8 dicas práticas para gerenciar vários clientes

Se você é um freelancer em busca de uma renda mais consistente, oportunidades de trabalho e contatos para profissionais diligentes, precisará conquistar o maior número possível de clientes. No entanto, fazer malabarismos com vários clientes ao mesmo tempo vem com grande responsabilidade.

Gerenciar vários clientes requer ser proativo e preparado e ter processos em vigor caso as coisas dêem errado. Para ter sucesso, você deve ter procedimentos para pegá-los quando o fizerem.

Você corre o risco de perder clientes e prejudicar a reputação da sua empresa se não tiver as ferramentas e o sistema corretos. Dinheiro, tempo e estresse mental podem estar em jogo.

A boa notícia é que você pode se manter organizado e produtivo enquanto mantém todos os seus clientes satisfeitos, apesar do risco.

Este post discutirá oito dicas para gerenciar vários clientes e projetos.

8 dicas sólidas para gerenciar vários clientes

Tentar gerenciar vários clientes ao mesmo tempo pode reduzir a qualidade do seu trabalho e levar você a se sentir estressado. Gerenciar vários projetos exige resistência mental, capacidade de fazer malabarismos com várias tarefas com prazos apertados e a capacidade de fazer as temidas modificações de última hora.

Você terá que aprender a lidar com vários clientes à medida que sua empresa se expande antes de poder se concentrar em conquistar novos e melhores clientes e desenvolver um fluxo de caixa significativo. No entanto, você pode lidar efetivamente com vários clientes seguindo as oito dicas abaixo.

1. Defina as expectativas certas

Quando as expectativas dos consumidores são definidas de forma realista, fica mais fácil para sua empresa gerenciar qualquer situação, principalmente quando há uma interrupção do serviço, sem deixar de atender às expectativas do cliente. Além disso, você deseja construir confiança, fidelidade e reter clientes a longo prazo desde o início, e a maneira mais fácil de fazer isso é atender e até superar suas expectativas.

Promessas excessivas e entregas insuficientes são as piores coisas que podem acontecer a qualquer consumidor. Portanto, o primeiro passo é ser realista com seus clientes sobre prazos e cronogramas de projetos.

Em vez de distorcer a realidade para fazer itens ou serviços parecerem mais atraentes, é fundamental educar os clientes sobre o que seu serviço pode oferecer, seus recursos, limitações e recursos. Quando você educa e capacita as pessoas sobre você como um negócio e seus serviços, você garante que ambos estejam na mesma página e, mais importante, você define expectativas mais razoáveis.

Por exemplo, os clientes esperam ser classificados na primeira página para uma palavra-chave competitiva em um curto período. É irrealista, e eles não sabem da dificuldade de alcançar uma posição alta para uma palavra-chave competitiva. Portanto, os escritores devem educar e ser honestos com seus clientes e destacar que o SEO leva tempo e é um compromisso de longo prazo.

Além disso, defina sua disponibilidade de bate-papo para que os clientes saibam quando podem entrar em contato com você. Evite desinformar os clientes de qualquer maneira como parte de suas atividades de marketing para cumprir sua meta de vendas.

Se você não os atendeu por motivos alheios ao seu controle, peça desculpas ao cliente e faça a recuperação do serviço para acertar as coisas.

2. Acompanhe o tempo gasto em cada projeto do cliente

Além de fornecer contas precisas aos seus clientes, o rastreamento de tempo permite que você veja o quadro geral, analise a produtividade e o desempenho e identifique quais necessidades devem ser otimizadas e estimadas para projetos futuros. Ele também fornece informações sobre quanto tempo leva para concluir tarefas específicas.

Para começar a controlar o tempo, crie uma lista de clientes, projetos, tarefas, se um projeto é faturável e quaisquer outros dados que você gostaria de acompanhar. Certifique-se de incluir pequenas tarefas, como revisão, planejamento, comunicação e assim por diante.

Escolha uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permita controlar o tempo e distribuir recursos por hora com base em seus requisitos e clientes. É crucial comparar o tempo gasto e estimado em cada projeto de cliente e tarefas específicas.

3. Cronograma

Criar um cronograma de projeto com planos, métodos e responsabilidades claramente definidos é crucial para entender suas prioridades, próximos objetivos e direção. Você saberá constantemente o que é devido e o que está por vir. Você também melhorará a eficiência, a responsabilidade e a transparência.

Então, planeje a semana inteira. Defina as atividades e sequencie-as corretamente. Além disso, estime os recursos necessários e o tempo necessário para executar as tarefas.

Certifique-se de que as atividades programadas sejam as unidades de trabalho específicas que você deve executar para realizar as tarefas, em vez das tarefas gerais em si. Se a sua ferramenta de planejamento permitir lembretes, configure-a para notificá-lo quando cada tarefa for concluída.

4. Crie uma lista

Uma lista de tarefas pode ajudá-lo a alcançar metas maiores, preparando-o para o sucesso a cada dia e permitindo que você se concentre nas tarefas mais críticas. Também pode ajudá-lo a economizar tempo, energia e a necessidade de inventar motivos quando estiver distraído. Você deve ter muitas listas que cobrem as áreas cruciais de sua vida, como responsabilidades de trabalho, atividades pessoais e deveres domésticos.

É preferível começar restringindo-se a três a cinco tarefas por dia. Pode ser difícil permanecer motivado quando uma lista de tarefas é mais extensa. Além disso, depois de concluir todas as suas tarefas, você se sentirá otimista em relação às suas listas de tarefas como um todo, o que o ajudará a seguir em frente.

Certifique-se de que suas atribuições sejam ações tangíveis em vez de objetivos ou uma visão mental do que você deseja realizar. Quando um novo dever vier à sua mente, anote-o o mais rápido possível.

Revisite suas listas de tarefas diariamente e, se estiver se sentindo sobrecarregado, reserve um minuto para reagendar, priorizar e revisar sua lista.

5. Priorize tarefas

Quando você prioriza suas tarefas, você se torna proativo em vez de reativo. Às vezes, você se vê lidando com várias demandas urgentes enquanto observa sua lista de tarefas se expandir. O tipo de seu trabalho, cronograma, custo e relevância influenciarão como você prioriza suas tarefas.

Quando você começa o dia, as tarefas mais importantes que atendem ao propósito maior e estão vinculadas aos objetivos de nível superior devem estar no topo da sua lista de prioridades. Em outras palavras, priorize tarefas grandes ou complicadas antes de passar para as menos críticas ou sensíveis ao tempo.

Se você é um designer gráfico, por exemplo, deve primeiro construir o design ou um aspecto crítico do design, depois responder a e-mails, trabalhar em seu formulário de revisão, ligar para clientes e assim por diante.

Você pode usar a matriz de priorização. Você tem a opção de classificar os trabalhos com base nos dois critérios mais importantes. Por exemplo, você pode dividir seu calendário em categorias como:

• Importante e urgente
• Importante mas não urgente
• Não é importante, mas urgente
• Não é importante mas não é urgente

Você também pode incluir critérios como clientes de longo prazo e clientes de curto prazo, e assim por diante, dependendo do seu setor e projetos. Aqui está um exemplo de um modelo de priorização de tarefas.

Aplique este método a cada projeto e, em seguida, a todos os seus projetos. Para se sentir menos sobrecarregado, é uma boa ideia dividir tarefas maiores em subtarefas. Também é melhor fazer tarefas complicadas pela manhã.

6. Atualizações regulares do cliente

Os clientes odeiam ser deixados no escuro. Eles esperam uma comunicação direta com seus parceiros de negócios e uma resposta oportuna e apropriada. Ter contato regular com seus clientes é essencial para desenvolver, manter e promover um relacionamento com o cliente.

Comece desenvolvendo uma estratégia e um calendário de comunicação para seu cliente e, em seguida, colabore com eles para determinar a ferramenta ou plataforma de comunicação ideal. É melhor oferecer aos clientes atualizações de projetos pelo menos uma vez por semana. Com atualizações de status detalhadas, você pode acompanhar seu progresso.

Envie e-mails regularmente para mantê-los informados sobre o projeto. Destaque as tarefas realizadas na semana anterior, o orçamento gasto e restante em cada fase, as tarefas agendadas para a próxima semana e assim por diante.

Certifique-se de fornecer detalhes como um cronograma de projeto alterado e um orçamento atualizado. Informe seus clientes, por exemplo, se você está lutando para atender às suas demandas ou se a circunstância o impede de atender aos seus altos padrões regulares. Por exemplo, como consultor de SEO, você pode querer que seu cliente saiba por que você não conseguiu atingir as metas e o que está fazendo para resolver os problemas.

7. Use uma ferramenta de gerenciamento de vários projetos

As ferramentas de gerenciamento de vários projetos podem ser altamente benéficas para você e seus clientes. Ao gerenciar vários projetos em locais diferentes, você perde tempo transferindo dados de uma ferramenta para outra. Com essas ferramentas, você pode realizar facilmente várias atividades demoradas enquanto visualiza melhor seus projetos.

Trabalhar com vários clientes e projetos também significa ter que gerenciar recursos diferentes. Por exemplo, executar vários projetos de SEO pode significar trabalhar também com escritores freelance. Para cada um desses freelancers, você precisa acompanhar seu tempo, agendar suas tarefas, visualizar seus calendários e criar relatórios de produtividade e processar faturas. Um pedágio de gerenciamento de vários projetos ajudará a otimizar suas tarefas e simplificar seu fluxo de trabalho.

Além disso, você deve considerar as ferramentas de gerenciamento de projetos que podem se integrar a todas as outras ferramentas que você usa e automatizar processos demorados e repetitivos, etc.

8. Seja tão flexível

Quanto mais ágil e flexível você for, melhor poderá se ajustar para atender às necessidades de cada cliente. A flexibilidade de gerenciamento de projetos ajuda você a coordenar tarefas e recursos regularmente, tornando seu trabalho produtivo e a vida menos estressante.

A chave para um planejamento flexível bem-sucedido no gerenciamento de projetos é manter um olho contínuo em cada projeto, fazer escolhas rápidas e eficientes e alocar recursos adequadamente enquanto se mantém organizado.

Ao planejar, é fundamental apresentar alternativas e estratégias múltiplas, propor a melhor solução, identificar os elementos de risco do projeto, etc. Dessa forma, você pode se ajustar a qualquer situação e voltar aos trilhos o mais rápido possível se algo der errado.

3 ferramentas para ajudá-lo a gerenciar vários clientes

Os freelancers enfrentam vários obstáculos, incluindo redação de propostas, preparação de faturas, gerenciamento de tempo e outras áreas de gerenciamento de relacionamento com o cliente. Como resultado, o software de gerenciamento de projetos auxilia os freelancers na organização de suas atividades e na separação de projetos, o que é benéfico para quem trabalha para vários clientes.

Ao selecionar uma ferramenta de gerenciamento de projetos, considere e analise vários aspectos, como despesas, incluindo implementação e integração, recursos necessários, integrações com sistemas corporativos atuais, etc.

Na próxima parte, vamos oferecer três ferramentas que possuem o máximo de funcionalidades que cada freelancer precisa.

Frenético

Hectic é uma ferramenta de gerenciamento de projetos projetada principalmente para dispositivos móveis. Ao contrário de outras ferramentas de gerenciamento de projetos, você nunca precisa mudar para um computador para obter recursos adicionais ou facilitar o uso. Ele dá aos usuários acesso a todos os recursos em um só lugar, como acompanhar o tempo do projeto, adicionar e modificar informações do cliente, enviar contas, adicionar custos, fechar propostas e muito mais.

Ele também oferece excelentes recursos como estatísticas, recebimento de pagamentos, personalização, entre outros. O painel exibe estatísticas como a quantidade de tempo gasto no projeto, a quantidade de dinheiro arrecadada e o número de trabalhos a serem realizados.

Além disso, permite que você construa modelos de proposta simplesmente arrastando e soltando, e você pode incluir seus componentes de marca, como logotipo, cores, nome da empresa e outros. Ele oferece um plano gratuito e um premium - você pode conferir uma revisão completa do Hectic aqui.

Olá Bonsai

As ferramentas de gerenciamento freelancer do Hello Bonsai incluem faturamento, propostas, contratos, monitoramento de despesas e muito mais. Possui opções de faturamento e pagamento, permitindo que você produza faturas para clientes e receba os pagamentos das faturas deles.

O Hello Bonsai tem um ótimo recurso no qual você pode criar seu site de miniportfólio e receber um link para ele. Ele também permite que você conecte seu GitHub, LinkedIn, Dribbble e qualquer outra coisa que você possa precisar. Você também pode criar e enviar formulários para clientes, projetos e casos de uso específicos.

Para dar um aspecto mais profissional às suas faturas e propostas, o Hello Bonsai oferece recursos de personalização, como colocar o logotipo da sua empresa. Integra-se com QuickBooks, Calendly, Zapier, Gmail e Google Calendar.

Não há um plano gratuito disponível. Antes de assinar o Plano Premium, você pode experimentá-lo gratuitamente por 14 dias.

Livro de mel

Você precisa de uma solução de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para o seu negócio. HoneyBook é uma dessas soluções O serviço auxilia os usuários no gerenciamento de operações de negócios desde a consulta até o faturamento. É um software fácil de usar que permite aos usuários gerenciar projetos, agendar clientes, assinar contratos online, emitir faturas e receber pagamentos.

Os contratos criados com o HoneyBook são documentos juridicamente vinculativos que seu cliente deve estudar e assinar antes que o projeto possa avançar. Eles podem fazê-lo imediatamente na plataforma. Esse é um exemplo de contrato criado usando HoneyBook.

Os usuários também podem usar modelos e notificações personalizados para responder aos clientes com solicitações e acompanhamentos automatizados de agendamento.

Além disso, você pode emitir lembretes de pagamento automaticamente e definir lembretes de tarefas com base em projetos. Não há plano gratuito e o custo mensal começa em US $ 9.

Como escolher os clientes certos para trabalhar

Não há nada mais frustrante do que trabalhar com um cliente que não combina com você e com a cultura da sua empresa. Como um empreendedor solo, você precisará definir metas e decisões SMART sobre o cliente e gerenciar suas expectativas e tudo o mais que vem com isso.

Para economizar tempo e trabalhar com mais eficiência, você deve primeiro pré-qualificar os clientes em potencial. Antes de investir em um pitch, pré-qualificar um cliente em potencial envolve avaliá-lo para ver se ele é adequado para você.

Você começará determinando o que um cliente deseja e seu objetivo. Para esta etapa, é crucial ter clareza sobre o tipo de trabalho que você realiza e o que não faz para os clientes.

Certifique-se de que seu cliente em potencial compartilhe os mesmos critérios, como a mesma missão, valores semelhantes e respeito mútuo. Além disso, considere se eles lhe pagarão a quantia certa, se lhe darão dor de cabeça ou se impulsionarão seus negócios e assim por diante.

Além disso, procure clientes receptivos a ideias novas e inventivas, pois isso impulsionará sua criatividade e eficácia. Seja aberto e honesto sobre o preço. Provavelmente não é uma boa opção se eles acharem sua tarifa muito cara.

Certifique-se de colocá-los em um procedimento de triagem para ver se eles são adequados. Fique de olho na comunicação deles durante o processo de pré-qualificação. Por exemplo, eles se comunicam de forma eficaz e educada com você? Eles respondem às suas comunicações e esforços de divulgação?

Você também pode usar o software de gerenciamento de clientes para acompanhar suas interações com clientes novos e atuais.

Gerencie vários clientes de forma eficaz

À medida que a necessidade de funcionários remotos aumenta, muitos freelancers estão começando a perceber o valor da multitarefa e do gerenciamento de vários projetos e objetivos.

No entanto, quanto mais tarefas você assume, mais difícil é gerenciar bem cada uma delas. Como resultado, gerenciar vários projetos requer um equilíbrio cuidadoso de organização e flexibilidade. Cada circunstância e cliente será único. No entanto, se você planejar com antecedência, se manter organizado e não tiver medo de correr riscos, causará um impacto positivo em seus clientes e negócios.

Por último, mas não menos importante, siga nossas dicas acima e você poderá gerenciar vários clientes e projetos, mesmo que sejam muitos. Boa sorte!

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