數字採購活動如何使銷售和業績受益

採購活動在企業中的重要性日益凸顯。 強大的採購部門使企業能夠建立彈性、降低風險、改進服務並確保合規。 但是，儘管它們很重要，但它們在向自動化的轉變中卻被拋在了後面

採購部門歷來因手動流程和缺乏適當的溝通渠道而導致效率低下而陷入困境。 因此，它們可能會阻礙組織實現其真正潛力。 這些問題現在已經通過引入高級採購軟件得到緩解。

採購流程的數字化使採購工作流程自動化，從而消除了勞動力手動執行重複性任務的需要。 為這項工作而設計的平台旨在將企業從瑣碎的勞動中解放出來，這樣他們就可以更多地專注於具有戰略意義的領域。 這些優點是眾所周知的並且被普遍引用。 但是您是否知道採用自動化解決方案可以增加您的業務銷售額並改善其績效？ 繼續閱讀以了解數字化採購流程如何使您的這些業務領域受益。

1. 實現更強的控制

端到端可見性對於保持對業務運營的控制至關重要，這意味著對數據的訪問。 手動採購流程使數據跟踪成為一種考驗。 由於數據在這樣的過程中存儲在電子表格中，因此很容易被操縱和出錯。 手動生成報告以跟踪採購活動和支出模式，並深入了解阻礙公司績效的任何瓶頸，即使不是不可能，也會變得非常耗時。 這種模糊的監督造成了不確定性，使管理組織變得困難，戰略規劃成為挑戰。 也沒有辦法密切關注審批工作流程的運作，從而導致暗花和流氓購買等問題。 當缺乏可見性時，質量控制也可能具有挑戰性。

數字化採購流程提高了公司運營的可見性。 訪問詳細的實時採購數據可減少不確定性。 採購軟件還允許自動生成報告，從而清楚地了解採購細節、公司績效和支出模式。 還可以設置此類軟件以生成 KPI，以更好地跟踪公司和供應商的績效。

由於通過預設的審批工作流程自動發送申請，因此進一步加強了對採購的控制。 所有這些都會提高透明度，從而使您的組織能夠更好地監控其生產力、發現問題並及早採取行動阻止問題惡化。 更好的控制還將確保組織的運營在市場危機或供應鏈故障時不會陷入混亂。 對質量的增強控制轉化為改善的底線。 一家運營效率高、靈活且有彈性的公司在市場上表現更好。

2.加速運營

傳統的採購流程通常以冗長的任務為主，包括數據收集、訂單跟踪、緩慢的發票以及通過手動方式來回通信。 這樣的任務不僅需要時間，而且還浪費時間。 僅靠低效的溝通渠道和人工流程無法加快審批流程、三向匹配和發票管理。 組織獲得供應的速度越慢，其最終產品交付的延遲就越多，從而導致銷售額和收入下降。 讓您的產品不斷缺貨並延遲您的服務甚至會導致客戶不滿意。

另一方面，高效的採購流程需要重複性任務的自動化以加快速度。 通過使用集中的數字渠道來提高信息流的速度。 跟踪訂單變得無縫，與供應商的溝通以及檢查訂單的質量和合規狀態變得迅速。 整個生產線運行得更快，導致更多產品被出售，並通過這些銷售產生更多收入。 客戶服務永遠不會受到影響，庫存保持充足，滿意的客戶有助於建立您的市場聲譽。 總體而言，您的業務的業績和銷售額都會增加。

3. 加強供應商管理

市場不斷擴大。 隨著越來越多的供應商進入市場，跟上成本和質量、性能和聲譽的趨勢變得具有挑戰性。 手動採購流程不允許詳細訪問第三方信息記錄。 這可能導致企業與延遲交貨或擁有較高成本或較低質量商品的供應商合作。

數字採購平台允許輕鬆訪問、存儲和更新供應商信息，包括評論。 價格比較和訪問折扣和銷售的實時數據也可以通過數字平台獲得。 然後，採購部門可以選擇和整合已知提供優質服務的最具戰略重要性的供應商。 提供技術支持的供應商門戶有助於建立供應商對公司的信心，因為他們可以訪問付款狀態。 這有助於加強供應商關係並建立組織的信譽。

這種做法允許組織與供應商起草長期、互利的合同，以確保以合理的成本提供強勁的供應。 由此產生的節省可以投資回公司或用於降低最終產品的價格。 在這兩種情況下，銷售和客戶體驗都可以得到顯著改善。

然後，相關團隊還可以製定可靠的後備計劃，以通過預先確定提供比市場上其他人相對更好的交易的其他供應商來保護供應，以防發生自然災害或地緣政治關係惡化等事件。 這增強了組織的彈性，並確保生產、績效和銷售不會因不可預見的事件而受到影響。

4. 節省成本

文書工作很昂貴。 手動採購流程進一步受到代價高昂的人為錯誤和庫存管理不善的困擾。 由於市場研究效率低下或缺乏有助於市場研究的質量數據，採購的供應商可能相對昂貴。 此外，如果沒有適當的數字工具，就很難分析支出模式，從而導致過度支出的情況。 在這種情況下，缺乏數據和報告也使得識別儲蓄機會成為一項挑戰。 體力勞動還導致員工不得不花大量時間從事瑣碎的工作，這增加了工資成本。

數字化採購流程可以通過多種方式節省成本。 從文書工作的轉變降低了成本，並且員工必須花費在篩選文書工作上的時間減少，從而降低了公司的費用和更快樂的員工。 技術支持的分析揭示了支出模式並能夠識別節省成本的機會。 通過更強大的自動化審批工作流程減少暗採購和特立獨行的支出，進一步有助於節省開支。

所有節省下來的錢都可以花在公司上。 您可以提高員工的工資以確保更高的生產力。 自動化帶來的利潤率增加將導致更多資金可用於投資於公司的增長和擴張。 所有這些流程都顯著提高了績效，並有可能增加銷售額。

5. 促進風險緩解

企業必須擔心多種風險，從聲譽風險到商業風險。 採購流程的手動管理幾乎無法緩解風險，並且在最壞的情況下會加劇風險。

當公司有意或無意地與已知沉迷於不道德行為的供應商（例如童工或在限制區域內採礦）打交道時，可能會出現聲譽風險等風險。 不知道為什麼供應商會在市場上提供令人難以置信的折扣交易，這可能會導致交易混亂。 當此類交易曝光時，您的企業最終可能會失去其忠實的客戶群。 監管風險等風險的後果可能與使您的公司面臨刑事責任一樣嚴重。 在預算超支等商業風險的情況下，可能會出現損失。 由於缺乏適當的工具和可見性，管理手動採購流程中的風險極具挑戰性。

數字採購授予工具，組織可以通過這些工具評估風險並將其最小化。 更好地了解供應商的活動和聲譽並改善與供應商的溝通，使公司有機會在需要時進行徹底的研究和詢問具體流程。 這使採購部門能夠確保其供應商的價值觀和實踐與他們自己的一致，轉化為整個供應鏈中透明、道德的實踐，有助於建立組織在市場上的信譽。 高級分析的更好策略也允許採購團隊建立幫助和組織的彈性。

尾註

市場正在迅速變化和擴張； 企業正在盡可能多地利用技術來跟上日益激烈的競爭。 順應世界的步伐，而不是抗拒變化，才是前進的道路。 數字化為採購部門面臨的問題提供了多種解決方案，現階段其實施已變得謹慎。

使用採購軟件可以讓組織加強控制並提高其運營的有效性和效率。 它可以有效地緩解風險和更好地管理供應商，並有助於節省時間和成本。 自動化的投資回報率也很高。 所有這些優勢都直接影響公司的底線，為增加銷售額和提高業績創造了寶貴的機會。 投資一個優秀的中央採購平台將為您的公司走向卓越的道路鋪平道路。