8 sfaturi utile pentru gestionarea mai multor clienți

Dacă sunteți un freelancer în căutarea unui venit mai consistent, oportunități de muncă și contacte pentru profesioniști diligenti, va trebui să vă ocupați de cât mai mulți clienți posibil. Cu toate acestea, jonglarea cu mai mulți clienți simultan vine cu o responsabilitate grea.

Gestionarea mai multor clienți necesită a fi proactiv și pregătit și a avea procese în vigoare în cazul în care lucrurile merg prost. Pentru a avea succes, trebuie să aveți proceduri pentru a-i prinde atunci când o fac.

Riscați să pierdeți clienți și să deteriorați reputația companiei dvs. dacă nu aveți instrumentele și sistemul adecvat. Banii, timpul și stresul mental pot fi toate în joc.

Vestea bună este că poți rămâne organizat și productiv, menținând toți clienții mulțumiți, în ciuda riscului.

Această postare va discuta opt sfaturi pentru gestionarea mai multor clienți și proiecte.

8 sfaturi solide pentru gestionarea mai multor clienți

Încercarea de a gestiona mai mulți clienți simultan poate reduce calitatea muncii tale și te poate face să te simți stresat. Gestionarea mai multor proiecte necesită duritate mentală, capacitatea de a jongla cu mai multe sarcini cu termene limită strânse și capacitatea de a face acele modificări de ultim moment temute.

Va trebui să înveți să gestionezi mai mulți clienți pe măsură ce afacerea ta se extinde înainte de a te putea concentra pe câștigarea de clienți noi și mai buni și pe dezvoltarea unui flux semnificativ de numerar. Cu toate acestea, puteți gestiona eficient mai mulți clienți urmând cele opt sfaturi de mai jos.

1. Stabiliți așteptările potrivite

Atunci când așteptările consumatorilor sunt definite în mod realist, este mai ușor pentru compania dumneavoastră să gestioneze orice situație, mai ales atunci când există o întrerupere a serviciului, satisfăcând totodată așteptările clientului. De asemenea, doriți să construiți încredere, loialitate și să păstrați clienții pe termen lung încă de la început, iar cel mai simplu mod de a face acest lucru este să le îndepliniți și chiar să le depășiți așteptările.

Promisiunile excesive și livrabilele insuficiente sunt cele mai rele lucruri care i se pot întâmpla oricărui consumator. Deci, primul pas este să fii realist cu clienții tăi în ceea ce privește termenele limită și orarele proiectelor.

În loc să îndoiți realitatea pentru a face ca articolele sau serviciile să pară mai atrăgătoare, este esențial să educați clienții despre ceea ce vă poate oferi serviciul, capacitățile, limitările și caracteristicile sale. Când educați și împuterniciți oamenii despre dvs. ca afacere și serviciile dvs., vă asigurați că amândoi sunteți pe aceeași pagină și, cel mai important, vă stabiliți așteptări mai rezonabile.

De exemplu, clienții se așteaptă să fie clasați pe prima pagină pentru un cuvânt cheie competitiv într-o perioadă scurtă. Este nerealist și nu sunt conștienți de dificultatea de a obține o poziție înaltă pentru un cuvânt cheie competitiv. Deci, scriitorii trebuie să educe și să fie sinceri cu clienții lor și să sublinieze că SEO necesită timp și este un angajament pe termen lung.

În afară de asta, setează-ți disponibilitatea chatului, astfel încât clienții să știe când te pot contacta. Evitați dezinformarea clienților în orice mod ca parte a activităților dvs. de marketing pentru a-și îndeplini obiectivul de vânzări.

Dacă nu le-ați îndeplinit din motive independente de voința dvs., cereți scuze clientului și efectuați recuperarea serviciului pentru a îndrepta lucrurile.

2. Urmăriți timpul petrecut pentru fiecare proiect client

În afară de a oferi clienților dumneavoastră facturi precise, urmărirea timpului vă permite să vedeți imaginea de ansamblu, să analizați productivitatea și performanța și să identificați ce necesități ar trebui optimizate și estimate pentru proiectele viitoare. De asemenea, oferă informații despre cât timp este nevoie pentru a îndeplini anumite sarcini.

Pentru a începe cu urmărirea timpului, creați o listă cu clienții, proiectele, sarcinile, dacă un proiect este facturabil și orice alte date pe care doriți să le urmăriți. Asigurați-vă că includeți sarcini mici, cum ar fi revizuirea, planificarea, comunicarea și așa mai departe.

Alegeți un instrument de management de proiect care vă permite să urmăriți timpul și să distribuiți resurse pe oră în funcție de cerințele și clienții dvs. Este crucial să comparați timpul petrecut și estimat pentru fiecare proiect client și sarcini specifice.

3. Program

Crearea unui program de proiect cu planuri, metode și responsabilități clar definite este crucială pentru înțelegerea priorităților, a următoarelor obiective și a direcției. Vei ști în mod constant ce urmează și ce urmează. De asemenea, veți îmbunătăți eficiența, responsabilitatea și transparența.

Deci, planificați întreaga săptămână. Definiți activitățile și ordonați-le corect. De asemenea, estimați resursele necesare și timpul necesar pentru executarea sarcinilor.

Asigurați-vă că activitățile programate sunt unitățile specifice de lucru pe care trebuie să le efectuați pentru a realiza sarcinile, mai degrabă decât sarcinile generale în sine. Dacă instrumentul dvs. de planificare permite memento-uri, setați-l să vă anunțe când fiecare sarcină este scadentă.

4. Creați o listă

O listă de lucruri de făcut vă poate ajuta să atingeți obiective mai mari, pregătindu-vă pentru succes în fiecare zi și permițându-vă să vă concentrați asupra sarcinilor cele mai importante. De asemenea, vă poate ajuta să economisiți timp, energie și nevoia de a inventa motive când sunteți distras. Ar trebui să aveți multe liste care să acopere domeniile cruciale ale vieții dvs., cum ar fi responsabilitățile de muncă, activitățile personale și îndatoririle casnice.

Este de preferat să începeți prin a vă limita la trei până la cinci sarcini în fiecare zi. Ar putea fi greu să rămâneți motivat atunci când o listă de lucruri de făcut este mai extinsă. În plus, după ce îți vei îndeplini toate sarcinile, te vei simți optimist cu privire la listele de sarcini în ansamblu, ceea ce te va ajuta să mergi mai departe.

Asigurați-vă că sarcinile dvs. sunt acțiuni tangibile, mai degrabă decât obiective sau o viziune mentală a ceea ce doriți să realizați. Când îți vine în minte o nouă îndatorire, notează-o cât mai curând posibil.

Revizuiește-ți listele de sarcini zilnic și, dacă te simți copleșit, alocă-ți un minut pentru a reprograma, a re-prioritiza și a revizui lista.

5. Prioritizează sarcinile

Când prioritizați sarcinile, deveniți mai degrabă proactiv decât reactiv. Uneori, te trezești că te confrunți cu mai multe solicitări urgente, urmărind, de asemenea, lista de sarcini care se extinde. Tipul muncii tale, calendarul, costul și relevanța, toate vor influența modul în care îți prioritizați sarcinile.

Când vă începeți ziua, sarcinile cele mai cruciale care servesc celui mai mare scop și sunt legate de obiectivele de nivel superior ar trebui să fie în fruntea listei dvs. de priorități. Cu alte cuvinte, prioritizează sarcinile mari sau complicate înainte de a trece la altele mai puțin critice sau care necesită timp.

Dacă sunteți designer grafic, de exemplu, trebuie mai întâi să construiți designul sau un aspect critic al designului, apoi să răspundeți la e-mailuri, să lucrați la formularul de recenzie, să sunați clienții și așa mai departe.

Puteți utiliza matricea de prioritizare. Aveți opțiunea de a clasifica lucrările pe baza celor mai importante două criterii. De exemplu, puteți împărți calendarul în categorii precum:

• Important și urgent
• Important, dar nu urgent
• Nu important, dar urgent
• Nu este important, dar nu urgent

În plus, puteți include criterii precum clienți pe termen lung și clienți pe termen scurt și așa mai departe, în funcție de sectorul și proiectele dvs. Iată un exemplu de șablon de prioritizare a sarcinilor.

Aplicați această metodă fiecărui proiect, apoi tuturor proiectelor dvs. Pentru a vă simți mai puțin copleșit, este o idee bună să împărțiți sarcinile mai mari în subsarcini. De asemenea, este mai bine să faci sarcini complicate dimineața.

6. Actualizări regulate ale clienților

Clienții urăsc să fie lăsați în întuneric. Ei se așteaptă la comunicare directă cu partenerii lor de afaceri și la un răspuns oportun și adecvat. A avea contact regulat cu clienții tăi este esențială pentru dezvoltarea, menținerea și promovarea unei relații cu clienții.

Începeți prin a dezvolta o strategie de comunicare și un calendar pentru clientul dvs., apoi colaborați cu aceștia pentru a determina instrumentul sau platforma de comunicare ideală. Cel mai bine este să oferi clienților actualizări de proiecte cel puțin o dată pe săptămână. Cu actualizări detaliate de stare, puteți urmări progresul dvs.

Trimite-le e-mailuri regulat pentru a-i ține informați despre proiect. Evidențiați sarcinile îndeplinite din săptămâna anterioară, bugetul cheltuit și rămas pentru fiecare fază, sarcinile programate pentru săptămâna următoare și așa mai departe.

Asigurați-vă că furnizați detalii precum o cronologie a proiectului modificat și un buget actualizat. Anunțați-vă clienții, de exemplu, dacă vă străduiți să țineți pasul cu cerințele lor sau dacă circumstanțele vă împiedică să vă îndepliniți standardele înalte obișnuite. De exemplu, în calitate de consultant SEO, poate doriți să-i spuneți clientului de ce nu ați reușit să atingeți ținte și ce faceți pentru a rezolva problemele.

7. Utilizați un instrument de management al mai multor proiecte

Instrumentele de management al mai multor proiecte pot fi extrem de benefice pentru tine și clienții tăi. Când gestionați mai multe proiecte în locuri diferite, pierdeți timp transferând date de la un instrument la altul. Cu aceste instrumente, puteți face cu ușurință diverse activități care necesită timp, în timp ce vă vizualizați mai bine proiectele.

Lucrul cu mai mulți clienți și proiecte înseamnă, de asemenea, nevoia de a gestiona resurse diferite. De exemplu, derularea mai multor proiecte SEO ar putea însemna să lucrezi și cu scriitori independenți. Pentru fiecare dintre acești liber profesioniști, trebuie să le urmăriți timpul, să le programați sarcinile, să le vizualizați calendarele și să creați rapoarte de productivitate și să procesați facturile. O taxă de gestionare a mai multor proiecte vă va ajuta să vă simplificați sarcinile și să vă simplificați fluxul de lucru.

De asemenea, ar trebui să luați în considerare instrumente de management de proiect care se pot integra cu toate celelalte instrumente pe care le utilizați și să automatizeze procesele repetitive, consumatoare de timp etc.

8. Fii la fel de flexibil

Cu cât sunteți mai agil și mai flexibil, cu atât vă veți putea adapta mai bine pentru a răspunde nevoilor fiecărui client. Flexibilitatea managementului de proiect vă ajută să coordonați în mod regulat sarcinile și resursele, făcându-vă munca productivă și viața mai puțin stresantă.

Cheia pentru planificarea flexibilă de succes în managementul proiectelor este să urmăriți în permanență fiecare proiect, să faceți alegeri rapide și eficiente și să alocați în mod adecvat resursele în timp ce rămâneți organizați.

Când planificați, este esențial să prezentați alternative și strategii multiple, să propuneți cea mai bună soluție, să identificați elementele riscante ale proiectului și așa mai departe. Astfel, te poți adapta la orice situație și te poți întoarce pe drumul cel mai curând posibil dacă ceva nu merge bine.

3 instrumente care vă ajută să gestionați mai mulți clienți

Freelancerii se confruntă cu mai multe obstacole, inclusiv redactarea propunerilor, pregătirea facturilor, managementul timpului și alte domenii ale managementului relațiilor cu clienții. Drept urmare, software-ul de management de proiect îi ajută pe liber profesioniști în organizarea activităților lor și în separarea proiectelor, ceea ce este benefic pentru cei care lucrează pentru mai mulți clienți.

Atunci când selectați un instrument de management de proiect, luați în considerare și analizați diverse aspecte, cum ar fi cheltuielile, inclusiv implementarea și integrarea, caracteristicile necesare, integrările cu sistemele corporative actuale etc.

În partea următoare, vom oferi trei instrumente care au cea mai mare funcționalitate de care are nevoie fiecare freelancer.

Agitat

Hectic este un instrument de management de proiect conceput în primul rând pentru dispozitive mobile. Spre deosebire de alte instrumente de gestionare a proiectelor, nu trebuie niciodată să treceți la un computer pentru a obține funcții suplimentare sau pentru a fi mai ușor de utilizat. Oferă utilizatorilor acces la toate funcțiile într-un singur loc, cum ar fi urmărirea timpului proiectului, adăugarea și modificarea informațiilor despre clienți, trimiterea facturilor, adăugarea costurilor, închiderea propunerilor și multe altele.

De asemenea, oferă caracteristici excelente, cum ar fi statistici, primirea plăților, personalizare, printre altele. Tabloul de bord afișează statistici, cum ar fi timpul petrecut pe proiect, suma de bani colectată și numărul de locuri de muncă rămase de realizat.

De asemenea, vă permite să construiți șabloane de propunere pur și simplu prin glisare și plasare și puteți include componentele de branding, cum ar fi logo-ul, culorile, numele companiei și altele. Oferă atât un plan gratuit, cât și unul premium - puteți consulta o recenzie completă Hectic aici.

Salut Bonsai

Instrumentele de management independent de la Hello Bonsai includ facturarea, propunerile, contractele, monitorizarea cheltuielilor și multe altele. Are opțiuni de facturare și plată, permițându-vă să produceți facturi pentru clienți și să colectați plăți pentru facturile de la aceștia.

Hello Bonsai are o caracteristică grozavă în care vă puteți crea site-ul mini-portofoliu și puteți primi un link către acesta. De asemenea, vă permite să vă conectați GitHub, LinkedIn, Dribbble și orice altceva aveți nevoie. De asemenea, puteți crea și trimite formulare către clienți, proiecte și cazuri de utilizare specifice.

Pentru a oferi facturilor și propunerilor dumneavoastră un aspect mai profesionist, Hello Bonsai oferă funcții de personalizare precum punerea siglei companiei dumneavoastră. Se integrează cu QuickBooks, Calendly, Zapier, Gmail și Google Calendar.

Nu există un plan gratuit disponibil. Înainte de a vă abona la Planul Premium, îl puteți încerca gratuit timp de 14 zile.

HoneyBook

Aveți nevoie de o soluție de management al relațiilor cu clienții (CRM) pentru afacerea dvs. HoneyBook este o astfel de soluție. Serviciul ajută utilizatorii să gestioneze operațiunile de afaceri de la interogare până la facturare. Este un software ușor de utilizat, care permite utilizatorilor să gestioneze proiecte, să programeze clienți, să semneze contracte online, să emită facturi și să preia plăți.

Contractele create cu HoneyBook sunt acte obligatorii din punct de vedere legal pe care clientul dvs. trebuie să le studieze și să le semneze înainte ca proiectul să poată continua. Ei pot face acest lucru imediat pe platformă. Acesta este un exemplu de contract creat folosind HoneyBook.

Utilizatorii pot folosi, de asemenea, șabloane și notificări personalizate pentru a răspunde clienților cu solicitări automate de programare și urmăriri.

În plus, puteți emite automat mementouri de plată și puteți seta mementouri de sarcină pe baza proiectelor. Nu există un plan gratuit, iar costul lunar începe de la 9 USD.

Cum să alegeți clienții potriviți cu care să lucrați

Nu este nimic mai frustrant decât să lucrezi cu un client care nu se potrivește pentru tine și cultura companiei tale. În calitate de antreprenor solo, va trebui să stabiliți obiective și decizii SMART despre client și să vă gestionați așteptările și tot ceea ce vine cu el.

Pentru a economisi timp și a lucra mai eficient, trebuie mai întâi să precalificați potențialii. Înainte de a investi într-un pitch, precalificarea unui potențial client implică evaluarea acestuia pentru a vedea dacă se potrivește pentru tine.

Veți începe prin a determina ce dorește un client și scopul acestuia. Pentru această etapă, este esențial să fii clar ce tip de muncă prestați și ce nu faceți pentru clienți.

Asigurați-vă că potențialul dvs. client împărtășește aceleași criterii, cum ar fi aceeași misiune, valori similare și respect reciproc. De asemenea, luați în considerare dacă vă vor plăti suma potrivită, dacă vă vor da bătăi de cap sau dacă vă vor duce afacerea înainte și așa mai departe.

În plus, căutați clienți care sunt receptivi la idei proaspete și inventive, deoarece acest lucru vă va stimula creativitatea și eficacitatea. Fiți deschis și sincer cu privire la preț. Probabil că nu se potrivește dacă prețul dvs. este prea scump.

Asigurați-vă că le supuneți unei proceduri de screening pentru a vedea dacă sunt potrivite. Urmărește comunicarea lor în timpul procesului de precalificare. De exemplu, comunică eficient și politicos cu tine? Sunt receptivi la eforturile tale de comunicare și de sensibilizare?

De asemenea, puteți utiliza software de gestionare a clienților pentru a urmări interacțiunile dvs. cu clienții noi și actuali.

Gestionați mai mulți clienți în mod eficient

Pe măsură ce nevoia de angajați la distanță crește, mulți freelanceri încep să realizeze valoarea multitasking-ului și a gestionării mai multor proiecte și obiective.

Cu toate acestea, cu cât vă asumați mai multe sarcini, cu atât este mai dificil să le gestionați bine pe fiecare. Ca urmare, gestionarea mai multor proiecte necesită un echilibru atent între organizare și flexibilitate. Fiecare circumstanță și client va fi unic. Cu toate acestea, dacă planificați din timp, rămâneți organizat și nu vă este frică să vă asumați riscuri, veți avea un impact pozitiv asupra clienților și afacerii dvs.

Nu în ultimul rând, urmați sfaturile noastre de mai sus și veți putea gestiona mai mulți clienți și proiecte, chiar dacă sunt mulți dintre ei. Mult noroc!

Continuă conversația...

Peste 10.000 dintre noi poartă conversații zilnice în grupul nostru gratuit de Facebook și ne-ar plăcea să te vedem acolo. Alăturaţi-ne!