8 نصائح عملية لإدارة عملاء متعددين

إذا كنت تعمل بالقطعة وتبحث عن دخل أكثر ثباتًا ، وفرص عمل ، وجهات اتصال للمهنيين الدؤوبين ، فستحتاج إلى التعامل مع أكبر عدد ممكن من العملاء. ومع ذلك ، فإن التلاعب بالعديد من العملاء في وقت واحد يأتي بمسؤولية كبيرة.

تتطلب إدارة العديد من العملاء أن تكون استباقيًا ومستعدًا وأن تكون لديك عمليات في مكانها في حالة حدوث أخطاء. لكي تكون ناجحًا ، يجب أن يكون لديك إجراءات مطبقة للقبض عليهم عندما يفعلون ذلك.

أنت تخاطر بفقدان العملاء والإضرار بسمعة شركتك إذا لم يكن لديك الأدوات والنظام الصحيحين. قد يكون المال والوقت والضغط النفسي على المحك.

الخبر السار هو أنه يمكنك البقاء منظمًا ومنتجًا مع الحفاظ على رضا جميع عملائك ، على الرغم من المخاطر.

سيناقش هذا المنشور ثماني نصائح لإدارة العديد من العملاء والمشاريع.

8 نصائح قوية لإدارة عملاء متعددين

قد تؤدي محاولة إدارة عدة عملاء في وقت واحد إلى تقليل جودة عملك وتقودك إلى الشعور بالتوتر. تتطلب إدارة مشاريع متعددة الصلابة الذهنية والقدرة على التوفيق بين العديد من المهام والمواعيد النهائية الضيقة والقدرة على إجراء تعديلات اللحظة الأخيرة المخيفة.

سيتعين عليك تعلم كيفية التعامل مع العديد من العملاء مع توسع عملك قبل أن تتمكن من التركيز على اكتساب عملاء جدد أفضل وتطوير تدفق نقدي كبير. ومع ذلك ، يمكنك التعامل مع العديد من العملاء بشكل فعال باتباع النصائح الثمانية أدناه.

1. ضع التوقعات الصحيحة

عندما يتم تحديد توقعات المستهلكين بشكل واقعي ، يكون من السهل على شركتك إدارة أي موقف ، خاصةً عندما يكون هناك انقطاع في الخدمة ، مع استمرار تلبية توقعات العميل. أيضًا ، تريد بناء الثقة والولاء والاحتفاظ بالعملاء على المدى الطويل من البداية ، وأسهل طريقة للقيام بذلك هي تلبية توقعاتهم بل وتجاوزها.

الوعود المبالغ فيها وعدم التسليم هي أسوأ الأشياء التي قد تحدث لأي مستهلك. لذا ، فإن الخطوة الأولى هي أن تكون واقعياً مع عملائك بشأن المواعيد النهائية والجداول الزمنية للمشروع.

بدلاً من الانحناء للواقع لجعل العناصر أو الخدمات تبدو أكثر إغراءً ، من الضروري تثقيف العملاء حول ما يمكن أن تقدمه خدمتك ، وقدراتها ، وقيودها ، وميزاتها. عندما تقوم بتثقيف وتمكين الأشخاص عنك كشركة وخدمات ، فإنك تضمن أن كلا منكما على نفس الصفحة ، والأهم من ذلك ، أنك تضع توقعات أكثر منطقية.

على سبيل المثال ، يتوقع العملاء أن يتم تصنيفهم في الصفحة الأولى لكلمة رئيسية تنافسية في فترة قصيرة. إنه أمر غير واقعي ، وهم غير مدركين لصعوبة تحقيق مكانة عالية لكلمة رئيسية تنافسية. لذلك ، يجب على الكتاب أن يثقفوا عملائهم وأن يكونوا صادقين معهم وأن يسلطوا الضوء على أن تحسين محركات البحث يستغرق وقتًا وهو التزام طويل الأجل.

بصرف النظر عن ذلك ، قم بتعيين إتاحة الدردشة الخاصة بك حتى يعرف العملاء متى يمكنهم الاتصال بك. تجنب تضليل العملاء بأي شكل من الأشكال كجزء من أنشطتك التسويقية لتحقيق هدف مبيعاتهم.

إذا فشلت في مقابلتها لأسباب خارجة عن إرادتك ، فاعتذر للعميل وقم باستعادة الخدمة لتصحيح الأمور.

2. تتبع الوقت الذي يقضيه في كل مشروع عميل

بصرف النظر عن تزويد عملائك بفواتير دقيقة ، يتيح لك تتبع الوقت رؤية الصورة العامة وتحليل الإنتاجية والأداء وتحديد الاحتياجات التي يجب تحسينها وتقديرها للمشاريع المستقبلية. كما يوفر نظرة ثاقبة حول المدة التي يستغرقها إكمال مهام محددة.

لبدء تتبع الوقت ، قم بإنشاء قائمة بالعملاء ، والمشاريع ، والمهام ، وما إذا كان المشروع قابل للفوترة ، وأي بيانات أخرى ترغب في تتبعها. تأكد من تضمين المهام الصغيرة مثل المراجعة والتخطيط والتواصل وما إلى ذلك.

اختر أداة إدارة المشروع التي تسمح لك بتتبع الوقت وتوزيع الموارد بالساعة بناءً على متطلباتك وعملائك. من الأهمية بمكان مقارنة الوقت المنقضي والمقدر لكل مشروع عميل ومهام محددة.

3. الجدول الزمني

يعد إنشاء جدول زمني للمشروع بخطط وأساليب ومسؤوليات محددة بوضوح أمرًا بالغ الأهمية لفهم أولوياتك وأهدافك التالية واتجاهك. ستعرف باستمرار ما هو مستحق وما هو قادم. ستعمل أيضًا على تحسين الكفاءة والمساءلة والشفافية.

لذا ، خطط للأسبوع بأكمله. تحديد الأنشطة وتسلسلها بشكل صحيح. أيضا ، تقدير الموارد اللازمة والوقت اللازم لتنفيذ المهام.

تأكد من أن الأنشطة المجدولة هي وحدات العمل المحددة التي يجب عليك القيام بها لتحقيق المهام ، وليس المهام الإجمالية نفسها. إذا كانت أداة التخطيط الخاصة بك تسمح بالتذكيرات ، فاضبطها لإعلامك عندما يحين موعد كل مهمة.

4. إنشاء قائمة

قد تساعدك قائمة المهام في تحقيق أهداف أكبر ، وإعدادك للنجاح كل يوم ، والسماح لك بالتركيز على المهام الأكثر أهمية. قد يساعدك أيضًا في توفير الوقت والطاقة والحاجة إلى تعويض الأسباب التي تجعلك مشتتًا. يجب أن يكون لديك العديد من القوائم التي تغطي المجالات الحاسمة في حياتك ، مثل مسؤوليات العمل والأنشطة الشخصية والواجبات المنزلية.

من الأفضل أن تبدأ بقصر نفسك على ثلاث إلى خمس مهام كل يوم. قد يكون من الصعب أن تظل متحمسًا عندما تكون قائمة المهام أكثر شمولاً. علاوة على ذلك ، بعد إكمال جميع واجباتك ، ستشعر بالتفاؤل بشأن قوائم المهام ككل ، مما سيساعدك على المضي قدمًا.

تأكد من أن مهامك هي إجراءات ملموسة وليست أهدافًا أو رؤية ذهنية لما ترغب في تحقيقه. عندما يتبادر إلى ذهنك واجب جديد ، اكتبه في أسرع وقت ممكن.

قم بإعادة زيارة قوائم المهام الخاصة بك يوميًا ، وإذا كنت تشعر بالإرهاق ، خذ دقيقة لإعادة جدولة قائمتك وإعادة ترتيب أولوياتها ومراجعتها.

5. ترتيب أولويات المهام

عندما تحدد أولويات مهامك ، فإنك تصبح استباقيًا وليس رد فعل. في بعض الأحيان تجد نفسك تتعامل مع مطالب متعددة ملحة بينما تراقب أيضًا توسيع قائمة مهامك. سيؤثر نوع عملك وجدولك الزمني وتكلفتك وأهميتك على كيفية تحديد أولويات واجباتك.

عندما تبدأ يومك ، يجب أن تكون المهام الأكثر أهمية التي تخدم الغرض الأكبر والمرتبطة بأهداف المستوى الأعلى على رأس قائمة أولوياتك. بعبارة أخرى ، رتب أولويات المهام الكبيرة أو المعقدة قبل الانتقال إلى المهام الأقل أهمية أو الحساسة للوقت.

إذا كنت مصمم رسومات ، على سبيل المثال ، يجب عليك أولاً إنشاء التصميم أو جانب حاسم من التصميم ، ثم الرد على رسائل البريد الإلكتروني ، والعمل على نموذج المراجعة الخاص بك ، والاتصال بالعملاء ، وما إلى ذلك.

يمكنك استخدام مصفوفة تحديد الأولويات. لديك خيار ترتيب الأعمال بناءً على أهم معيارين. على سبيل المثال ، يمكنك تقسيم التقويم الخاص بك إلى فئات مثل:

• مهم وعاجل
• مهم لكن ليس عاجلاً
• ليست مهمة ولكنها عاجلة
• ليست مهمة ولكنها ليست عاجلة

يمكنك أيضًا تضمين معايير مثل العملاء على المدى الطويل والعملاء على المدى القصير وما إلى ذلك ، اعتمادًا على قطاعك ومشاريعك. فيما يلي مثال على قالب تحديد أولويات المهام.

طبق هذه الطريقة على كل مشروع ، ثم على كل مشاريعك. لتقليل الإرهاق ، من الجيد تقسيم المهام الأكبر إلى مهام فرعية. من الأفضل أيضًا القيام بمهام معقدة في الصباح.

6. تحديثات منتظمة للعميل

العملاء يكرهون تركهم في الظلام. يتوقعون التواصل المباشر مع شركائهم التجاريين والاستجابة المناسبة في الوقت المناسب. يعد الاتصال المنتظم مع عملائك أمرًا ضروريًا لتطوير علاقة العميل والحفاظ عليها وتعزيزها.

ابدأ بوضع استراتيجية اتصال وتقويم لعملائك ، ثم تعاون معهم لتحديد أداة أو منصة الاتصال المثالية. من الأفضل تقديم تحديثات مشروع للعملاء مرة واحدة على الأقل في الأسبوع. مع تحديثات الحالة التفصيلية ، يمكنك تتبع تقدمك.

أرسل لهم رسائل بريد إلكتروني بانتظام لإبقائهم على اطلاع بالمشروع. قم بتمييز المهام المنجزة من الأسبوع السابق ، والميزانية التي تم إنفاقها والمتبقية في كل مرحلة ، والمهام المجدولة للأسبوع التالي ، وما إلى ذلك.

تأكد من تقديم تفاصيل مثل الجدول الزمني المتغير للمشروع والميزانية المحدثة. أخبر عملائك ، على سبيل المثال ، إذا كنت تكافح من أجل مواكبة مطالبهم أو إذا كانت الظروف تمنعك من تلبية المعايير العالية المعتادة. على سبيل المثال ، بصفتك مستشارًا لتحسين محركات البحث ، قد ترغب في السماح لعميلك بمعرفة سبب عدم قدرتك على تحقيق الأهداف وما الذي تفعله لحل المشكلات.

7. استخدم أداة إدارة المشاريع المتعددة

قد تكون أدوات إدارة المشاريع المتعددة مفيدة للغاية لك ولعملائك. عند إدارة مشاريع متعددة في أماكن مختلفة ، فإنك تضيع الوقت في نقل البيانات من أداة إلى أخرى. باستخدام هذه الأدوات ، يمكنك بسهولة القيام بالعديد من الأنشطة التي تستغرق وقتًا طويلاً مع تصور أفضل لمشاريعك.

العمل مع العديد من العملاء والمشاريع يعني أيضًا الاضطرار إلى إدارة موارد مختلفة. على سبيل المثال ، قد يعني تشغيل العديد من مشاريع تحسين محركات البحث (SEO) العمل مع كتاب مستقلين أيضًا. لكل من هؤلاء المستقلين ، تحتاج إلى تتبع وقتهم وجدولة مهامهم وعرض التقويمات الخاصة بهم وإنشاء تقارير إنتاجية ومعالجة الفواتير. ستساعدك رسوم إدارة المشاريع المتعددة على تبسيط مهامك وتبسيط سير عملك.

أيضًا ، يجب أن تفكر في أدوات إدارة المشروع التي يمكن أن تتكامل مع جميع الأدوات الأخرى التي تستخدمها وأتمتة العمليات المتكررة التي تستغرق وقتًا طويلاً ، وما إلى ذلك.

8. كن مرنا

كلما كنت أكثر مرونة ومرونة ، ستتمكن من التكيف بشكل أفضل لتلبية احتياجات كل عميل. تساعدك المرونة في إدارة المشروع على تنسيق المهام والموارد بانتظام ، مما يجعل عملك منتجًا ويقلل من إرهاق حياتك.

إن مفتاح التخطيط المرن الناجح في إدارة المشروع هو المراقبة المستمرة لكل مشروع ، واتخاذ خيارات سريعة وفعالة ، وتخصيص الموارد بشكل مناسب مع البقاء منظمًا.

عند التخطيط ، من الأهمية بمكان تقديم بدائل واستراتيجيات متعددة ، واقتراح أفضل حل ، وتحديد العناصر الخطرة للمشروع ، وما إلى ذلك. بهذه الطريقة ، يمكنك التكيف مع أي موقف والعودة إلى المسار الصحيح في أسرع وقت ممكن إذا حدث خطأ ما.

3 أدوات لمساعدتك في إدارة عملاء متعددين

يواجه العاملون لحسابهم الخاص العديد من العقبات ، بما في ذلك كتابة العروض وإعداد الفواتير وإدارة الوقت وغيرها من مجالات إدارة العلاقات مع العملاء. نتيجة لذلك ، تساعد برمجيات إدارة المشاريع العاملين لحسابهم الخاص في تنظيم أنشطتهم وفصل المشاريع ، وهو أمر مفيد لأولئك الذين يعملون مع عملاء متعددين.

عند اختيار أداة لإدارة المشروع ، ضع في اعتبارك وتحليل الجوانب المختلفة ، مثل النفقات ، بما في ذلك التنفيذ والإعداد ، والميزات المطلوبة ، والتكامل مع أنظمة الشركة الحالية ، وما إلى ذلك.

في الجزء التالي ، سنقدم ثلاث أدوات لها معظم الوظائف التي يحتاجها كل مترجم مستقل.

محموم

Hectic هي أداة لإدارة المشاريع مصممة بشكل أساسي للأجهزة المحمولة. على عكس أدوات إدارة المشاريع الأخرى ، لن تحتاج أبدًا إلى التبديل إلى جهاز كمبيوتر للحصول على ميزات إضافية أو لتسهيل استخدامه. يتيح للمستخدمين الوصول إلى جميع الميزات في مكان واحد ، مثل تتبع وقت المشروع وإضافة معلومات العميل وتعديلها وإرسال الفواتير وإضافة التكاليف وإغلاق العروض والمزيد.

كما أنه يوفر ميزات ممتازة مثل الإحصائيات ، وتلقي المدفوعات ، والتخصيص ، من بين أمور أخرى. تعرض لوحة المعلومات إحصائيات مثل مقدار الوقت المستغرق في المشروع ، ومقدار الأموال التي تم جمعها ، وعدد الوظائف المتبقية لإنجازها.

أيضًا ، يسمح لك بإنشاء قوالب اقتراح ببساطة عن طريق السحب والإفلات ، ويمكنك تضمين مكونات علامتك التجارية مثل شعارك والألوان واسم الشركة وغيرها. إنه يقدم خطة مجانية ومميزة - يمكنك الاطلاع على مراجعة Hectic كاملة هنا.

مرحبا بونساي

تشمل أدوات الإدارة المستقلة في Hello Bonsai الفواتير ، والعروض ، والعقود ، ومراقبة النفقات ، والمزيد. لديها خيارات الفواتير والدفع ، مما يسمح لك بإصدار فواتير للعملاء وتحصيل مدفوعات الفواتير منهم.

تتمتع Hello Bonsai بميزة رائعة يمكنك من خلالها إنشاء موقع المحفظة الصغيرة الخاص بك وتلقي رابط إليه. كما يسمح لك بتوصيل GitHub و LinkedIn و Dribbble وأي شيء آخر قد تحتاجه. يمكنك أيضًا إنشاء نماذج وإرسالها إلى عملاء ومشاريع وحالات استخدام محددة.

لمنح فواتيرك ومقترحاتك مظهرًا أكثر احترافية ، تقدم Hello Bonsai ميزات مخصصة مثل وضع شعار شركتك. إنه يتكامل مع QuickBooks و Cal Friendly و Zapier و Gmail وتقويم Google.

لا توجد خطة مجانية متاحة. قبل الاشتراك في خطة Premium ، يمكنك تجربتها مجانًا لمدة 14 يومًا.

كتاب العسل

أنت بحاجة إلى حل إدارة علاقات العملاء (CRM) لعملك. HoneyBook هو أحد هذه الحلول. تساعد الخدمة المستخدمين في إدارة العمليات التجارية من الاستفسار وحتى الفواتير. إنه برنامج سهل الاستخدام يتيح للمستخدمين إدارة المشاريع وجدولة العملاء وتوقيع العقود عبر الإنترنت وإصدار الفواتير وتلقي المدفوعات.

العقود التي تم إنشاؤها باستخدام HoneyBook هي أوراق ملزمة قانونًا يجب على عميلك دراستها والتوقيع عليها قبل أن يتمكن المشروع من المضي قدمًا. يمكنهم القيام بذلك على الفور على المنصة. هذا مثال على عقد تم إنشاؤه باستخدام HoneyBook.

يمكن للمستخدمين أيضًا استخدام القوالب والإشعارات المخصصة للرد على العملاء بطلبات المواعيد الآلية والمتابعة.

علاوة على ذلك ، يمكنك إصدار تذكيرات بالدفع تلقائيًا وتعيين تذكيرات بالمهام بناءً على المشاريع. لا توجد خطة مجانية ، وتبدأ التكلفة الشهرية من 9 دولارات.

كيفية اختيار العملاء المناسبين للعمل معهم

لا يوجد شيء أكثر إحباطًا من العمل مع عميل لا يناسبك وثقافة شركتك. بصفتك رائد أعمال منفردًا ، ستحتاج إلى تحديد أهداف وقرارات SMART بشأن العميل وإدارة توقعاتك وكل ما يأتي معها.

لتوفير الوقت والعمل بكفاءة أكبر ، يجب عليك أولاً تأهيل العملاء المحتملين مسبقًا. قبل الاستثمار في عرض تقديمي ، يستلزم التأهيل المسبق للعميل المحتمل تقييمه لمعرفة ما إذا كان مناسبًا لك.

ستبدأ بتحديد ما يريده العميل وهدفه. في هذه المرحلة ، من الضروري أن تكون واضحًا بشأن نوع العمل الذي تؤديه وما لا تفعله للعملاء.

تأكد من أن عميلك المحتمل يشترك في نفس المعايير ، مثل نفس المهمة ، والقيم المتشابهة ، والاحترام المتبادل. أيضًا ، ضع في اعتبارك ما إذا كانوا سيدفعون لك المبلغ المناسب ، وما إذا كانوا سيعطونك الصداع ، أو إذا كانوا سيدفعون عملك إلى الأمام ، وما إلى ذلك.

بالإضافة إلى ذلك ، ابحث عن العملاء الذين يتقبلون الأفكار الجديدة والمبتكرة لأن ذلك سيقود إلى إبداعك وفعاليتك. كن منفتحًا وصادقًا بشأن السعر. ربما لا يكون ذلك مناسبًا إذا وجدوا أن السعر الخاص بك باهظ الثمن.

تأكد من إخضاعهم لإجراء فحص لمعرفة ما إذا كانوا مناسبين أم لا. راقب اتصالاتهم أثناء عملية التأهيل المسبق. على سبيل المثال ، هل يتواصلون معك بشكل فعال وأدب؟ هل يستجيبون لاتصالاتك وجهودك في مجال التوعية؟

يمكنك أيضًا استخدام برنامج إدارة العملاء لتتبع تفاعلاتك مع العملاء الجدد والحاليين.

إدارة عملاء متعددين بشكل فعال

مع تزايد الحاجة إلى الموظفين عن بُعد ، بدأ العديد من العاملين لحسابهم الخاص في إدراك قيمة تعدد المهام وإدارة مشاريع وأهداف متعددة.

ومع ذلك ، كلما زاد عدد المهام التي تقوم بها ، زادت صعوبة إدارة كل مهمة بشكل جيد. نتيجة لذلك ، تتطلب إدارة مشاريع متعددة توازنًا دقيقًا في التنظيم والمرونة. سيكون كل ظرف والعميل فريدًا. ومع ذلك ، إذا كنت تخطط مسبقًا ، وبقيت منظمًا ، ولا تخشى المخاطرة ، فسوف يكون لك تأثير إيجابي على عملائك وعملك.

أخيرًا وليس آخرًا ، اتبع نصائحنا أعلاه ، وستكون قادرًا على إدارة العديد من العملاء والمشاريع ، حتى لو كان هناك الكثير منهم. حظا طيبا وفقك الله!

استمر بالحديث...

يجري أكثر من 10000 منا محادثات يومية في مجموعتنا المجانية على Facebook ونود أن نراك هناك. انضم إلينا!