reguler

Klien benci ditinggalkan dalam kegelapan. Mereka mengharapkan komunikasi langsung dengan mitra bisnis mereka dan tanggapan yang tepat waktu dan tepat. Memiliki kontak teratur dengan klien Anda sangat penting untuk mengembangkan, memelihara, dan membina hubungan klien.

Mulailah dengan mengembangkan strategi komunikasi dan kalender untuk pelanggan Anda, lalu berkolaborasi dengan mereka untuk menentukan alat atau platform komunikasi yang ideal. Yang terbaik adalah menawarkan pembaruan proyek kepada klien setidaknya sekali seminggu. Dengan pembaruan status terperinci, Anda dapat melacak kemajuan Anda.

Kirimi mereka email secara teratur untuk memberi mereka informasi tentang proyek tersebut. Sorot tugas yang diselesaikan dari minggu sebelumnya, anggaran yang dihabiskan dan sisa pada setiap fase, tugas yang dijadwalkan untuk minggu depan, dan seterusnya.

Pastikan Anda memberikan detail seperti jadwal proyek yang diubah dan anggaran yang diperbarui. Beri tahu klien Anda, misalnya, jika Anda berjuang untuk memenuhi tuntutan mereka atau jika keadaan menghalangi Anda untuk memenuhi standar tinggi reguler Anda. Misalnya, sebagai konsultan SEO, Anda mungkin ingin memberi tahu klien Anda mengapa Anda tidak dapat mencapai target dan apa yang Anda lakukan untuk mengatasi masalah tersebut.

7. Gunakan alat manajemen multi-proyek

Alat manajemen multi-proyek mungkin sangat bermanfaat bagi Anda dan klien Anda. Saat mengelola beberapa proyek di tempat yang berbeda, Anda membuang waktu untuk mentransfer data dari satu alat ke alat lainnya. Dengan alat ini, Anda dapat dengan mudah melakukan berbagai aktivitas yang memakan waktu sambil memvisualisasikan proyek Anda dengan lebih baik.

Bekerja dengan banyak klien dan proyek juga berarti harus mengelola sumber daya yang berbeda. Misalnya, menjalankan beberapa proyek SEO mungkin berarti bekerja dengan penulis lepas juga. Untuk masing-masing pekerja lepas ini, Anda perlu melacak waktu mereka, menjadwalkan tugas mereka, melihat kalender mereka, dan membuat laporan produktivitas dan memproses faktur. Tol manajemen multi-proyek akan membantu merampingkan tugas Anda dan menyederhanakan alur kerja Anda.

Selain itu, Anda harus mempertimbangkan alat manajemen proyek yang dapat berintegrasi dengan semua alat lain yang Anda gunakan dan mengotomatiskan proses berulang yang memakan waktu, dll.

8. Jadilah sefleksibel

Semakin gesit dan fleksibel Anda, semakin baik Anda dapat menyesuaikan diri untuk memenuhi kebutuhan setiap klien. Fleksibilitas manajemen proyek membantu Anda mengoordinasikan tugas dan sumber daya secara teratur, membuat pekerjaan Anda produktif dan hidup tidak terlalu membuat stres.

Kunci keberhasilan perencanaan fleksibel dalam manajemen proyek adalah terus mengawasi setiap proyek, membuat pilihan yang cepat dan efisien, dan mengalokasikan sumber daya secara memadai sambil tetap teratur.

Saat merencanakan, sangat penting untuk menyajikan alternatif dan beberapa strategi, mengusulkan solusi terbaik, mengidentifikasi elemen berisiko proyek, dan seterusnya. Dengan begitu, Anda dapat menyesuaikan diri dengan situasi apa pun dan segera kembali ke jalur semula jika terjadi kesalahan.

3 alat untuk membantu Anda mengelola banyak klien

Pekerja lepas menghadapi beberapa kendala, termasuk penulisan proposal, persiapan faktur, manajemen waktu, dan bidang manajemen hubungan klien lainnya. Akibatnya, perangkat lunak manajemen proyek membantu pekerja lepas dalam mengatur aktivitas mereka dan memisahkan proyek, yang bermanfaat bagi mereka yang bekerja untuk banyak klien.

Saat memilih alat manajemen proyek, pertimbangkan dan analisis berbagai aspek, seperti biaya, termasuk implementasi dan orientasi, fitur yang diperlukan, integrasi dengan sistem perusahaan saat ini, dll.

Di bagian selanjutnya, kami akan menawarkan tiga alat yang memiliki fungsionalitas paling banyak yang dibutuhkan setiap freelancer.

Sibuk sekali

Hectic adalah alat manajemen proyek yang dirancang terutama untuk perangkat seluler. Tidak seperti alat manajemen proyek lainnya, Anda tidak perlu beralih ke komputer untuk mendapatkan fitur tambahan atau membuatnya lebih mudah digunakan. Ini memberi pengguna akses ke semua fitur di satu tempat, seperti melacak waktu proyek, menambahkan dan mengubah informasi klien, mengirim tagihan, menambahkan biaya, menutup proposal, dan banyak lagi.

Ini juga menyediakan fitur unggulan seperti statistik, penerimaan pembayaran, penyesuaian, dan lain-lain. Dasbor menampilkan statistik seperti jumlah waktu yang dihabiskan untuk proyek, jumlah uang yang dikumpulkan, dan jumlah pekerjaan yang tersisa untuk diselesaikan.

Selain itu, ini memungkinkan Anda untuk membuat template proposal hanya dengan menarik dan melepas, dan Anda dapat menyertakan komponen merek Anda seperti logo, warna, nama perusahaan, dan lainnya. Ini menawarkan paket gratis dan premium — Anda dapat melihat ulasan lengkap Hectic di sini.

Halo Bonsai

Alat manajemen lepas Hello Bonsai termasuk faktur, proposal, kontrak, pemantauan pengeluaran, dan banyak lagi. Ini memiliki opsi faktur dan pembayaran, memungkinkan Anda menghasilkan faktur untuk klien dan mengumpulkan pembayaran untuk faktur dari mereka.

Hello Bonsai memiliki fitur hebat di mana Anda dapat membuat situs mini-portofolio dan menerima tautan ke sana. Ini juga memungkinkan Anda untuk menghubungkan GitHub, LinkedIn, Dribbble, dan apa pun yang Anda perlukan. Anda juga dapat membuat dan mengirim formulir ke klien, proyek, dan kasus penggunaan tertentu.

Untuk memberikan tampilan yang lebih profesional pada faktur dan proposal Anda, Hello Bonsai menawarkan fitur penyesuaian seperti menempatkan logo perusahaan Anda. Ini terintegrasi dengan QuickBooks, Calendly, Zapier, Gmail, dan Google Kalender.

Tidak ada paket gratis yang tersedia. Sebelum Anda berlangganan Paket Premium, Anda dapat mencobanya gratis selama 14 hari.

Buku Madu

Anda memerlukan solusi manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk bisnis Anda. HoneyBook adalah salah satu solusi tersebut Layanan membantu pengguna dalam mengelola operasi bisnis dari penyelidikan melalui penagihan. Ini adalah perangkat lunak yang mudah digunakan yang memungkinkan pengguna untuk mengelola proyek, menjadwalkan klien, menandatangani kontrak online, mengeluarkan faktur, dan menerima pembayaran.

Kontrak yang dibuat dengan HoneyBook adalah dokumen yang mengikat secara hukum yang harus dipelajari dan ditandatangani oleh pelanggan Anda sebelum proyek dapat dilanjutkan. Mereka dapat melakukannya segera di platform. Itu adalah contoh kontrak yang dibuat menggunakan HoneyBook.

Pengguna juga dapat menggunakan templat dan pemberitahuan yang disesuaikan untuk membalas klien dengan permintaan janji temu otomatis dan tindak lanjut.

Selanjutnya, Anda dapat mengeluarkan pengingat pembayaran secara otomatis dan mengatur pengingat tugas berdasarkan proyek. Tidak ada paket gratis, dan biaya bulanan mulai dari $9.

Bagaimana memilih klien yang tepat untuk diajak bekerja sama

Tidak ada yang lebih membuat frustrasi daripada bekerja dengan klien yang tidak cocok untuk Anda dan budaya perusahaan Anda. Sebagai seorang solopreneur, Anda harus menetapkan tujuan dan keputusan SMART tentang klien dan mengelola harapan Anda dan semua hal lain yang menyertainya.

Untuk menghemat waktu dan bekerja lebih efisien, Anda harus terlebih dahulu memenuhi syarat prospek. Sebelum berinvestasi dalam promosi, pra-kualifikasi calon pelanggan memerlukan evaluasi mereka untuk melihat apakah mereka cocok untuk Anda.

Anda akan mulai dengan menentukan apa yang diinginkan klien dan tujuannya. Untuk tahap ini, sangat penting untuk memperjelas jenis pekerjaan apa yang Anda lakukan dan apa yang tidak Anda lakukan untuk klien.

Pastikan bahwa klien potensial Anda memiliki kriteria yang sama, seperti misi yang sama, nilai-nilai yang sama, dan rasa saling menghormati. Juga, pertimbangkan apakah mereka akan membayar Anda dalam jumlah yang tepat, apakah mereka akan membuat Anda pusing, atau apakah mereka akan memajukan bisnis Anda, dan seterusnya.

Selain itu, cari klien yang mau menerima ide-ide segar dan inventif karena ini akan mendorong kreativitas dan efektivitas Anda. Bersikaplah terbuka dan jujur ​​tentang harga. Mungkin tidak cocok jika mereka menganggap tarif Anda terlalu mahal.

Pastikan Anda memasukkannya melalui prosedur penyaringan untuk melihat apakah mereka cocok. Awasi komunikasi mereka selama proses pra kualifikasi. Misalnya, apakah mereka berkomunikasi secara efektif dan sopan dengan Anda? Apakah mereka responsif terhadap komunikasi dan upaya penjangkauan Anda?

Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak manajemen klien untuk melacak interaksi Anda dengan klien baru dan klien saat ini.

Kelola banyak klien secara efektif

Karena kebutuhan akan karyawan jarak jauh meningkat, banyak pekerja lepas mulai menyadari nilai multitasking dan mengelola banyak proyek dan tujuan.

Namun, semakin banyak tugas yang Anda ambil, semakin sulit untuk mengelola setiap tugas dengan baik. Akibatnya, mengelola banyak proyek membutuhkan keseimbangan organisasi dan fleksibilitas yang cermat. Setiap keadaan dan pelanggan akan menjadi unik. Namun, jika Anda merencanakan sebelumnya, tetap teratur, dan tidak takut mengambil risiko, Anda akan memberi dampak positif pada klien dan bisnis Anda.

Last but not least, ikuti tip kami di atas, dan Anda akan dapat mengelola banyak klien dan proyek, bahkan jika ada banyak dari mereka. Semoga beruntung!

Pertahankan percakapan...

Lebih dari 10.000 dari kami melakukan percakapan harian di grup Facebook gratis kami dan kami ingin melihat Anda di sana. Bergabunglah dengan kami!