8 praktycznych wskazówek dotyczących zarządzania wieloma klientami

Jeśli jesteś freelancerem poszukującym bardziej stałych dochodów, możliwości pracy i kontaktów dla sumiennych profesjonalistów, będziesz musiał przyjąć jak najwięcej klientów. Jednak żonglowanie wieloma klientami jednocześnie wiąże się z dużą odpowiedzialnością.

Zarządzanie wieloma klientami wymaga proaktywności i przygotowania oraz posiadania procesów na wypadek, gdyby coś poszło nie tak. Aby odnieść sukces, musisz mieć procedury, aby je złapać, gdy to zrobią.

Ryzykujesz utratę klientów i zniszczenie reputacji swojej firmy, jeśli nie masz odpowiednich narzędzi i systemu. Pieniądze, czas i stres psychiczny mogą być zagrożone.

Dobrą wiadomością jest to, że możesz zachować porządek i produktywność, jednocześnie utrzymując zadowolenie wszystkich klientów, pomimo ryzyka.

W tym poście omówimy osiem wskazówek dotyczących zarządzania wieloma klientami i projektami.

8 solidnych wskazówek dotyczących zarządzania wieloma klientami

Próba zarządzania wieloma klientami naraz może obniżyć jakość Twojej pracy i prowadzić do stresu. Zarządzanie wieloma projektami wymaga wytrzymałości umysłowej, umiejętności żonglowania kilkoma zadaniami z napiętymi terminami oraz umiejętności wprowadzania przerażających modyfikacji w ostatniej chwili.

Będziesz musiał nauczyć się obsługiwać wielu klientów w miarę rozwoju Twojej firmy, zanim będziesz mógł skoncentrować się na pozyskiwaniu nowych, lepszych klientów i rozwijaniu znaczącego strumienia gotówki. Możesz jednak skutecznie obsłużyć kilku klientów, stosując się do ośmiu poniższych wskazówek.

1. Ustaw właściwe oczekiwania

Gdy oczekiwania konsumentów są realistycznie określone, łatwiej jest Twojej firmie poradzić sobie w każdej sytuacji, zwłaszcza w przypadku przerwy w świadczeniu usług, jednocześnie spełniając oczekiwania klienta. Ponadto od samego początku chcesz budować zaufanie, lojalność i długofalowo utrzymać klientów, a najprostszym sposobem na to jest spełnienie, a nawet przekroczenie ich oczekiwań.

Obietnice zawyżone i niedostarczone to najgorsze rzeczy, które mogą przytrafić się każdemu konsumentowi. Tak więc pierwszym krokiem jest realistyczne podejście do klientów w kwestii terminów i harmonogramów projektów.

Zamiast naginać rzeczywistość, aby przedmioty lub usługi wydawały się bardziej kuszące, bardzo ważne jest, aby edukować klientów o tym, co może zapewnić Twoja usługa, jej możliwościach, ograniczeniach i funkcjach. Kiedy edukujesz i wzmacniasz ludzi o sobie jako firmie i swoich usługach, zapewniasz, że oboje jesteście na tej samej stronie, a co najważniejsze, ustalacie bardziej rozsądne oczekiwania.

Na przykład klienci oczekują, że w krótkim czasie znajdą się na pierwszej stronie dla konkurencyjnego słowa kluczowego. To nierealne, a oni nie zdają sobie sprawy z trudności w osiągnięciu wysokiej pozycji dla konkurencyjnego słowa kluczowego. Dlatego pisarze muszą edukować i być uczciwym wobec swoich klientów oraz podkreślać, że SEO wymaga czasu i jest długoterminowym zobowiązaniem.

Poza tym ustaw dostępność czatu, aby klienci wiedzieli, kiedy mogą się z Tobą skontaktować. Unikaj wprowadzania w błąd klientów w jakikolwiek sposób w ramach działań marketingowych, aby osiągnąć ich cel sprzedaży.

Jeśli nie spełniłeś ich z przyczyn od Ciebie niezależnych, przeproś klienta i przeprowadź odzyskiwanie usług, aby wszystko naprawić.

2. Śledź czas spędzony na każdym projekcie klienta

Oprócz dostarczania klientom dokładnych rachunków, śledzenie czasu pozwala zobaczyć ogólny obraz, przeanalizować produktywność i wydajność oraz określić, jakie potrzeby należy zoptymalizować i oszacować dla przyszłych projektów. Zapewnia również wgląd w to, ile czasu zajmuje wykonanie określonych zadań.

Aby rozpocząć śledzenie czasu, utwórz listę klientów, projektów, zadań, czy projekt podlega rozliczeniu oraz wszelkie inne dane, które chcesz śledzić. Upewnij się, że zawierasz małe zadania, takie jak przegląd, planowanie, komunikacja i tak dalej.

Wybierz narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala śledzić czas i rozdzielać zasoby godzinowe w oparciu o Twoje wymagania i klientów. Bardzo ważne jest porównanie czasu spędzonego i oszacowanego na każdy projekt klienta i konkretne zadania.

3. Harmonogram

Stworzenie harmonogramu projektu z jasno określonymi planami, metodami i obowiązkami ma kluczowe znaczenie dla zrozumienia Twoich priorytetów, kolejnych celów i kierunku. Będziesz stale wiedział, co jest należne i co nadchodzi. Poprawisz także wydajność, odpowiedzialność i przejrzystość.

Więc zaplanuj cały tydzień. Zdefiniuj czynności i ułóż je w odpowiedniej kolejności. Oszacuj również potrzebne zasoby i czas potrzebny na wykonanie zadań.

Upewnij się, że zaplanowane działania to konkretne jednostki pracy, które musisz wykonać, aby zrealizować zadania, a nie same zadania ogólne. Jeśli Twoje narzędzie do planowania pozwala na przypomnienia, ustaw je tak, aby powiadamiało Cię o terminie każdego zadania.

4. Utwórz listę

Lista rzeczy do zrobienia może pomóc Ci w osiągnięciu większych celów, przygotowując Cię do sukcesu każdego dnia i pozwalając Ci skoncentrować się na najważniejszych zadaniach. Może również pomóc Ci zaoszczędzić czas, energię i potrzebę wymyślania powodów, gdy jesteś rozproszony. Powinieneś mieć wiele list, które obejmują kluczowe obszary twojego życia, takie jak obowiązki zawodowe, czynności osobiste i obowiązki domowe.

Najlepiej zacząć od trzech do pięciu zadań dziennie. Zachowanie motywacji może być trudne, gdy lista rzeczy do zrobienia jest bardziej obszerna. Co więcej, po wykonaniu wszystkich swoich obowiązków, będziesz optymistycznie patrzeć na swoje listy rzeczy do zrobienia jako całość, co pomoże ci iść naprzód.

Upewnij się, że Twoje zadania są konkretnymi działaniami, a nie celami lub mentalną wizją tego, co chcesz osiągnąć. Kiedy przyjdzie ci do głowy nowy obowiązek, zapisz go jak najszybciej.

Codziennie przeglądaj swoje listy rzeczy do zrobienia, a jeśli czujesz się przytłoczony, poświęć chwilę, aby zmienić harmonogram, zmienić priorytety i poprawić swoją listę.

5. Ustalaj priorytety zadań

Kiedy ustalasz priorytety swoich zadań, stajesz się proaktywny, a nie reaktywny. Czasami masz do czynienia z wieloma pilnymi żądaniami, jednocześnie obserwując, jak rozwija się Twoja lista rzeczy do zrobienia. Rodzaj Twojej pracy, harmonogram, koszt i trafność będą miały wpływ na to, jak określisz priorytety swoich obowiązków.

Kiedy zaczynasz dzień, najważniejsze zadania, które służą największemu celowi i są powiązane z celami najwyższego poziomu, powinny znajdować się na szczycie listy priorytetów. Innymi słowy, nadaj priorytet dużym lub skomplikowanym zadaniom, zanim przejdziesz do mniej ważnych lub czasochłonnych.

Jeśli jesteś na przykład grafikiem, musisz najpierw stworzyć projekt lub krytyczny aspekt projektu, a następnie odpowiadać na e-maile, pracować nad formularzem recenzji, dzwonić do klientów i tak dalej.

Możesz skorzystać z macierzy priorytetów. Masz możliwość uszeregowania prac na podstawie dwóch najważniejszych kryteriów. Na przykład możesz podzielić swój kalendarz na kategorie, takie jak:

• Ważne i pilne
• Ważne, ale nie pilne
• Nieważne, ale pilne
• Nieważne, ale nie pilne

Możesz dodatkowo uwzględnić kryteria, takie jak klienci długoterminowi i klienci krótkoterminowi, i tak dalej, w zależności od branży i projektów. Oto przykład szablonu ustalania priorytetów zadań.

Zastosuj tę metodę do każdego projektu, a następnie do wszystkich swoich projektów. Aby poczuć się mniej przytłoczonym, dobrym pomysłem jest podzielenie większych zadań na podzadania. Lepiej też robić skomplikowane zadania rano.

6. Regularne aktualizacje klienta

Klienci nienawidzą pozostawiania w ciemności. Oczekują bezpośredniej komunikacji z partnerami biznesowymi oraz terminowej, właściwej reakcji. Regularny kontakt z klientami jest niezbędny do rozwijania, utrzymywania i rozwijania relacji z klientem.

Rozpocznij od opracowania strategii komunikacji i kalendarza dla klienta, a następnie współpracuj z nim, aby określić idealne narzędzie lub platformę komunikacji. Najlepiej oferować klientom aktualizacje projektów przynajmniej raz w tygodniu. Dzięki szczegółowym aktualizacjom statusu możesz śledzić swoje postępy.

Wysyłaj im regularnie e-maile, aby informować ich o projekcie. Wyróżnij wykonane zadania z poprzedniego tygodnia, wykorzystany i pozostały budżet na każdej fazie, zaplanowane zadania na następny tydzień i tak dalej.

Upewnij się, że podajesz szczegóły, takie jak zmieniona oś czasu projektu i zaktualizowany budżet. Poinformuj swoich klientów, na przykład, jeśli masz trudności z nadążaniem za ich wymaganiami lub jeśli okoliczności uniemożliwiają ci spełnienie twoich regularnych wysokich standardów. Na przykład, jako konsultant SEO, możesz chcieć poinformować swojego klienta, dlaczego nie udało Ci się osiągnąć celów i co robisz, aby rozwiązać problemy.

7. Użyj narzędzia do zarządzania wieloma projektami

Narzędzia do zarządzania wieloma projektami mogą być bardzo korzystne dla Ciebie i Twoich klientów. Zarządzając wieloma projektami w różnych miejscach, tracisz czas na przenoszenie danych z jednego narzędzia do drugiego. Dzięki tym narzędziom możesz z łatwością wykonywać różne czasochłonne czynności, jednocześnie lepiej wizualizując swoje projekty.

Praca z wieloma klientami i projektami oznacza również konieczność zarządzania różnymi zasobami. Na przykład prowadzenie wielu projektów SEO może oznaczać również współpracę z niezależnymi pisarzami. Dla każdego z tych freelancerów musisz śledzić ich czas, planować zadania, przeglądać kalendarze, tworzyć raporty produktywności i przetwarzać faktury. Opłata za zarządzanie wieloma projektami pomoże usprawnić zadania i uprościć przepływ pracy.

Należy również rozważyć narzędzia do zarządzania projektami, które można zintegrować ze wszystkimi innymi używanymi narzędziami i zautomatyzować czasochłonne, powtarzalne procesy itp.

8. Bądź tak elastyczny

Im bardziej jesteś zwinny i elastyczny, tym lepiej będziesz w stanie dostosować się do potrzeb każdego klienta. Elastyczność zarządzania projektami pomaga regularnie koordynować zadania i zasoby, dzięki czemu praca jest wydajniejsza, a życie mniej stresujące.

Kluczem do udanego elastycznego planowania w zarządzaniu projektami jest ciągłe obserwowanie każdego projektu, dokonywanie szybkich, skutecznych wyborów i alokowanie zasobów przy jednoczesnym zachowaniu porządku.

Podczas planowania bardzo ważne jest przedstawienie alternatyw i wielu strategii, zaproponowanie najlepszego rozwiązania, zidentyfikowanie ryzykownych elementów projektu i tak dalej. W ten sposób możesz dostosować się do każdej sytuacji i jak najszybciej wrócić na właściwe tory, jeśli coś pójdzie nie tak.

3 narzędzia, które pomogą Ci zarządzać wieloma klientami

Freelancerzy napotykają kilka przeszkód, w tym pisanie ofert, przygotowywanie faktur, zarządzanie czasem i inne obszary zarządzania relacjami z klientami. W rezultacie oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga freelancerom w organizacji ich działań i rozdzielaniu projektów, co jest korzystne dla tych, którzy pracują dla wielu klientów.

Wybierając narzędzie do zarządzania projektami, weź pod uwagę i przeanalizuj różne aspekty, takie jak wydatki, w tym wdrożenie i onboarding, wymagane funkcje, integracje z obecnymi systemami korporacyjnymi itp.

W kolejnej części zaoferujemy trzy narzędzia, które mają najwięcej funkcjonalności, jakich potrzebuje każdy freelancer.

Gorączkowy

Hectic to narzędzie do zarządzania projektami przeznaczone przede wszystkim na urządzenia mobilne. W przeciwieństwie do innych narzędzi do zarządzania projektami, nigdy nie musisz przełączać się na komputer, aby uzyskać dodatkowe funkcje lub ułatwić korzystanie. Daje użytkownikom dostęp do wszystkich funkcji w jednym miejscu, takich jak śledzenie czasu projektu, dodawanie i modyfikowanie informacji o kliencie, wysyłanie rachunków, dodawanie kosztów, zamykanie ofert i wiele innych.

Zapewnia również doskonałe funkcje, takie jak między innymi statystyki, otrzymywanie płatności, dostosowywanie. Pulpit nawigacyjny wyświetla statystyki, takie jak ilość czasu spędzonego na projekcie, ilość zebranych pieniędzy i liczba zadań pozostałych do wykonania.

Ponadto umożliwia tworzenie szablonów ofert poprzez proste przeciąganie i upuszczanie, a także uwzględnianie elementów brandingowych, takich jak logo, kolory, nazwa firmy i inne. Oferuje zarówno plan darmowy, jak i premium — możesz sprawdzić pełną recenzję Hectic tutaj.

Witaj Bonsai

Narzędzia do zarządzania freelancerami Hello Bonsai obejmują fakturowanie, oferty, umowy, monitorowanie wydatków i nie tylko. Posiada opcje fakturowania i płatności, dzięki czemu możesz wystawiać faktury dla klientów i pobierać od nich płatności za faktury.

Hello Bonsai ma świetną funkcję, dzięki której możesz stworzyć swoją witrynę miniportfolio i otrzymać do niej link. Umożliwia także połączenie z GitHub, LinkedIn, Dribbble i wszystkim, czego możesz potrzebować. Możesz także tworzyć i wysyłać formularze do określonych klientów, projektów i przypadków użycia.

Aby nadać Twoim fakturom i ofertom bardziej profesjonalny wygląd, Hello Bonsai oferuje funkcje dostosowywania, takie jak umieszczenie logo Twojej firmy. Integruje się z QuickBooks, Calendly, Zapier, Gmail i Kalendarz Google.

Nie ma darmowego planu. Zanim zasubskrybujesz Plan Premium, możesz wypróbować go bezpłatnie przez 14 dni.

HoneyBook

Potrzebujesz rozwiązania do zarządzania relacjami z klientami (CRM) dla swojej firmy. HoneyBook jest jednym z takich rozwiązań. Usługa pomaga użytkownikom w zarządzaniu operacjami biznesowymi od zapytania po rozliczenia. Jest to łatwe w obsłudze oprogramowanie, które pozwala użytkownikom zarządzać projektami, planować klientów, podpisywać umowy online, wystawiać faktury i przyjmować płatności.

Umowy utworzone z HoneyBook są prawnie wiążącymi dokumentami, które Twój klient musi przestudiować i podpisać, zanim projekt będzie mógł ruszyć do przodu. Mogą to zrobić natychmiast na platformie. To jest przykład kontraktu stworzonego za pomocą HoneyBook.

Użytkownicy mogą również korzystać z niestandardowych szablonów i powiadomień, aby odpowiadać klientom za pomocą zautomatyzowanych próśb o spotkanie i działań następczych.

Ponadto możesz automatycznie wysyłać przypomnienia o płatnościach i ustawiać przypomnienia o zadaniach na podstawie projektów. Nie ma darmowego planu, a miesięczny koszt zaczyna się od 9 USD.

Jak wybrać odpowiednich klientów do współpracy

Nie ma nic bardziej frustrującego niż praca z klientem, który nie pasuje do Ciebie i kultury Twojej firmy. Jako samodzielny przedsiębiorca będziesz musiał wyznaczać cele SMART i decyzje dotyczące klienta oraz zarządzać swoimi oczekiwaniami i wszystkim, co się z tym wiąże.

Aby zaoszczędzić czas i pracować wydajniej, musisz najpierw wstępnie zakwalifikować potencjalnych klientów. Przed zainwestowaniem w ofertę, wstępna kwalifikacja potencjalnego klienta wiąże się z oceną go, aby sprawdzić, czy jest dla Ciebie odpowiedni.

Zaczniesz od określenia, czego chce klient i jaki jest jego cel. Na tym etapie ważne jest, aby jasno określić rodzaj pracy, którą wykonujesz, a czego nie robisz dla klientów.

Upewnij się, że Twój potencjalny klient podziela te same kryteria, takie jak ta sama misja, podobne wartości i wzajemny szacunek. Zastanów się również, czy zapłacą ci odpowiednią kwotę, czy przyprawiają cię o ból głowy, czy też napędzają twój biznes i tak dalej.

Ponadto szukaj klientów, którzy są otwarci na świeże i pomysłowe pomysły, ponieważ będzie to napędzało Twoją kreatywność i efektywność. Bądź otwarty i szczery w kwestii ceny. Prawdopodobnie nie będzie to dobre rozwiązanie, jeśli uznają, że Twoja stawka jest zbyt wysoka.

Upewnij się, że poddajesz je procedurze przesiewowej, aby sprawdzić, czy są dobrze dopasowane. Miej oko na ich komunikację podczas procesu przedkwalifikacyjnego. Na przykład, czy komunikują się z tobą skutecznie i grzecznie? Czy reagują na Twoją komunikację i działania informacyjne?

Możesz również używać oprogramowania do zarządzania klientami, aby śledzić swoje interakcje z nowymi i obecnymi klientami.

Efektywnie zarządzaj wieloma klientami

Wraz ze wzrostem zapotrzebowania na pracowników zdalnych wielu freelancerów zaczyna zdawać sobie sprawę z wartości wielozadaniowości i zarządzania wieloma projektami i celami.

Jednak im więcej zadań się podejmujesz, tym trudniej jest dobrze zarządzać każdym z nich. W rezultacie zarządzanie wieloma projektami wymaga starannej równowagi organizacji i elastyczności. Każda okoliczność i klient będą wyjątkowe. Jeśli jednak planujesz z wyprzedzeniem, będziesz zorganizowany i nie boisz się podejmować ryzyka, wpłyniesz pozytywnie na swoich klientów i biznes.

Na koniec postępuj zgodnie z naszymi wskazówkami powyżej, a będziesz w stanie zarządzać wieloma klientami i projektami, nawet jeśli jest ich wiele. Powodzenia!

Podtrzymuj konwersację...

Ponad 10 000 z nas prowadzi codzienne rozmowy w naszej bezpłatnej grupie na Facebooku i bardzo chcielibyśmy Cię tam zobaczyć. Dołącz do nas!